ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM) : Différence entre versions
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'''NOTE :''' Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.<br> | '''NOTE :''' Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client.<br> |
Version du 13 juin 2012 à 09:05
Modèle:Entete Fonctions communes
Sommaire
- 1 Introduction
- 2 Sommaire des tâches à l'ouverture de ProDon
- 3 Fenêtre de rappel
- 4 Accéder aux tâches et historique
- 5 Gestion des tâches et historique
- 6 Ajout / modification d'une tâche
- 6.1 Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches
- 6.2 Onglet « Rappel »
- 6.3 Onglet « Création / modification »
- 6.4 Onglet « En réalisation »
- 6.5 Onglet « Terminée »
- 6.6 Onglet « Description »
- 6.7 Onglet « Accessibilité »
- 6.8 Onglet « Documents »
- 6.9 Onglet « Caractéristiques »
- 6.10 Onglet « Tâches liées »
Introduction
La gestion des tâches et historique est un outil intégré à ProDon, qui permet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des gens de la base de données, afin d'en garder un historique.
Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.
De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier de la tâche.
Aussi, si le module « réseau » est actif, il est possible d’attribuer une tâche à un autre membre de l’équipe.
Sommaire des tâches à l'ouverture de ProDon
À l'ouverture de ProDon, cette fenêtre s'ouvre. Elle contient le sommaire des tâches à effectuer. | |
Fenêtre de rappel
La fenêtre suivante s'ouvre lorsqu'un ou des rappels ont été activés dans une tâche. Pour plus de détails concernant l'activation d'un rappel, consulter cette section. | |
A : Il s'agit de la liste des tâches pour lesquelles des rappels ont été activés. NOTE : Tous les rappels sont toujours affichés dans une seule fenêtre. Si cette fenêtre est ouverte et qu'il y a un nouveau rappel, une ligne s'ajoutera à cette liste. |
B : Il s'agit du détail de la tâche sélectionnée en A. |
C : Le bouton « Ouvrir la tâche » permet d'ouvrir la fiche de la tâche sélectionnée en A. |
D : Le bouton « Ouvrir la référence » permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en A a été créée. |
E : Le bouton « Effacer tous les rappels » permet de fermer la fenêtre de rappel et d'effacer tous les rappels en A. NOTE : Cette fonction n'est pas recommandée, il est préférable d'effacer les rappels un par un à l'aide du bouton en F. |
F : Le bouton « Effacer le rappel » permet d'effacer le rappel sélectionné en A. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton.
|
G : Le bouton « Répéter le rappel » permet d'effacer le rappel sélectionné en A afin qu'une notification apparaîsse à nouveau plus tard. S'il y a un seul rappel en A, la fenêtre de rappel se fermera après avoir cliqué sur ce bouton. NOTE : Spécifier à l'aide de la liste déroulante, dans combien de temps le rappel doit être répété. |
H : Ce bouton permet de réduire la fenêtre de rappels afin de conserver les rappels dans la fenêtre. De cette façon, il est possible de venir consulter les rappel au moment désiré, plutôt que de répéter les rappel lorsque le temps en G sera écoulé. NOTE : Lorsqu'un nouveau rappel apparaît dans la fenêtre et que celle-ci est réduite, elle clignotera en orange dans la barre des menus de Windows. |
Accéder aux tâches et historique
Il est possible d'accéder aux tâches et historique à partir de plusieurs endroits dans ProDon :
- À partir du menu principal
- À partir de la barre de raccourcis
- À partir de la « Gestion des clients »
- À partir d'une fiche client
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal de ProDon. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir « Tâches et historique ». Après avoir cliqué sur « Tâches et historique », consulter cette section. |
À partir de la barre de raccourcis
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. |
B : Il s'agit du nombre de tâches qui ne sont pas encore complétées. |
NOTE : Pour savoir comment ajouter le bouton des tâches et historique à la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document « Préférences ». |
À partir de la « Gestion des clients »
À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :
- Consulter les tâches d'un seul client à la fois
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
- Ajouter une nouvelle tâche pour plusieurs clients à la fois
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans ProDon, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».
