ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM) : Différence entre versions
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton annuler.png]] Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées. | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Le bouton « [[Image:Bouton annuler.png]] Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées. | ||
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+ | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de spécifier une description pour le modèle de texte. | ||
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+ | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Après avoir spécifié toutes les informations nécessaires en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> et <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>, cliquer sur le bouton<br>« [[Image:Bouton_Crochet_ajouter_confirmer.png]] Confirmer l'ajout ». | ||
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Version du 4 juin 2012 à 10:32
Modèle:Entete Fonctions communes
Sommaire
Introduction
La gestion des tâches et historique est un outil intégré au logiciel qui pernet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des gens de la base de données, afin d'en garder un historique.
Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.
De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier de la tâche.
Aussi, si le module « réseau » est actif, il est possible d’attribuer des tâches à d’autres membres de l’équipe.
Accéder aux tâches et historique
Il est possible d'accéder aux tâches et historique à partir de plusieurs endroits de la base de données :
- À partir du menu principal
- À partir de la barre de raccourcis
- À partir de la « Gestion des clients »
- À partir d'une fiche client
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes de la base de données
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».
Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir « Tâches et historique ». Après avoir cliqué sur « Tâches et historique », consulter cette section. |
À partir de la barre de raccourcis
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes de la base de données
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».
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A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. |
B : Il s'agit du nombre de tâches qui ne sont pas encore complétées. |
NOTE : Pour savoir comment ajouter le bouton des tâches et historique à la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document Préférences ». |
À partir de la « Gestion des clients »
À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :
- Consulter les tâches d'un seul client à la fois
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
- Ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».
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Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir « Clients ». |
Après avoir cliqué sur « Clients », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A. |
C : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches d'un client, ou d'ajouter des nouvelles tâches à un client. Pour ce faire, rechercher d'abord à l'aide de la barre de recherche en B, le client dont une tâche doit être consultée, modifiée ou ajoutée, sélectionner ensuite le client en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste en A. Pour ce faire, rechercher, à l'aide de la barre de recherche en B, les clients dont une tâche doit être ajoutée, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. |
À partir d'une fiche client
À partir d'une fiche client, il est possible de :
- Consulter les tâches d'un seul client à la fois
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour savoir comment ajouter des nouvelles tâches pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « gestion des clients ».
Pour accéder à la fiche d'un client, aller d'abord dans la « Gestion des clients ». Pour ce faire, à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir |
Après avoir cliqué sur « Clients », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données, double-cliquer sur la ligne du client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A. |
Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches du client à l'écran, ou d'ajouter des nouvelles tâches à ce client. Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
Gestion des tâches et historique
Après avoir cliqué sur le bouton de la barre de raccourcis, sur « Tâches et historique » du menu « Analyse » de la page principale ou sur le bouton dans la « Gestion des clients » ou dans une fiche client, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours. |
B : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches complétées. |
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes des tâches, en cours et des tâches complétées. |
D : Il s'agit de la liste de toutes les tâches non-terminées de la base de données. |
E : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en D. |
F : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche à la liste en D. |
G : Le bouton permet de modifier une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . |
H : Le bouton permet de supprimer une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . |
I : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en D a été créée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le client doit être modifié, puis cliquer sur le bouton . |
NOTE : Cette fenêtre contient seulement les tâches d'un seul client à la fois lorsqu'elle est ouverte à partir de la « gestion des clients ». |
Ajout / modification d'une tâche
Après avoir cliqué sur le bouton ou sur le bouton de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Permet de choisir dans quel intervalle de dates la tâche doit être effectuée. |
B : Permet d'indiquer un approximatif du temps de réalisation de la tâche. |
C : Permet de choisir le type de la tâche. Il est possible d'en choisir un déjà créé en cliquant sur la flèche déroulante ou d'en crééer un nouveau en cliquant sur le bouton . |
D : Permet d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure. |
E : Permet de spécifier la date à laquelle la tâche viendra à échéance. NOTE : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A. |
F : Il s'agit du numéro de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement par la base de données et n'est pas modifiable. |
G : Permet de spécifier le niveau de priorité de la tâche. |
H : Le bouton permet d'affecter la tâche à un client de la base de données. Après avoir choisi le client, son nom s'inscrira en K. |
I : Le bouton permet de désaffecter le client spécifié en K. La tâche ne sera donc plus affectée à aucun client. |
J : Permet de voir si la tâche est effectuée dans les délais, en avance ou en retard. |
K : Il s'agit du client auquel la tâche est affectée. Pour le désaffecter, cliquer sur le bouton , en I. |
L : Permet de dupliquer les informations des champs A, B, C, D et G et les informations de l'onglet « Description » d'une autre tâche. |
M : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est à faire. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est à faire. |
N : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est en réalisation. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est en réalisation. |
O : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est terminée. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est terminée. |
P : Le bouton permet d'annuler la tâche. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche a été annulée. |
Q : Le bouton permet de consulter et de modifier la fiche du client auquel la tâche est affectée. Le nom du client est indiqué en K. Pour affecter la tâche à un autre client, désaffecter le client en I, puis affecter un nouveau client en H. |
R : Le bouton permet de consulter le dossier contenant les documents liés à la tâche. Pour savoir comment ajouter des documents à ce dossier, voir la section « Onglet « Documents » ». |
Onglet « Rappel »
Onglet « Création / modification »
Onglet « En réalisation »
A : Indique quel utilisateur de ProDon a mis la tâche en réalisation ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise en réalisation. |
Onglet « Terminée »
A : Indique quel utilisateur de ProDon a terminé la tâche ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise terminée. |
Onglet « Description »
A : Le bouton permet d'ajouter la date, l'heure et le nom d'utilisateur ProDon en C. Le bouton permet d'ajouter la date et le nom d'utilisateur ProDon en C. |
B : Le bouton permet d'ajouter un modèle de texte en C. Dans cet exemple, le modèle de texte indique les étapes à suivre pour un suivi de bénévolat. Pour crééer un nouveau modèle de texte, voir la lettre F. |
C : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche. Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
D : Le bouton permet d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrire automatiquement dans le courriel. |
E : Le bouton permet de consulter et modifier les informations inscrites en C et de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. |
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Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche, Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
B : Après avoir modifié ou consulté les informations en A ou ajouté un modèle de texte en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ». |
C : Le bouton permet d'ajouter en A un modèle de texte déjà créé ou de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
D : Le bouton « Imprimer » permet d'imprimer les informations en A. |
E : Le bouton « Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées. |
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Après avoir cliqué sur le bouton « Modèle de texte », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés. |
B : Le bouton « Nouveau » permet de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
Onglet « Accessibilité »
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Onglet « Documents »
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Onglet « Caractéristiques »
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Onglet « Tâches liées »
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Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)