ProLoc:Activité d'inscription

Introduction

La gestion des activités d'inscription permet de créer des activités et des forfaits pour différents évènements tels que des cours, des camps, des ateliers ou encore des conférences.

Dans cette gestion, il est possible de configurer les coûts de ces événements ainsi que les dates auxquelles ils auront lieu. Il est également possible d'y gérer les inscriptions ainsi que les factures d'inscription.

Gestion des activités d'inscription

Pour accéder à la gestion des activités, il faut aller dans le menu « Inscriptions » puis dans «  Activités d'inscription ».

Après avoir cliqué sur «  Activités d'inscription », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de fermer la gestion des activités.	B: Permet d'accéder aux différents rapports de la gestion des activités.
C: Permet de se déplacer d'une activité à l'autre dans la grille en M.	D: Permet d'afficher ou de masquer la grille des sommaires d'analyse.
E: Permet d'ajouter une activité.	F: Permet de modifier ou de consulter l'activité sélectionnée en M.
G: Permet de supprimer une activité.	H: Permet d'exporter les données en Excel ou de fusionner les données en Word. Pour plus de détails sur « l'exportation/fusion », cliquer ici.
I: Permet d'archiver ou de désarchiver une activité.	J: Permet d'ouvrir la page Web de l'activité d'inscription.
K: Permet d'accéder à la gestion de l'importation des inscriptions en ligne.	L: Permet de synchroniser les données de ProLoc avec le Web.
M: Contient la liste des activités d'inscriptions.

Options de l'activité d'inscription

Onglet « Activité »

Pour accéder à la gestion des activités, il faut aller dans le menu « Inscriptions » puis dans «  Activités d'inscription ».

Pour modifier ou consulter une activité, il faut se positionner sur l'activité dans la grille en A et cliquer sur «  Modifier / consulter » en B ou encore appuyer sur la touche retour du clavier.
A: Grille de sélection des activités	B: Permet de modifier et de consulter une activité existante.

Après avoir cliqué sur «  Modifier / consulter », la fenêtre suivante s'ouvre. L'onglet « Activité » contient les informations générales de l'activité.
A: Permet de fermer l'activité et de retourner à la grille de gestion des activités.	B: Lorsqu'un autre utilisateur est en modification dans une activité, l'activité est verrouillée. Elle est donc en consultation seulement. Ce bouton permet de déverrouiller l'activité une fois que l'utilisateur a fermé la fiche.
C: Permet de sauvegarder les modifications apportées à l'activité.	D: Permet d'accéder aux différents rapports en lien avec l'activité.
E: Permet de se déplacer d'une activité à l'autre dans la grille de gestion des activités, sans avoir à sortir de l'activité.	F: Ce bouton contient les dix dernières activités modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une autre activité sans avoir à retourner dans la gestion des activités.
G: Permet de dupliquer les informations d'une autre activité.	H: Permet de synchroniser l'activité avec le site Web.
I: Permet d'ouvrir la page Web de l'activité.	J: Permet d'activer ou de désactiver la maintenance de l'activité sur le site Web.
K: Permet d'inscrire le code de l'activité.	L: Permet d'inscrire le titre de l'activité.
M: Permet d'inscrire une description pour l'activité.	N: Permet de spécifier si l'activité sera réservée aux individus ou aux entreprises.
O: Permet d'inscrire un titre différent pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	P: Permet de modifier la description de l'activité.
Q: Permet d'associer une image à l'activité.	R: Permet d'associer une image différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.

Onglet « Inscription en ligne », « Général »

