ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)
Modèle:Entete Fonctions communes
Sommaire
- 1 Introduction
- 2 Sommaire des tâches à l'ouverture de ProDon
- 3 Fenêtre de rappel
- 4 Accéder aux tâches et historique
- 5 Gestion des tâches et historique
- 6 Ajout / modification d'une tâche
- 6.1 Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches
- 6.2 Onglet « Rappel »
- 6.3 Onglet « Création / modification »
- 6.4 Onglet « En réalisation »
- 6.5 Onglet « Terminée »
- 6.6 Onglet « Description »
- 6.7 Onglet « Accessibilité »
- 6.8 Onglet « Documents »
- 6.9 Onglet « Caractéristiques »
- 6.10 Onglet « Tâches liées »
Introduction
La gestion des tâches et historique est un outil intégré à ProDon, qui permet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des gens de la base de données et de conserver tout historique.
Avec cet outil, il est possible d'activer l'option de rappel à une date et une heure précise afin de recevoir une notification au moment désiré pour faire un suivi ponctuel.
De plus, il est possible d’insérer des documents (Word, PDF, courriel...) directement dans le dossier d'une tâche pour classer toute information reliée sécifiquement à un suivi.
Aussi, si le module « Réseau » est actif, il est possible de gérer l'accessibilité pour partager l'information ou pour attribuer une tâche à un autre membre de l'équipe.
Sommaire des tâches à l'ouverture de ProDon
Pour entrer dans ProDon, si le module « Réseau » n'est pas activé, le nom d'utilisateur et le mot de passe est toujours le même. Si le module « Réseau » est actif, chaque utilisateur entre son nom d'utilisateur et son mot de passe.
À l'ouverture de ProDon, cette fenêtre s'ouvre. Elle contient le sommaire des tâches « | |
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Fenêtre de rappel
La fenêtre suivante s'ouvre lorsqu'un ou des rappels ont été activés dans une tâche. Pour plus de détails concernant l'activation d'un rappel, consulter cette section. | |
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A : Il s'agit de la liste des tâches pour lesquelles des rappels ont été activés. NOTE : Tous les rappels sont toujours affichés dans une seule fenêtre. Si cette fenêtre est ouverte et qu'il y a un nouveau rappel, une ligne s'ajoutera à cette liste. |
B : Il s'agit de l'objet de la tâche sélectionnée en A. |
C : Le bouton « |
D : Le bouton « |
E : Le bouton « NOTE : Cette fonction n'est pas recommandée, il est préférable d'effacer les rappels un par un à l'aide du bouton en F. |
F : Le bouton «
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G : Le bouton « NOTE : Spécifier à l'aide de la liste déroulante, dans combien de temps le rappel doit être répété. |
H : Ce bouton permet de réduire la fenêtre de rappels afin de conserver les rappels dans la fenêtre. De cette façon, il est possible de venir consulter les rappel au moment désiré, plutôt que de répéter les rappel lorsque le temps en G sera écoulé. NOTE : Lorsqu'un nouveau rappel apparaît dans la fenêtre et que celle-ci est réduite, elle clignotera en orange dans la barre des menus de Windows. |
Accéder aux tâches et historique
Il est possible d'accéder aux tâches et historique à partir de plusieurs endroits dans ProDon :
- À partir du menu principal
- À partir de la barre de raccourcis
- À partir de la « Gestion des clients »
- À partir d'une fiche client
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal de ProDon. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon;
- Ouvrir, consulter et modifier une tâche existante;
- Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
NOTE : Pour ajouter une tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir du menu principal, cliquer sur le menu « Analyse », puis choisir « |
À partir de la barre de raccourcis
Il est possible d'accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil. Dans cette gestion, il est possible de :
- Consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon;
- Ouvrir, consulter et modifier une tâche existante;
- Ajouter une nouvelle tâche sans référence à un client, par exemple, pour une tâche de suivi d'une activité interne.
NOTE : Pour ajouter une tâche identique à plusieurs clients en même temps, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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A : Pour accéder à la « Gestion des tâches et historique » à partir de la barre de raccourcis de la page d'accueil, cliquer sur le bouton |
B : Il s'agit du sommaire des tâches en cours. |
NOTE : Si le bouton des tâches et historique n'est pas visible dans la barre de raccourcis, consulter les lettres C et D de la section « Barre d'icônes », du document « Préférences ». |
À partir de la « Gestion des clients »
À partir de la « Gestion des clients », il est possible de :
- Consulter, ajouter, modifier, terminer ou supprimer les tâches d'un client à la fois;
- Ajouter une nouvelle tâche identique pour plusieurs clients à la fois.
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans ProDon, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ».
