Fonctions communes:Gestion des vues

Introduction

L'outil de gestion des vues permet de créer et de configurer des grilles visibles dans les différentes gestions de la base de données. Pour chaque vue créée, il est possible de déterminer les champs (nom, prénom, téléphone, adresse, etc.) visibles dans la grille. Chaque champ est ensuite représenté sous forme de colonne afin de permettre de rechercher très rapisement sur n'importe quel champ de la base de données, apparaîssant dans la grille.

Il est possible de créer autant de vues que désiré dans pratiquement toutes les gestions du logiciel afin de les utiliser ultérieurement. De plus, si le module réseau est actif dans le logiciel, il est également possible de gérer quels utilisateurs peuvent voir et utiliser les vues créées.

En plus de permettre de choisir les champs (nom, prénom, courriel, etc.) qui doivent apparaître dans la grille, cet outil offre la possibilité d'appliquer un filtre à une vue. Par exemple, afin de voir seulement les gens qui font partie d'une catégorie précise dans la « Gestion des clients », ou de voir seulement les transactions reliées aux occasions de dons « Golf » dans la gestion « Analyse et historique ».

Aussi, il est possible de déterminer quelle vue doit apparaître par défaut à l'ouverture de chaque gestion de la base de données (« Gestion des clients », « Gestion des tâches et historique », « Analyse et historique », etc.).

L'outil de gestion des vues est représenté par le bouton , qui se trouve toujours dans le haut, sous la barre des menus.

Ajout, modification et suppression d'une vue

Les exemples qui suivent sont faits à partir de la « Gestion des clients », mais l'outil de gestion des vues fonctionne de la même façon dans toutes les gestions. Aparès avoir cliqué sur le bouton , le menu suivant s'ouvre.
A : Il s'agit du nom de la vue affichée actuellement en B. Pour choisir une vue différente, utiliser la flèche déroulante. NOTE : La vue nommée « Ma vue » est celle par défaut dans toutes les gestions à l'achat du logiciel. Il est possible de la modifier et de la renommer, mais il n'est pas possible de la supprimer.	B : Chaque colonne représente les champs choisis pour la vue sélectionnée en A.
C : Permet d'ajouter une vue qui sera disponible en A. Pour plus de détails concernant l'ajout d'une vue, consulter cette section. NOTE : La nouvelle vue sera basée sur les critères de la vue sélectionnée en A. Cette nouvelle vue comprendra donc les même champs visibles à l'écran et les même spécifications mais il sera possible de les modifier. Il est donc avantageux de choisir d'abord en A une vue qui contient les champs désirés pour plus de rapidité.	D : Permet de modifier la vue sélectionnée en A. Pour plus de détails concernant la modification d'une vue, consulter cette section.
E : Permet de supprimer la vue sélectionnée en A. Pour plus de détails concernant la suppression d'une vue, consulter cette section.	F : Permet d'exporter une vue afin de pouvoir l'importer dans une autre base de données. NOTE : Cette fonctionnalité a été développée pour des organisations du même type qui ont chacune leur logiciel, mais qui désiraient avoir les même configurations de vues. Les vues s'importent uniquement dans les même gestions (« Gestion des vues », « Analyse et historique », etc.). En cliquant sur cette option, la vue se retrouve dans le fichier nommé « _Export ».

Ajouter une vue

Pour ajouter une vue, se rendre d'abord dans la gestion dans laquelle une vue doit être ajoutée.

NOTE : Lorsqu'une vue est créée dans une gestion, elle est disponible seulement dans cette gestion. L'exemple qui suit est fait à partir de la « Gestion des clients », mais l'outil de gestion des vues  fonctionne de la même façon dans toutes les gestions dans lesquelles il est disponible.

Pour ajouter une vue, une fois dans la gestion désirée, cliquer sur le bouton en B, puis choisir « Ajouter une vue », en C. NOTE : La nouvelle vue sera basée sur les critères de la vue sélectionnés en A. Cette nouvelle vue comprendra donc les mêmes champs visibles à l'écran et il sera possible de les modifier. Il est donc avantageux de choisir d'abord en A, une vue qui contient les champs désirés pour plus de rapidité.

Après avoir cliqué sur « Ajouter une vue », la fenêtre suivante s'ouvre (elle est placée au-devant d'une autre fenêtre).
A : Nommer la vue. Il est important de donner un nom qui sera facile à mémoriser pour utilisation ultérieure de cette nouvelle vue.	B : Après avoir donné un nom à la vue, cliquer sur le bouton « OK ».

