Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments ayant un point en commun.  Que ce soit tous les clients demeurant dans une ville précise, toutes les transactions d'un tournoi de golf ou encore tous les comptes de GL débutant par 40.  Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cette icône : .

En cliquant sur le bouton , le menu suivant apparait.

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Si vous choisissez l'option « Ajouter un filtre », vous devrez lui donner un nom et il se retrouvera ensuite dans le menu déroulant « Filtre courant ».

Filtre temporaire et filtre courant

Filtre temporaire

L'option « Filtre temporaire » affiche directement l'écran de filtre.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 040.png

Filtre courant

L'option « Ajouter un filtre » permet de donner un nom au filtre que l'on s'apprête à créer.

Lorsque le filtre est créé, il est ensuite disponible dans le menu déroulant « Filtre courant » pour usage ultérieur.

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Onglet « Spécial »

Sélection

Lorsque vous filtrez une sélection, il est important de retenir que vous pouvez cocher plus d’une case pour effectuer votre filtre. Il existe deux opérations possibles. Intersection (ET) ou Union (OU). Ces opérations s’appliquent uniquement lorsque vous cochez plus d’une case.

Intersection (ET) permet de filtrer les clients appartenant à toutes les cases que vous avez cochées.

Union (OU) permet de filtrer les clients appartenant à au moins une des cases que vous avez cochées.

Recherche inverse vous permet d’obtenir les résultats contraires. Vous pouvez donc filtrer les éléments n’appartenant pas à toutes les cases (ET), ou encore les éléments n’appartenant pas à au moins une des cases que vous avez cochées (OU).

• Exemple en utilisant la notion de client et de catégories :
  
• Le client Robert possède les catégories « Bénévole » et  « Camelot ».
  
• Le client Jean possède la catégories « Bénévole », mais pas la catégorie « Camelot ».
  
• Le client David ne possède pas la catéghorie « Bénévole », ni la catégorie « Camelot ».
  
• Dans la sélection, les cases correspondant aux catégories « Bénévoles » et « Camelot » sont toutes les deux cochées, ainsi que l'option « Recherche inverse ».
  
• En utilisant l'intersection ET, les clients n'ayant pas toutes les cases cochées seront trouvé. Le résultat comprendra les clients David ainsi que Jean.
• En utilisant l'intersection OU, les clients n'ayant aucune des cases cochées seront trouvé.  Le résultat comprendra le client David uniquement.
  

Lorsque l'opération appropriée est choisie, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition »

Caractéristiques

Il est possible de filtrer toutes les informations contenues dans une caractéristiques.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 044.png
A : Vous devez d'abord sélectionner le type de caractéristique approprié (Ex. : Client).	B : Vous devez ensuite choisir la caractéristiques sur laquelle vous désirez effectuer un filtre.
C : Une caractéristique contien plusieurs informations, si vous recherche sur plusieurs sections, la caractéristique trouvée devra comprendre toutes les informations sélectionnées.	D : Lorsque l'étape C est terminée, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition ».

Il est possible de filtrer les éléments n'ayant pas une caractéristique précise.

Liens

Il est possible de filtrer les clients possédant un lien.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 046.png
A : Vous devez sélectionner la section « Liens ».	B : Vous devez indiquer le type de lien sur lequel la recherche doit être faite.
C : Le côté du lien qui sera filtré est indiqué en bleu. L'option « Utiliser le lien dans les 2 sens » permet de chercher les 2 côtés du lien.  Par exemple, de cherche le lien employé ET le lien employeur. L'option « Utiliser le lien inverse » permet de chercher le 2e côté du lien.  Par exemple, les « Employeur de ». L'option « Recherche inverse » permet de chercher les clients n'ayant pas le lien choisi.
D : Si des informations sont spécifiées dans plusieurs zone, le résultat devra correspondre à toutes les informations.	E : Finalement, il ne reste qu'à « Ajouter la condition ».

Onglet « Champs »

Type de champs / Opération / Ordre des champs / exemple de recherche inverse / exemple de filtre simple

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 047.png
A : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis. « La grille » place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichée à l’écran. « A-Z » et « Z-A » trient la liste en ordre alphabétique.	B : Liste des champs à partir desquels vous pouvez effectuer un filtre.
C : Indique sur quel type d’information vous êtes placé. Il existe six types.	D : Une liste d’opérations à utiliser. Les opérations disponibles varient en fonction du type d’information sur lequel vous êtes positionné.  Plus de détails.
E : Il ne reste qu'à « Ajouter la condition ».

Types de champs à filtrer

Type de champ	Description	Exemple
Numérique sans décimale	Correspond à un nombre/chiffre sans décimale	Âge
Numérique avec décimale	Correspond à un nombre avec décimale	Cumulatif à vie
Date et/ou heure	Correspond à une date et/ou une heure précise	Créé le
Texte	Correspond à une donnée composée de caractères de texte	Ville
Mémo	Correspond à un champ de texte long	Commentaires
Logique ou entier court	Correspond généralement à une case à cocher	Reçu annuel

Utilisation des Opérations

Les filtres sur caractéristiques ou sur les champs permettent d'utiliser des opérations, en voici les particularités.

