ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus

Annulation, remplacement et réimpression de reçus

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Une fois qu'un reçu a été délivré, il est possible de l'annuler, le remplacer ou le réimprimer. Ces trois fonctions peuvent être utilisées dans différentes situations. Par exemple, lorsqu'un reçu est perdu, il faut le remplacer, lors de la réception d'un chèque sans provision, il faut annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, lorsqu'une transaction a été saisie et reportée par erreur, il faut également annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, etc.

ATTENTION : La réimpression de reçus ne devrait jamais être utilisée, excepté pour un usage interne.

Dans Prodon, il est possible d'annuler, remplacer et réimprimer les reçus à partir de deux endroits; la fiche du client et dans l'Historique des transactions.

Annulation, remplacement, réimpression de reçus à partir d'une fiche client

Pour annuler, remplacer ou réimprimer un reçu d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client.

Une fois dans la fiche du client, aller dans l'onglet « Transactions ».
A : Il s'agit de la liste des transactions pour ce client. Sélectionner la transaction dont le reçu est à modifier.	B : Cliquer sur le bouton pour ouvrir la fenêtre d'« Annulation, remplacement et réimpression d'un reçu ».
NOTE : Il est possible d'annuler, remplacer ou réimprimer un seul reçu à la fois à partir d'une fiche client.

En cliquant sur le bouton , les trois options suivantes sont disponible :

• Annulation d'un reçu
• Remplacement d'un reçu
• Réimpression d'un reçu

Annulation d'un reçu

La majorité du temps, si un reçu doit être annulé, la transaction qui y est reliée doit être créditée ou annulée également.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette fonction permet d'annuler un reçu qui a déjà été délivré.	B : En cochant cette case, le statut du reçu se modifiera automatiquement pour « À délivrer », si cela est possible, selon les validations de Prodon.
C : Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu. Après avoir coché les informations désirées, cliquer sur le bouton «  Continuer ».	NOTE : Ne pas cocher la case en B si la transaction reliée au reçu doit être créditée ou annulée également. Cette case doit être cochée seulement si un nouveau reçu doit être délivré pour cette même transaction (par exemple, un reçu perdu par le donateur).

Après avoir cliqué sur «  Continuer », vous revenez dans la fiche client :

A : Cette case indique le nouveau statut du reçu.

NOTE : Selon les validations de Prodon, il se peut que le reçu ne puisse pas être remplacé, par exemple, si le client a demandé à ne jamais recevoir de reçu ou si l'activité en question ne permet pas de délivrer de reçus, etc. ATTENTION : Il est important de vérifier si le changement du statut a été effectué puisque Prodon n'affichera aucun message d'erreur. Dans cet exemple, puisque la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » a été cochée, le statut du reçu est modifié pour « À délivrer » au lieu de « Délivré ». Le reçu apparaît également dans le « Traitement par lot : Reçus », afin de pouvoir délivrer à nouveau le reçu. Si la case « Remettre le statut du reçu à délivrer si possible » n'avait pas été cochée, le statut du reçu aurait été modifié pour « Aucun » au lieu de « Délivré ». Dans ce cas, le reçu n'apparaît pas dans le « Traitement par lot : Reçu ».

Une fois le reçu annulé, deux options sont possibles :

• Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé
  
• Laisser le reçu « À délivrer », en attente d'un paiement ultérieur. Lors de la réception du paiement, procéder au remplacement du reçu à partir d'une fiche client ou à partir du « Traitement par lot : Reçus »
  ATTENTION : S'assurer que l'information a été transmise à la comptabilité puisqu'il n'y aura pas d'autre transaction à entrer dans Prodon.
  
  

Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé

Dans le cas de l'annulation d'un reçu à cause d'une erreur dans la transaction, il peut également être nécessaire d'annuler ou de créditer la transaction.

Pour savoir comment annuler une transaction, consulter la procédure « Annulation d'une transaction ».

Pour savoir comment créditer une transaction, consulter la procédure « Saisie d'une transaction négative ».

Remplacement d'un reçu

Remplacement d'un reçu à partir de la fiche du client à la réception d'un paiement

Pour remplacer le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour remplacer l'ancien reçu, cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour générer le reçu, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », le nouveau reçu s'affiche à l'écran. Vérifier le reçu à l'écran, l'imprimer, vérifier l'impression (manque d'encre, papier, etc.) et lorsque tout est en ordre, fermer la fenêtre. Après avoir fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour accepter le remplacement du reçu, cliquer sur «  J'accepte ». NOTE: Le statut du reçu se modifiera ensuite pour « Délivré » dans la fiche du client.

Remplacement d'un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus » à la réception d'un paiement

Pour savoir comment remplacer un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus », consulter la section « Traitement des reçus à délivrer ».

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette fonction permet de sélectionner l'imprimante désirée.	B : Permet de sélectionner le remplacement du reçu.
C : Ce champ indique le prochain numéro de reçu qui sera utilisé.	D : Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu.
E : Ce sera la date de délivrance qui sera inscrite sur le reçu. Par défaut, la date du jour s'inscrit, mais il est possible de la changer.	F : Permet de générer le nouveau reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.
G : Permet de générer et imprimer le nouveau reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.	H : Si cette case est cochée, une mention que le nouveau reçu annule et remplace l'ancien reçu, cette mention s'affichera sur le nouveau reçu.
I : Permet de générer le reçu sans le voir à l'écran et sans l'imprimer. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran, ni de l'imprimer.	J : Pour réémettre le reçu, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur « J'accepte » pour annuler l'ancien reçu, puis créer le nouveau.

Réimpression d'un reçu

Pour réimprimer le reçu à partir de la fiche du client, se référer aux mêmes étapes indiquées dans cette section. Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de sélectionner l'imprimante désirée.	B : Permet de réimprimer un reçu déjà émis.
C : Permet d'imprimer une copie du reçu déjà émis. ATTENTION : Il est conseillé de vérifier avec l'ARC dans quel cas il est possible d'utiliser un reçu « Duplicata ».	D : Permet d'imprimer l'original du reçu déjà émis.
E :  Permet de générer le reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.	F : Permet de générer et imprimer le reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.
G : Pour réimprimer le reçu, cliquer sur «  Continuer ».	ATTENTION : La réimpression est fortement déconseillée et doit être utilisée uniquement à l'interne. Il est préférable de toujours annuler le reçu émis ou de le réémettre plutôt que de le réimprimer.

Après avoir cliqué sur «  Continuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur «  Oui », pour actualiser les informations du reçu.

Annulation, réémission, réimpression de reçus à partir de « Analyse et historique »

À partir de l'historique de transactions de Prodon, il est possible d'effectuer des changements massifs pour plusieurs reçus en même temps.

Pour annuler, réémettre ou réimprimer plusieurs reçus à la fois, contacter le soutien technique de Logilys.

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Nom du document : ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus
Version : 5.0.5.3

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