ProDon:Annulation, remplacement et réimpression de reçus

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Une fois qu'un reçu a été émis, il est possible de l'annuler, le réémettre ou le réimprimer. Ces trois fonctions peuvent être utilisées dans différentes situations. Par exemple, lorsqu'un reçu est perdu, il faut le réémettre, lors de la réception d'un chèque sans provision, il faut annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, lorsqu'une transaction a été saisie et reportée par erreur, il faut également annuler le reçu et créditer ou annuler la transaction, etc.

ATTENTION : La réimpression de reçus ne devrait jamais être utilisée, excepté pour un usage interne.

Dans ProDon, il est possible d'annuler, réémettre et réimprimer les reçus à partir de deux endroits; la fiche du client et « Analyse et historique ».

Annulation, réémission, réimpression de reçus à partir d'une fiche client

Pour annuler, réémettre ou réimprimer un reçu d'un client en particulier, ouvrir sa fiche client.

Une fois dans la fiche du client, aller dans l'onglet « Tr. perçues ».
A : Le bouton permet d'afficher ou non la barre de recherche, afin de rechercher la transaction dont le reçu doit être annulé, réémis ou réimprimé.	B : Sélectionner la transaction dont le reçu doit être annulé, réémis ou réimprimé.
C : Cliquer sur le bouton .	NOTE : Il est possible d'annuler, réémettre ou réimprimer un seul reçu à la fois.

En cliquant sur le bouton , les trois options suivantes sont disponible :

• Annulation d'un reçu
• Réémission d'un reçu
• Réimpression d'un reçu

Annulation d'un reçu

La majorité du temps, si un reçu doit être annulé, la transaction qui y est reliée doit être créditée ou annulée également.

Dans le cas, par exemple, de la réception d'un chèque sans provision, un dépôt a été effectué, mais aucun paiement n'a été reçu, il faut donc créditer la transaction et annuler le reçu. Si un paiement est reçu ultérieurement, une nouvelle transaction devra être saisie et un nouveau reçu sera généré. Il est également possible, au lieu de créditer la transaction, d'annuler la transaction reliée au reçu mais dans ce cas, il faut s'assurer que l'information a été transmise au logiciel de comptabilité.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette fonction permet d'annuler un reçu qui a déjà été émis.	B : En cochant cette case, le statut du reçu se modifiera automatiquement pour « À émettre », si cela est possible, selon les validations de ProDon. Par exemple, il sera impossible de réémettre un reçu si le client a demandé à ne jamais recevoir de reçu ou si l'activité en question ne permet pas d'émettre des reçus, etc.
C : Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu.	D : Après avoir coché les informations désirées, cliquer sur le bouton «  Continuer ».
NOTE : Ne pas cocher la case en B si la transaction reliée au reçu doit être annulée également. Cette case doit être cochée seulement si un nouveau reçu doit être émis pour cette même transaction (par exemple, un reçu perdu par le donateur).

Après avoir cliqué sur «  Continuer » dans la fenêtre précédente, le statut du reçu se modifie automatiquement dans la fiche du client. NOTE : Selon les validation de ProDon, il se peut que le reçu ne puisse pas être réémis, par exemple, si le client a demandé à ne jamais recevoir de reçu ou si l'activité en question ne permet pas d'émettre de reçus, etc. ATTENTION : Il est important de vérifier si le changement du statut a été effectué puisque ProDon n'affichera aucun message d'erreur. Dans cet exemple, puisque la case « Remettre le statut du reçu à émettre si possible » a été cochée, le statut du reçu est modifié pour « À émettre » au lieu de « Émis ». Le reçu apparaît également dans le « Traitement par lot : Reçus », afin de pouvoir émettre à nouveau le reçu. Si la case « Remettre le statut du reçu à émettre si possible » n'aavait pas été cochée, le statut du reçu aurait été modifié pour « Aucun » au lieu de « Émis ». Dans ce cas, le reçu n'apparaît pas dans le « Traitement par lot : Reçu ».

Une fois le reçu annulé, deux options sont possibles :

• Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé
  
• Laisser le reçu « À émettre », en attente d'un paiement ultérieur. Lors de la réception du paiement, procéder à la réémission du reçu.
  ATTENTION : S'assurer que l'information a été transmise à la comptabilité puisqu'il n'y aura pas d'autre transaction à entrer dans ProDon.
  

Annuler ou créditer la transaction relative au reçu annulé

Dans le cas de l'annulation d'un reçu à cause d'une erreur dans la transaction, il faut également annuler ou créditer la transaction.

