ProDon:Lexique

Lexique

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LISTE SOMMAIRE DES PRINCIPAUX TERMES DU LOGICIEL

Voici une liste sommaire des principaux termes utilisés dans les documents d’aide.

Les documents d’aide sont conçus pour faciliter l’apprentissage et offrir une meilleure compréhension du logiciel, ce qui permet ainsi d’utiliser son potentiel au maximum.

Ces documents sont tenus à jour le plus possible et de nouveaux sont créés suite à l'analyse des interventions faites avec les clients. Si à la lecture de ces documents, certaines parties ne semblent pas claires, ou des erreurs sont constatées, il est important de nous le faire savoir et nous apporterons les corrections qui s’imposent.

Merci de votre collaboration!

Activité	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités doivent être créées afin de détailler les transactions liées à cette occasion de dons.
Appellation	Champ existant dans Prodon. Il représente le mot précédant le prénom d’un client dans une salutation (ex. : monsieur, madame, etc.).
Barre de recherche	Outil présent dans le haut de pratiquement toutes les grilles de gestion de Prodon, qui permet d'effectuer des recherches en inscrivant un mot clé, une portion de mot ou une fonction de recherche dans une boîte de recherche.
Bénéficiaire	Lorsque le module bénéficiaires est activé dans Prodon, il est possible de créer des clients bénéficiaires et des occasions bénéficiaires, afin d'effectuer des transactions bénéficiaires.
Bien	Lorsqu'un don autre que monétaire est effectué, le mode de paiement « Nature » doit être sélectionné dans la transaction, il faut alors spécifier quel bien a été donné (ex. : meuble, articles divers).
Boîte de recherche	La barre de recherche contient une boîte de recherche pour chaque champ de la grille de gestion. C'est dans ces boîtes de recherche que les critères de recherche doivent être spécifiés.
Campagne	Permet de regrouper des occasions de dons et de fixer un objectif pour les occasions sélectionnées, sur une période déterminée.
Caractéristique	Permet de documenter une information dans Prodon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom, une valeur, ainsi que des dates de début et de fin.
Catégorie de clients	Permet de documenter une information dans Prodon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Une catégorie de client se présente sous forme de case à cocher.
Champ	Dans Prodon, chaque donnée saisie est insérée dans une colonne qui porte un nom unique. Généralement, le nom de l’en-tête de la colonne est le nom du champ.
Champ de fusion	Champs à insérer dans le document maître lors d'un publipostage.
Champ obligatoire	Il est possible de rendre obligatoire des champs. Si un champ obligatoire n'est pas rempli lors de la confirmation de l'ajout ou de la modification d'une fiche, un message apparaît.
Champ personnalisé	Permet de documenter une information dans Prodon si aucun champ déjà existant ne permet de le faire. Il est possible d’y spécifier un nom et une valeur.
Cie	Champ existant dans Prodon. Il permet de spécifier le nom de la compagnie du client.
Client	Tout individu ou compagnie inscrite dans la gestion des clients de Prodon (ex. : donateur, bénéficiaire, défunt, solliciteur, etc.).
Client anonyme	Lorsqu'un client désire demeurer anonyme, l'organisme doit s'assurer de ne jamais divulguer son nom dans les rapports publiques.
Client bénéficiaire	Client (association, fondation, étudiant, etc.) à qui l'organisation verse une somme (ex. : prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.).
Client inactif	Client auquel aucune transaction ne peut être attribuée. Il peut cependant être utilisé comme défunt dans une transaction don in memoriam.
Client lié	Client lié à une transaction n'étant pas le donateur ni le client tiers (ex. : parent, intervenant, personne honorée, etc.).
Client tiers	Client grâce auquel une transaction est effectuée sans qu'il soit le donateur ou le solliciteur (ex. : le client A est sollicité et sa conjointe nous envoie un don, dans cet exemple, le client A est le client tiers et la conjointe est le donateur).
Compte de banque	À chaque report de transactions, le compte de banque dans lequel le dépôt sera effectué doit être spécifié. Lorsqu'un compte de banque est créé dans Prodon, il faut spécifier le nom de l'institution financière et le numéro du compte.
Compte d'affectations comptables	Les comptes d'affectations comptables créés dans Prodon, sont habituellement en lien avec les comptes utilisés dans le logiciel comptable de l'organisme.
Contact principal	Personne contact à l'intérieur d'une fiche client (ex. : personne à contacter dans une entreprise).
Création	Date apparaissant lors de la création d'une fiche (client, tâche, transaction, etc.).