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Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir « Clients ». |
Après avoir cliqué sur « Clients », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A. |
C : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches d'un client, ou d'ajouter des nouvelles tâches à un client. Pour ce faire, rechercher d'abord, à l'aide de la barre de recherche en B, le client dont une tâche doit être consultée, modifiée ou ajoutée. Sélectionner ensuite le client en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche pour tous les clients de la liste en A. Pour ce faire, rechercher, à l'aide de la barre de recherche en B, les clients dont une tâche doit être ajoutée, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. |
À partir d'une fiche client
À partir d'une fiche client, il est possible de :
- Consulter les tâches d'un seul client à la fois
- Modifier une tâche existante
- Ajouter une nouvelle tâche pour un seul client à la fois
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les taches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour savoir comment ajouter des nouvelles tâches pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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Pour accéder à la fiche d'un client, aller d'abord dans la « Gestion des clients ». Pour ce faire, à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir |
Après avoir cliqué sur « Clients », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données, double-cliquer sur la ligne du client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A. |
Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Le bouton permet de consulter ou modifier les tâches du client à l'écran, ou d'ajouter des nouvelles tâches à ce client. Après avoir cliqué sur le bouton , consulter cette section. NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
Gestion des tâches et historique
Après avoir cliqué sur le bouton de la barre de raccourcis, sur « Tâches et historique » du menu « Analyse » de la page principale ou sur le bouton dans la « Gestion des clients » ou dans une fiche client, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours. |
B : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches complétées. |
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes des tâches, en cours et des tâches complétées. |
D : Il s'agit de la liste de toutes les tâches non-terminées de la base de données. NOTE : Si cette fenêtre est ouverte à partir de la « Gestion des clients », elle contient les tâches d'un seul client. |
E : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en D. |
F : Permet de produire des rapports. NOTE : Deux rapports sont disponibles, la liste sommaire des tâches et le détail de la tâche sélectionnée. |
G : Permet de filtrer les tâches de la liste en D. Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter le document « Filtrer les informations (Requêtes) ». |
H : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche à la liste en D. |
I : Le bouton permet de modifier une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . |
J : Le bouton permet de supprimer une tâche de la liste en D. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier, puis cliquer sur le bouton . |
K : Permet d'exporter dans Excel la liste des tâches en D. Pour plus d'informations concernant l'exportation, consulter le document « Exportation et fusion de données ». |
L : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du client pour lequel la tâche sélectionnée en D a été créée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le client doit être modifié, puis cliquer sur le bouton . |
Ajout / modification d'une tâche
Après avoir cliqué sur le bouton ou sur le bouton de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Permet de choisir dans quel intervalle de dates la tâche doit être effectuée. |
B : Permet d'indiquer un approximatif du temps de réalisation de la tâche. |
C : Permet de choisir le type de la tâche. Il est possible d'en choisir un déjà créé en cliquant sur la flèche déroulante ou d'en crééer un nouveau en cliquant sur le bouton . |
D : Permet d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure. |
E : Le bouton permet d'activer une périodicité à la tâche ou de créer la même tâche pour plusieurs dates. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
F : Permet de spécifier la date à laquelle la tâche viendra à échéance. NOTE : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A. |
H : Il s'agit du numéro de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement par ProDon et n'est pas modifiable. | |
I : Permet de spécifier le niveau de priorité de la tâche. |
J : Le bouton permet d'affecter la tâche à un client de la base de données. Après avoir choisi le client, son nom s'inscrit en K. |
K : Le bouton permet de désaffecter le client spécifié en K. La tâche ne sera donc plus affectée à aucun client. |
L : Il s'agit du client auquel la tâche est affectée. Pour le désaffecter, cliquer sur le bouton , en I. |
M : Indique le statut de la tâche. |
N : Le bouton permet de dupliquer les informations d'une autre tâche. |
O : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est à faire. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est à faire. |
P : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est en réalisation. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est en réalisation. |
Q : Le bouton permet d'indiquer que la tâche est terminée. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche est terminée. |
R : Le bouton permet d'annuler la tâche. Si le bouton est de couleur orange, c'est que la tâche a été annulée. |
S : Le bouton permet de consulter et de modifier la fiche du client auquel la tâche est affectée. Le nom du client est indiqué en K. Pour affecter la tâche à un autre client, désaffecter le client en I, puis affecter un nouveau client en H. |
T : Le bouton permet de consulter le dossier contenant les documents liés à la tâche. Pour savoir comment ajouter des documents à ce dossier, voir la section « Onglet « Documents » ». |
Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches
La fenêtre suivante s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton de cette fenêtre.
