ProDon:Aide à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5

Introduction

La structure de la fiche client est très différente entre ProDon 4 et ProDon 5. Par conséquent, vous ne pouvez pas effectuer la mise à jour simplement avec l’utilitaire de mise à jour Web.

Nous avons donc conçu un outil d’assistance à la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, dans lequel vous aurez à répondre à quelques questions, avant de pouvoir faire la mise à jour à la nouvelle version.

Dans un premier temps, cette documentation vous expliquera l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients.

Puis, nous vous expliquerons ensuite comment démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour et comment l'utiliser.

ATTENTION :

Il est très important de bien comprendre l'impact qu'aura la mise à jour sur vos fiches clients avant de commencer à répondre aux questions de l'assistant à la mise à jour.

Si vous n'êtes pas certains d'avoir bien compris l'explication, nous vous invitons à communiquer avec nous afin que nous vous l'expliquions en détail.

Impact de la mise à jour sur les fiches clients

Dans ProDon 4, il est possible d'inscrire le nom d’un individu et le nom d'une compagnie dans une même fiche client.
On se retrouve donc parfois avec plusieurs fiches clients ayant le même nom d'entreprise, mais des noms d'individus différents.

Par exemple :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1	Pierre Brochu	Président	Logilys
Fiche 2	Christian Dubois	V.-p. aux opérations	Logilys
Fiche 3	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes	Logilys

Dans ProDon 5, il est impossible d'inscrire le nom d'un individu dans une fiche corporative. Lors de la mise à jour de ProDon 4 vers ProDon 5, les fiches clients devront donc être modifiées en conséquence.

Voici l'illustration de ce qui arrivera avec les fiches corporatives qui contiennent le nom d'un individu.

Donc, si vous aviez 3 fiches clients pour la compagnie Logilys avec trois noms d'individus différents dans chaque fiche (comme dans le tableau ci-haut), vous vous retrouverez avec 6 fiches clients après la mise à jour :

	Prénom Nom	Titre	Nom compagnie
Fiche 1			Logilys
Fiche 2			Logilys
Fiche 3			Logilys
Fiche 4	Pierre Brochu	Président
Fiche 5	Christian Dubois	V.-p. aux opérations
Fiche 6	Mélanie Bourgeois	Directrice des ventes

Notez que cela est tout à fait normal, il y aura une deuxième étape à la mise à jour, celle de la fusion des doublons qui auront été créés.

Attribution des informations au bon client

Étant donné qu'une même fiche client de ProDon 4 deviendra 2 fiches distinctes dans ProDon 5, on doit choisir où l'information doit être conservée.

ProDon est configuré pour transférer automatiquement certaines informations soit dans la fiche de la compagnie, dans la fiche de l'individu, dans les 2 fiches ou dans la fiche de la relation entre la compagnie et l'individu.

Puis, pour certaines informations, vous devrez choisir où l'information sera conservée (dans la fiche corporative, individu ou les deux).

Pour choisir dans quelle(s) fiche(s) l'information doit être conservée, il faut démarrer l'outil d'assistance à la mise à jour.

Pour savoir comment démarrer l'outil, cliquez ici.

ATTENTION :

Si, dans ProDon 4, la fiche corporative était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 conservera toutes les informations qui étaient documentées dans la fiche individu de ProDon 4, puis recevra certaines informations additionnelles provenant de la fiche corporative de ProDon 5.

Pour plus d'information à ce sujet, voir les notes sous le tableau ci-dessous.

Voici un tableau indiquant où chaque information de la fiche corporative de ProDon 4 sera conservée dans ProDon 5 et pour quelles informations il faudra faire un choix.

Information de la fiche corporative de ProDon 4	Endroit où l'information sera conservée dans ProDon 5
	Fiche corporative	Fiche individu	Fiche relation	Choix à faire
Appellation, prénom et nom		X
Titre			X
Nom de compagnie et nom de compagnie suite	X
Adresse1	X	X
Moyens de communication2	X	X
Division et secteur	X
Numéro de référence	X
Commentaire	X
Photo de la fiche client				X
Date de naissance	X
Date d'inscription	X
Case « Ce client désire demeurer anonyme »3	X	X
Case « Ce client est inactif »3	X	X
Case « Ce client est un bénéficiaire »				X
Case « Ce client désire ne plus recevoir d'appel »3	X	X
Case « Ce client ne veut jamais de reçus » avec date	X
Case « Ce client désire un reçu consolidé annuellement »	X
Case « Ce client ne désire pas se faire suggérer de montant »3	X	X
Case « Exclure du publipostage » avec date et raison3	X	X
Case « Décédé » avec date du décès	X
Compte GL pour les dons destinés	X
Case à cocher « Ce client est un solliciteur »				X
Solliciteur par défaut				X
Client tiers par défaut	X
Catégories				X
Caractéristiques de la fiche client				X
Listes personnalisées statiques				X
Champs personnalisés de la fiche client				X
Caractéristiques d'analyse avancée				X
Jetons de paiements instantanés	X
Alertes	X
Documents enregistrés dans le dossier du client	X
Transactions	X
Engagements	X
Envois	X
Factures	X
Contacts et liens (deviendront des relations)	X
Tâches			X
Visibilité4	X	X

1	Dans ProDon 5, une fiche peut contenir plus d'une adresse (ex. : adresse principale, saisonnière, au travail, etc.). Si la fiche corporative de ProDon 4 était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 contiendra l'adresse de la fiche individu de ProDon 4 comme adresse principale et l'adresse de la fiche corporative de ProDon 4 comme adresse secondaire. Si la fiche corporative de ProDon 4 n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 contiendra uniquement l'adresse de la fiche corporative de ProDon 4 comme adresse secondaire.
2	Un moyen de communication est soit un numéro de téléphone, une adresse courriel, ou un site Web. Dans ProDon 5, une fiche peut contenir plus d'une adresse courriel, plus d'un numéro de cellulaire, plus d'un numéro de téléphone résidentiel, etc. Si la fiche corporative de ProDon 4 était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 contiendra les moyens de communication de la fiche individu et de la fiche corporative de ProDon 4. Si la fiche corporative de ProDon 4 n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 contiendra uniquement les moyens de communication de la fiche corporative de ProDon 4.
3	Si la fiche corporative de ProDon 4 était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 conservera la valeur de la fiche individu de ProDon 4. Si la fiche corporative de ProDon 4 n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, la fiche individu de ProDon 5 conservera la valeur de la fiche corporative de ProDon 4.
4	Si la fiche corporative de ProDon 4 était liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, les deux fiches (corporative et individu) de ProDon 5 conserveront la visibilité qui leur était attribuée dans ProDon 4. Si la fiche corporative de ProDon 4 n'était pas liée à une fiche individu du même nom que le contact principal de la fiche corporative, les deux fiches (corporative et individu) de ProDon 5 conserveront la visibilité de la fiche corporative de ProDon 5.

Utilisation de l'outil d'assistance à la mise à jour

L'outil d'assistance à la mise à jour se trouve dans le dossier où ProDon est installé.

Voici l'icône :

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