CRM	Signifie « Gestion de la relation client ». Dans Prodon, la gestion de la relation client se fait à partir des tâches et historique.
CVV	La valeur de vérification de carte (CVV) est un nombre à 3 chiffres qui figure au dos des cartes de crédit (Visa, Eurocard et Mastercard), dans la bande réservée à la signature. Cette protection supplémentaire permet de valider la transaction et de lutter contre la fraude. Cette valeur n'est pas mentionnée dans les informations de la bande magnétique et n'apparaît pas sur les reçus. Cette information sert à être divulguée par téléphone ou saisie sur le Web. En aucun cas elle ne doit être visible sur un coupon-réponse.
Défunt	Personne pour laquelle un don in memoriam a été effectué. Pour plus d'informations sur le défunt dans une transaction, consulter le document « Différents clients d'une transaction ».
Dépense	Pour chaque occasion de dons, une ou plusieurs activités de dépenses doivent être créées afin de détailler les transactions liées aux dépenses occasionnées par la tenue de cette occasion de dons.
Document à émettre	Document lié à une transaction (ex. : lettre de remerciement) qui se trouve dans la gestion « Traitement par lots : Documents » de Prodon suite à la saisie d'une transaction.
Document maître	Document Word qui utilise des champs de fusion pour le publipostage ou le PubliCourriel.
Don en ligne	Module de Prodon qui permet aux donateurs de faire des dons ou de s'inscrire à des événements de l'organisme à partir du Web.
Don in memoriam	Don fait à la mémoire d'un défunt. Ce type de transaction implique généralement 3 individus : le donateur, le défunt et la personne à aviser du don.
Doublon	Client présent plus d’une fois dans la base de donnée.
Effet bancaire	Modes de paiement nécessitant un dépôt physique à la banque (ex. : espèces, mandat-poste, chèque, etc.).
Engagement	Don fait en plusieurs versements.
Envoi provisoire	Un envoi provisoire est un envoi d'un Publicourriel unique sans suivi.
Espèces	Terme pour désigner de l’argent sous forme de comptant.
Évaluateur	Champ disponible dans une transaction ayant un mode de paiement en nature, afin d’y saisir le nom et l’adresse d’un évaluateur externe.
Exclu du publipostage	Client de la base de données qui ne souhaite plus être sollicité par publipostage.
Exportation et fusion	Permet d’exporter des données vers des documents de format Word, Excel, Texte.
Facturation	Permet de générer des factures aux clients de la base de données.
Filtre courant	Permet de créer un filtre selon des critères de recherche spécifiques, puis de l'enregistrer, afin de le réutiliser.
Filtre temporaire	Permet de filtrer des informations selon des critères de recherche spécifiques. Un filtre temporaire ne peut s'utiliser qu'une seule fois, pour enregistrer un filtre, utiliser plutôt le filtre courant.
Fonction de recherche	Fonction spéciale saisie dans la boîte de recherche, afin d’isoler des éléments spécifiques. La légende de la barre de recherche contient toutes les différentes fonctions de recherche.
Fonctions avancées	Menu disponible dans plusieurs gestions de Prodon, qui contient plusieurs fonctions de modifications avancées.
Fonctions spéciales	Menu disponible dans plusieurs gestions de Prodon, qui contient plusieurs fonctions de modifications avancées. Ce menu est visible par tous les utilisateurs, mais accessible seulement par ceux qui ont l'accès.
Format	Disposition prédéfinie des données à saisir dans un champ (ex. : un champ code postal doit contenir 3 lettres et 3 chiffres, les lettres doivent être en majuscules et il doit y avoir un espace entre les 3 premiers caractères et les 3 derniers. Si le format est prédéfini et que l'information saisie ne respecte pas ces critères, une fenêtre d'avertissement apparaîtra.).
Formulaire Web	Formulaire hébergé sur le site Web de dons en ligne. Chaque formulaire est attaché à une occasion de dons, ce qui fait que les internautes peuvent s'inscrire en ligne aux activités bénéfices de l'organisme, ou faire un don directement par le Web.
Grille de gestion	L'endroit dans laquelle sont représentées toutes les données ayant des informations relatives ensemble.
Groupe d'âge	Groupe d'âge des clients inscrits (pour profilage ou segmentation).
Historique des engagements	Outil qui permet de voir les engagements récurrent ou planifié des clients de la base de données. On peut aussi y trouver les engagements en cours ainsi que ceux terminés et les engagements des bénéficiaires.
Historique des envois	Outil qui permet de conserver des traces des envois effectués aux clients de la base de données.
Historique des participants	Outil qui permet de voir les participants aux événements, ainsi que les informations demandées via les caractéristiques.
