ProDon:Aide à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5

Introduction

La structure de la fiche client est très différente entre ProDon 4 et ProDon 5. Par conséquent, vous ne pouvez pas effectuer la mise à jour simplement avec l’utilitaire de mise à jour Web.

Nous avons donc conçu un outil d’assistance à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, dans lequel vous aurez à répondre à quelques questions, avant de pouvoir faire la mise à jour à la nouvelle version.

Dans un premier temps, cette documentation vous expliquera l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients.

Après avoir lu attentivement et compris la première section du document, nous vous expliquerons comment démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour, puis comment l'utiliser.

ATTENTION :

Il est très important de bien comprendre l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients avant de commencer à répondre aux questions de l'assistant à la mise à jour.

Si vous n'êtes pas certains d'avoir bien compris l'explication, nous vous invitons à communiquer avec nous afin que nous vous l'expliquions en détail.

Impact de la mise à jour sur les fiches clients

Dans ProDon 4, il est possible d'inscrire le nom d’un individu et le nom d'une compagnie dans une même fiche client.
On se retrouve donc parfois avec plusieurs fiches clients ayant le même nom d'entreprise, mais des noms d'individus différents.

Par exemple :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1	Pierre Brochu	Président	Logilys
Fiche 2	Christian Dubois	V.-p. aux opérations	Logilys
Fiche 3	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes	Logilys

Dans ProDon 5, il est impossible d'inscrire le nom d'un individu dans une fiche corporative. Lors de la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, les fiches clients devront donc être modifiées en conséquence.

Voici l'illustration de ce qui arrivera avec les fiches corporatives qui contiennent le nom d'un individu.

Donc, si vous aviez 3 fiches clients pour la compagnie Logilys avec trois noms d'individus différents dans chaque fiche (comme dans le tableau ci-haut), vous vous retrouverez avec 6 fiches clients après la mise à jour :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1			Logilys
Fiche 2			Logilys
Fiche 3			Logilys
Fiche 4	Pierre Brochu	Président
Fiche 5	Christian Dubois	V.-p. aux opérations
Fiche 6	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes

Notez que cela est tout à fait normal, il y aura une deuxième étape à la mise à jour, celle de la fusion des doublons qui auront été créés.

Attribution des informations au bon client

Étant donné qu'une même fiche client de ProDon 4 deviendra 2 fiches distinctes dans ProDon 5, on doit choisir dans laquelle des 2 fiches chaque information doit être conservée.

Certaines informations seront automatiquement conservées dans la fiche de la compagnie, d’autres seront automatiquement conservées dans les 2 fiches, puis pour certaines informations, vous devrez faire un choix, à savoir où vous désirez conserver l’information.

Voici un tableau indiquant où chaque information sera conservée et pour lesquelles il faudra faire un choix.

ATTENTION : Si la fiche corporative était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, l'information conservée sera différente.

Information de la fiche corporative de ProDon 4	Endroit où l'information sera conservée dans ProDon 5
	Fiche corporative	Fiche individu	Choix à faire
Appellation, prénom et nom		X
Adresse	X
Moyens de communication	X
Secteur	X
Commentaire	X
Date d'entrée	X
Compte GL pour les dons destinés	X
Case « Ce client est inactif »	X
Case « Décédé le » avec date du décès	X
Case « Exclure du publipostage » avec date et raison	X
Case « Ce client désire demeurer anonyme »	X
Case « Ce client ne veut plus recevoir de reçus » avec date	X
Case « Ce client désire un reçu consolidé annuellement »	X
Case « Ce client de nésire pas se faire suggérer de montant »	X
Client tiers par défaut	X
Alertes	X
Documents enregistrés dans le dossier du client	X
Transactions	X
Engagements	X
Envois	X
Factures	X
Jetons de paiements instantanés	X
Contacts et liens (devendront des relations)	X
Relation entre la fiche corporative et la fiche individu	X
Taches	X
Visibilité	X

