ProDon:Relations
| Relations |
ATTENTION : Ce document est conçu pour les versions 5 et plus de Prodon.
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
Le concept de relation est accessible à partir de la version 5 de Prodon. À la version 4 de Prodon, nous utilisions les liens.
À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les clients à leur organisation, à leur famille, à leurs amis où tout autre lien pouvant être jugé nécessaire à l'organisation.
Le présent document explique en détail le concept de relation, comment gérer les types de relations ainsi que comment gérer les relations.
Concept des relations
Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Ces entités peuvent être des fiches individus ou des fiches compagnies.
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Gérer des types de relations
Il est possible de créer des types de relations selon les besoins de l'organisme.
| Pour gérer des types de relations, aller dans le menu « Clients » de la page d'accueil de Prodon et cliquer sur « Types de relations ». |
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| Après avoir cliqué sur « Types de relations », cette fenêtre s'ouvrira. | |
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| A : Voici la liste des types de relations. | B : Appuyer sur le bouton  pour ajouter un type de relations, sur le bouton  pour modifier et sur le bouton  pour retirer un type de relations.
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Ajouter un type de relations
| Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvrira :
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A : Permet de mettre le code au type de relation à créer. |
B : Permet de nommer le type de relation entre les deux entités. |
| C : Permet de nommer le type de relation inverse entre les deux entités. | D : En cochant cette case, il sera permis de spécifier des contacts pour les compagnies dans une relation. Généralement, cette case permet de rattacher des employés à leurs cadres respectifs, ex.: l'adjointe de. |
| E : Les « types intégrés » permettent de choisir si la relation sera Compagnie/Contact, ce qui permettra de créer les relations entre une compagnie et un individu; Conjoint(e), permettra de créer les relations seulement entre deux individus ou Famille immédiate qui permettra également de relié deux individus seulement. Le choix de case qui sera sélectionné, cochera automatiquement les cases possible en F. | F : « Permettre les relations » sert à déterminer si la relation sera possible entre deux compagnies, deux individus ou bien entre une compagnie et un individu. |
G : Pour terminer, cliquer sur «  Confirmer la modification ».
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Ajouter une relation
À partir de l'onglet « Relations » de la fiche client
Pour ajouter une relation à un client, entrer dans sa fiche et aller dans l'onglet « Relations ».
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| A : Appuyer sur le bouton pour ajouter une relation.
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| Ensuite, cette fenêtre s'ouvre : | |
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A : L'option « Type » permet de déterminer le type de relations présent entre les deux parties. Cette information est obligatoire. |
B : La case « Inverse » permet d'inverser la relation choisie dans le type. Par exemple, si la relation est « est parent de », lorsque la case « Inverse » est cochée, la relation deviendrait « est enfant de ». |
| C : La section « Début » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a débuté. | D : La section « Fin » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a pris fin. La relation sera donc archivé à la date sélectionnée. |
| E : L'option « Adresse » permet de prioriser l'adresse du client de gauche en provenance dans l'adresse du client de droite. Cette option est surtout utilisé pour les relations ayant un type intégré, soit entre une compagnie et un individu ou à partager entre les membres d'une même famille. | F : La case à cocher « Contact principal » permet au client de droite de devenir le contact principal du client de gauche. Cette option est utilisé pour spécifier le contact principal dans une entreprise. Une compagnie ne peut pas devenir le contact principal d'un individu. |
| G : Si la case « Contact pour les reçus » est cochée, le client de gauche deviendra le contact pour les reçus du client de droite. Cette option est utilisé uniquement lorsque l'entreprise souhaite que tous les reçus soient orienté vers un même contact, différent du décideur de la transaction. | H : Le bouton « Choisir un client » permet de choisir parmi tous les clients et toutes les compagnies de la base de données. |
| I : Le bouton « Créer un contact interne » permet de créer un contact qui n'aura pas de fiche client dans Prodon. Même si un numéro de client sera réservé, ces informations seront accessibles seulement à partir de la relation. Cette option n'est généralement pas recommandée sauf pour usage spécifique. | |
| Si l'option H est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira : | |
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| A : Sélectionner le client en se positionnant sur cette ligne. | B : Une fois positionné sur le client, cliquer sur « Confirmer la sélection ». |
| C : Si le client n'existe pas dans la base de données, cliquer sur le bouton « Nouveau » pour l'ajouter. | |
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| A : Compléter la section relation. |
| Si l'option I est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira : | |
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| A : Compléter les informations du client de droite.
Remarque : Un numéro de client sera prédéterminé. |
B : Compléter les informations dans la section « Relation ». |
Archiver une relation
En archivant une relation l'organisation pourra garder une trace dans sa base de données. Il est recommandé d'archiver les relations et de ne pas les effacer entièrement.
| Pour archiver une relation, aller dans l’onglet relation de la fiche du client. | |
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| A : Veuillez-vous positionner sur la relation à archiver. | B : Appuyez sur le bouton  .
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| La fenêtre suivante s'ouvre : |
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| A : Ajouter une date de fin de relation. |
Fonctionnement des relations
Une fois les relations créées, il faut déterminer à qui nous désirons s'adresser. Dans le cas ou nous nous adressons à des individus seulement, nous pouvons travailler à partir de l'onglet Clients dans la Gestion des clients ou à partir de l'onglet Relations de la Gestion des clients. Par contre, si nous avons des individus ainsi que des entreprises, il faut alors travailler dans l'onglet relation de la Gestion des clients
| Voici un exemple, dans l'image suivante, 3 personnes travaillant chez Logilys ont fait une transaction, ces voici donc le résultat dépendamment si le travail ce fait à partir de l'onglet client vs à partir de l'onglet relation dans la Gestion des clients. |
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| Dans le cas où on recherche tous les donateurs des deux dernières années, si on fait la recherche à partir de l'onglet client de la Gestion des clients, on ne retrouvera qu'une seule lettre et sera adressé au contact principal de Logilys. Dans le cas où on fait la recherche à partir de l'onglet relation de la Gestion des clients, on s'adressera donc à chacun des donateurs des deux dernières années, dans le cas ci-haut deux lettres sortiront. |
À partir de l'onglet Clients de la Gestion des clients, nous retrouverons les clients pour lesquelles une fiche est existante. Dans l'onglet Relations de la Gestion des clients, nous retrouverons toutes les relations de chacun des clients filtrés. Dans le cas ou un client à 4 relations, nous retrouverons 5 lignes pour ce même client soit le client sans aucune relation et le client avec chacune de ces relations existantes.
| Si nous regardons la fiche de Logilys, dans laquelle il y a 4 relations, voici le résultat que nous obtiendrons à partir de l'onglet « Relation » | |
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| A : À la première ligne, le client filtré apparaîtra sans aucune relation. | B : Les lignes suivantes permettent de voir la liste de toute les relations du client. |
Nom du document : ProDon:Relations
Version : 5.0.5.3