Historique des transactions	Outil qui permet de voir l'historique des transactions de tous les clients de la base de données ayant fait au moins une transaction. On y trouve les transactions reportées, non reportées, en attente, les transactions bénéficiaires, les transactions annulées ou actives.
Importation	Les modules d'importations permettent d'importer dans Prodon des données externes (ex. : à partir d'un fichier Excel ou txt).
Inactif	Élément qui ne peut plus être utilisé, mais qui est toujours existant et disponible dans Prodon pour générer des rapports, des filtres, des recherches, etc. Plusieurs éléments peuvent être désactivés, tel que les occasions de dons, les documents maîtres, les comptes d'affectations comptables, les modes de paiement, etc.
Intégration comptable	Transfert des informations comptables vers un logiciel comptable externe à Prodon.
Jeton	Le jeton d'authentification est une solution d'authentification forte. Les jetons sont utilisés pour prouver une identité par voie électronique (comme un client tentant d'accéder à son compte en banque). Le jeton agit comme une clé électronique pour ouvrir l’accès à des données et est utilisé en complément ou à la place d'un mot de passe pour prouver que le client est bien celui qu'il prétend être.
Libellé	Nom d'un champ. Dans un formulaire Web et sur le site Web du don en ligne, plusieurs libellés peuvent être personnalisés.
Liste active	Liste de tous les enregistrements qui apparaissent dans la grille de gestion.
Liste de distribution	Liste des clients à qui un PubliCourriel sera envoyé.
Liste déroulante dynamique	Champ de la base de données qui se présente sous forme de liste de choix. Des choix peuvent être prédéfinis ou ajoutés lors de la saisie du champ.
Liste personnalisée	Outil qui permet de créer des listes de clients, à partir d'une liste active ou de différents critères (ex. : critères de transactions, critères d'envois, etc.).
Liste personnalisée dynamique	Liste personnalisée qui se tient à jour en fonction des critères qui ont servi à la créer. Le nombre de clients faisant partie de cette liste peut donc varier.
Liste personnalisée statique	Liste personnalisée qui ne se tient pas à jour d’elle-même. Il est donc uniquement possible de consulter la liste telle qu’elle était lors de sa création ou de sa dernière modification.
Lot	Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations.
Mise à jour	Permet de mettre à jour Prodon.
Mode de paiement	Méthode utilisée pour effectuer le paiement d'une transaction (ex. : argent comptant, chèque, Master Card, Visa, nature, etc.).
Mode de paiement promesse	Permet d’enregistrer une transaction qui sera payée plus tard.
Mode de paiement nature	Permet d'enregistrer des dons en biens et services dans la base de données.
Multiorganisme	Module qui permet de gérer les dons d'organismes différents dans une même base de données.
Modification	Date apparaissant lors de la modification d'une fiche client ou d'une tâche.
Numéro de client	Numéro unique du client que Prodon attribue automatiquement lors de la création d’un nouveau client.
Occasion bénéficiaire	Occasion de dons pour laquelle il est possible d'enregistrer des transactions bénéficiaires.
Occasion de dons	Centre de la structure financière de Prodon. Une occasion de dons est une source de revenus (ex. : don général, événement, don planifié, etc.) et est composée d'activités et de dépenses.
Paiement électronique	Tout paiement effectué avec une carte de crédit ou carte de débit.
Participant	Client qui participe à un événement.
PaySafe	Fournisseur de paiement électronique en temps réel (Web, terminal virtuel) de Logilys.
Période	Période de temps prédéfinie qui peut être utilisée dans les rapports, les listes personnalisées, etc. (ex. : vie, année financière 2020-2021, année 2020, etc.).
Personne à aviser	Personne à aviser des dons in memoriam qui ont été effectués à la mémoire d'un proche.
Préférences utilisateur / système	Permet de configurer plusieurs éléments de Prodon. Les préférences utilisateur sont uniques par profil utilisateur de Prodon. Les préférences systèmes sont modifiables uniquement par le profil superviseur et ont un impact sur tous les usagers.
Prospection	Permet de planifier des objectifs en lien avec des engagements.
Provenance	Permet de grouper les différents types de transactions de dons et de transactions bénéficiaires (ex. : don, activité bénéfice, bourse, heures de bénévolat, etc.).
PubliCourriel	Courriel envoyé à une liste de clients de la base de données.
Publipostage	Production massive et personnalisée d'un document maître fusionné avec des champs de Prodon, pour plusieurs clients en même temps.
