ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus (à traduire)

Annulation, remplacement et réimpression de reçus (à traduire)

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Introduction

Once a receipt has been issued, it can be cancelled, replaced or reprinted. These three functions can be used in a variety or situations. For example, when a receipt is lost, it should be replaced; when a NSF cheque is received, the receipts should be cancelled and the transaction credited or cancelled (créditer ou annuler la transaction); when a transaction has been entered and reported by mistake, the receipt should also be cancelled and the transaction credited or cancelled (créditer ou annuler la transaction), etc.

CAUTION: Receipts should never be reprinted, except for internal use.

In Prodon, it is possible to cancel, replace, reprint receipts in two places: the client's file and in the Transaction History.

Cancelling, replacing and reprinting receipts from a client's file

To cancel, replace or reprint a receipt for a client in particular, open the client's file.

Once in the client's file, go to the "Transactions" tab. (VÉRIFIER)
A : This is the transaction list for this client. Select the transaction whose receipt is to be modified.	B : Click on the button to open the "Receipt cancellation, replacement and reprinting" window.(VÉRIFIER)
NOTE : Il est possible d'annuler, remplacer ou réimprimer un seul reçu à la fois à partir d'une fiche client.

By clicking on the button, the following three options are available:

• Cancel receipt (Annulation d'un reçu)
• Replace receipt (Remplacement d'un reçu)
• Reprint receipt (Réimpression d'un reçu)

Cancelling a receipt

Most of the time, if a receipt has to be cancelled, the related transaction has to be credited or cancelled as well.

After clicking on the button, the following window opens.
A : This function cancels a receipt that has already been issued.	B : By checking this box, the status or the receipt will automatically change to "To be issued", if possible, according to Prodon's validations.
C : This field is used to enter the reason for cancelling the receipt. Once you've checked off the required information, click on the " Continuer " button.(VÉRIFIER)	NOTE : Do not check box B if the transaction linked to the receipt is also to be credited or cancelled. This box should only be checked if a new receipt is to be issued for the same transaction (e.g. a receipt lost by the donor).

After clicking on " Continuer ", you will return to the client's file:

A : This box indicates the new status of the receipt.

NOTE: Depending on Prodon's validations, it may be that the receipt cannot be replaced, for example, if the client has requested to never receive a receipt, or if the activity in question does not allow receipts to be issued, etc. CAUTION: It is important to check that the status has been changed, as Prodon will not display an error message. In this example, since the "Reset receipt status to issue if possible" (VÉRIFIER) has been checked, the status of the receipt is changed to "To issue"(VÉRIFIER) instead of "Issued"(VÉRIFIER). The receipt also appears in "Batch processing: Receipts"(VÉRIFIER), so that it can be reissued (délivrer à nouveau le reçu). If the "Reset receipt status to issue if possible"(VÉRIFIER) box had not been checked, the receipt status would have been changed to "None"(VÉRIFIER) instead of "Issued"(VÉRIFIER). In this case, the receipt would not appear in the Batch processing: Receipts"(VÉRIFIER).

Once the receipt has been cancelled, you have two options:

• Cancel or credit the transaction relating to the cancelled receipt(Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé)
  
• Leave the receipt "To be issued"(VÉRIFIER), awaiting further payment. When payment is received, replace the receipt from a client's file (à partir d'une fiche client) or from "Batch processing: Receipts" (à partir du « Traitement par lot : Reçus »).
  CAUTION: Make sure that the information has been transmitted to accounting, as there will be no further transactions to enter into Prodon.
  
  

Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé

Dans le cas de l'annulation d'un reçu à cause d'une erreur dans la transaction, il peut également être nécessaire d'annuler ou de créditer la transaction.

Pour savoir comment annuler une transaction, consulter la procédure « Annulation d'une transaction ».

Pour savoir comment créditer une transaction, consulter la procédure « Saisie d'une transaction négative ».

Remplacement d'un reçu

Remplacement d'un reçu à partir de la fiche du client à la réception d'un paiement

Pour remplacer le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour remplacer l'ancien reçu, cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour générer le reçu, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », le nouveau reçu s'affiche à l'écran. Vérifier le reçu à l'écran, l'imprimer, vérifier l'impression (manque d'encre, papier, etc.) et lorsque tout est en ordre, fermer la fenêtre. Après avoir fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour accepter le remplacement du reçu, cliquer sur «  J'accepte ». NOTE: Le statut du reçu se modifiera ensuite pour « Délivré » dans la fiche du client.

Remplacement d'un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus » à la réception d'un paiement

Pour savoir comment remplacer un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus », consulter la section « Traitement des reçus à délivrer ».

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette fonction permet de sélectionner l'imprimante désirée.	B : Permet de sélectionner le remplacement du reçu.
C : Ce champ indique le prochain numéro de reçu qui sera utilisé.	D : Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu.
E : Ce sera la date de délivrance qui sera inscrite sur le reçu. Par défaut, la date du jour s'inscrit, mais il est possible de la changer.	F : Permet de générer le nouveau reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.
G : Permet de générer et imprimer le nouveau reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.	H : Si cette case est cochée, une mention que le nouveau reçu annule et remplace l'ancien reçu, cette mention s'affichera sur le nouveau reçu.
I : Permet de générer le reçu sans le voir à l'écran et sans l'imprimer. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran, ni de l'imprimer.	J : Pour réémettre le reçu, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur « J'accepte » pour annuler l'ancien reçu, puis créer le nouveau.

Réimpression d'un reçu

Pour réimprimer le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de sélectionner l'imprimante désirée.	B : Permet de réimprimer un reçu déjà délivré.
C : Permet d'imprimer une copie du reçu déjà délivré. ATTENTION : Il est conseillé de vérifier avec l'ARC dans quel cas il est possible d'utiliser un reçu « Duplicata ».	D : Permet de générer le reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.
E : Permet de générer et imprimer le reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.	F : Permet d'imprimer l'original du reçu déjà délivré.
G : Pour réimprimer le reçu, cliquer sur «  Continuer ».	ATTENTION : La réimpression est fortement déconseillée et doit être utilisée uniquement à l'interne. Il est préférable de toujours annuler le reçu délivré ou de le remplacer plutôt que de le réimprimer.

Après avoir cliqué sur «  Continuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur «  Oui », pour actualiser les informations du reçu.

Annulation, remplacement, réimpression de reçus à partir de « Analyse et historique »

À partir de l'historique de transactions de Prodon, il est possible d'effectuer des changements massifs pour plusieurs reçus en même temps.

Pour annuler, remplacer ou réimprimer plusieurs reçus à la fois, contacter le soutien technique de Logilys.

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Nom du document : ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus (à traduire)
Version : 5.0.6.1

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