Pour savoir comment annuler une transaction, consulter la procédure « Annulation d'une transaction ».

Pour créditer une transaction, il suffit d'enregistrer une transaction négative qui comprend la même occasion de dons et activité avec le même montant en moins.

Réémettre le reçu à la réception du paiement

Dans le cas d'une erreur lors de la réception du paiement (ex. : réception d'un chèque sans provision), il est seulement nécessaire d'annuler le reçu, et non la transaction également. Dans ce cas, il faudra aviser le client que le paiement n'a pas été effectué correctement, puis annuler le reçu qui lui avait été envoyé.

Lors de la réception d'un deuxième paiement pour la transaction du reçu annulé, il faudra émettre un nouveau reçu. Il existe 2 manières pour émettre le nouveau reçu :

• À partir de la fiche du client
• À partir du « Traitement par lot : Reçus »
  

 À partir de la fiche du client

Pour émettre le nouveau reçu par la fiche du client, sélectionner la transaction du reçu à émettre, puis cliquer à nouveau sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvrira.

Pour remplacer l'ancien reçu, cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour générer le reçu, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », le nouveau reçu s'affiche à l'écran. Vérifier le reçu à l'écran, l'imprimer, vérifier l'impression (manque d'encre, papier, etc.) et lorsque tout est en ordre, fermer la fenêtre. Après avoir fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour accepter la réémission du reçu, cliquer sur «  Oui ».

Le statut du reçu se modifiera ensuite pour « Émis » dans la fiche du client.

À partir du « Traitement par lot : Reçus »

Pour savoir comment émettre un reçu à partir du « Traitement par lot : Reçus », consulter la procédure « Traitement des reçus à émettre.

Réémission d'un reçu

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Cette fonction permet de réémettre un reçu déjà émis.	B : Si cette case est cochée, une case mentionnant que le nouveau reçu annule et remplace l'ancien s'affichera sur le nouveau reçu.
C : Ce champ indique le prochain numéro de reçu qui sera utilisé.	D : Ce champ permet d'inscrire la raison de l'annulation du reçu.
E : Permet de choisir sur quelle imprimante les reçu s'imprimeront.	F : Permet de générer le nouveau reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.
G : Permet de générer et imprimer le nouveau reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.	H : Permet de générer le reçu à l'écran sans l'imprimer.

Une fois que les options désirées sont cochées, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Continuer », le reçu sera généré, affiché à l'écran ou imprimé, selon l'option cochée en F, G, ou H.

Si le reçu est affiché à l'écran, le vérifier, puis l'imprimer. Fermer ensuite la fenêtre du reçu.

Après avoir cliqué sur «  Contiuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur «  Oui », pour annuler l'ancien reçu, puis créer le nouveau.

Réimpression d'un reçu

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Permet de choisir sur quelle imprimante les reçu s'imprimeront.	B : Cette fonction permet de réimprimer un reçu déjà émis.
C : Permet d'imprimer une copie du reçu déjà émis. ATTENTION : Vérifier avec l'ARC dans quel cas il est possible d'utiliser un reçu « Duplicata ».	D : Permet d'imprimer l'original du reçu déjà émis.
E :  Permet de générer le reçu et de l'afficher à l'écran. NOTE : Si cette case est choisie, il faudra ensuite imprimer le reçu manuellement.	F : Permet de générer et imprimer le nouveau reçu. NOTE : Cette option est déconseillée puisqu'elle ne permet pas de vérifier le reçu à l'écran avant de l'imprimer.
ATTENTION : L'option de réimpression est fortement déconseillée et doit être utilisée uniquement à l'interne. Il est préférable de toujours annuler le reçu émis ou de le réémettre plutôt que de le réimprimer.

Une fois que les options désirées sont cochées, cliquer sur «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Continuer », le reçu sera généré, affiché à l'écran ou imprimé, selon l'option cochée en E ou F.

Si le reçu est affiché à l'écran, le vérifier, puis l'imprimer. Fermer ensuite la fenêtre du reçu.

Après avoir cliqué sur «  Contiuer », puis fermé la fenêtre du reçu, la fenêtre suivante s'ouvre.

Si le reçu a été généré et imprimé adéquatement, cliquer sur «  Oui », pour actualiser les informations du reçu.

Annulation, réémission, réimpression de reçus à partir de « Analyse et historique »

À partir de la gestion « Analyse et historique » de ProDon, il est possible d'effectuer des changements massifs pour plusieurs reçus en même temps.

Pour annuler, réémettre ou réimprimer plusieurs reçus à la fois, contacter le soutien technique de Logilys.

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