ProDon:Annulation d'une transaction

Mise en situation

Il arrive parfois que vous ayez à supprimer ou encore à modifier une transaction qui a déjà été créée dans ProDon.

Les raisons peuvent être diverses comme par exemple :

• Transaction attachée au mauvais donateur
• Transaction attachée à la mauvaise occasion / activité
• Montant de la transaction est incorrect
• Chèque NSF
• Transaction entrée en double…
  

Si la transaction n’a pas encore été reportée dans un lot (dépôt) vous pouvez y apporter les changements que vous le désirez sans qu’il n’y ait trop d’impact sur l’information contenu dans la base de données.

Par contre si la transaction a été reportée, il est fortement déconseillé de supprimer cette transaction car vous perdriez la trace de cette transaction et si un reçu avait été émis, la trace de ce reçu serait perdu à jamais.

Il est donc préférable d’annuler la transaction et en créer une nouvelle si besoin est. De cette façon, vous garderez une trace dans votre base de données des changements qui ont eu lieu.

Procédure pour annuler une transaction reportée

Pour annuler une transaction qui a été reportée dans un lot, vous devez absolument passer par la fiche du client.

Donc dans un premier temps, vous devrez ouvrir la fiche du client.

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La façon la plus simple est de passer par la gestion des clients et ouvrir la fiche du client.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 002.png

Dans la grille de détail dans la partie du bas, repérer la transaction à annuler.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 003.png

Puis cliquez sur le bouton de droite pour annuler la transaction.

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On vous demandera de confirmer votre requête d’annulation de transaction.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 005.png

On vous demandera d’entrer la raison d’annulation. Vous pouvez utiliser des raisons déjà entré dans le passé ou vous en créer une nouvelle.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 006.png

Si vous entrez une nouvelle raison qui n’est pas dans la liste, on vous demandera si vous voulez ajouter cette raison dans la liste pour une utilisation future.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 007.png

Et on vous demande de confirmer votre sélection.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 008.png

Vous verrez alors votre transaction toujours présente dans la fiche du client mais un trait est apparu sur la ligne qui vous indique que la transaction a été annulée.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 009.png

Il est possible de réactiver une transaction annulée, vous n’aurez qu’à cliquer à nouveau sur le bouton et on vous demandera si vous voulez réactiver la transaction.

Impact sur les rapports

Le fait d’annuler une transaction qui a été reportée dans un lot a un impact sur les informations de votre base de données.
Entre autre, tous les rapports qui ont étés imprimé lors du report du lot seront erronés et l’information envoyé à la comptabilité sera aussi à corriger. Et si en plus un reçu avait été émis, le vérificateur comptable demandera à voir la liste des reçus annulés.

Il est possible de réimprimer les différents rapports de ce lot directement à partir de la grille de modification du client.

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La transaction est attachée à un No Lot et vous voudrez sans doute réimprimer les rapports de lots corrigés pour ce lot.

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À partir de la grille de détail, il est possible de réimprimer ces rapports de lot, cliquez sur le bouton rapport .

Fichier:ProDon Annulation Transaction 012.png

Puis sélectionner les rapports corrigés que vous désirez réimprimer.

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Sur le rapport, vous verrez la transaction annulée ainsi que la raison d’annulation. Les totaux sont corrigés. Ion voit ici que le numéro de reçu 010 346 est aussi annulé…

Fichier:ProDon Annulation Transaction 014.png

Pour faire imprimer la liste des reçus annulés, vous devrez aller dans la gestion des rapports puis demander le 9e rapport qui est de générer la liste des reçus annulés.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 015.png

Choisir la période puis cliquez sur OK.

Fichier:ProDon Annulation Transaction 016.png

Vous aurez alors la liste de tous les reçus annulés pour la période sélectionnée.

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