Informations de la fiche corporative de ProDon 4	Endroit où l'information sera conservée dans ProDon 5
	Si un lien existait			Aucun lien
	Fiche corporative	Fiche individu	Choix	Fiche corporative	Fiche individu	Choix
Appellation, prénom et nom		X			X
Adresse1	X	X3		X	X4
Moyens de communication2	X	X5		X	X6
Secteur	X			X
Commentaire	X			X
Date d'entrée	X			X
Compte GL pour les dons destinés	X			X
Case « Ce client est inactif »	X			X	X
Case « Décédé le » avec date du décès	X			X
Case « Exclure du publipostage » avec date et raison	X			X	X
Case « Ce client désire demeurer anonyme »	X			X	X
Case « Ce client désire ne plus recevoir d’appel »	X			X	X
Case « Ce client ne veut plus recevoir de reçus » avec date	X			X
Case « Ce client désire un reçu consolidé annuellement »	X			X
Case « Ce client ne désire pas se faire suggérer de montant »	X			X	X
Client tiers par défaut	X			X
Alertes	X			X
Documents enregistrés dans le dossier du client	X			X
Transactions	X			X
Engagements	X			X
Envois	X			X
Factures	X			X
Jetons de paiements instantanés	X			X
Contacts et liens (deviendront des relations)	X			X
Relation entre la fiche corporative et la fiche individu	X	X		X	X
Tâches	X			X	X
Visibilité	X			X	X

¹Dans ProDon 5, il est possible de documenter plus d'une adresse pour une même fiche (exemple : adresse principale, adresse saisonnière, adresse au travail, etc.).

²Un moyen de communication est soit un numéro de téléphone, une adresse courriel ou un numéro de téléavertisseur. Dans ProDon 5, il est possible d'avoir plus d'une adresse courriel, plus d'un numéro de cellulaire, plus d'un numéro de téléphone résidentiel, etc.)

³Si la fiche corporative était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, elle conservera son adresse principale, en plus d'avoir une adresse au travail en provenance de la fiche corporative (si une adresse était documentée dans la fiche corporative).

⁴Si la fiche corporative n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu ne contiendra aucune adresse principale, mais contiendra une adresse au travail en provenance de la fiche corporative (si une adresse était documentée dans la fiche corporative).

⁵Si la fiche corporative était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, elle conservera tous ses moyens de communications, en plus d'avoir un courriel professionnel et un numéro de téléphone au travail en provenance de la fiche corporative (si les moyens de communication étaient documentés dans la fiche corporative).

⁶Si la fiche corporative n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu ne contiendra aucun moyen de communication, mais contiendra un courriel professionnel et un numéro de téléphone au travail en provenance de la foche corporative (si les moyens de communication étaient documentés dans la fiche corporative).

Informations pour lesquelles il faut faire un choix

Pour certaines informations, vous devrez choisir à quel endroit vous désirez les conserver, parmi les options suivantes :
- Seulement dans la fiche corporative
- Seulement dans la fiche individu
- Dans les deux fiches

Voici les informations pour lesquelles vous devrez choisir où l’information doit être conservée :
- Catégories
- Champs personnalisés de la gestion des clients
- Caractéristiques de la gestion des clients
- Listes personnalisées statiques
- Caractéristiques d’analyse avancée
- Valeur de la case à cocher « Ce client est un bénéficiaire »
- Solliciteur par défaut
- Photo de la fiche client
- Valeur de la case à cocher « Ce client est un solliciteur » ainsi que toutes les informations qui y sont rattachées (code, depuis, inactif et date)

Pour choisir dans quelle(s) fiche(s) l'information doit être conservée, vous devez démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour.

Utilisation de l'outil d'assistance à la mise à jour

L'outil d'assistance à la mise à jour se trouve dans le dossier où ProDon est installé.

Voici l'icône :

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