ProDon:Rapports personnalisés

Introduction

L’outil de rapports personnalisés permet de créer des rapports à partir d'une recherche préalablement effectuée.

D'abord, il est important de savoir :

• Qu'il est possible de créer un rapport personnalisé à partir de toutes les grilles de gestion dans lesquelles l’icône de rapport est actif (bleu).

• Qu'un rapport est toujours rattaché à une grille de gestion précise. Par exemple, s'il est créé dans la « Gestion des transactions », celui-ci n’apparaîtra pas dans la « Gestion des clients ».

• Que les champs disponibles pour la création d'un rapport sont les mêmes que ceux visibles dans la grille de gestion correspondante (colonnes).

• Qu'il est possible d'inclure des sommaires aux rapports seulement à partir de la « Gestion des clients » et « Analyse et Historique ».

• Que chaque grille de gestion contient des fiches (exemple : la fiche d’un client dans la grille « Gestion des clients ») et qu'il est possible de générer un rapport déjà existant à partir de chacune de ces fiches cependant, il n'est pas possible d'en créer de nouveau.

Gérer les rapports disponibles

Se rendre d'abord dans la gestion appropriée au type de rapport qui doit être créé, modifié ou supprimé.

Cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Le bouton permet de créer un nouveau rapport.	B : Le bouton permet de modifier un rapport.
C : Le bouton permet de supprimer un rapport.	NOTE : Les rapports fournis par Logilys ne sont pas modifiables ni supprimables.

Création d’un rapport personnalisé

Se rendre dans la gestion appropriée au type de rapport qui doit être créé.

Effectuer une recherche par critère à l'aide de la barre de recherche, afin que la grille de gestion corresponde à ce qui doit se retrouver sur le rapport.

Une fois que la liste de la grille de gestion correspond à ce qui doit se trouver sur le rapport, cliquer sur le bouton .

Pour créer le nouveau rapport, cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira :
A : Cette section permet de configurer les options visuelles.	B : L'onglet « Options générales » permet de configurer les options générales du rapport personnalisé.
C : L'onglet « Police des en-têtes » permet de choisir la police de l'en-tête du rapport.	D : L'onglet « Colonnes » permet d'ajouter des colonnes au rapport.
E : L'onglet « Séparations » permet d'ajouter des séparations au rapport.

Configuration des options visuelles

Pour tous les exemples concernant la configuration visuelle qui suivent, se référer à la section « Exemples d'options visuelles ».
A : Permet de nommer le rapport personnalisé.	B : Permet de choisir si le rapport sera généré en orientation « Portrait » ou « Paysage ».
C : Permet de choisir sur quel format de papier le rapport sera généré (exemple : 8,5 x 11", 8,5 x 14", etc.)	D : Cette option permet de placer l'alignement des séparations à gauche. Pour un exemple de séparation à gauche, voir la lettre B.
E : Cette option permet de placer l'alignement des séparations centré. Pour un exemple de séparation centrée, voir la lettre G.	F :  Cette option permet de placer l'alignement des séparations décalé. Pour un exemple de séparation décalée, voir la lettre I.
G : Permet de choisir l'unité de mesure qui sera utilisé pour la largeur des colonnes du rapport.

A : Permet d'inclure les séparations dans la grille. Pour un exemple de séparation au-dessus de la grille, voir la lettre B. Pour un exemple de séparation dans la grille, voir la lettre G.	B : Permet de choisir d'afficher l'en-tête et le logo de l'organisme sur le première page seulement ou sur toutes les pages du rapport. Pour un exemple d'en-tête, voir la lettre A.
C : Permet d'afficher les en-têtes de colonnes. Pour un exemple d'en-tête de colonne, voir la lettre C.	D : Permet d'afficher les lignes de données. Pour un exemple de lignes de données, voir la lettre D.
E : Permet d'afficher la grille. Pour un exemple de rapport avec une grille, voir la lettre E. Pour un exemple de rapport sans grille, voir la lettre J.	F : Décocher cette case si Excel retourne un message d'erreur lors de l'exportation.
G : Si la case est cochée, la pagination sera affichée sur le rapport. Si la case n'est pas cochée, la pagination ne sera pas affichée.	H : Permet d'activer les options relatives au regroupement sur le rapport. Pour un exemple de rapport sans la fonction de regroupement, voir la lettre F. Pour un exemple de rapport avec la fonction de regroupement, voir la lettre H.

