ProLoc:Facturation

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Modèle:Entete ProLoc

Introduction

Le module de facturation de Proloc permet de générer des factures de différents types. Que ce soit pour facutrer une contrat de réservation, une inscription à une activité ou un projet de vente, son fonctionnement de base demeure le même.

La facture est toujours liée à un client. Certaines informations telles que les termes de paiement et les taxes applicables peuvent être pré-configurées dans la fiche du client. Cliquez ici pour plus de détail sur les configuration de la fiche client.

Voici les différentes options de la facture:
Fichier:Creer une facture009.jpg
A: Permet de fermer la facture.
B: Permet de déverouiller la facutre lorsque le cadenas est fermer pour la modifier.
C: Permet de sauvegarder la facture.
D: Permet d'accéder aux rapports en lien avec la facture.
E:  Permet de se déplacer d'une facure à l'autre dans la grille. F: Ce bouton contient les dix dernières factures modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une autre facture sans avoir à retourner dans la « Gestion des factures ».
G: Permet d'ajouter une tâche reliée à la facture.
H: Permet d'envoyer un courriel au contact de la facture.
I: Permet d'ouvrir la fiche du client de la facture sans avoir à sortir de la facture.
J: Permet de recalculer les escomptes applicables à la facture.
K: Permet de modifier l'état de la facture pour qu'elle soit identifée incomplète.  L: Permet d'émettre la facture ou d'annuler l'émission de la facture.
M: Permet d'ouvrir la référence de la facture. Dans le cas d'une inscription par exemple, c'est l'inscription pour laquelle cette facture a été faite qui s'ouvrirait.  N: Le No. Externe, le No commande et le Titre sont généralement utilisés pour référence à l'interne, mais peuvent aussi apparaitre sur la facture pour donner de l'information aditionnelle au client.
O: Permet de sélectionner la date de la facture.  P: Permet de choisir des clients différents pour la facturation et la livraison. 
Q: Permet de sélectionner le client.
R: Permet de sélectionner un contact et une adresse pour le client en Q.
S: Permet d'ouvrir les fenêtres de sélection de client, contact et adresses.
T: Cette section permet de détailler les items à facturer. Cliquer ici pour plus de détails.
U: Cette section permet d'ajouter certaines information pour la facutre, comme la références et les taxes applicables. Cliquer ici pour plus de détails.


L'onglet Ventes facture permet de détailler les itmes à facturer.
Fichier:Creer une facture010.jpg
A: Cette section contient le détail de la facture. Chaque ligne correspond à un item sur la facture. B: Permet de modifier l'ordre des items sur la facture en les déplaçant de haut en bas.
C: Cette section contient toutes les informations sur les montants à payer de la facture. D: Permet d'ajouter un item sur la facture à une positions sélectionnée.
E: Permet d'ajouter un item à la fin de la liste des items. F: Permet d'ajouter un groupe de produits.
G: Permet de modifier les escomptes pour un item sélectionné. H: Permet de retirer un item.
I: Permet de recalculer les taxes suite à une modification de la facture. J: Permet d'afficher le détails des intérêts à payer.
K: Permet de sauvegarder la facutre et de la fermer. L: Permet d'annuler les modifications faites à la facture.


Créer une facture

Il y a différents endroits pour créer une facture ainsi que différentes types de factures:

- À partir de la fiche du client;

- À partir du contrat de réservation;

- À partir d'une inscription;

- À partir de la gestion des factures;

- À partir d'un projet.


À partir de la fiche du client


Fichier:Creer une facture011.jpg

A: L'onglet Facture de la fiche du client permet de consulter toutes les factures créées pour un ce client. 

B: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer une facture.


À partir d'un contrat de réservation

Dans le contrat de réservation, cliquer sur "Facturation".
Fichier:Creer une facture001.jpg


Fichier:Creer une facture002.jpg
A: Permet de choisir les réservations qui seront facturées.
B: Permet d’inscrire la date de la facture.
C: Si cette case est cochée, la facture sera détaillée.
D: Permet d’ajouter la description du contrat et les notes de facturation sur la facture.
E: Permet de facturer les réservations même si elles sont en conflit.
F: Indique le nombre de réservations qui seront facturées.
G: Indique le nombre de factures qui seront créées.
H: Indique le nombre de réservations qui ne seront pas facturées.

I: En cliquant sur le bouton «Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer », la facture sera créée.

J: Si des réservations sont en erreur, le bouton «Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer » ne sera pas disponible. En cliquant sur

«Bouton Filtre Filtrer.png Exclure les réservations en erreurs », il sera possible de facturer les réservations qui ne sont pas en erreur.

K: Pour retourner au contrat de réservation dans créer de facture, cliquer sur le bouton

«Bouton annuler.png Annuler ».



Fichier:Creer une facture003.jpg
A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures du contrat de réservation.
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic.

À partir d'une inscription

Dans l'inscription, cliquer sur "Facturer l'inscription".
Fichier:Creer une facture005.jpg


Fichier:Creer une facture006.jpg
A: Permet de sélectionner la date de la facture. B: Permet de sélectionner les items de la tarification qui seront inculs sur la facture.
C: Permet de générer la facture. D: Permet de générer la facture et l'encaissement en même temps.
E: Permet de créer une première facture et revient à l'écran de sélection des items pour générer une deuxième facture. F: Annule la génération de la facture.


Fichier:Creer une facture007.jpg
A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures de l'inscription.
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic.


À partir de la gestion des factures

Dans la gestion des Factures, cliquer "Ajouter".
Fichier:Creer une facture012.jpg


Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, contrairement aux autres endroits utilisés pour créer une facture, ici aucune information n'est remenée par défaut.

Fichier:Creer une facture013.jpg

À partir d'un projet

Il y a deux façon de créer Prodon à partir d'un projet.

 1- À partir de l'onglet Factures.

Dans l'onglet Factures du projet, il faut cliquer sur Ajouter une lige.
Fichier:Creer une facture014.jpg


Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, seules les informations du client sont remenées par défaut.
Fichier:Creer une facture015.jpg

 2- À partir de l'onglet Ventes.

Dans l'onglet Ventes du projet, il faut cliquer sur Facturer selon une date.
Fichier:Creer une facture016.jpg
A: Permet de choisir les items qui seront facturés selon leur date de facturation prévue.
B: Permet de générer la facture.
C: Permet d'annuler la génération de la facture et de revenir au projet.


La facture sera alors créée avec tous les itmes qui étaient à facturer pour la date sélectionnée plus haut.
Fichier:Creer une facture018.jpg


Annuler une facture

Si la facture n'est pas encore encaissée

Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.

Aller dans le menu Facturation, Factures
Fichier:Annuler une facture001.jpg


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A: Sélectionner la facture à annuler B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit.


Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. Il suffit de confirmer la modification.
Fichier:Annuler une facture003.jpg


Il faut ensuite procéder à l’encaissement à 0 $ de la FACTURE d’origine et du CRÉDIT.

À partir du crédit créé, dans l'ongelt Encaissements/Remboursements, cliquer sur Ajouter.

Fichier:Annuler une facture004.jpg


Fichier:Annuler une facture005.jpg




Si la facture est déjà encaissée

1. Générer une facture inverse (CRÉDIT) à partir de la facture d’origine.

2. Procéder à l’encaissement négatif (CRÉDIT).

3. Demander à la comptabilité d’émettre un chèque de remboursement.









Nom du document : ProLoc:Facturation