L'onglet « Inscription en ligne », « Général », contient différentes options en vue de l'inscription en ligne.
A: Permet de rendre l'activité visible sur le site Web français. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	B: Permet de rendre l'activité visible sur le site Web anglais. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
C: Lorsque le nombre maximum de participants est atteint pour cette activité, cette case permet d'accepter des inscriptions supplémentaires qui seront placées en attente.	D: Permet d'afficher une image différente pour cette activité indiquant qu'il s'agit d'une nouveauté. Pour plus d'information sur l'ajout d'image pour les nouveautés cliquer ici.
E: Lorsque cette case est cochée, les participants sont forcés de se créer une Logizone pour s'inscrire à cette activité.	F: Permet d'inscrire une description supplémentaire de l'activité sur le site Web d'inscription en ligne.
G: Permet de modifier la description de l'activité.	H: Permet d'inscrire une description ou un nom de page url différent dans les différentes langues de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
I: Permet d'inscrire le nom de la page (url)	J: Donne de l'information supplémentaire sur le nom de la page (url)
K: Permet d'inscrire l'adresse courriel qui recevra les confirmations d'inscription en ligne.	L: Permet de regroupes les activités dans différents groupes sur la page Web d'inscription en ligne. Pour plus de détail sur les groupes d'activités, cliquer ici.
M: Permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer un groupe d'activités.	N: Permet d'inscrire une description courte pour l'activité.
O: Permet d'inscrire une description courte dans les différentes langues de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.

Onglet « Inscription en ligne », « Options avancées »

L'onglet « Inscription en ligne », « Options avancées » permet d'ajouter des champs obligatoires et des notes personnalisées sur l'inscription en ligne.
A: Contient la liste des champs obligatoires.	B: Permet d'ajouter un champ obligatoire. Pour plus d'information sur l'ajout de champs obligatoires, cliquer ici.
C: Permet de modifier ou de consulter un champ obligatoire.	D: Permet de supprimer un champ obligatoire.
E: Contient la liste des notes personnalisées.	F: Permet d'ajouter une note personnalisée. Pour plus d'information sur les notes personnalisées, cliquer ici.
G: Permet de modifier ou de consulter une note personnalisée.	H: Permet de supprimer une note personnalisée.

Ajouter un champ requis

En cliquant sur le bouton «  Ajouter un champs requis », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de sélectionner le champ qui sera obligatoire.	B: Permet de sélectionner pour qui ce champs sera obligatoire, soit l'inscrit ou le payeur.
C: Permet de sélectionner pour quel type de client sera obligatoire, soit les individus ou les entreprises.	D: Permet de sauvegarder les modifications et de revenir à l'activité.
E: Permet d'annuler l'ajout et de revenir à l'activité.

 

Ajouter une note personnalisée

En cliquant sur le bouton «  Ajouter une note », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de choisir la section du site Web où la note apparaîtra.	B: Permet de sélectionner la position à laquelle la note apparaître dans la page Web.
C: Permet de saisir la note.	D: Permet de déterminer une hauteur précise pour la note.
E: Permet de modifier ou de consulter la note.	F: Permet de modifier ou de consulter la note.
G: Permet de sauvegarder les modifications et de revenir à l'activité.	H: Permet d'annuler l'ajout et de revenir à l'activité.

Onglet « Groupe d'âge »

L'onglet « Groupe d'âge » permet de spécifier l'âge requis pour que les individus puissent s'inscrire à l'activité.
A: Permet d'activer la section des groupes d'âge.	B: Permet de sélectionner un groupe d'âge. Pour plus de détails sur la gestion des groupes d'âge, cliquer ici.
C: Permet de sélectionner la date de référence, c'est à dire la date à laquelle l'inscrit devra avoir atteint l'âge requis pour participer à l'activité.	D: Représente l'intervalle de dates dans lequel l'inscrit doit être né pour être dans ce groupe d'âge.

Onglet « Reçus »

L'onglet « Reçus » permet de spécifier le type de reçus qui devra être émis pour cette activité.
A: Lorsque cette case est cochée, il est possible d'activer le relevé 24 pour le payeur lors d'une inscription.	B: Lorsque cette case est cochée, le relevé 24 est automatiquement activé pour le payeur lors d'une inscription.
C: Lorsque cette case est cochée, il est possible d'activer le reçu Word pour le payeur lors d'une inscription.	D: Lorsque cette case est cochée, le reçu Word est automatiquement activé pour le payeur lors d'une inscription.
E: Permet de sélectionner le type de numérotation pour le reçu Word. Si le type de numérotation « Activité » est sélectionné, la numérotation des reçus Word recommencera du début pour chaque activité d'inscription. Si le type de numérotation « Séquence » est sélectionné, la numérotation des reçus Word sera attribuée selon une séquence définie préalablement. Pour plus de détails sur la configuration des séquences, cliquer ici.	F: Permet d'attribuer un préfixe pour la numérotation des reçus Word pour cette activité.