Exemples d’options visuelles

Premier exemple

A : Il s'agit de l'en-tête contenant le logo de l'organisme.	B : Exemple de rapport lorsque les séparations sont alignées à gauche et au-dessus de la grille.
C : Cette ligne est une en-tête de colonnes.	D : Ces lignes sont les lignes de données.
E : Exemple de rapport lorsque l'option « Afficher la grille » est cochée.	F : Exemple de rapport lorsque l'option de regroupement n'est pas cochée. Si elle avait été cochée, monsieur Vincent Charest aurait apparu seulement une fois et ses deux dons auraient été additionnés. Voir l'exemple H pour un rapport regroupé.

Deuxième exemple

G : Exemple de rapport lorsque les séparations sont alignées au centre et dans la grille.	H : Exemple de rapport lorsque l'option de regroupement est cochée. Si elle n'avait pas été cochée, monsieur Vincent Charest aurait apparu deux fois dans la grille, puisqu'il a fait deux dons pour la même activité. Voir l'exemple F pour un rapport non regroupé.

Troisième exemple

I : Exemple de rapport lorsque les séparations sont décalées.	J : Exemple de rapport lorsque l'option « Afficher la grille » n'est pas cochée.

Ajouter des colonnes au rapport

Pour ajouter une colonne à un rapport, cliquer sur le bouton dans l'onglet « Colonnes » qui se trouve dans le bas de la fenêtre « Ajout d'un rapport personnalisé ».
A : Permet d'ajouter une nouvelle colonne au rapport.	B : Permet de modifier une colonne déjà existante.
C : Permet de dupliquer une colonne déjà existante.	D : Permet de supprimer une colonne du rapport.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : La section « Information sur la colonne » permet de spécifier la source d’information à utiliser et d’en configurer	B : La section «  Affichage  » permet de modifier la présentation de la colonne dans le rapport.
C : La section « Calcul sur colonne » permet de faire une opération mathématique afin d'inscrire un résultat au bas de la colonne (exemple : la moyenne des dons par personne, le total des dons pour une activité, le total des dons pour une occasion, etc.).	D : L'onglet « Police (Colonne) » permet de choisir la police à utiliser pour les lignes de données. L'onglet « Police (En-tête) » permet de choisir la police à utiliser dans la ligne d'en-tête de colonne.
E : Le bouton «  Sommaire » est un raccourci vers la « Gestion des sommaires », afin de pouvoir créer rapidement un sommaire qui sera ensuite disponible dans la liste de champs en A.	F : La « Largeur restante » affiche l'espace disponible sur le rapport. NOTE : Si l'unité de mesure avait été défini en centimètre lors de la configuration des options visuelles, la « Largeur restante » aurait été inscrite en centimètre.

Information sur la colonne

A : Permet de choisir les champs qui seront présents dans le rapport.

B : Permet de décider dans quel ordre afficher les informations. Dans la première case, il faut indiquer la priorité du tri et dans la deuxième case, il faut indiquer s'il s'agit d'un tri croissant ou décroissant. Exemple : Le tri doit être d'abord en ordre alphabétique de client (1-croissant) et ensuite en ordre croissant de NUC (2-croissant), ce qui fait que : Si deux clients ont le même nom et qu'un des deux a deux transactions à son nom, les deux transactions du même client se suiveront automatiquement :     NUC            Client          Montant - 004 321   Genest, Michel     300 $ - 004 542   Genest, Michel     200 $ - 004 542   Genest, Michel     150 $ Si l'ordre par NUC n'avait pas été déterminé, il les clients auraient pu être mélangés :     NUC            Client          Montant - 004 542   Genest, Michel     200 $ - 004 321   Genest, Michel     300 $ - 004 542   Genest, Michel     150 $

