ProLoc:Configuration et génération des relevés 24
Introduction
Le relevé 24 est un document qui doit être produit par toute garderie, pensionnat, colonie de vacances, camp de jour ou centre d'éducation préscolaire qui a offert, contre rémunération, des services de garde donnant droit au crédit d'impôt pour frais de garde d'enfants.
Puisque ProLoc permet des faire des inscriptions avec paiement pour des activités pour lesquelles des frais de service de garde peuvent être facturés, il offre la possibilité de générer ce relevé.
Les relevés 24 doivent être transmis a revenu Québec au plus tard le 28 février de chaque année.
Logilys envoi annuellement un avis à ses clients suseptibles de produire ces relevés dès que la mise à jour du logiciel est prête à être téléchargée et que les relevés peuvent être produits.
Il n'est pas possible de générer les relevés en cours d'année. Il faut absoluement attendre la mise à jour du locieil avant de le faire puisque la configuration des relevés change à chaque année.
Nous vous encourageons fortement à commencer l'émission des relevés dès que vous recevez cet avis.
Configuration des relevés 24
Quelques configurations de bases sont nécessaires en vue de l'émission des relevés. Ces configurations doivent être faites avant même que des inscriptions soit entrées dans ProLoc.
Si les inscriptions sont faites avant les confiugrations de base, il est quand même possible de faire les corrections nécessaires, mais cela nécessite des étapes aditionnelles et peut occasionner une charge de travail supplémentaire.
Confiugration de l'organisme
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Il faut vérifier que les configurations de l'organisme pour les relevés 24 sont complètes est valides. Pour ce faire, il faut aller dans le menu « Configuration », « Organisme » et faire un double clic sur le nom de l'organisme. | |
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| Tous les champs suivants doit être documentés. Ces informations sont fournies par revenu Québec. | |
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Informations obligatoires pour le payeurs
Au moment d'une inscription en ligne, si la configuration de l'activité permet les relevés 24, toutes les informations nécessaires au relevés sont automatiquement demandés lors de l'inscription.
Pour plus de détails sur la configuration de l’activité, cliquer ici..
Lorsqu'une inscription est faite manuellement dans ProLoc, il faut obligatoirement documenter les informations suivantes pour le payeur
- Prénom et Nom;
- Adresse;
- Ville;
- Province;
- Code postal;
- Numéro d'assurance sociale.
| Voici où ces informations sont documentées dans la fiche client du payeur. | |
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| A: Prénom. | B: Nom. |
| C:Adresse. | D: Ville. |
| E: Province. | F: Code postal. |
| G: Numéro d'assurance sociale. | |
Informations obligatoires pour l'enfant
Au moment d'une inscription en ligne, si la configuration de l'activité permet les relevés 24, toutes les informations nécessaires au relevés sont automatiquement demandés lors de l'inscription.
Pour plus de détails sur la configuration de l’activité, cliquer ici.
Lorsqu'une inscription est faite manuellement dans ProLoc, il faut obligatoirement documenter les informations suivantes pour l'enfant:
- Prénom et Nom;
- Date de naissance.
| Voici où ces informations sont documentés dans la fiche client de l'enfant. | |
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| A: Prénom. | B: Nom. |
| C: Date de naissance. | |
Configuration des activités d'inscription
Pour accéder à la gestion des activités, il faut aller dans le menu « Inscriptions », puis dans «  Activités d'inscription ».
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Pour modifier ou consulter une activité, il faut se positionner sur l'activité dans la grille en A et cliquer sur «  Modifier / consulter » en B ou encore appuyer sur la touche retour du clavier.
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| A: Grille de sélection des activités | B: Permet de modifier et de consulter une activité existante. |
| Dans l'activité, l'onglet « Reçus » permet de spécifier le type de reçus qui pourra être émis pour cette activité. | |
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| A: Lorsque cette case est cochée, il est possible d'activer le relevé 24 pour le payeur lors d'une inscription. |
B: Lorsque cette case est cochée, le relevé 24 est automatiquement activé pour le payeur lors d'une inscription. |
Confiugration des forfaits
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Dans l'onglet « Forfait » d'une activité d'inscription, il est possible de forcer la génération d'un relevé 24 pour toutes les inscriptions de ce forfait. Ceci permet de générer un relevé même si le numéro d'assurance sociale (NAS) du payeur n'est pas documenté dans son inscription. Note: Cette option peut être utlisée seulement si le NAS n'est pas documenté pour un très faible pourcentage d'inscriptions. Cette option remplace les NAS vide par un numéro fictif "999 999 999". Si un trop grand pourcentage de relevés portent ce numéro, vos relevés seront automatiquement rejetés par revenu Québec. | |
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| A: Permet de toujours générer un relevé 24 pour les inscriptions à ce forfait. Note: Pour que cette case soit disponible, les relevés 24 doivent être activés dans l'activité. |
Configuration des tarifications
Lorsque les relevés 24 sont activés pour une activité, il sont activés pour tous les forfaits de cette activité.
