ProDon:Notes de cours formation WebActive - Listes personnalisées
| Notes de cours formation WebActive - Listes personnalisées |
Différence entre une liste statique et une liste dynamique
Liste dynamique
Une liste dynamique se met à jour automatiquement, il est donc impossible d’en manipuler le contenu.
Un bon exemple de liste personnalisée dynamique pourrait être : La liste des clients ayant fait une transaction pendant l’année courante. Chaque fois qu’on la consultera au cours de l’année, les clients qui ont fait un don depuis la dernière consultation s’ajouteront à la liste.
Seules les listes personnalisées par critères de transaction ou envoi sont disponibles en liste dynamique.
Liste statique
Une liste statique ne se met pas à jour automatiquement. Il est possible d’en manipuler le contenu, c’est-à-dire qu’il est possible d’ajouter/retirer des clients qui ne répondent pas réellement aux critères établis.
Un bon exemple de liste personnalisée statique pourrait être : La liste de tous les gens qui ont effectué une transaction pour le tournoi de golf 2013. Puisque plus personne ne fera de don pour cette occasion, la liste n’a pas besoin de se mettre à jour.
Tous les types de listes personnalisées sont disponibles en liste statique.
Concept de liste active
Il est important de bien comprendre que les listes personnalisées sont toujours créées à partir d’une liste active. La liste active est la liste des éléments visibles à l’écran.
Il est possible de voir le nombre d’éléments présents dans la liste active en cliquant sur le bouton 
. S’il est inscrit « 9999 éléments trouvés [1000] éléments affichés », la liste active contient 9999 éléments, mais ProDon en affiche 1000.
Manipulation des listes personnalisées
Tous les clients de la liste active
Ce type de liste personnalisée est disponible uniquement pour les listes statiques.
Elle permet d’ajouter tous les clients de la liste active à une nouvelle liste personnalisée ou d’ajouter/retirer d’une liste personnalisée déjà existante tous les clients de la liste active.
Ajout/Retrait d’un seul client à une liste
Cette fonction peut être effectuée uniquement dans les listes statiques.
Pour ajouter ou retirer un seul client d’une liste personnalisée, il est possible de le faire à partir de l’onglet « 7-Listes » de la fiche client du client à ajouter ou retirer.
Tous les clients de la liste active répondant à certains critères de transaction
Ce type de liste personnalisée est disponible pour les listes statiques ou les listes dynamiques.
Elle permet d’ajouter à une nouvelle liste personnalisée les clients qui répondent à des critères de transactions ou d’ajouter/retirer des clients répondant aux critères de transactions indiqués d’une liste personnalisée (statique) déjà existante.
- Par exemple, il est possible de trouver les clients ayant au moins une transaction, pour une période donnée, pour une occasion/activité en particulier.
- Pour trouver les clients n’ayant rien donné, rechercher les clients ayant un cumulatif entre 0 $ et 0 $.
- Pour gérer un tableau d’honneur, il faut généralement établir la partie admissible du cumulatif à vie d’un donateur. Il y a deux façons de voir les choses :
Par exemple, si un donateur achète un billet de golf à 250 $ pour lequel un reçu de 100 $ est émis.
- Certains considèrent que ce don ne devrait pas être comptabilisé pour le tableau d’honneur. À ce moment, il faut utiliser la notion de provenance. Lors de la création de la liste, il faudra sélectionner la provenance « Don ». Puisque la provenance de l’activité « Billet de golf » est probablement « Activité bénéfice », cette transaction ne fera pas partie de la liste.
- D’autres jugent plutôt que la partie admissible au reçu d’impôt (100 $ dans ce cas-ci) est admissible au tableau d’honneur. À ce moment, il faut plutôt utiliser l’option « Ayant un cumulatif des reçus entre », dans laquelle il faudra indiquer le montant ciblé pour faire partie du tableau d’honneur. - Il est possible de trouver les clients qui ont participé à une activité gratuite en recherchant les clients qui ont un cumulatif entre -1 $ et 0 $. Mais attention, en recherchant les clients dont leur cumulatif à vie est entre -1 $ et 0 $, seuls les clients qui ont uniquement participé à une activité gratuite seront trouvés.