C : Permet de modifier la présentation d’une donnée dans la colonne. Le bouton contient les indications sur la configuration de format. Exemple : Le format par défaut d'un NUC est « 000 000 » et le NUC est « 001 234 ». Si le format était changé pour « # », le NUC deviendrait « 1234 ». Autre exemple : Le format d'une date est « yyyy/mm/dd » et la date inscrite est « 2011/07/28 ». Si le format était changé pour « mmmm », la date deviendrait « Juillet ».

D : Permet d’effectuer une opération mathématique dont le résultat doit être affiché dans une colonne. Ce menu est actif uniquement si l’option « Ce rapport est un regroupement » est cochée dans l’écran principal du rapport. Il y a 6 types d’opérations disponibles :  Moyenne : Calcule la moyenne des valeurs existantes (ne tiens pas compte des lignes vides). S'il y 4 lignes qui contiennent les valeurs suivantes : « 2 », « Vide », « Vide » et « 4 », la moyenne obtenue sera « 3 ». Nombre : Compte le nombre de lignes comprenant une valeur (ne tiens pas compte des lignes vides). S'il y a 4 lignes qui contiennent les valeurs suivantes : « 1 », « 0 », « Vide » et « 2 », le nombre obtenu sera « 3 ». Maximum : Indique la plus grande valeur existante. Minimum : Indique la plus petite valeur existante (ne tiens pas compte des lignes vides). Somme : Additionne les valeurs. Nombre de valeurs distinctes : Calcule le nombre de valeurs différentes (tiens compte des lignes vides).  S'il y a 4 lignes qui contiennent les valeurs suivantes : « 1 », « Vide », « 1 » et « 3 », le nombre de valeurs distinctes obtenu sera « 3 ».

Affichage

A : Permet d’indiquer une mention à afficher au-dessus de l'en-tête des colonnes pour identifier des groupes de colonnes.

B : Permet de changer le nom de l'en-tête d’une colonne sur le rapport. Par défaut, le nom de l’en-tête est le même que le nom du champ.

C : Permet d’indiquer l’espace que doit occuper la colonne sur le rapport. L'unité de mesure dépend de celui choisi lors de la configuration des options visuelles.

D : Permet de choisir l’alignement des lignes de données dans la colonne.

E : Permet d'inscrire quelque chose dans un champ vide au lieu de le laisser vide.

F : Permet de configurer un champ sans l’afficher dans le rapport. Par exemple, pour afficher la colonne « Individu » (qui contient prénom et nom de l'individu) en ordre alphabétique de nom de famille, il faudrait ajouter la colonne « Nom », et lui attribuer l'ordre de tri. Puisque la colonne « Individu » apparaît déjà sur la rapport, il n'est pas nécessaire de voir la colonne « Nom », donc en cochant « Invisible », les individus seront triés par nom de famille et le nom de famille sera visible seulement une fois.

G : Permet d'afficher une case à cocher sur le rapport plutôt que 0 et 1 pour les champs qui sont des cases à cocher.

H : Permet de convertir un champ numérique en durée. Par exemple : « 1,5 » deviendrait « 1 h 30 ».

I : Permet de retirer la partie « Heure » d'un champ de type « Date et heure ». Par exemple : « 2015/01/12 8:53:24 » deviendrait « 2015/01/12 ».

J : Permet de retirer la partie « Date » d'un champ de type « Date et heure ». Par exemple : « 2015/01/12 8:53:24 » deviendrait « 8:53:24 ».

