Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

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Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments ayant un point en commun.  Que ce soit tous les clients demeurant dans une ville précise, toutes les transactions d'un tournoi de golf ou encore tous les comptes de GL débutant par 40.  Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cette icône : Bouton Filtre Filtrer.png.

En cliquant sur le bouton Bouton Filtre Filtrer.png, le menu suivant apparait.
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Si vous choisissez l'option « Ajouter un filtre », vous devrez lui donner un nom et il se retrouvera ensuite dans le menu déroulant « Filtre courant ».

Filtre temporaire et filtre courant

Filtre temporaire

L'option « Filtre temporaire » affiche directement l'écran de filtre.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 040.png

Filtre courant

L'option « Ajouter un filtre » permet de donner un nom au filtre que l'on s'apprête à créer.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 041.png

Lorsque le filtre est créé, il est ensuite disponible dans le menu déroulant « Filtre courant » pour usage ultérieur.

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Onglet « Spécial »

Sélection

Lorsque vous filtrez une sélection, il est important de retenir que vous pouvez cocher plus d’une case pour effectuer votre filtre. Il existe deux opérations possibles. Intersection (ET) ou Union (OU). Ces opérations s’appliquent uniquement lorsque vous cochez plus d’une case.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 043.png

Intersection (ET) permet de filtrer les clients appartenant à toutes les cases que vous avez cochées.

Union (OU) permet de filtrer les clients appartenant à au moins une des cases que vous avez cochées.

Recherche inverse vous permet d’obtenir les résultats contraires. Vous pouvez donc filtrer les éléments n’appartenant pas à toutes les cases (ET), ou encore les éléments n’appartenant pas à au moins une des cases que vous avez cochées (OU).

  • Exemple en utilisant la notion de client et de catégories :
  • Le client Robert possède les catégories « Bénévole » et  « Camelot ».
  • Le client Jean possède la catégories « Bénévole », mais pas la catégorie « Camelot ».
  • Le client David ne possède pas la catéghorie « Bénévole », ni la catégorie « Camelot ».
  • Dans la sélection, les cases correspondant aux catégories « Bénévoles » et « Camelot » sont toutes les deux cochées, ainsi que l'option « Recherche inverse ».
  • En utilisant l'intersection ET, les clients n'ayant pas toutes les cases cochées seront trouvé. Le résultat comprendra les clients David ainsi que Jean.
  • En utilisant l'intersection OU, les clients n'ayant aucune des cases cochées seront trouvé.  Le résultat comprendra le client David uniquement.

Lorsque l'opération appropriée est choisie, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition »

Caractéristiques

Il est possible de filtrer toutes les informations contenues dans une caractéristiques.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 044.png
A : Vous devez d'abord sélectionner le type de caractéristique approprié (Ex. : Client).
B : Vous devez ensuite choisir la caractéristiques sur laquelle vous désirez effectuer un filtre.
C : Une caractéristique contien plusieurs informations, si vous recherche sur plusieurs sections, la caractéristique trouvée devra comprendre toutes les informations sélectionnées.
D : Lorsque l'étape C est terminée, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition ».

Il est possible de filtrer les éléments n'ayant pas une caractéristique précise.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 045.png

Liens

Onglet « Champs »

Type de champs / Opération / Ordre des champs / exemple de recherche inverse / exemple de filtre simple

Utilisation des Opérations

Les filtres sur caractéristiques ou sur les champs permettent d'utiliser des opérations, en voici les particularités.

­ est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 007.png

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie qu’il n’y a pas de crochet dans la case à cocher.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur que vous inscrivez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 008.png

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs que vous spécifiez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 009.png

Pour un champ de type texte, les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, si vous inscrivez entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D mais contenant d’autres caractères. C’est obligatoire pour respecter l’ordre alphabétique puisque D vient avant Da alors que Dz vient en dernier.


Pour un champ de type numérique avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, si vous inscrivez entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.