Rappel	Avec la gestion des tâches et historique (CRM) de Prodon, il est possible d'activer un rappel sur une tâche.
Rapport	Document représentant un ensemble d'éléments transactionnels, clients ou autre.
Rapport personnalisé	Document fait par un utilisateur représentant un ensemble d'éléments transactionnels, clients ou autre.
Reçu	Pour chaque don, un reçu est généré automatiquement par Prodon (selon la configuration de l'occasion de dons pour laquelle le don a été effectué).
Reçu à calculer	Reçu dont le montant devra être calculé en fonction des dépenses engendrées dans le cadre de l'occasion de dons.
Reçu à délivrer	Reçu dont le montant est connu et qui peut être délivré.
Reçu annuel	Reçu dont le montant est le cumulatif des dons de l'année en cours, pour un même donateur. Habituellement émis une seule fois par année. Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un client qu'il désire recevoir un reçu consolidé annuellement.
Reçu avec remerciement intégré	Reçu avec un mot de remerciement intégré. Ce type de reçu est généré en 2 copies, la lettre de remerciement dans le haut et les 2 copies du reçu dans le bas de la feuille.
Reçu stantard	Reçu disponible en plusieurs formats, mais avec une personnalisation limitée. Ce type de reçu est maintenu à jour par Logilys et il est conforme avec l’ARC (Agence du Revenu du Canada) et avec les normes canadiennes.
Reçu Word	Reçu édité avec Word et personnalisé avec un formateur Prodon, selon la demande. Ce type de reçu est conforme avec l'ARC (Agence du Revenu du Canada) seulement au moment de la livraison du logiciel, il est donc important de le maintenir à jour selon les normes canadiennes par la suite.
Régions	Il existe trois notions relatives aux régions dans Prodon : les types de régions, les régions et la définition des régions.
Relations	Représente le lien possible d’un client vers un autre en passant par les relations qui l’unissent à d’autres clients. Par exemple, pour vérifier rapidement si la fondation connaît quelqu'un qui connaît quelqu'un qui connaît...
Report de transactions	Une fois que les transactions sont saisies et validées dans Prodon, il faut les reporter. Généralement, un report de transactions est effectué lors de chaque dépôt.
Salutation	Champ fusionné regroupant plusieurs champs avec une disposition spécifique et qui sera utilisé dans les documents maîtres. Il existe plusieurs types de salutations et chaque type est personnalisable selon les besoins.
Sauvegarde de données	Permet d'enregistrer les données de la base de données. À chaque sauvegarde, Prodon crée un fichier ayant pour nom la date et l'heure de la sauvegarde.
Secteur d’activité	Type d'emploi que les clients de la base de données occupent (ex. : agriculture, commerce au détail, médical, industriel, enseignement, etc.).
Solliciteur	Personne qui sollicite les donateurs.
Sommaire	Outil de calcul financier dont le résultat peut être utilisé dans un rapport personnalisé ou dans un document maître.
Sommaire d'analyse	Résumé transactionnel basé sur un critère précis (ex. : sommaire par année, sommaire par client, par ville, etc.).
Suffixe	Champ de Prodon qui s'inscrit après le nom d’un individu (ex. : « ,Md. » pour médecin, « ,Ing. » pour ingénieur, etc.).
Tâches et historique	Gestion de Prodon qui permet de gérer toutes les communications et les suivis auprès des clients de la base de données et de conserver tout historique.
Transaction	Transaction générale de Prodon, payée par argent, chèque, transaction électronique, paiement instantané, don en biens, etc.
Transaction anonyme	Lorsqu'un client désire qu'une transaction demeure anonyme, l'organisme doit s'assurer de ne jamais divulguer le nom du donateur dans les rapports publiques qui contiennent cette transaction.
Transaction bénéficiaire	Transaction représentant une somme (ex. : prêts et bourses, services offerts, projets spéciaux, etc.) émise ou distribuée à un client bénéficiaire (associations, fondations, étudiants, etc.).
Transaction de dépense	Paiement d'une dépense occasionnée par la tenue d'une occasion de dons.
Transaction en attente	Transaction saisie dans Prodon qui sera payée plus tard.
Transaction négative	Crédit d'une transaction (ex. : remboursement d'une transactions électronique).
Transaction non-reportée	Transaction saisie dans Prodon qui n'a pas été validée et déposée. Le reçu et les documents ne peuvent pas être émis tant que la transaction n'a pas été reportée.
Transaction reportée	Transaction qui a été validée et déposée. Chaque report de transactions est rattaché à un numéro de lot unique, ce qui facilite la vérification future des informations.
Vue	Configuration des champs visibles dans la grille de gestion.

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