ProDon:Importation des dons

Importation des dons

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Le module Dons en ligne permet aux donateurs de donner directement par le Web.

Pour que les donateurs puissent effectuer un don, il faut d'abord créer et configurer le site Web. La création du site Web de dons en ligne inclut la configuration de la page d'accueil du site ainsi que la création de différents formulaires Web. Chaque formulaire Web est attaché à une occasion de dons, ce qui fait que les internautes peuvent s'inscrire en ligne aux activités-bénéfices de l'organisme, ou faire un don directement par le Web.

De plus, lorsqu'un internaute effectue un don ou s'inscrit à une activité à partir d'un formulaire Web, Prodon l'ajoute automatiquement à la base de données lors de l'importation des dons. L'importation permet d'importer dans Prodon toutes les données du formulaire Web complété par le donateur.

Fenêtre d'information des dons à importer

Il est possible d’activer l’affichage d’une fenêtre vous informant des dons à importer à l’ouverture de Prodon, puis de configurer la fréquence à laquelle cette fenêtre doit apparaître pendant l’utilisation de Prodon. Pour l’activer et pour configurer la fréquence à laquelle elle doit apparaître, voir les lettres N et O dans la section portant sur l'onglet « Option » du document « Préférences ».

La fenêtre d'importation apparaît automatiquement si de nouveaux dons ont été effectués sur le site Web JeDonneEnLigne ou si des dons doivent être importés. Pour plus d'informations sur la fenêtre d'importation des dons en ligne, cliquer ici.

Importation des dons

Pour importer les dons, se rendre d'abord dans la « Gestion des formulaires Web ».

Pour ce faire, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir l'option «  Formulaires Web ».

Après avoir cliqué sur «  Formulaires Web », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour importer les dons qui ont été effectués sur le site JeDonneEnLigne, cliquer sur le bouton .

Importation des dons en ligne

Il faut ensuite choisir quels formulaires doivent être importés.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Le bouton permet de rafraîchir le temps de session restant de la dernière personne qui a commencé à remplir un formulaire Web. NOTE : Il est possible d'importer les dons même si un donateur est en train de remplir un formulaire. Si le temps n'est pas à « 0 », le don qui est saisi à ce moment sera importé lors de la prochaine importation de dons.	B : Le bouton ouvre la configuration du portail, afin de modifier le temps alloué à un utilisateur ou d'autres options sur votre site JeDonneEnLigne. Cliquez ici pour plus d'informations.
C : Le bouton est bleu lorsque de nouveaux dons furent effectués sur le site Web de tests. Pour consulter et importer ces nouveaux dons ainsi que les dons en attente de traitement, cliquer sur le bouton . NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton «  Ok », en G.	D : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de tests, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton .
E : Le bouton devient bleu lorsque de nouveaux dons ont été effectués sur le site Web de production depuis la dernière consultation des dons à partir de la « Gestion des importations ».  Pour consulter et importer ces nouveaux dons ainsi que les dons en attente de traitement, cliquer sur le bouton . NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton «  Ok », en G.	F : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de production, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton .
G : Le bouton «  Ok » permet de ne pas traiter immédiatement les dons à traiter et de fermer cette fenêtre.	NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton en C, D, E ou F, cette fenêtre s'ouvre. Suivre ensuite les instructions pour savoir comment importer les dons.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ok » de la fenêtre précédente ou sur le bouton de la fenêtre d'information des dons à importer, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Sélectionner la ligne du formulaire pour lequel des dons doivent être importés en B ensuite cliquer sur le bouton . NOTE : Il n'est pas possible d'importer des dons de formulaires différents en même temps, seulement une ligne à la fois peut être traitée.	B : Il s'agit de la liste des formulaires pour lesquels des importations ont déjà été effectuées dans Prodon. NOTE : Le champ « Nb. de lignes à traiter » indique le nombre de dons à importer pour chaque formulaire.

Analyse préliminaire

Avant d’effectuer l’importation, il faut analyser les formulaires qui ont été remplis sur le site Web JeDonneEnLigne.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cliquer sur le bouton pour analyser les dons en B.	B : Il s'agit de la liste des dons à importer pour le formulaire sélectionné dans la fenêtre précédente.

Après avoir cliqué sur le bouton et que l'analyse est effectuée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Ok ».