Gestion des forfaits

Pour accéder à la gestion des forfaits, il faut aller dans le menu « Inscriptions » puis dans «  Activités d'inscription ».

Il faut ensuite aller dans l'activité qui contient le forfait. Il faut donc se positionner sur l'activité dans la grille en A et cliquer sur «  Modifier / consulter » en B ou encore appuyer sur la touche retour du clavier.
A: Grille de sélection des activités	B: Permet de modifier et de consulter une activité existante.

Il est alors possible d'accéder aux forfaits dans la section du bas de la fiche de l'activité.
A: L'onglet « En préparation » permet d'afficher les forfaits qui sont en préparation dans la liste en G. Note : Lorsque les onglets A, B, C et D sont tous bleus ou tous orangés, tout leur contenu est affiché dans la grille. Pour sélectionner ou désélectionner seulement certains onglets, il faut tenir la touche CTRL enfoncée et cliquer sur l'onglet à sélectionner. Lorsqu'il est orangé, l'onglet est actif et son contenu est affiché.	B: L'onglet « En inscription » permet d'afficher les forfaits qui sont en inscription dans la liste en G.
C: L'onglet « En cours » permet d'afficher les forfaits qui sont en cours dans la liste en G.	D: L'onglet « Terminé » permet d'afficher les forfaits qui sont terminés dans la liste en G.
E: L'onglet « Annulé » permet d'afficher les forfaits qui sont annulés dans la liste en G.	F: Contient la liste des forfaits.
G: Permet de configurer l'ordre d'affichage des forfaits de cette activité pour l'inscription en ligne.	H: Permet d'ajouter un forfait.
I: Permet de modifier ou de consulter un forfait.	J: Permet de supprimer un forfait.
K: Permet de sauvegarder les modifications et de revenir à la gestion des activités.	L: Permet d'annuler les modifications apportées et de revenir à la gestion des activités.

Options du forfait

Dans la section du bas de la fiche de l'activité, après avoir cliqué sur «  Modifier / Consulter un forfait », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de fermer la gestion des forfaits.	B: Lorsqu'un autre utilisateur est en modification dans un forfait, le forfait est verrouillé. Il est donc en consultation seulement. Ce bouton permet de déverrouiller le forfait lorsque l'utilisateur a fermé la fiche.
C: Permet de sauvegarder les modifications apportées au forfait.	D: Permet d'accéder aux différents rapports en lien avec les forfaits.
E: Permet de se déplacer d'un forfait à l'autre dans l'activité sans avoir à sortir de la fenêtre de configuration des forfaits.	F: Permet de dupliquer les informations d'un autre forfait
G: Permet de modifier le statut du forfait. Pour plus de détail sur les différents statuts, cliquer ici.	H: Perme de créer une facture pour tous les participants inscrits à ce forfait.
I: Permet de synchroniser le forfait avec le site Web.	J: Permet d'ouvrir la page Web de l'inscription en ligne.
K: Permet d'activer ou de désactiver la maintenance de ce forfait sur le site Web.	L: Permet de configurer les informations générales du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Forfait », cliquer ici.
M: Permet de configurer différentes options du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Autres options », cliquer ici.	N: Permet de configurer les informations pour l'inscription en ligne de ce forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Inscription en ligne », cliquer ici.
O: Permet de configurer les groupes d'âge du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Groupe d'âge», cliquer ici.	P: Permet de configurer les séances du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Séances », cliquer ici.
Q: Permet de configurer les tarifications du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Tarifications », cliquer ici.	R: Permet de configurer les informations sur les animateurs du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Animateurs », cliquer ici.
S: Permet de gérer les participants de forfaits. Pour plus de détails sur l'onglet « Participants » cliquer ici.	T : Permet de configurer les caractéristiques du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Caractéristiques », cliquer ici.
U: Permet de configurer des alertes pour le forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Alertes », cliquer ici.

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Nom du document : ProLoc:Activité d'inscription

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