Après avoir cliqué sur le bouton « OK » de la fenêtre permettant de nommer la nouvelle vue, cette fenêtre est à l'écran.
A : Il s'agit du nom de la vue affichée présentement dans la gestion. NOTE : La nouvelle vue sera basée sur les critères de cette vue. La vue comprendra donc les même champs visibles à l'écran et les même spécifications, mais il sera possible de les modifier.	B : Il s'agit du nom de la vue créée.

Voir la section « Configurer la vue », afin de configurer les onglets « Colonnes », « Tri », « Filtre » et « Visibilité ».

Modifier une vue

Pour modifier une vue, se rendre d'abord dans la gestion dans laquelle une vue doit être modifiée.

NOTE : Lorsqu'une vue est créée dans une gestion, elle est disponible seulement dans cette gestion. L'exemple qui suit est fait à partir de la « Gestion des clients », mais l'outil de gestion des vues  fonctionne de la même façon dans toutes les gestions dans lesquelles il est disponible.

Pour modifier une vue, une fois dans la gestion dans laquelle la vue a été créée, sélectionner la vue à modifier en A, cliquer sur le bouton en B, puis choisir « Modifier une vue », en C. NOTE : La nouvelle vue sera basée sur les critères de la vue sélectionnés en A. Cette nouvelle vue comprendra donc les mêmes champs visibles à l'écran et il sera possible de les modifier. Il est donc avantageux de choisir d'abord en A, une vue qui contient les champs désirés pour plus de rapidité.

Après avoir cliqué sur « Modifier la vue », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Il s'agit du nom de la vue affichée présentement dans la grille de gestion.	B : Il s'agit du nom de la vue présentement en modification. NOTE : Il est possible de choisir une autre vue à modifier à l'aide de la flèche déroulante à droite.
C : Le bouton permet d'ajouter une nouvelle vue à la liste en B. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre.	D : Le bouton permet de modifier le nom de la vue sélectionnée en B. Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvre.
E : Le bouton permet de supprimer la vue sélectionnée en B. Pour savoir comment supprimer une vue, consulter cette section.

Voir la section « Configurer la vue », afin de configurer les onglets « Colonnes », « Tri », « Filtre » et « Visibilité ».

Configurer la vue

Onglet « Colonnes »

Cet onglet permet de déterminer les champs qui doivent être visibles dans la grille de gestion. Chaque champ est ensuite représenté sous forme de colonne afin de permettre de rechercher très rapisement sur n'importe quel champ de la base de données (nom, prénom, courriel, etc.), apparaîssant dans la grille.

A : Il s'agit de la liste de tous les champs disponibles dans la gestion où la vue a été créée.	B : Ces boutons permettent de choisir dans quel ordre les champs en A doivent apparaître.
C : Il s'agit de la liste des champs qui apparaîtront lorsque la vue sera affichée dans la gestion. Pour voir un aperçu de l'ordre des champs de la vue « Exemple de vue filtrée » dans l'écran de gestion, voir la lettre B de la section « Aperçu de la vue dans la gestion ».	D : Les boutons et permettent de déplacer les champs de gauche (champ en A) à droite (champ en C) et vice-versa. Pour déplacer un champ de A à C, sélectionner un champ en A, puis cliquer sur le bouton . Pour déplacer un champ de C à A, sélectionner un champ en C, puis cliquer sur le bouton .
E :  Les boutons  et permettent de modifier la position des colonnes dans la grille de gestion. Pour ce faire, sélectionner le champ à déplacer en C, puis cliquer sur les boutons et afin de monter ou descendre le champ sélectionné. NOTE : Le premier champ en haut apparaîtra à gauche complètement, c'est-à-dire que ce sera la première colonne affichée dans la grille de gestion.

Si la configuration de la vue est terminée, cliquer sur le bouton «  Appliquer ».

Pour poursuivre les configurations à l'aide des autres onglets, consulter les sections « Onglet « Tri » », « Onglet « Filtre » » et « Onglet « Visibilité » ».

Onglet « Tri »

Cet onglet permet de déterminer un ordre de tri pour la présentation de la vue dans la grille de gestion. Il est possible de choisir sur quel champ le tri doit être fait en premier, en deuxième, en troisième, etc. ainsi que de choisir d'afficher les données en ordre croissant ou décroissant.

A : Il s'agit de la liste de tous les champs disponibles dans la gestion où la vue a été créée.	B : Ces boutons permettent de choisir dans quel ordre les champs en A doivent apparaître.
C : Il s'agit des champs sur lesquels le tri sera effectué. Dans cet exemple, les éléments seront triés par nom, puis ensuite par prénom.	D : Les boutons  et permettent de modifier l'emplacement des champs en C. Pour ce faire, sélectionner le champ à déplacer, puis cliquer sur les boutons et
E : Permet de choisir si l'information des champs en C sera triée en ordre alphabétique croissant ou décroissant. Si le champ est trié en ordre alphabétique décroissant, la mention « DESC » s'ajoute à droite du nom du champ en C. Pour trier un champ en ordre décroissant, sélectionner le champ en C, puis cliquer sur ce bouton.	F : Les boutons et permettent de déplacer les champs de gauche (champs en A) à droite (champs en C) et vice-versa. Pour déplacer un champ de A à C, sélectionner un champ en A, puis cliquer sur le bouton . Pour déplacer un champ de C à A, sélectionner un champ en C, puis cliquer sur le bouton .