Validation des données importées

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ok », les statuts des importations et des clients sont visibles. NOTE : L'ordre des colonnes peut varié selon comment vous configurez votre vue. Cliquer ici pour configurer vos vues.
A : Une fois les validations énumérées ci-dessous sont terminées, cliquer sur le bouton pour importer les informations de dons et de clients une fois que les codes jaunes sont validés et que les doublons sont vérifiés. Après avoir cliqué sur le bouton , suivre ces instructions. ATTENTION, CETTE PROCÉDURE EST DÉFINITIVE.
B : Si le donateur faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ. NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en E.	C : Il s'agit du statut d'importation du formulaire Web. Si le statut est vert, cela signifie que tout est en ordre, le formulaire a été rempli correctement. Si le statut est jaune, cela signifie qu'il y a un avertissement. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en M. Consulter l'avertissement, puis la corriger ou la valider. Si le statut est rouge, cela signifie qu'il y a une erreur. Dans ce cas, l'erreur s'inscrit en N. Lorsque le statut est rouge, contacter Logilys. Si le statut est jaune et vert, cela signifie qu'un avertissement a été validé. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en M. Pour valider un avertissement, double-cliquer sur la ligne du formulaire qui contient l'avertissement, suivre les instructions des lettres H I et J de cette section. NOTE : Pour voir quelques exemples de ce qui peut créer un code jaune, cliquer ici.
D : La colonne analysé est cochée si les données ont été analysées lors de l'analyse préliminaire. La colonne validé est cochée si les données ont été validées lors de la modification des données chargées. La colonne complété est cochée si les données ont été complétés. La colonne CliNouveauClient est cochée s'il s'agit d'un nouveau client.	E : La colonne CliDoublon affiche statut du client à importer. Il y a trois statuts possibles : Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en B et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web
F : Les colonnes CliCompagnie, CliNom et CliPrénom contiennent respectivement le nom de la compagnie ou nom et prénom du donateur.	G : Si le client dans la relation faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ. NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en I.
H : La colonne RelTypeRelation, contient le type de relation qui relie la compagnie et le contact principal documenté dans JeDonneEnLigne.	I : La colonne RelDoublon affiche statut du client en relation avec le le premier client de la même ligne. Il y a trois statuts possibles : Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en B et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web
J : La colonne RelNouveauClient est cochée si le client en relation est un nouveau client. La colonne RelNouvelleRelation est cochée s'il s'agit d'une nouvelle relation.	K : Les colonnes CliNom et CliPrénom contiennent respectivement le nom et prénom du client en relation.
L : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ.	M : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ.
N : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ.

Statut d'importation de couleur jaune

Le statut de l'importation peut être jaune pour plusieurs raisons, voici les plus fréquentes :

• Il manque une information pour la recherche de doublons.
• La date d'expiration de la carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don expirera ce mois-ci.
• La carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don est expirée.
  

Modification des données chargées

Après avoir double-cliqué sur une ligne de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s’ouvre.
A : Cette case permet de valider un code jaune. En cochant cette case, le code jaune deviendra vert et jaune et pourra être importé. Le bouton  permet d'analyser les données afin de trouver les erreurs et doublons.	B : Code de couleurs pour mettre l’accent sur les différences entre les données du formulaire de JeDonneEnLigne et les données originales de Prodon. Orange : Les données diffèrent de JeDonneEnLigne et les données originales de Prodon. Bleu : nouvelles données provenant de JeDonneEnLigne qui ne sont pas présentes dans Prodon. Vert : Données présentes dans Prodon et non dans le formulaire JeDonneEnLigne. ? :
C : Les informations du donateur provenant du formulaire de don en ligne. L'onglet « Cli » contient les données du donateur. L'onglet « Rel » contient les données du client en relation avec le donateur.	D : Les informations du client qui est le doublon ou le doublon «  D », ou doublon potentiel «  P  » du client en C. L'onglet « Suggestions » suggère d'autres doublons potentiels. NOTE : Les informations plus bas sont également des informations du client qui est le doublon ou le doublon potentiel du client en C.
E : En cochant cette case, un nouveau client sera créé dans Prodon. Les informations importées seront celles en C, il s'agit des informations qui ont été saisies par le donateur lorsqu'il a complété le formulaire Web.	F : Bouton « D » ou « P » Le bouton « D » confirme la présence d'un vrai doublon. Le bouton « P » confirme la présence d'un doublon potentiel.
G : Le bouton permet de fusionner le client en C avec le client en D. En cliquant sur ce bouton, la boîte ci-dessous s'affiche et permet de cocher les information du doublon à conserver. Prodon fusionnera les deux clients et conservera les informations choisies. NOTE : Il est possible de modifier manuellement les informations en C, si désiré.
H : Le bouton permet de rechercher un client dans la base de données afin de le fusionner avec le client en C.	I : Le bouton permet d'annuler la fusion du client C avec le client en D ou un client de la base de données ou un client parmi ceux à importer.
J : Le bouton permet d’accéder à la fiche original dans Prodon.	K : Après avoir apporter les modifications en C, validé le client en A ou L ou fusionné le client, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».
L : Après avoir apporté les modifications en C, cliquer sur le bouton «  Valider et Suivant » pour valider les données et aller continué la validation des autres doublons ou doublons potentiels.

Importation des dons

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre contient un message demandant si une sauvegarde de données a été effectuée avant d'effectuer l'importation. Il est important d'effectuer une sauvegarde de données avant d'importer les données puisqu'il s'agit d'une opération irréversible. Pour poursuivre le processus d'importation si une sauvegarde de données a été effectuée, cliquer sur le bouton «  Oui ». Pour arrêter le processus d'importation afin d'effectuer une sauvegarde de données, cliquer sur le bouton «  Non ». NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton «  Non », Prodon retournera dans la « Gestion des importations ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre contient un message informant que les formulaires ayant un code rouge ou un code jaune ne seront pas importés. Pour continuer le processus d'importation, cliquer sur le bouton «  Oui ». Pour arrêter le processus d'importation afin de valider les codes jaunes et rouges, cliquer sur le bouton «  Non ». NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton «  Non », Prodon retournera dans la « Gestion des importations ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Ok ».

Après avoir cliqué sur «  Ok », les dons à importer disparaissent.

Fermer cette fenêtre pour retourner dans la « Gestion des importations ».

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Nom du document : ProDon:Importation des dons
Version : 4.6.9.6

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