ProLoc:Facturation
Sommaire
Introduction
Le module de facturation de Proloc permet de générer des factures de différents types. Que ce soit pour facutrer une contrat de réservation, une inscription à une activité ou un projet de vente, son fonctionnement de base demeure le même.
La facture est toujours liée à un client. Certaines informations telles que les termes de paiement et les taxes applicables peuvent être pré-configurées dans la fiche du client. Cliquez ici pour plus de détail sur les configuration de la fiche client.
| Voici les différentes options de la facture: | |
| Fichier:Creer une facture009.jpg | |
| A: Permet de fermer la facture. |
B: Permet de déverouiller la facutre lorsque le cadenas est fermer pour la modifier. |
| C: Permet de sauvegarder la facture. |
D: Permet d'accéder aux rapports en lien avec la facture. |
| E: Permet de se déplacer d'une facure à l'autre dans la grille. | F: Ce bouton contient les dix dernières factures modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une autre facture sans avoir à retourner dans la « Gestion des factures ». |
| G: Permet d'ajouter une tâche reliée à la facture. |
H: Permet d'envoyer un courriel au contact de la facture. |
| I: Permet d'ouvrir la fiche du client de la facture sans avoir à sortir de la facture. |
J: Permet de recalculer les escomptes applicables à la facture. |
| K: Permet de modifier l'état de la facture pour qu'elle soit identifée incomplète. | L: Permet d'émettre la facture ou d'annuler l'émission de la facture. |
| M: Permet d'ouvrir la référence de la facture. Dans le cas d'une inscription par exemple, c'est l'inscription pour laquelle cette facture a été faite qui s'ouvrirait. | N: Le No. Externe, le No commande et le Titre sont généralement utilisés pour référence à l'interne, mais peuvent aussi apparaitre sur la facture pour donner de l'information aditionnelle au client. |
| O: Permet de sélectionner la date de la facture. | P: Permet de choisir des clients différents pour la facturation et la livraison. |
| Q: Permet de sélectionner le client. |
R: Permet de sélectionner un contact et une adresse pour le client en Q. |
| S: Permet d'ouvrir les fenêtres de sélection de client, contact et adresses. |
T: Cette section permet de détailler les items à facturer. Cliquer ici pour plus de détails. |
| U: Cette section permet d'ajouter certaines information pour la facutre, comme la références et les taxes applicables. Cliquer ici pour plus de détails. |
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| L'onglet Ventes facture permet de détailler les itmes à facturer. | |
| Fichier:Creer une facture010.jpg | |
| A: Cette section contient le détail de la facture. Chaque ligne correspond à un item sur la facture. | B: Permet de modifier l'ordre des items sur la facture en les déplaçant de haut en bas. |
| C: Cette section contient toutes les informations sur les montants à payer de la facture. | D: Permet d'ajouter un item sur la facture à une positions sélectionnée. |
| E: Permet d'ajouter un item à la fin de la liste des items. | F: Permet d'ajouter un groupe de produits. |
| G: Permet de modifier les escomptes pour un item sélectionné. | H: Permet de retirer un item. |
| I: Permet de recalculer les taxes suite à une modification de la facture. | J: Permet d'afficher le détails des intérêts à payer. |
| K: Permet de sauvegarder la facutre et de la fermer. | L: Permet d'annuler les modifications faites à la facture. |
Créer une facture
Il y a différents endroits pour créer une facture ainsi que différentes types de factures:
- À partir de la fiche du client;
- À partir du contrat de réservation;
- À partir d'une inscription;
- À partir de la gestion des factures;
- À partir d'un projet.
À partir de la fiche du client
| Fichier:Creer une facture011.jpg | |
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A: L'onglet Facture de la fiche du client permet de consulter toutes les factures créées pour un ce client. |
B: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer une facture. |
À partir d'un contrat de réservation
| Dans le contrat de réservation, cliquer sur "Facturation". | |
| Fichier:Creer une facture001.jpg |
| Fichier:Creer une facture002.jpg | |
| A: Permet de choisir les réservations qui seront facturées. |
B: Permet d’inscrire la date de la facture. |
| C: Si cette case est cochée, la facture sera détaillée. |
D: Permet d’ajouter la description du contrat et les notes de facturation sur la facture. |
| E: Permet de facturer les réservations même si elles sont en conflit. |
F: Indique le nombre de réservations qui seront facturées. |
| G: Indique le nombre de factures qui seront créées. |
H: Indique le nombre de réservations qui ne seront pas facturées. |
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I: En cliquant sur le bouton « |
J: Si des réservations sont en erreur, le bouton « « |
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K: Pour retourner au contrat de réservation dans créer de facture, cliquer sur le bouton « |
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| Fichier:Creer une facture003.jpg | |
| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures du contrat de réservation. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic. |
À partir d'une inscription
| Dans l'inscription, cliquer sur "Facturer l'inscription". | |
| Fichier:Creer une facture005.jpg |
| Fichier:Creer une facture006.jpg | |
| A: Permet de sélectionner la date de la facture. | B: Permet de sélectionner les items de la tarification qui seront inculs sur la facture. |
| C: Permet de générer la facture. | D: Permet de générer la facture et l'encaissement en même temps. |
| E: Permet de créer une première facture et revient à l'écran de sélection des items pour générer une deuxième facture. | F: Annule la génération de la facture. |
| Fichier:Creer une facture007.jpg | |
| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures de l'inscription. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic. |
À partir de la gestion des factures
| Dans la gestion des Factures, cliquer "Ajouter". | |
| Fichier:Creer une facture012.jpg |
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Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, contrairement aux autres endroits utilisés pour créer une facture, ici aucune information n'est remenée par défaut. |
| Fichier:Creer une facture013.jpg |
À partir d'un projet
Il y a deux façon de créer Prodon à partir d'un projet.