Onglet « Planification d'une tâche périodique »
Cet onglet permet de configurer une tâche de façon périodique.
Onglet « Génération d'un lot de tâches »
Cet onglet permet de générer un lot de tâches. Un lot de tâches est configuré de la même façon qu'un tâche périodique, mais peut contenir des exceptions.
Onglet « Génération »
A : Permet de spécifier la date de la première tâche. |
B : Permet de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée le vendredi. |
C : Permet de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée hebdomadairement. |
D : Permet de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 14 fois, donc jusqu'au 31 août. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment. |
E : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche. |
F : Le bouton « Générer » permet d'afficher en G, les dates qui répondent aux critères A, B, C et D. |
G : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en H et I, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D ou d'ajouter des dates au choix à partir de l'onglet « Calendrier ». |
H : Le bouton permet de supprimer une date de la liste en G. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en G, puis cliquer sur le bouton . |
I : Le bouton permet de supprimer toutes les dates de la liste en G. |
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Onglet « Calendrier »
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A : Il est possible d'ajouter une date au choix à la liste en B afin de crééer une tâche pour cette date. Pour ce faire, sélectionner la date dans le calendrier, puis cliquer sur le bouton « Ajouter ». |
B : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en C et D, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D de l'onglet « Génération » ou d'ajouter des dates au choix à l'aide du calendrier en A. |
C : Le bouton permet de supprimer une date de la liste en B. Pour ce faire, sélectionner la date à supprimer en B, puis cliquer sur le bouton . |
D : Le bouton permet de supprimer toutes les dates de la liste en B. |
Onglet « Répétition d'une tâche à intervalle »
Cet onglet permet de répéter une tâche chaque fois qu'elle est terminée ou annulée.
Onglet « Rappel »
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A : Si cette case est cochée, un rappel sera activé pour cette tâche. Cette fenêtre s'ouvrira à la date et l'heure spécifiées en B ou en C. |
B : Si cette case est cochée, il est possible de choisir combien de temps avant le début de la tâche la fenêtre de rappel doit apparaître. |
C : Si cette case est cochée, il est possible de choisir à quelle date et heure la fenêtre de rappel doit apparaître. |
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Onglet « Création / modification »
Onglet « En réalisation »
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A : Indique quel utilisateur de ProDon a mis la tâche en réalisation ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise en réalisation. |
Onglet « Terminée »
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A : Indique quel utilisateur de ProDon a terminé la tâche ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été terminée. |
Onglet « Description »
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A : Le bouton permet d'ajouter la date, l'heure et le nom d'utilisateur ProDon en C. Le bouton permet d'ajouter la date et le nom d'utilisateur ProDon en C. NOTE : Si le module réseau n'est pas activé dans ProDon, le nom de l'utilisateur ne s'inscrira pas puisqu'il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur. |
B : Le bouton permet d'ajouter un modèle de texte en C. Dans cet exemple, le modèle de texte a été ajouté en C, dans le haut et indique les étapes à suivre pour un suivi de bénévolat. Pour crééer un nouveau modèle de texte, voir la lettre F. |
C : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche. Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
D : Le bouton permet d'ouvrir une fenêtre d'envoi d'un courriel. L'objet de la tâche s'inscrira automatiquement dans l'objet du courriel et le suivi en C, s'inscrire automatiquement dans le courriel. |
E : Le bouton permet de consulter et modifier les informations inscrites en C et de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre. |
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Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche, Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
B : Après avoir modifié ou consulté les informations en A ou ajouté un modèle de texte en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ». |