Pour un champ de type date et/ou heure, les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, si vous inscrivez entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs que vous spécifiez. Pour composer votre liste, vous devez entrer une valeur, appuyer sur « Entrée » puis entrer votre deuxième valeur.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 010.png

est plus grand ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 011.png

Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 012.png

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « logique ou entier court » et signifie qu’il y a un crochet dans la case à cocher.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 013.png

contient ...

Signifie que l’information recherchée existe à l’intérieur du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 014.png

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 015.png

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 016.png

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « date et/ou heure » et vous permet d’utiliser les mêmes codes de recherche de date que dans la barre de recherche standard. Les différents codes sont affichés dans la liste déroulante.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 017.png

Liste de choix

Vous permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type texte « ville », vous obtiendrez la liste de toutes les villes déjà existantes dans votre base de données.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 018.png

Recherche inverse

Vous pouvez cocher l’option « Recherche inverse » pour toutes les opérations possibles. Cette option vous permet d’inverser les opérations possibles. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide ». Le libellé des opérations change afin de vous indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche Normale Recherche inverse
Fonctionalite commune Filtrer Informations 019.png Fonctionalite commune Filtrer Informations 020.png

Onglet « Requête »

Révision et manipulation de la requête / explication détaillée sur l'utilisation du ET vs OU / notion de condition

Exemple de filtre complexe

Donner un exemple utilisant toutes (ou plusieurs parmis) les options disponibles.

Explication de l'écran de filtre


La section du haut est séparée en deux parties.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 002.png
A : Liste des champs à partir desquels vous pouvez effectuer un filtre.
B : Indique sur quel type d’information vous êtes placé. Il existe sept types. Voir types de champs.
C : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis.

« Logique » place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichée à l’écran.

« Ascendant » et « Descendant » trient la liste en ordre alphabétique.


Cette section présente la technique utilisée pour filtrer l’information.

Elle se présente principalement de deux façons :

Fonctionalite commune Filtrer Informations 003.png
A : Une liste de cases à cocher (uniquement lorsque l’information à filtrer est de type « sélection ». Voir information de type sélection.)
Fonctionalite commune Filtrer Informations 004.png
B : Une liste d’opérations à appliquer. Les opérations disponibles varient en fonction du type d’information sur lequel vous êtes positionné. Voir autres types d'opération.


La section du bas se divise aussi en deux sections.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 005.png
A : La section « Conditions » est une liste de toutes les conditions que vous avez choisies pour effectuer votre filtre.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 006.png
B : La section « Requête » correspond à l’interaction qu’apporte chaque condition par rapport aux autres lorsque vous filtrez les informations.


Types de champs à filtrer

Type de champ
Description
Exemple
Numérique sans décimale
Correspond à un nombre/chiffre sans décimale
Âge
Numérique avec décimale
Correspond à un nombre avec décimale
Cumulatif à vie
Date et/ou heure
Correspond à une date et/ou une heure précise
Créé le
Texte
Correspond à une donnée composée de caractères de texte
Ville
Mémo
Correspond à un champ de texte long
Commentaires
Logique ou entier court
Correspond généralement à une case à cocher
Reçu annuel
Sélection
Correspond aux éléments filtrables via une liste de case à cocher.
Catégories


Utilisation des Opérations

Les filtres sur caractéristiques ou sur les champs permettent d'utiliser des opérations, en voici les particularités.

­ est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 007.png

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie qu’il n’y a pas de crochet dans la case à cocher.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur que vous inscrivez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 008.png

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs que vous spécifiez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 009.png

Pour un champ de type texte, les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, si vous inscrivez entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D mais contenant d’autres caractères. C’est obligatoire pour respecter l’ordre alphabétique puisque D vient avant Da alors que Dz vient en dernier.


Pour un champ de type numérique avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, si vous inscrivez entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.


Pour un champ de type date et/ou heure, les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, si vous inscrivez entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs que vous spécifiez. Pour composer votre liste, vous devez entrer une valeur, appuyer sur « Entrée » puis entrer votre deuxième valeur.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 010.png

est plus grand ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 011.png

Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 012.png

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « logique ou entier court » et signifie qu’il y a un crochet dans la case à cocher.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 013.png

contient ...