1- À partir de l'onglet Factures.
| Dans l'onglet Factures du projet, il faut cliquer sur Ajouter une lige. |
| Fichier:Creer une facture014.jpg |
| Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, seules les informations du client sont remenées par défaut. |
| Fichier:Creer une facture015.jpg |
2- À partir de l'onglet Ventes.
| Dans l'onglet Ventes du projet, il faut cliquer sur Facturer selon une date. | |
| Fichier:Creer une facture016.jpg | |
| A: Permet de choisir les items qui seront facturés selon leur date de facturation prévue. |
B: Permet de générer la facture. |
| C: Permet d'annuler la génération de la facture et de revenir au projet. |
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| La facture sera alors créée avec tous les itmes qui étaient à facturer pour la date sélectionnée plus haut. |
| Fichier:Creer une facture018.jpg |
Annuler, remplacer une facture
Lorsque la facture n'est pas encore encaissée
Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.
| Aller dans le menu Facturation, Factures | |
| Fichier:Annuler une facture001.jpg |
| Fichier:Annuler une facture002.jpg | |
| A: Sélectionner la facture à annuler | B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit. |
| Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. Il suffit de confirmer la modification. |
| Fichier:Annuler une facture003.jpg |
Il faut ensuite procéder à l’encaissement à 0 $ de la FACTURE d’origine et du CRÉDIT.
| À partir du crédit créé, dans l'onglet Encaissements/Remboursements, cliquer sur Ajouter. |
| Fichier:Annuler une facture005.jpg | |
| A: Puisque l'on créer l'encaissement à partir du crédit, celui-ci sera automatiquement sélectionner. Il faut donc sélectionner la facture pour l'ajouter à l'encaissement | B: Une fois la facture sélectionnée, cliquer sur Attribuer le montant maximum pour la ligne sélectionnée. |
| C: Le montant de l'encaissement sera alors à zéro | D: Le mode de paiement sélectionné pourrait être le même que celui de la facture ou encore un mode de paiement Non-applicable. Il ne faut cependant pas utiliser un mode de paiement électronique comme les cartes de crédit ou les virements bancaire avec Optimal. |
| E: Confirmer l'ajout pour générer l'encaissement. | |
Pour remplacer la facture, il suffit d'en générer une nouvelle.
Annuler, remplacer et rembourser une facture
Lorsque la facture est déjà encaissée
Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.
| Aller dans le menu Facturation, Factures | |
| Fichier:Annuler une facture001.jpg |
| Fichier:Annuler une facture002.jpg | |
| A: Sélectionner la facture à annuler | B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit. |
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Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. On peut modifier le montant du crédit en modifiant, ajoutant ou retirant des lignes sur le crédit ou encore générer le crédit complet en cliquant sur Confirmer la modification. |
| Fichier:Annuler une facture003.jpg |
Il faut ensuite procéder à l’encaissement du crédit.
- Si le client doit payer un solde, il faut attendre un paiement avant de faire l'encaissement.
- Si un solde est dû au client il faut procéder à l’encaissement négatif du crédit et émettre un remboursement ou encore, il est possible de garder un solde au crédit jusqu’à ce qu'une nouvelle facture soit générée.
| Pour créer le remboursement, à partir du crédit, dans l'onglet Encaissements/Remboursements, cliquer sur Ajouter. |
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| Fichier:Annuler une facture006.jpg | |
| A: Le montant doit être en négatif. |
B: Le mode de paiement devrait correspondre au moyen qui sera utilisé pour rembourser le client. Si le remboursement sera fait directement sur sa carte de crédit, il faut plutôt utiliser un mode de paiement Non-applicable et écrire les références au crédit dans la note de l'encaissement. |
| C: Confirmer l'ajout. |
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Si le remboursement est fait par chèque, il faut demander à la comptabilité de produire le chèque.
Si le remboursement est fait directement sur la carte de crédit du client avec un paiment Optimal, il faut procéder au crédit sur le site de Netbanx.
Remplacer une facture
Si la facture n'est pas encore encaissée
1. Générer une facture inverse (CRÉDIT) à partir de la facture d’origine.
2. Procéder à l’encaissement à 0 $ de la FACTURE d’origine et du CRÉDIT.
3. Générer la nouvelle facture.
Si la facture est déjà encaissée
1. Générer une facture inverse (CRÉDIT) à partir de la facture d’origine
2. Générer la nouvelle facture
3. Procéder à l’encaissement à 0 $ de la nouvelle FACTURE + CRÉDIT
- Si le client doit payer un solde : Attendre un paiement
- Si un solde est dû au client : Procéder à l’encaissement négatif (CRÉDIT) et émettre un chèque de remboursement
ou
- Garder un solde au crédit jusqu’à ce que vous génériez une nouvelle facture
Nom du document : ProLoc:Facturation
