ProDon:Module facturation

Modèle:Entete ProDon

Schémas

Production d’une facture

Pour produire une facture, vous devez d’abord indiquer à ProDon ce qui doit être facturé. Vous devez donc créer les transactions qui seront à facturer, mais pour créer ces transactions, vous devrez d’abord configurer correctement vos occasions de dons. 2 méthodes existent pour la production de facture. La première méthode consiste à créer des transactions puis à créer des factures en fonction des transactions saisies. L’autre option consiste à créer une facture puis à y rattacher les transactions à facturer.

Gestion des occasions et activités de dons

Si vous désirez produire des factures pour une occasion de dons, vous devrez simplement activer la possibilité de générer des factures dans les activités nécessaires. L’option « Toujours émettre une facture » fait en sorte que toutes les transactions créées dans cette activité généreront une facture. Dans le cas contraire, vous aurez le choix au cas par cas.

Méthode transactions PUIS facture

Cette méthode est surtout utilisée lorsque la production de facture est traitée au cas par cas. Par exemple dans une pile de bulletins d’inscription, certains requièrent une facture et d’autre non ou encore lorsque des paiements reçus et des factures à émettre sont traités en même temps.

Création des transactions

Une fois les activités bien configurées, vous pourrez créer les transactions à facturer. Pour ce faire, suivez le processus normal d’ajout de transaction, mais choisissez le mode de paiement « À facturer ». Les transactions pour lesquelles vous avez choisi ce mode de paiement se retrouveront automatiquement dans les « transactions en attente ».

Générer la facture

Lorsque les transactions à facturer sont créées, elles se retrouvent dans le « Traitement des factures à émettre ». Vous trouverez cette gestion à partir du menu principal dans « Traitement ».

A : Vous y trouverez une liste de toutes les transactions à facturer.	B : Le bouton « Générer les factures » vous permettra de créer des factures. Une seule facture sera créée par client. Dans l’exemple ci-contre, le résultat serait de deux factures concernant respectivement 3 et 2 transactions.

Lorsque vous générez les factures, il est possible de choisir parmi les options ci-dessus.

ProDon vous demandera ensuite de valider la production des factures. Si vous répondez « Oui », les numéros de facture seront attribués. Sinon, tout sera annulé.

Méthode facture PUIS transactions

Cette méthode est généralement utilisée lorsque toute la saisie porte sur des factures à émettre.

Générer la facture

A : Il est possible de créer une facture directement depuis la « Gestion des factures ». Cette fenêtre de gestion se trouve depuis le menu « Transactions » de l’écran du « Menu Principal ».

B : Pour ajouter une nouvelle facture. Vous devrez ensuite choisir le client pour lequel la facture doit être créée.

C : Vous devrez ensuite choisir un client pour votre facture.

D : Dans la fenêtre d’ajout de facture, il est possible d’ajouter de nouvelles transactions à la facture.	E : Lorsque toutes les transactions à facturer sont créées, il ne reste qu’à produire la facture à l’aide du rapport nommé « Facture ».

Effectuer un versement

Il existe 2 méthodes pour effectuer un versement sur une facture. Il est possible de traiter les versements au cours d’un dépôt normal. Sinon, il est possible d’effectuer un versement directement depuis la fenêtre de modification de facture.

Au cours d’un dépôt

Lorsque vous recevez un chèque destiné à payer une facture en partie ou en totalité, vous pouvez le traiter comme n’importe quel autre chèque. Vous n’avez qu’à vous rendre dans les transactions afin d’y rechercher votre client normalement.

A : Lorsque vous trouverez le donateur, il y aura une mention « Facture non payée ».

B : Après avoir cliqué sur le bouton, vous verrez la liste des factures à payer pour le client. Cliquez sur « Choisir », puis passez à la création du versement.

Depuis la fenêtre de modification de facture

Il est possible d’effectuer un versement directement depuis la fenêtre de modification d’une facture. Pour ce faire, il faut d’abord se rendre dans la « Gestion des factures » puis double-cliquer (ou cliquer sur ) sur la facture souhaitée afin de l’ouvrir.

Ensuite, passez à la création du versement.

Création du versement

A : Pour effectuer un versement, cliquez simplement sur .

B : Entrez le montant du chèque dans la case « montant ». Si vous appuyez ensuite sur « Entrée ou Enter » sur votre clavier, ProDon répartira le montant sur les différents éléments de la facture.	C : Si la répartition automatique ne vous convient pas, vous pouvez ajuster les montants vous-même.
D : Si le montant en D n’est pas 0,00 $, il sera impossible de cliquer sur « Continuer ». Après avoir cliqué sur « Continuer », ProDon créera les transactions appropriées. Il ne restera plus qu’à choisir le mode de paiement utilisé pour ce versement et à reporter normalement le lot.

Suivi

A : Vous pouvez consulter les factures existantes à partir de la « Gestion des factures » que vous trouverez sous « Transactions » puis « Factures » à partir du menu Principal de ProDon.

En double-cliquant sur une ligne, vous obtiendrez le détail de la facture.

B : Vous y retrouvez l’état actuel de la facture.	C : Vous pourrez y planifier des versements datés. Uniquement utilisé à titre informatif, le traitement est fait manuellement même si des dates de versements existent.
D : Vous aurez aussi la possibilité d’imprimer des factures.

Personnalisation de la facture

A : Vous pouvez personnaliser votre facture à partir du « Menu Principal », « Configuration » puis « Paramètres de rapports ».

B : En double-cliquant sur la ligne « Factures » vous accéderez aux options spécifiques aux factures.

C : L’onglet « Général » contient une série d’options qui seront appliquées à toutes les factures produites par ProDon. Il s’agit principalement d’afficher ou non certaines informations concernant votre organisme.

D : L’onglet « Tableau » contient des options spécifiques à la section présentant les transactions. Puisque l’information est utilisée pour toutes les factures du logiciel, il est généralement recommandé d’utiliser des informations qui sont pertinentes pour toutes les occasions de votre base de données.

E : L’onglet « Coupon-réponse » permet de configurer une section que le donateur pourra joindre à son versement. Un bouton est prévu pour prévisualiser le coupon-réponse afin de vous aider à placer vos modes de paiement sur le coupon-réponse.

F : L’onglet « Trame de fond » sert à configurer les mentions visibles en arrière-plan dans différentes circonstances. Il est possible de configurer les différentes mentions à utiliser en trame de fond ainsi que le positionnement et la couleur de la trame.

G : L’onglet « Sections déplaçables » permet de jouer avec l’emplacement de certains éléments de la facture. L’adressage est utile pour ajuster la facture dans une enveloppe à fenêtre.

Résultat final

Les indications visuelles font références aux écrans de configuration.

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