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Pour accéder à la « Gestion des clients », cliquer d'abord sur le menu « Clients » de la page principale, puis choisir « |
Après avoir cliqué sur « | |
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A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en A. |
C : Le bouton NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client sélectionné en A. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour le client sélectionné en A, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
D : Le bouton |
Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : Indique le nom du client pour lequel les tâches en E sont planifiées. |
B : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours. |
C : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches terminées. |
D : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes des tâches terminées et non-terminées. |
E : Il s'agit des tâches non-terminées pour le client spécifié en A. |
F : Le bouton |
G : Le bouton |
H : Le bouton |
À partir d'une fiche client
À partir d'une fiche client, il est possible de :
- Consulter les tâches d'un client en particulier;
- Consulter, modifier, terminer ou supprimer les tâches pour un client en particulier.
NOTE : Pour savoir comment consulter la liste de toutes les tâches existantes dans la base de données, voir les sections « À partir du menu principal » ou « À partir de la barre de raccourcis ». Pour savoir comment ajouter des nouvelles tâches pour plusieurs clients à la fois, consulter la section « À partir de la « Gestion des clients » ».
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Pour accéder à la fiche d'un client, aller d'abord dans la « Gestion des clients ». Pour ce faire, à partir de la page principale, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir |
Après avoir cliqué sur « | |
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A : Il s'agit de la liste des clients de la base de données, double-cliquer sur la ligne du client dont une tâche doit être ajoutée, consultée, modifiée ou terminée. |
B : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client dans la liste en A. |
Après avoir double-cliqué sur le client dont une tâche doit être ajoutée, consultée ou modifiée, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Le bouton NOTE : Lorsque le bouton est orange, c'est qu'il y a une ou plusieurs tâches en cours pour le client à l'écran. S'il est bleu, c'est qu'il n'y a aucune tâche en cours pour ce client, par contre, il y a possiblement des tâches « complétées » qui demeurent en historique pour ce client. |
Gestion des tâches et historique
Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : L’onglet « Tâches non-complétées » permet de voir la liste des tâches en cours. |
B : L’onglet « Tâche complétées » permet de voir la liste des tâches complétées. |
C : L’onglet « Toutes les tâches » permet de voir la listes des tâches, en cours et des tâches complétées. |
D : Il s'agit de la liste de toutes les tâches non-terminées de la base de données. NOTE : Si cette fenêtre est ouverte à partir de la « Gestion des clients », elle contient les tâches d'un seul client. |
E : Il s'agit de la barre de recherche, qui permet de rechercher un client de la liste en D. |
F : Permet de produire des rapports. NOTE : Deux rapports sont disponibles, la liste sommaire des tâches et le détail de la tâche sélectionnée. |
G : Permet de filtrer les tâches de la liste en D. Pour plus d'informations concernant les filtres, consulter le document « Filtrer les informations (Requêtes) ». |
H : Le bouton |
I : Le bouton |
J : Le bouton |
K : Permet d'exporter dans Excel la liste des tâches en D. Pour plus d'informations concernant l'exportation, consulter le document « Exportation et fusion de données ». |
L : Le bouton |
Ajout / modification d'une tâche
Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : Permet de choisir dans quel intervalle de dates la tâche doit être effectuée. |
B : Permet d'indiquer un approximatif du temps de réalisation de la tâche. |
C : Permet de choisir le type de la tâche. Il est possible d'en choisir un déjà créé en cliquant sur la flèche déroulante ou d'en crééer un nouveau en cliquant sur le bouton |
D : Permet d'inscrire l'objet de la tâche. Choisir un objet assez démonstratif afin de pouvoir retrouver facilement la tâche lors d'une recherche ultérieure. |
E : Le bouton |
F : Permet de spécifier la date à laquelle la tâche viendra à échéance. NOTE : Il est possible que ce champ ne soit pas modifiable, dépendemment du choix fait en A. |
H : Il s'agit du numéro de la tâche. NOTE : Ce numéro est généré automatiquement par ProDon et n'est pas modifiable. | |
I : Permet de spécifier le niveau de priorité de la tâche. |
J : Le bouton |
K : Le bouton |
L : Il s'agit du client auquel la tâche est affectée. Pour le désaffecter, cliquer sur le bouton |
M : Indique le statut de la tâche. |
N : Le bouton |
O : Le bouton |
P : Le bouton |
Q : Le bouton |
R : Le bouton |
S : Le bouton |
T : Le bouton |
Fenêtre « Planification d'une tâche périodique / Génération d'un lot de tâches
La fenêtre suivante s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton de cette fenêtre.
Onglet « Planification d'une tâche périodique »
Cet onglet permet de configurer une tâche de façon périodique.
Onglet « Génération d'un lot de tâches »
Cet onglet permet de générer un lot de tâches. Un lot de tâches est configuré de la même façon qu'un tâche périodique, mais peut contenir des exceptions.