C : Le bouton permet d'ajouter en A un modèle de texte déjà créé ou de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
D : Le bouton « Imprimer » permet d'imprimer les informations en A. |
E : Le bouton « Annuler » permet d'annuler les modifications qui ont été apportées. |
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Après avoir cliqué sur le bouton « Modèle de texte », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés. |
B : Le bouton « Nouveau » permet de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
Onglet « Accessibilité »
Onglet « Documents »
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A : Il s'agit de la liste de tous les documents liés à la tâche. |
B : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche. |
C : Le bouton permet d'afficher l'arborescence du dossier dans lequel les documents en A sont enregistrés. |
D : Le bouton permet d'ajouter un document à la liste en A. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
E : Le bouton permet de modifier le titre des documents en A. Pour ce faire, sélectionner le document dont le titre doit être modifié en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
F : Le bouton permet de retirer un document de la liste en A. Pour ce faire, sélectionner le document à retirer en A, puis cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
G : Le bouton permet d'ouvrir un document en A. Pour ce faire, sélectionner le document qui doit être ouvert, puis cliquer sur le bouton . |
H : Le bouton permet de synchroniser les documents affichés en A avec le dossier de la tâche. Par exemple, si je retire un document directement à partir du dossier de la tâche sur mon ordinateur, il ne se retirera pas automatiquement en A. Après avoir cliqué sur le bouton , il disparraîtra de la liste en A. |
Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
En cliquant sur le bouton « Oui », cette fenêtre s'ouvre et le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon. En cliquant sur le bouton « Non », le document restera dans la liste des documents dans ProDon. | |
En cliquant sur le bouton « Oui », le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon et du dossier de la tâche sur l'ordinateur. En cliquant sur le bouton « Non », le document sera retiré de la liste des documents dans ProDon, mais pas du dossier de la tâche sur l'ordinateur. |
Onglet « Caractéristiques »
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A : Il s'agit de la liste des caractéristiques pour cette tâche. |
B : Le bouton permet d'ajouter une caractéristique à la liste en A. NOTE : La caractéristique dois être préalablement créée dans la « Gestion des caractéristiques ». Pour savoir comment crééer une caractéristique, consulter le document « Gestion des caractéristiques ». |
C : Le bouton permet d'ajouter un groupe de caractéristiques à la liste en A. NOTE : Le groupe de caractéristiques dois être préalablement créé dans la « Gestion des caractéristiques ». |
D : Le bouton permet de modifier la valeur de la caractéristique ou le groupe de caractéristique auquel la caractéristique est attribuée. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à modifier en A, puis cliquer sur le bouton . |
E : Le bouton permet de supprimer une caractéristique de la liste en A. Pour ce faire, sélectionner la caractéristique à supprimer en A, puis cliquer sur le bouton . |
F : Le bouton permet de supprimer toutes les caractéristiques de la liste en A. |
Onglet « Tâches liées »
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A : Il s'agit de la liste des tâches qui sont liées à la tâche en modification. |
B : Il s'agit de la description de la tâche sélectionnée en A. |
C : Le bouton permet d'afficher la barre de recherche. |
D : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche qui sera liée à la tâche en modification. |
E : Le bouton permet de lier une tâche déjà existante dans ProDon à la tâche en modification. |
F : Le bouton permet d'ouvrir la fiche d'une tâche liée afin de la modifier. Pour ce faire, sélectionner la tâche à modifier en A, puis cliquer sur le bouton . |
G : Le bouton permet d'ouvrir le dossier d'une tâche liée. Pour ce faire, sélectionner la tâche dont le dossier doit être consulté en A, puis cliquer sur le bouton . |
H : Le bouton permet de lier la tâche en modification à une tâche déjà existante dans ProDon. |
I : Le bouton permet de supprimer le lien entre les deux tâches. |
Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)