Calcul sur colonne

6 « Type » de totaux sont disponibles. Moyenne calcule la moyenne des valeurs existantes en ne tenant pas compte des lignes vides. Par exemple les valeurs 3, vide, vide, 1 donnent une moyenne de 2. Nombre compte le nombre de lignes comprenant une valeur. Ne tient pas compte des lignes vides ni des zéros. Par exemple, les valeurs 1, 0, vide, 3, totalisent un nombre de 2. Nombre de cellule compte le nombre de lignes en tenant compte des lignes vides. C’est le seul type de total disponible sur des champs de type « texte ». Maximum indique la plus grande valeur existante. Minimum indique la plus petite valeur existante. Indique 0 s’il y a une ligne vide. Somme additionne les valeurs.

Par affiche la liste des « séparations » présentes dans le rapport et permet d’indiquer si on souhaite que le calcul soit effectué par rapport à chaque « séparation ».

Effectuer un grand total permet d’indiquer si l’on souhaite un résultat à la fin du rapport.

Exemple de calcul sur colonne

Fichier:ProDon Rapports personnalisés 18.png

Ajouter des séparations au rapport

Vous permet de sectionner le rapport en fonction d’une information particulière. Le sectionnement se fait chaque fois que le rapport rencontre une nouvelle information. Pour ajouter une séparation à un rapport, il faut d’abord cliquer sur « Ajouter » Fichier:ProDon Rapports personnalisés 03.jpg dans l’onglet « Séparations ». Vous obtiendrez la fenêtre suivante :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 20.jpg

Nom sera affiché sur le rapport pour désigner la séparation

Effectuer un changement de page permet de changer de page entre chaque tableau plutôt que de commencer le nouveau tableau immédiatement à la suite du précédent.

Invisible permet d’insérer une séparation sans l’afficher sur le rapport.

Champ permet d’indiquer sur quel champ doit être basé la séparation. Il est possible de mettre plusieurs champs.

ATTENTION : Les séparations peuvent occasionner des erreurs si elles sont mal interprétées. Par exemple, le champ « Client » contient l’information « Nom de compagnie »  OU « Nom » ET « Prénom ». Donc, si deux clients ont exactement le même nom et prénom, ils seront regroupés puisque l’information du champ « Client » est la même. Il est donc plus judicieux de séparer par « NUC » puisque deux clients ne peuvent pas avoir le même « NUC ».

Valeur configurable

Une valeur configurable est souvent utilisée pour inclure plusieurs champs dans une même colonne.

Par exemple, au lieu d'afficher les champs adresse, ville, province et code postal sur 4 colonnes, il est possible d'afficher ces 4 informations dans une valeur configurable.

A : Pour ajouter une valeur configurable, il faut d'abord la choisir dans le « champ », puis cliquer sur .

Fichier:ProDon Rapports personnalisés 033.png

La fenêtre suivante s'ouvre :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 034.png
B : Contient la liste des champs à insérer dans la colonne.  Il suffit de double-cliquer pour ajouter un champ en C.	C : Affiche l'information qui sera affichée dans la colonne.  Il est possible de taper directement dans cette boîte pour ajouter du texte entre les champs à utiliser.

Valeur conditionnelle

Une valeur conditionnelle permet d'afficher une information en fonction de la réponse à une condition donnée.

Exemple : Dans une colonne du rapport, si le client est anonyme on souhaite afficher une case vide, sinon on affiche le montant de sa transaction.

A : Pour ajouter une valeur conditionnelle, il faut la choisir dans le « champ », choisir le type en B puis cliquer sur .

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B : Le type de colonne aura un impact sur le résultat possible de la condition ainsi que sur les options disponibles pour cette colonne.  Par exemple, il sera impossible de faire une somme sur un type « Texte ».

Fichier:ProDon Rapports personnalisés 029.png
C : Double-cliquer sur cette case permet de configurer la condition.	D : Double-cliquer sur cette ligne permet de configurer le résultat à afficher lorsque la condition en C est vraie.
E : Il est possible d'ajouter ou supprimer des conditions.