Onglet « Génération »
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A : Permet de spécifier la date de la première tâche. |
B : Permet de spécifier pour quel jour de la semaine la tâche doit être créée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée le vendredi. |
C : Permet de choisir la fréquence à laquelle la tâche doit être effectuée. Dans cet exemple, la tâche doit être effectuée hebdomadairement. |
D : Permet de choisir à combien de reprises la tâche devra être effectuée. Dans cet exemple, la tâche devra être effectuée 14 fois, donc jusqu'au 31 août. Il est également possible de répéter la tâche indéfiniment. |
E : Il s'agit du détail de la périodicité de la tâche. |
F : Le bouton « |
G : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en H et I, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D ou d'ajouter des dates au choix à partir de l'onglet « Calendrier ». |
H : Le bouton |
I : Le bouton |
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Onglet « Calendrier »
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A : Il est possible d'ajouter une date au choix à la liste en B afin de crééer une tâche pour cette date. Pour ce faire, sélectionner la date dans le calendrier, puis cliquer sur le bouton « |
B : Il s'agit des dates auxquelles des tâches seront créées. Il est possible de supprimer des dates à l'aide des boutons en C et D, d'ajouter des dates qui répondent à des critères de périodicité en A, B, C et D de l'onglet « Génération » ou d'ajouter des dates au choix à l'aide du calendrier en A. |
C : Le bouton |
D : Le bouton |
Onglet « Répétition d'une tâche à intervalle »
Cet onglet permet de répéter une tâche chaque fois qu'elle est terminée ou annulée.
Onglet « Rappel »
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A : Si cette case est cochée, un rappel sera activé pour cette tâche. Cette fenêtre s'ouvrira à la date et l'heure spécifiées en B ou en C. |
B : Si cette case est cochée, il est possible de choisir combien de temps avant le début de la tâche la fenêtre de rappel doit apparaître. |
C : Si cette case est cochée, il est possible de choisir à quelle date et heure la fenêtre de rappel doit apparaître. |
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Onglet « Création / modification »
Onglet « En réalisation »
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A : Indique quel utilisateur de ProDon a mis la tâche en réalisation ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été mise en réalisation. |
Onglet « Terminée »
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A : Indique quel utilisateur de ProDon a terminé la tâche ainsi que l'heure et la date à laquelle la tâche a été terminée. |
Onglet « Description »
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A : Le bouton NOTE : Si le module réseau n'est pas activé dans ProDon, le nom de l'utilisateur ne s'inscrira pas puisqu'il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur. |
B : Le bouton |
C : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche. Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
D : Le bouton |
E : Le bouton |
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Après avoir cliqué sur le bouton | |
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A : Il s'agit du suivi qui a été effectué pour cette tâche, Dans le haut, un modèle de texte a été inséré, puis sous le modèle de texte, il s'agit du suivi qui a été fait avec le client. La date et l'heure de chaque échange avec le client a été inscrite. |
B : Après avoir modifié ou consulté les informations en A ou ajouté un modèle de texte en C, cliquer sur le bouton « |
C : Le bouton |
D : Le bouton « |
E : Le bouton « |
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Après avoir cliqué sur le bouton « | |
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A : Il s'agit des modèles de texte déjà créés. |
B : Le bouton « Nouveau » permet de crééer un nouveau modèle de texte. Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre. |
Onglet « Accessibilité »
Onglet « Documents »
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A : Il s'agit de la liste de tous les documents liés à la tâche. |
B : Le bouton |
C : Le bouton |
D : Le bouton |
E : Le bouton |
F : Le bouton |
G : Le bouton |
H : Le bouton |
Après avoir cliqué sur le bouton | |
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En cliquant sur le bouton « | |
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En cliquant sur le bouton « |
Onglet « Caractéristiques »
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A : Il s'agit de la liste des caractéristiques pour cette tâche. |
B : Le bouton NOTE : La caractéristique dois être préalablement créée dans la « Gestion des caractéristiques ». Pour savoir comment crééer une caractéristique, consulter le document « Gestion des caractéristiques ». |
C : Le bouton NOTE : Le groupe de caractéristiques dois être préalablement créé dans la « Gestion des caractéristiques ». |
D : Le bouton |
E : Le bouton |
F : Le bouton |
Onglet « Tâches liées »
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A : Il s'agit de la liste des tâches qui sont liées à la tâche en modification. |
B : Il s'agit de la description de la tâche sélectionnée en A. |
C : Le bouton |
D : Le bouton |
E : Le bouton |
F : Le bouton |
G : Le bouton |
H : Le bouton |
I : Le bouton |
Nom du document : ProDon:Gestion des tâches et historique - Gestion de la relation client (CRM)