Si la configuration de la vue est terminée, cliquer sur le bouton «  Appliquer ».

Pour poursuivre les configurations à l'aide des autres onglets, consulter les sections « Onglet « Filtre » » et « Onglet « Visibilité » ».

Onglet « Filtre »

Cet onglet permet d'appliquer un filtre à la vue.

L'onglet « Filtre » se configure exactement comme l'ajout d'un filtre dans une gestion. Pour savoir comment configurer les onglets « Spécial », « Champs » et « Requête », consulter le document « Filtrer les informations (Requête) ». Dans cet exemple, seules les entrées contenant la valeur « Victoriaville » dans le champ « Ville » seront affichées dans la gestion. NOTE : Lorsqu'un filtre est appliqué à une vue, un icône de filtre apparaît à côté du nom de la vue dans la gestion. Pour un exemple d'icône de vue filtrée, voir la lettre A de la section « Aperçu de la vue dans la gestion ».

Si la configuration de la vue est terminée, cliquer sur le bouton «  Appliquer ».

Pour poursuivre les configurations à l'aide des autres onglets, consulter la section « Onglet « Visibilité » ».

Onglet « Visibilité »

Cet onglet est visible seulement si le module « Réseau » est activé dans le logiciel. Il permet de spécifier quels utilisateurs de la base de données pourront voir, utiliser ou modifier la vue.

A : Permet de choisir quels utilisateurs pourront voir et utiliser la vue. Dans cet exemple, tous les utilisateurs de la base de données pourront voir et utiliser cette vue.	B : Permet de choisir quels utilisateurs pourront modifier la vue. Dans cet exemple, seul l'utilisateur « Superviseur » pourra modifier cette vue.
C : Après avoir configuré toutes les options désirées de la vue et des onglets « Colonnes », « Tri », « Filtre » et «Visibilité », cliquer sur le bouton «  Appliquer » pour confirmer l'ajout de la vue ou pour confirmer les modifications apportées à la vue.

Aperçu de la vue dans la gestion

A : Il s'agit de l'icône qui indique que la vue courante est filtrée.	B : Il s'agit des champs choisis dans l'onglet « Colonnes ».

Supprimer une vue

Pour supprimer une vue, se rendre d'abord dans la gestion dans laquelle une vue doit être supprimée.

Une fois dans la gestion désirée, sélectionner la vue à supprimer en A à l'aide de la flèche déroulante de droite, cliquer sur le bouton en B, puis choisir « Retirer la vue », en C.

Après avoir cliqué sur « Retirer la vue », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Oui » pour confirmer la suppression. NOTE : En cliquant sur «  Oui », la vue ne sera plus disponible pour utilisation future.

Sélection d'une vue par défaut

Il est possible de choisir quelle vue, parmi celles déjà créées, doit apparaître par défaut en entrant dans les différentes gestions de la base de données. Lorsqu'une vue est créée, elle existe seulement dans la gestion dans laquelle elle a été créée. Il faut donc déterminer une vue par défaut pour chaque gestion (exemple : « Gestion des clients », « Analyse et historique », « Gestion des transactions », etc.).

Pour sélectionner une vue par défaut, se rendre d'abord dans la gestion désirée.

Cliquer ensuite sur le menu « Recherche », puis choisir « Spécifier la vue et le filtre à l'ouverture ».

Après avoir cliqué sur « Spécifier la vue et le filtre à l'ouverture », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Si cette option est cochée, la dernière vue utilisée lors de la dernière fermeture de la gestion apparaîtra lors de la prochaine ouverture de la gestion.	B : Si cette option est cochée, la vue sélectionnée apparaîtra à chaque ouverture de la gestion.
C : Si cette option est cochée, aucun filtre ne sera activé à l'ouverture de la gestion.	D : Si cette option est cochée,  le dernier filtre utilisé lors de la dernière fermeture de la gestion sera activé lors de la prochaine ouverture de la gestion.
E : Si cette option est cochée, le filtre sélectionné apparaîtra à chaque ouverture de la gestion.	F : Après avoir choisi la vue par défaut et/ou le filtre par défaut, cliquer sur le bouton «  OK ».

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