ProDon:Saisie de transactions de dépenses : Différence entre versions

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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'onglet dont les transactions doivent être reportées.<br>  
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est impossible de reporter toutes les transaction de tous les onglets de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;» en même temps. Il faut donc reporter les transaction de chaque onglet un à la fois.
 
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire la date du dépôt. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir le compte bancaire dans lequel le dépôt se fera.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cocher les rapports à générer.<br>
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Choisir d'imprimer ou d'afficher à l'écran seulement les rapports sélectionnés.<br>  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Pour reporter les transaction et générer les rapports, cliquer sur<br>«&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Lancer&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton_Crochet_ajouter_confirmer.png]] Confirmer&nbsp;» pour reporter les transactions.<br>
  
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Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.  
 
Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.  
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Pour plus de détails concernant le traitement des reçus à émettre, consulter [[ProDon:Traitement_des_reçus_à_émettre|ce document]].
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Pour plus de détails concernant le traitement des documents à émettre, consulter [[ProDon:Traitement_des_documents_à_émettre|ce document]].
  
 
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== Vérification et report des transactions de dépenses  ==
 
== Vérification et report des transactions de dépenses  ==

Version du 21 décembre 2011 à 16:55

Modèle:Entete ProDon

Introduction

ProDon permet d’enregistrer des transactions de dépenses associées à des activités qui ont été préalablement définies dans la « Gestion des occasions de dons ». Une fois que les transactions sont enregistrés, il faut les reporter, afin de pouvoir émettre les documents tels que les lettres et les reçus.


Shémas

Fichier:ProDon Enregistrement transaction 004.png


Fichier:ProDon Enregistrement transaction 005.png


Ajout d'une transaction de dépenses

Pour ajouter une transaction de dépenses, se rendre dans l'onglet « Dépenses » de la « Gestion des transactions », puis cliquer sur le bouton Bouton Ajouter.png.

Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Ajouter.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:Gestion des transactions 030.png

A : Inscrire la date de la transaction. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.

B : Choisir l'occasion pour laquelle la transaction a été effectuée.

C : Choisir la dépense. Les choix de dépenses ont été préalablement ajoutée lors de la création de l'occasion.

D : Inscrire l'activité pour laquelle la dépense a été effectuée.

E : Inscrire le compte de grand livre qui doit être affecté pour la transaction.

F : Choisir les taxes qui seront appliquées sur l'objet ou le service payé.

G : Inscrire le montant de la transaction dans la première case, les 3 autres seront remplies automatiquement.

H : Si aucune taxe n'est appliquée sur la transaction, cocher cette case.

I : Si le montant des taxes doit être calculé manuellement, cocher cette case. Il sera alors possible de modifier les cases en G.

J :  Si un gestion d'inventaire est utilisée dans ProDon, choisir l'article qui a été acheté.

K : Inscrire le nombre d'articles qui ont été achetés.

L : Inscrire le fournisseur de l'article acheté.

M : Permet d'inscrire une note par rapport à la transaction.



Vérification et report des transactions de dépense

Avant de reporter les transactions de la « Gestion des transactions », il est préférable de les véfier à l'aide d'un rapport, pour s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur.


Vérification du lot de transactions de dépenses

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des transactions », puis dans l'onglet « Dépenses ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 001.png

A : Aller dans l'onglet « Dépenses ».

B : Cliquer sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 002.png

A : Choisir le rapport « 1. Transactions de dépenses... ».

B : Cliquer sur le bouton « Bouton Rapport imprimer.png Générer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Rapport imprimer.png Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 004.png

A : Sélectionner l'option « Transactions non reportées ».

B : Choisir les taxes à inscrire sur le rapport

C : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK », le rapport s'ouvre.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 005.png

A : Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions. Pour corriger une transaction, retourner dans la « Gestion des transactions », puis double-cliquer sur la transaction à corriger.


Report des transactions de dépenses

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter les transactions.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 006.png

A : Sélectionner l'onglet « Dépenses ».

B : Cliquer sur le bouton Bouton Reporter Generer.png.


Après avoir cliqué sur le bouton Bouton reporter transaction.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:Gestion des transactions dépenses 007.png

A : Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer » pour reporter les transactions.


Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la « Gestion des transactions » et transférées dans « Analyse et historique ».


Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.


Pour plus de détails concernant le traitement des reçus à émettre, consulter ce document.


Pour plus de détails concernant le traitement des documents à émettre, consulter ce document.


Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses


Vérification et report des transactions de dépenses

Dans « Gestion des transactions », les transactions enregistrées s’ajoutent à la liste courante. Les transactions doivent être validées avant d’être acceptées/reportées afin qu’elles soient retirées de la liste courante et transférées dans « Analyse et Historique ».

Étapes à suivre pour procéder à l’enregistrement des transactions de dépenses :

  1. Dans « Gestion des transactions », sélectionner l’onglet « Dépenses », et cliquer sur .
  2. Dans « Ajout / Modification de Dépenses ».


Fichier:ProDon Enregistrement transaction 016.png
Valider la date.
 Choisir l’« Occasion » de don.
Choisir l’ « Activité »

Inscrire le « Montant ».
Possibilité d’indiquer « Sans taxes ».
Possibilité de « Laissez-moi calculer les valeurs » des taxes.
 Possibilité d’ajouter des « Notes » pour cette transaction.
Valider le code « GL ».
 « OK » ou « Annuler ».


Note : Si le bouton « OK » est grisé, ceci signifie qu’une information obligatoire n’a pas été saisie. Rechercher la case dont le libellé est de couleur bleue, entrer l’information manquante et le bouton deviendra disponible.

Valider et accepter un lot de transactions de dépenses

Dans « Gestion des transactions », valider les enregistrements de transactions de dépenses en cliquant sur le bouton Bouton Rapport imprimer.png.

  1. Sélectionner « Transactions de dépenses » et cliquer sur « Générer » pour produire le rapport de validation.
  2. Vérifier le rapport. (Voir un exemple de rapport ci-après).
  3. Si une correction est nécessaire, fermer le rapport. De retour dans « Gestion des transactions », double-cliquer sur la transaction à corriger.
  4. Dans « Ajout / Modification de Dépenses », effectuer la correction.
  5. Au besoin, « Générer » à nouveau le rapport.

Exemple de rapport de transactions d'un lot - Non-reporté

Fichier:ProDon Enregistrement transaction 017.png

Lorsqu’il n’y a plus de corrections à apporter, « Fermer » le rapport et de retour dans « Gestion des transactions », « Effectuer le report des transactions » Bouton Reporter Generer.png afin d’accepter l’enregistrement des transactions.

Fichier:ProDon Enregistrement transaction 018.png

Les enregistrements de transactions sont maintenant :

  • acceptées;
  • retirées de la liste courante de « Gestion des transactions », et;
  • transférées dans « Analyse et Historique ».


Nom du document : ProDon:Saisie de transactions de dépenses

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