Signifie que l’information recherchée existe à l’intérieur du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 014.png

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 015.png

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 016.png

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « date et/ou heure » et vous permet d’utiliser les mêmes codes de recherche de date que dans la barre de recherche standard. Les différents codes sont affichés dans la liste déroulante.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 017.png

Liste de choix

Vous permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type texte « ville », vous obtiendrez la liste de toutes les villes déjà existantes dans votre base de données.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 018.png

Recherche inverse

Vous pouvez cocher l’option « Recherche inverse » pour toutes les opérations possibles. Cette option vous permet d’inverser les opérations possibles. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide ». Le libellé des opérations change afin de vous indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche Normale Recherche inverse
Fonctionalite commune Filtrer Informations 019.png Fonctionalite commune Filtrer Informations 020.png

Exemple d'un filtre simple

Fonctionalite commune Filtrer Informations 021.png
A : Sélectionnez le champ pour lequel vous voulez effectuer une recherche.
B : Choisir l’opération de votre choix.
C : Inscrivez ou choisissez la valeur à rechercher.
D : Cliquez sur « Bouton Filtre Filtrer texte.png » pour faire afficher les résultats.


Exemple d'un filtre complexe

Cette fonction de recherche vous permet de filtrer l’information sur plusieurs champs et/ou valeurs.

Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui vous permet de trouver :

  • ­ les fiches de « compagnie » ET
  • ­ qui sont localisées dans la « ville » de « Victoriaville » ET
  • ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Rapport Annuel » OU
  • ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Programme de Mentorat ».

Voici les étapes à suivre pour bâtir une requête qui respecterait ces critères.

Bâtir la liste de conditions

Fonctionalite commune Filtrer Informations 022.png
A : Choisissez le champ « Cie ».
B : Choisissez l’opération « est vrai ».
C : Cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 023.png
La fenêtre s’agrandit pour montrer les zones « conditions » (a) et « requête » (b).

La condition [«Cie» est "vrai"] se retrouve dans les deux zones.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 024.png
D : Choisissez le champ « Ville », laissez l’opération à « contient … », inscrivez « Victoriaville » dans le champ « Valeur(s) », puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 025.png
E : [«Ville» contient "Victoriaville"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.

Aussi, l’opérateur « ET » se place par défaut entre chaque « condition » dans la zone « requête », vous pourrez le changer après l’étape J.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 026.png
F : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Rapport Annuel», puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 027.png
G : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 028.png
H : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Programme de Mentorat », puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 029.png
I : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.


Après avoir ajouté toutes les conditions; c’est dans la zone « Requête » qu’il faut bâtir la formule.

Il est important de comprendre qu’une recherche complexe se construit comme une formule mathématique. On traite séparément ce qui se trouve à l’intérieur de chacune des parenthèses. Ensuite, on traite les résultats obtenus entre eux.

Puisque dans l’exemple qui nous intéresse, on ne veut pas avoir les clients qui correspondent à toutes les conditions accumulées, il faut rebâtir la formule en entier.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 030.png
J : Cliquez sur « Bouton Vider.png » pour enlever l’information accumulée dans la zone « Requête ».



Bâtir la formule à l'aide de la liste de conditions

Fonctionalite commune Filtrer Informations 031.png
A : Cliquez sur « Bouton Parenthese.png »; le curseur clignote entre les parenthèses.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 032.png
B : Double-cliquez sur «Cie» est "vrai".
C : Cliquez sur « Bouton ET.png ».
D : Double-cliquez sur «Ville» contient "Victoriaville".
E : Cliquez à coté de la parenthèse afin d’y positionner votre curseur.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 033.png
F : Cliquez sur « Bouton ET.png ».
G : Cliquez sur « Bouton Parenthese.png »; le curseur clignote entre les parenthèses.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 034.png
H : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel".
I : Cliquez sur « Bouton OU.png ».
J : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat".


Fonctionalite commune Filtrer Informations 035.png
K : On obtient donc la requête suivante :


Fonctionalite commune Filtrer Informations 036.png
L : Cliquez sur « Bouton Filtre Filtrer texte.png » pour voir le résultat dans la liste active.