Il est donc préférable de créer des activités différentes pour les services de garde.
Toutefois, si on veut permettre à l'inscrit de faire une seule inscription dans laquelle il pourrait payer, par exemple, une journée d'activié et un service de garde, il est possible de le faire.
Dans ce cas, les frais de la journée d'activité ne devront pas être inclus sur le relevé 24, mais les frais de service de garde devront l'être.
Il faudra donc créer un produit exclu du relevé 24 pour les frais de la journée d'activité et ajouter ce produit dans les items de tarifications de ce forfait.
Pour plus de détails sur la confiugration des produits cliquer ici (documentaiton à venir).
Pour plus de détails sur l'ajout d'items de tarifications, cliquer ici.
Pour savoir comment associer le produit à l'item de tarification, cliquer ici.
Modifications en lot des relevés
Si les inscriptions sont déjà faites et que l'on réalise que les relevés 24 ne peuvent pas être généré, des corrections seront nécessaires afin d'émettre des relevés 24 pour ces inscriptions.
Il faut d'abord s'assurer que les configurations de base sont faites. Pour plus de détails sur ces configurations, cliquer ici.
Une fois toutes les configurations mise en place, il faut attribuer les relevés aux inscriptions déjà faites.
Il faut aller ans le menu « Analyse », «  Inscription» | |
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| Après avoir cliquer sur « Inscription», la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut se positionner sur l'onglet « Inscriptions clients/payeurs » et faire les recherches nécessaires pour filtrer les inscriptions pour lesquelles un relevés doit être émis. Dans la majorité des cas, on fera une recherche par activité et forfait. | |
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| Dans l'onglet « Inscriptions clients/payeurs », la colonne « R24? » indique si un relevé doit être généré pour chaque inscription. | |
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| Une fois les payeurs affichés à l'écran, il faut aller dans le menu « Fonctions avancées », « Modification en lot de payeurs » | |
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| Après avoir cliqué sur « Modification en lot de payeurs », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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| A: Il faut activer la case « Relevé 24 » et cocher l'option « Oui » | B: Il faut ensuite cliquer sur «  Appliquer les changement ». Les relevés 24 seront donc prêts à être générés pour ces inscriptions.
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Émission des relevés 24
Avant de commencer l'émission des relevés 24, il faut d'abord avoir reçu l'avis de Logilys vous indiquant que la mise à jour du Logiciel est prête à être installée.
Il faut ensuite s'assurer de procéder à la mise à jour. Pour plus de détails sur la mise à jour, cliquer ici.
Préparer et valider les relevés 24
| Pour préparer et valider les relevés 24, il faut aller dans le mencu « Inscription » et « Relevés 24 ». | |
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Après avoir cliquer sur « Relevés 24», la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut premièrement s'assurer de sélectionner l'année pour laquelle on souhaite générer les relevés. Si l'année n'est pas disponibles, c'est que la mise à jour du logiciel n'a pas été faite. En cliquant sur le bouton « Un message vous avisera à nouveau que la mise à jour du logiciel doit être fait. Si elle est bien faite, il faut répondre « Oui », sinon, il faut faire la mise à jour. Pour plus de détails sur la mise à jour, cliquer ici. | |
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| A: G | B: P |
Émettre les relevés
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| A: G | B: P |
Valider le fichier XML
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| A: G | B: P |
Transmettre le fichier XML
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| A: G | B: P |
Imprimer les relevés
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| A: G | B: P |
Imprimer le sommaire des relevés
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| A: G | B: P |
Modification des relevés après l'émission
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| A: G | B: P |
Réimpression d'un relevé
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| A: G | B: P |
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Nom du document : ProLoc:Configuration et génération des relevés 24