Vous pouvez cocher l’option « Recherche inverse » pour toutes les opérations possibles. Cette option vous permet d’inverser les opérations possibles. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide ». Le libellé des opérations change afin de vous indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche Normale	Recherche inverse

­ est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie qu’il n’y a pas de crochet dans la case à cocher.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur que vous inscrivez.

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs que vous spécifiez.

Pour un champ de type texte, les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, si vous inscrivez entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D mais contenant d’autres caractères. C’est obligatoire pour respecter l’ordre alphabétique puisque D vient avant Da alors que Dz vient en dernier.

Pour un champ de type numérique avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, si vous inscrivez entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.

Pour un champ de type date et/ou heure, les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, si vous inscrivez entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs que vous spécifiez. Pour composer votre liste, vous devez entrer une valeur, appuyer sur « Entrée » puis entrer votre deuxième valeur.

est plus grand ou égal à ...

Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « logique ou entier court » et signifie qu’il y a un crochet dans la case à cocher.

contient ...

Signifie que l’information recherchée existe à l’intérieur du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « date et/ou heure » et vous permet d’utiliser les mêmes codes de recherche de date que dans la barre de recherche standard. Les différents codes sont affichés dans la liste déroulante.

Liste de choix

Vous permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type texte « ville », vous obtiendrez la liste de toutes les villes déjà existantes dans votre base de données.

Exemple de filtre simple

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 048.png
A : Choisir l'information à filtrer.	B : Sélectionner l'opération à effectuer.
C : Saisir la valeur désirée.	D : « Ajouter la condition » au filtre.
E : « Appliquer » le filtre pour voir le résultat.

Onglet « Requête »

Révision et manipulation de la requête / explication détaillée sur l'utilisation du ET vs OU / notion de condition

Exemple de filtre complexe

Donner un exemple utilisant toutes (ou plusieurs parmis) les options disponibles.

Explication de l'écran de filtre

La section du haut est séparée en deux parties.

	A : Liste des champs à partir desquels vous pouvez effectuer un filtre.
	B : Indique sur quel type d’information vous êtes placé. Il existe sept types. Voir types de champs.
	C : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis. « Logique » place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichée à l’écran. « Ascendant » et « Descendant » trient la liste en ordre alphabétique.

Cette section présente la technique utilisée pour filtrer l’information.

Elle se présente principalement de deux façons :

	A : Une liste de cases à cocher (uniquement lorsque l’information à filtrer est de type « sélection ». Voir information de type sélection.)
	B : Une liste d’opérations à appliquer. Les opérations disponibles varient en fonction du type d’information sur lequel vous êtes positionné. Voir autres types d'opération.

La section du bas se divise aussi en deux sections.

A : La section « Conditions » est une liste de toutes les conditions que vous avez choisies pour effectuer votre filtre.

B : La section « Requête » correspond à l’interaction qu’apporte chaque condition par rapport aux autres lorsque vous filtrez les informations.

Exemple d'un filtre complexe

Cette fonction de recherche vous permet de filtrer l’information sur plusieurs champs et/ou valeurs.

Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui vous permet de trouver :

• ­ les fiches de « compagnie » ET
• ­ qui sont localisées dans la « ville » de « Victoriaville » ET
• ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Rapport Annuel » OU
• ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Programme de Mentorat ».

Voici les étapes à suivre pour bâtir une requête qui respecterait ces critères.

Bâtir la liste de conditions

A : Choisissez le champ « Cie ».	B : Choisissez l’opération « est vrai ».
C : Cliquez sur «  ».

La fenêtre s’agrandit pour montrer les zones « conditions » (a) et « requête » (b). La condition [«Cie» est "vrai"] se retrouve dans les deux zones.

D : Choisissez le champ « Ville », laissez l’opération à « contient … », inscrivez « Victoriaville » dans le champ « Valeur(s) », puis cliquez sur «  ».

E : [«Ville» contient "Victoriaville"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête. Aussi, l’opérateur « ET » se place par défaut entre chaque « condition » dans la zone « requête », vous pourrez le changer après l’étape J.

F : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Rapport Annuel», puis cliquez sur «  ».

G : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.

H : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Programme de Mentorat », puis cliquez sur «  ».

I : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.

Après avoir ajouté toutes les conditions; c’est dans la zone « Requête » qu’il faut bâtir la formule.

Il est important de comprendre qu’une recherche complexe se construit comme une formule mathématique. On traite séparément ce qui se trouve à l’intérieur de chacune des parenthèses. Ensuite, on traite les résultats obtenus entre eux.

Puisque dans l’exemple qui nous intéresse, on ne veut pas avoir les clients qui correspondent à toutes les conditions accumulées, il faut rebâtir la formule en entier.

J : Cliquez sur «  » pour enlever l’information accumulée dans la zone « Requête ».

Bâtir la formule à l'aide de la liste de conditions

A : Cliquez sur «  »; le curseur clignote entre les parenthèses.

B : Double-cliquez sur «Cie» est "vrai".	C : Cliquez sur «  ».
D : Double-cliquez sur «Ville» contient "Victoriaville".	E : Cliquez à coté de la parenthèse afin d’y positionner votre curseur.

F : Cliquez sur «  ».	G : Cliquez sur «  »; le curseur clignote entre les parenthèses.

H : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel".	I : Cliquez sur «  ».
J : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat".

K : On obtient donc la requête suivante :

L : Cliquez sur «  » pour voir le résultat dans la liste active.