ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus : Différence entre versions
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− | == Annulation, | + | == Annulation, remplacement, réimpression de reçus à partir d'une fiche client == |
− | Pour annuler, | + | Pour annuler, remplacer ou réimprimer un reçu d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client.<br> |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Il s'agit de la liste des transactions pour ce client. Sélectionner la transaction dont le reçu est à modifier. | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Il s'agit de la liste des transactions pour ce client. Sélectionner la transaction dont le reçu est à modifier. | ||
− | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton reçus.png|sans_cadre|20x20px]] pour ouvrir la fenêtre d'« Annulation, | + | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton reçus.png|sans_cadre|20x20px]] pour ouvrir la fenêtre d'« Annulation, remplacement et réimpression d'un reçu ». |
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− | '''NOTE :''' Il est possible d'annuler, | + | '''NOTE :''' Il est possible d'annuler, remplacer ou réimprimer un seul reçu à la fois à partir d'une fiche client. |
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*[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#Annulation_d.27un_re.C3.A7u|Annulation d'un reçu]] | *[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#Annulation_d.27un_re.C3.A7u|Annulation d'un reçu]] | ||
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*[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#R.C3.A9impression_d.27un_re.C3.A7u|Réimpression d'un reçu]] | *[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#R.C3.A9impression_d.27un_re.C3.A7u|Réimpression d'un reçu]] | ||
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− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cette fonction permet d'annuler un reçu qui a déjà été | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cette fonction permet d'annuler un reçu qui a déjà été délivré. |
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− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> En cochant cette case, le statut du reçu se modifiera automatiquement pour « À | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> En cochant cette case, le statut du reçu se modifiera automatiquement pour « À délivrer », si cela est possible, selon les validations de '''''Prodon'''''. |
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu. | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu. | ||
− | + | Après avoir coché les informations désirées, cliquer sur le bouton <br>« [[Image:Bouton générer.png]] Continuer ». | |
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− | | | + | |'''NOTE :''' Ne pas cocher la case en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> si la transaction reliée au reçu doit être créditée ou annulée également. Cette case doit être cochée seulement si un nouveau reçu doit être délivré pour cette même transaction (par exemple, un reçu perdu par le donateur). |
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− | '''NOTE :''' Ne pas cocher la case en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> si la transaction reliée au reçu doit être créditée ou annulée également. Cette case doit être cochée seulement si un nouveau reçu doit être | ||
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|Après avoir cliqué sur « [[Image:Bouton générer.png]] Continuer », vous revenez dans la fiche client : | |Après avoir cliqué sur « [[Image:Bouton générer.png]] Continuer », vous revenez dans la fiche client : | ||
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− | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cette case indique le nouveau statut du reçu. | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Cette case indique le nouveau statut du reçu. |
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− | '''NOTE :''' Selon les validations de '''''Prodon''''', il se peut que le reçu ne puisse pas être | + | |'''NOTE :''' Selon les validations de '''''Prodon''''', il se peut que le reçu ne puisse pas être remplacé, par exemple, si le client a demandé à ne jamais recevoir de reçu ou si l'activité en question ne permet pas de délivrer de reçus, etc. <br>'''ATTENTION :''' Il est important de vérifier si le changement du statut a été effectué puisque '''''Prodon''''' n'affichera aucun message d'erreur.<br> |
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− | '''ATTENTION :''' Il est important de vérifier si le changement du statut a été effectué puisque '''''Prodon''''' n'affichera aucun message d'erreur.<br> | ||
− | Dans cet exemple, puisque la case « Remettre le statut du reçu à | + | Dans cet exemple, puisque la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » a été cochée, le statut du reçu est modifié pour « À délivrer » au lieu de « Délivré ». Le reçu apparaît également dans le « Traitement par lot : Reçus », afin de pouvoir [[ProDon:Traitement des reçus à émettre|délivrer à nouveau le reçu]]. |
− | Si la case « Remettre le statut du reçu à | + | Si la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » n'avait pas été cochée, le statut du reçu aurait été modifié pour « Aucun » au lieu de « Délivré ». Dans ce cas, le reçu n'apparaît pas dans le « Traitement par lot : Reçu ». |
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*[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#Annuler_ou_cr.C3.A9diter_la_transaction_relative_au_re.C3.A7u_annul.C3.A9|Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé]]<br> | *[[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#Annuler_ou_cr.C3.A9diter_la_transaction_relative_au_re.C3.A7u_annul.C3.A9|Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé]]<br> | ||
− | *Laisser le reçu « À | + | *Laisser le reçu « À délivrer », en attente d'un paiement ultérieur. Lors de la réception du paiement, procéder au remplacement du reçu [[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#R.C3.A9.C3.A9mission_d.27un_re.C3.A7u_.C3.A0_partir_de_la_fiche_du_client_.C3.A0_la_r.C3.A9ception_d.27un_paiement|à partir d'une fiche client]] ou [[ProDon:Annulation, réémission et réimpression de reçus#R.C3.A9.C3.A9mission_d.27un_re.C3.A7u_.C3.A0_partir_du_.C2.AB.C2.A0Traitement_par_lot.C2.A0:_Re.C3.A7us.C2.A0.C2.BB_.C3.A0_la_r.C3.A9ception_d.27un_paiement|à partir du « Traitement par lot : Reçus »]]<br>'''ATTENTION :''' S'assurer que l'information a été transmise à la comptabilité puisqu'il n'y aura pas d'autre transaction à entrer dans '''''Prodon'''''.<br><br> |
==== Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé<br> ==== | ==== Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé<br> ==== | ||
Version du 1 juin 2020 à 09:24
Annulation, remplacement et réimpression de reçus |
ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.
ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.
Introduction
Une fois qu'un reçu a été délivré, il est possible de l'annuler, le remplacer ou le réimprimer. Ces trois fonctions peuvent être utilisées dans différentes situations. Par exemple, lorsqu'un reçu est perdu, il faut le remplacer, lors de la réception d'un chèque sans provision, il faut annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, lorsqu'une transaction a été saisie et reportée par erreur, il faut également annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, etc.
ATTENTION : La réimpression de reçus ne devrait jamais être utilisée, excepté pour un usage interne.
Dans Prodon, il est possible d'annuler, remplacer et réimprimer les reçus à partir de deux endroits; la fiche du client et dans l'Historique des transactions.
Annulation, remplacement, réimpression de reçus à partir d'une fiche client
Pour annuler, remplacer ou réimprimer un reçu d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client.
En cliquant sur le bouton , les trois options suivantes sont disponible :
Annulation d'un reçu
La majorité du temps, si un reçu doit être annulé, la transaction qui y est reliée doit être créditée ou annulée également.
Après avoir cliqué sur « Continuer », vous revenez dans la fiche client : |
A : Cette case indique le nouveau statut du reçu. |
NOTE : Selon les validations de Prodon, il se peut que le reçu ne puisse pas être remplacé, par exemple, si le client a demandé à ne jamais recevoir de reçu ou si l'activité en question ne permet pas de délivrer de reçus, etc. ATTENTION : Il est important de vérifier si le changement du statut a été effectué puisque Prodon n'affichera aucun message d'erreur. Dans cet exemple, puisque la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » a été cochée, le statut du reçu est modifié pour « À délivrer » au lieu de « Délivré ». Le reçu apparaît également dans le « Traitement par lot : Reçus », afin de pouvoir délivrer à nouveau le reçu. Si la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » n'avait pas été cochée, le statut du reçu aurait été modifié pour « Aucun » au lieu de « Délivré ». Dans ce cas, le reçu n'apparaît pas dans le « Traitement par lot : Reçu ». |
Une fois le reçu annulé, deux options sont possibles :
- Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé
- Laisser le reçu « À délivrer », en attente d'un paiement ultérieur. Lors de la réception du paiement, procéder au remplacement du reçu à partir d'une fiche client ou à partir du « Traitement par lot : Reçus »
ATTENTION : S'assurer que l'information a été transmise à la comptabilité puisqu'il n'y aura pas d'autre transaction à entrer dans Prodon.
Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé
Dans le cas de l'annulation d'un reçu à cause d'une erreur dans la transaction, il peut également être nécessaire d'annuler ou de créditer la transaction.
Pour savoir comment annuler une transaction, consulter la procédure « Annulation d'une transaction ».
Pour savoir comment créditer une transaction, consulter la procédure « Saisie d'une transaction négative ».
Réémission d'un reçu
Réémission d'un reçu à partir de la fiche du client à la réception d'un paiement
Pour réémettre le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Pour remplacer l'ancien reçu, cliquer sur le bouton « Oui ». |
Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
Réémission d'un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus » à la réception d'un paiement
Pour savoir comment émettre un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus », consulter la section « Traitement des reçus à émettre ».
Réimpression d'un reçu
Pour réimprimer le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Permet de sélectionner l'imprimante désirée. |
B : Permet de réimprimer un reçu déjà émis. |
C : Permet d'imprimer une copie du reçu déjà émis. ATTENTION : Il est conseillé de vérifier avec l'ARC dans quel cas il est possible d'utiliser un reçu « Duplicata ». |
D : Permet d'imprimer l'original du reçu déjà émis. |
E : Permet de générer le reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement. |
F : Permet de générer et imprimer le reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer. |
ATTENTION : La réimpression est fortement déconseillée et doit être utilisée uniquement à l'interne. Il est préférable de toujours annuler le reçu émis ou de le réémettre plutôt que de le réimprimer. |
Annulation, réémission, réimpression de reçus à partir de « Analyse et historique »
À partir de l'historique de transactions de Prodon, il est possible d'effectuer des changements massifs pour plusieurs reçus en même temps.
Pour annuler, réémettre ou réimprimer plusieurs reçus à la fois, contacter le soutien technique de Logilys.
Nom du document : ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus
Version : 5.0.5.3