Après avoir double-cliqué sur la condition, la fenêtre suivante s'ouvre :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 030.png
A : Contient la liste des champs pouvant être utilisés pour bâtir la condition; il suffit de double-cliquer sur une ligne pour qu'elle s'ajoute en C.	B : Permet d'insérer des opérations dans la condition.
C : Affiche la condition. Il est possible d'ajouter manuellement de l'information comme le « 1 ».

Après avoir double-cliqué sur le résultat, la fenêtre suivante s'ouvre :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 031.png
A : Contient les champs pouvant être utilisés dans le résultat de la condition.  Il suffit de double-cliquer sur le champ désiré pour l'ajouter au résultat.	B : Permet d'insérer des opérations dans le résultat.
C : Contient le résultat à afficher.  Il est possible d'insérer du vide en inscrivant deux apostrophes (pas un guillemet anglais).

Fichier:ProDon Rapports personnalisés 032.png

Si la dernière condition est vide, son résultat sera appliqué pour toutes les situations ne répondant pas à une des conditions précédentes.  Dans l'exemple ci-dessus, si la case anonyme est cochée, on n'affiche rien (double apostrophe).  Dans tous les autres cas, on affiche le montant de la transaction.

Fonction de calcul

Une « Fonction de calcul » est une opération mathématique permettant d’obtenir un résultat précis.

Par exemple, il est possible de prendre le champ montant et de le multiplier par 0,10 afin d'obtenir une colonne qui affiche 10 % de la valeur des montants de transaction.

A : Pour utiliser une fonction de calcul sur un rapport, il faut d’abord choisir « *Fonction de calcul » dans la liste des champs, puis cliquer sur .

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La fenêtre suivante s’ouvre :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 027.png
B : Contient la liste de tous les champs de type numérique.  Il suffit de double-cliquer dessus pour les ajouter à la fonction.	C : Cliquer sur l'opérateur l'ajoute à la fonction.
D : Affiche la fonction de calcul.  Il est possible d'ajouter manuellement de l'information comme le « 0.10 ».

Utiliser l’option « Ce rapport est un regroupement »

Cette option permet d’afficher plusieurs lignes de la grille en une seule ligne sur le rapport. Pour être regroupées, les lignes doivent contenir une information identique dans toutes les colonnes utilisées sur le rapport, à l’exception des colonnes sur lesquelles une opération de regroupement est effectuée.

Exemple de recherche à l’écran :

Un décompte manuel permet de trouver : 14 transactions effectuées par 5 clients différents pour 1 seule occasion.

Fichier:ProDon Rapports personnalisés 22.jpg

Dans le rapport qui suit, les colonnes « NUC », « Client », « Occasion » et « Montant » sont affichées. De plus, une « Opération de regroupement » est effectuée sur le champ « Montant ».

Voici le résultat :
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 23.jpg

Exemples de rapports

Exemple 1 : Un rapport créé à partir de l’onglet « Participants » dans « Analyse et Historique » pour une journée de golf.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 24.jpg
Configuration :

Le rapport utilise une « Séparation » par le champ « Option » qui correspond au numéro de quatuor. « L’alignement » des 2 dernières colonnes est « Centré ». Un « Calcul sur colonne » de type « Nombre de ligne » est effectué sur le champ « Payeur ».

Exemple 2 : Un rapport fait à partir d’analyse et historique et illustrant le montant total donné par client et séparé par ville.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 25.jpg
Configuration :

Le rapport utilise les options « Inclure les séparations dans la grille » et « Ce rapport est un regroupement ». L’option « Afficher la grille » est décochée.

Une « Séparation » par le champ « Ville » a été insérée.

La colonne « Total » est basée sur le champ « Montant » et utilise une « Op. regroupement » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Somme ». La colonne « Nombre » est basée sur le champ « # Tr. » et utilise une « Op. regroupement » de type « Nombre » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Somme ». La colonne « Moyenne » est basée sur le champ « Montant » et utilise une « Op. regroupement » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Moyenne ».

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