Voici 2 suggestions pour trouver aussi les clients qui ont d’autres transactions :
- Rechercher un cumulatif entre -1 $ et 9 999 999 $ : Cela permettra de trouver tous les clients qui ont déjà participé à une activité gratuite et/ou qui ont déjà fait d’autres transactions.
- Rechercher un cumulatif entre -1 $ et 0 $, en sélectionnant les activités gratuites : Cela permettra de trouver tous les clients qui ont déjà participé aux activités gratuites sélectionnées, sans tenir compte des transactions effectuées pour les autres activités. - Il est important de retenir que s’il y a plus d’un critère indiqué, les clients trouvés répondront à tous les critères, pas à l’un ou l’autre des critères.
- Il est possible de rechercher selon une variation en argent ou en pourcentage. Cette variation peut être autant une augmentation qu’une diminution. Pour chercher une diminution, il faut simplement ajouter le symbole (-) avant le montant ou le pourcentage.
Tous les clients de la liste active répondant à certains critères d’envoi
Ce type de liste personnalisée est disponible pour les listes statiques ou les listes dynamiques.
Elle permet principalement de gérer les relances suite à une sollicitation postale. Toutefois, pour pouvoir l’utiliser, il faut d’abord avoir créé des historiques d’envois pour les clients.
Tous les clients étant liés à un des clients de la liste active selon des critères de lien
Ce type de liste personnalisée est disponible uniquement pour les listes statiques.
Généralement, ce type de liste s’utilise suite à un filtre ou à une recherche. Par exemple, après avoir filtré une compagnie, on pourrait trouver tous les employés de cette compagnie. Ou encore, en filtrant tous les membres du CA, on pourrait créer une liste contenant tous les membres du CA et leurs conjoints.
Tous les clients de la liste active étant des doublons potentiels
Ce type de liste personnalisée est disponible uniquement pour les listes statiques.
Elle a trois usages courants :
- Faire un ménage de la base de données (fusionner des doublons). À noter que nous conseillons de faire un ménage annuel pour s’assurer qu’il n’y ait pas de fiche en double ou inutile dans le système.
- Retirer d’une liste les adresses en double avant une sollicitation par publipostage.
- Retirer d’une liste les numéros de téléphone en double avant une sollicitation téléphonique.
Il ne faut pas oublier que les clients doivent correspondre à tous les points sélectionnés pour être des doublons, pas à l’un ou l’autre des critères.
Aussi, si deux clients n’ont pas d’adresse, ils seront considérés comme ayant la même adresse (un champ vide est identique à un autre champ vide).
Notions importantes à retenir
- Une liste personnalisée est une liste de CLIENTS. Ce n’est jamais une liste de transactions.
- Une liste créée à partir de « Analyse et historique » est utilisable dans la « Gestion des clients» et vice-versa.
- Visionner une liste de clients dans « Analyse et historique » permet de consulter toutes les transactions de tous les clients de la liste en question.
- L’outil de liste personnalisée et la gestion des listes permettent uniquement de gérer les listes (créer, modifier, supprimer, renommer). Pour consulter les clients qu’elles contiennent, il faut faire un filtre.
- Il est préférable de supprimer des listes personnalisées à partir de la gestion des listes personnalisées. Dans cette gestion, plusieurs informations par rapport à la liste sont disponibles (date de création, créateur, date de dernière modification, etc.).
- Il faut toujours donner un nom le plus représentatif possible aux listes. La date du jour est fortement recommandée pour les listes statiques afin de vérifier la validité de la liste. L’inscription de vos initiales est également recommandée si plusieurs personnes utilisent les listes personnalisées. De cette façon, il est moins risqué que quelqu’un supprime ou modifie votre liste.
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