ProDon:Notes de cours formation WebActive - Personnalisation de la base de données

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Notes de cours formation WebActive - Personnalisation de la base de données


Différence entre les 3 types de personnalisations

Catégorie

Permet de mettre un point commun à des clients qui n’en ont pas. Il s’agit de la personnalisation la plus simple à utiliser, mais aussi la plus limitée.

  • Ne permet pas de conserver un historique à long terme.
  • Disponible seulement sous forme de case à cocher et à partir de la gestion des clients uniquement.
  • Ne peut pas être visible à partir de la grille de gestion ni utilisée dans les rapports personnalisés.

Exemple : On pourrait utiliser une catégorie « Bénévole ». Cependant, il faut toujours garder en tête que si la case est décochée au moment présent dans la fiche d’un client, il n’y a aucun moyen de savoir si elle l’a déjà été ou si le client n’a jamais été bénévole auparavant.


Caractéristique

Version bonifiée de la catégorie, il s’agit de la personnalisation la plus complexe à utiliser, mais aussi la plus précise. Elle permet de documenter des dates de début et de fin ainsi qu’une note. Avec ce type de personnalisation, vous avez la possibilité de l’activer seulement au besoin c’est à-dire, si elle ne doit pas être utilisée pour un client, plutôt que de laisser un champ vide, elle ne sera pas visible.

  • Permet de conserver un historique à long terme.
  • Disponible sous plusieurs formats et à partir de pratiquement toutes les gestions de ProDon.
  • Peut être visible à partir de la grille de gestion et utilisée dans les rapports personnalisés.

Exemple : On pourrait créer une caractéristique « Membre du CA » dans laquelle plusieurs valeurs seraient disponibles (président, trésorier, membre honoraire, etc.), avec la possibilité d’indiquer les dates de début et de fin du mandat, puis une note indiquant que le membre est allergique aux noix.


Champ personnalisé

Permet de créer un champ afin de documenter une information pour laquelle il n’existe aucun champ prévu à cet effet dans ProDon. Cette personnalisation ne peut être utilisée qu’une seule fois et est toujours présente là où elle a été créée.

  • Ne permet pas de conserver un historique à long terme.
  • Disponible sous plusieurs formats et à partir de plusieurs gestions de ProDon (clients, transactions, projets et dépenses).
  • Peut être visible à partir de la grille de gestion et est utilisée dans les rapports personnalisés.

Exemple : On pourrait créer un champ personnalisé pour documenter un numéro d’employé.



Configuration et utilisation des personnalisations

Catégorie

  • Possibilité de créer une catégorie à partir de 2 endroits; une fiche client ou la gestion des catégories de clients (menu « Clients »/« Catégories de clients »).
  • Puisqu’elle n’est jamais visible dans la grille de gestion, la seule façon de rechercher une catégorie est de faire un filtre.
  • La seule information disponible en publipostage est la liste des codes des catégories cochées.


Champ personnalisé

  • Possibilité de créer un champ personnalisé seulement à partir de la gestion des champs personnalisés (menu « Configuration »/« Champs personnalisés »).
  • Il y a un nombre limité de champs personnalisés. Pour en activer un, aller dans l’onglet correspondant à l’endroit où vous voulez avoir accès au champ personnalisé, puis double-cliquer sur une ligne vide qui correspond au format de champ désiré. Cocher ensuite la case « Actif ».
  • Pour accéder au champ personnalisé à partir de la grille de gestion, cocher la case « Visible dans la grille de gestion ».
  • Pour les recherches et filtres, le publipostage et les rapports personnalisés, la procédure d’utilisation des champs personnalisés est exactement la même que pour n’importe quel autre champ de ProDon.


Caractéristique

  • Possibilité de créer une caractéristique seulement à partir de la gestion des caractéristiques (menu « Configuration »/« Caractéristiques »).
  • Pour utiliser la caractéristique plus d’une fois, la case « Permettre une seule valeur par enregistrement » doit être décochée.
  • Pour utiliser les dates de début et de fin, il faut les activer lors de la configuration de la caractéristique.
  • Pour que la caractéristique soit visible en permanence dans la gestion pour laquelle elle a été créée, la case « Toujours présente » doit être cochée.
  • Possibilité de rendre la caractéristique obligatoire et d’indiquer une valeur par défaut.
  • Possibilité de créer des groupes de caractéristiques, afin d’ajouter plusieurs caractéristiques à la fois.
  • Lorsque la caractéristique est visible dans la grille de gestion, seule la valeur est indiquée. Les dates de début et fin ainsi que la note ne sont pas visibles.
  • Pour rechercher par rapport aux dates de début/fin ou à la note, il faut utiliser les filtres.
  • Pour utiliser une caractéristique en publipostage, l’onglet « Publipostage » doit être rempli dans la configuration de la caractéristique.
  • Dans les rapports personnalisés, seule la valeur de la caractéristique est disponible et la procédure d’utilisation est exactement la même que pour n’importe quel autre champ de ProDon. 


Description des différents formats disponibles

  • Texte / Texte long : Peuvent contenir n’importe quel caractère alphanumérique. Le type texte est limité à un maximum de 255 caractères alors que le texte long n’a aucune limite.
  • Numérique : Peut contenir des chiffres uniquement et peut être configuré sous plusieurs formes (ex. : monétaire, quantité, nombre, etc.).
  • Date et heure : Peut contenir une date, une heure ou les deux.
  • Case à cocher : Se présente sous forme de case à cocher. Si une caractéristique de ce type est visible dans la grille de gestion, la valeur indiquée sera « Oui » ou « Non ».
  • Liste de choix : Se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.
  • Liste de choix prédéfinie : Se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement d’autres réponses). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.



Manipulation massive des personnalisations

Catégories

  • Suppression ou fusion d’une catégorie utilisée :
    - Permet de supprimer une catégorie même si elle est utilisée dans ProDon.
    - Permet de fusionner 2 catégories. Dans les fiches clients, si une des deux catégories est cochée, la case restera cochée. Si les 2 catégories ne sont pas cochées, la case restera décochée.


Champs personnalisés

  • Retirer un champ personnalisé :
    - Permet de retirer les valeurs du champ personnalisé sélectionné dans toutes les fiches clients.
    - Une fois les valeurs retirées, il faut préférablement désactiver le champ.
  • Transférer les valeurs d’un champ à un autre :
    - Cette manipulation est possible de deux manières.
      - Si les deux champs personnalisés sont de même format.
      - En transférant un champ personnalisé de n’importe quel format vers un champ de format texte.


Caractéristiques

  • Retirer une caractéristique :
    - Permet de retirer les valeurs de la caractéristique sélectionnée dans toutes les fiches clients.
    - Note : Il est impossible de retirer une caractéristique si des valeurs sont indiquées dans celle-ci. Une fois les valeurs de la caractéristique retirées, il est possible de la supprimer.
  • Transférer une caractéristique d’un groupe à un autre.



Nom du document : ProDon:Notes de cours formation WebActive - Personnalisation de la base de données