ProDon:Importation des dons
Importation des dons |
ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
Le module Dons en ligne permet aux donateurs de donner directement par le Web.
Pour que les donateurs puissent effectuer un don, il faut d'abord créer et configurer le site Web. La création du site Web de dons en ligne inclut la configuration de la page d'accueil du site ainsi que la création de différents formulaires Web. Chaque formulaire Web est attaché à une occasion de dons, ce qui fait que les internautes peuvent s'inscrire en ligne aux activités-bénéfices de l'organisme, ou faire un don directement par le Web.
De plus, lorsqu'un internaute effectue un don ou s'inscrit à une activité à partir d'un formulaire Web, Prodon l'ajoute automatiquement à la base de données lors de l'importation des dons. L'importation permet d'importer dans Prodon toutes les données du formulaire Web complété par le donateur.
Fenêtre d'information des dons à importer
Il est possible d’activer l’affichage d’une fenêtre vous informant des dons à importer à l’ouverture de Prodon, puis de configurer la fréquence à laquelle cette fenêtre doit apparaître pendant l’utilisation de Prodon. Pour l’activer et pour configurer la fréquence à laquelle elle doit apparaître si des nouveaux dons sont à importer, voir les lettres N et O dans la section portant sur l'onglet « Option » du document « Préférences ».
Pour plus d'informations sur la fenêtre d'importation des dons en ligne, cliquer ici.
Importation des dons
Pour importer les dons, se rendre d'abord dans la « Gestion des formulaires Web ».
Pour ce faire, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir l'option « Formulaires Web ». | |
Après avoir cliqué sur « Formulaires Web », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Pour importer les dons qui ont été effectués sur le site JeDonneEnLigne, cliquer sur le bouton . |
Importation des dons en ligne
Il faut ensuite choisir quels formulaires doivent être importés.
Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Le bouton permet de rafraîchir le temps de session restant de la dernière personne qui a commencé à remplir un formulaire Web. NOTE : Il est possible d'importer les dons même si un donateur est en train de remplir un formulaire. Si le temps n'est pas à « 0 », le don qui est saisi à ce moment sera importé lors de la prochaine importation de dons. |
B : Le bouton ouvre la configuration du portail, afin de modifier le temps alloué à un utilisateur ou d'autres options sur votre site JeDonneEnLigne. Cliquez ici pour plus d'informations. |
C : Le bouton est bleu lorsque de nouveaux dons sont effectués sur le site Web de tests. Pour consulter et importer ces nouveaux dons, cliquer sur le bouton . Il est normalement pas conseillé d'importer les dons en test. NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton |
D : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de tests, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton . |
E : Le bouton devient bleu lorsque de nouveaux dons ont été effectués sur le site Web de production . Pour consulter et importer ces nouveaux dons, cliquer sur le bouton . NOTE : Pour ne pas traiter ces dons immédiatement, cliquer sur le bouton
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F : Le bouton devient bleu lorsque des dons ont été effectués sur le site Web de production, que ces dons ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations », mais n'ont pas été importés immédiatement. Pour consulter et importer ces dons, cliquer sur le bouton . |
G : Le bouton « Ok » permet de ne pas traiter immédiatement les dons à traiter et de fermer cette fenêtre. |
NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton en C, D, E ou F, cette fenêtre s'ouvre. Suivre ensuite les instructions pour savoir comment importer les dons. |
Après avoir cliqué sur le bouton de la fenêtre d'information des dons à importer, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Sélectionner la ligne du formulaire pour lequel des dons doivent être importés en B ensuite cliquer sur le bouton . NOTE : L'importation des dons en ligne se fait un formulaire à la fois. |
B : Il s'agit de la liste des formulaires pour lesquels des importations ont déjà été effectuées dans Prodon. NOTE : Le champ « Nb. de lignes à traiter » indique le nombre de dons à importer pour chaque formulaire. |
Analyse préliminaire
Avant d’effectuer l’importation, il faut analyser les formulaires qui ont été remplis sur le site Web JeDonneEnLigne.
Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
B : Il s'agit de la liste des dons à importer pour le formulaire sélectionné dans la fenêtre précédente. |
Après avoir cliqué sur le bouton et que l'analyse est effectuée, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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Validation des données importées
Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », les statuts des importations et des clients sont visibles. NOTE : L'ordre des colonnes peut varié selon la configuration de la vue. Cliquer ici pour plus d'informations sur la configuration des vues. | |
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A : Une fois les validations énumérées ci-dessous terminées, cliquer sur le bouton pour importer les informations de dons et de clients. Après avoir cliqué sur le bouton , suivre ces instructions.
ATTENTION, CETTE PROCÉDURE EST DÉFINITIVE. | |
B : Si le donateur faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ.
NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en E. |
C : Il s'agit du statut d'importation du formulaire Web.
Si le statut est vert, cela signifie que tout est en ordre, le formulaire a été rempli correctement. Si le statut est jaune, cela signifie qu'il y a un avertissement. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en M. Consulter l'avertissement, puis la corriger ou la valider. Si le statut est rouge, cela signifie qu'il y a une erreur. Dans ce cas, l'erreur s'inscrit en N. Lorsque le statut est rouge, contacter Logilys. Si le statut est jaune et vert, cela signifie qu'un avertissement a été validé. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en M. Pour valider un avertissement, double-cliquer sur la ligne du formulaire qui contient l'avertissement, suivre les instructions des lettres H I et J de cette section. NOTE : Pour voir quelques exemples de ce qui peut créer un code jaune, cliquer ici. |
D : La colonne analysé est cochée si les données ont été analysées lors de l'analyse préliminaire. La colonne validé est cochée si les données ont été validées lors de la modification des données chargées. La colonne complété est cochée si les données ont été complétés. La colonne CliNouveauClient est cochée s'il s'agit d'un nouveau client. |
E : La colonne CliDoublon affiche statut du client à importer. Il y a trois statuts possibles : Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en B et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web |
F : Les colonnes CliCompagnie, CliNom et CliPrénom contiennent respectivement le nom de la compagnie ou nom et prénom du donateur. |
G : Si le client dans la relation faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ. NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en I. |
H : La colonne RelTypeRelation, contient le type de relation qui relie la compagnie et le contact principal documenté dans JeDonneEnLigne. | I : La colonne RelDoublon affiche statut du client en relation avec le le premier client de la même ligne. Il y a trois statuts possibles : Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en B et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en L. Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web |
J : La colonne RelNouveauClient est cochée si le client en relation est un nouveau client.
La colonne RelNouvelleRelation est cochée s'il s'agit d'une nouvelle relation. |
K : Les colonnes CliNom et CliPrénom contiennent respectivement le nom et prénom du client en relation. |
L : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ. |
M : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ. |
N : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ. |
Statut d'importation de couleur jaune
Le statut de l'importation peut être jaune pour plusieurs raisons, voici les plus fréquentes :
- Il manque une information pour la recherche de doublons.
- La date d'expiration de la carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don expirera ce mois-ci.
- La carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don est expirée.
Modification des données chargées
Importation des dons
Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
Après avoir cliqué sur « Ok », les dons à importer disparaissent. | |
Fermer cette fenêtre pour retourner dans la « Gestion des importations ». |
Nom du document : ProDon:Importation des dons
Version : 4.6.9.6