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| − | {{Entete_TOC}}<br> | + | {{Entete_TOC}} |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION :'''</span> Ce document est conçu pour les '''versions 5 et plus''' de '''''Prodon'''''.
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| | == Introduction == | | == Introduction == |
| − | Le système des relations est accessible à partir de la '''version 5''' de '''''Prodon'''''.
| + | À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les clients à leur organisation, à leur famille, à leurs amis où tout autre lien pouvant être jugé nécessaire à l'organisation. |
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| − | À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les contacts à leur organisation, à leur famille, à leurs amis et à leurs connaissances. | |
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| − | Le document présent explique en détail le concept des relations, comment gérer les types de relations ainsi que comment gérer les relations.
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| | == Concept des relations == | | == Concept des relations == |
| − | Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Ces entités peuvent être des individus ou des compagnies. | + | Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Ces entités peuvent être des fiches individus ou des fiches compagnies. |
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| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | | colspan="2" |<u>Les types de relations possibles</u>
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| − | | width="50%" |
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| − | C1
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| − | C2
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| − | | Individu
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| − | | Individu
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| − | | Individu
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| − | | Compagnie
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| − | | Compagnie
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| − | | Compagnie
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| − | | Compagnie
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| − | |}
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| − | D'un point de vue théorique, une relation se représente comme suit :
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| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0025.png|sans_cadre|602x602px]] <br>
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| − | Voici des résultats avec des exemples :
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| − | 1) Si C1 est un individu et que C2 est un individu :<br>
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| − | | |
| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0026.png|sans_cadre|602x602px]] <br>
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| − | | |
| − | 2) Si C1 est un individu et que C2 est une compagnie :<br>
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| − | | |
| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0027.png|sans_cadre|602x602px]] <br>
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| − | | |
| − | 3) Si C1 est une compagnie et que C2 est un individu :<br>
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| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0028.png|sans_cadre|602x602px]] <br>
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| − | | |
| − | 4) Si C1 est une compagnie et que C2 est une compagnie :<br>
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| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0029.png|sans_cadre|602x602px]] <br>
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| − | Il est important de noter que même si une relation est '''''MUTUELLE''''', elle doit toujours être lue de C1 vers C2 : <br>
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| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0031.png|sans_cadre|751x751px]] <br>
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| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | |Donc, avec un exemple de cas à partir de l'onglet « Relation » de la « Gestion des clients » de '''''Prodon''''' : <br>
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| − | |-
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| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 001.png|sans_cadre|975x975px]]
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Voici la liste des relations.
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| − | |}
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| − | | |
| − | Il faudrait comprendre ceci : <br>
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| − | [[Fichier:ProDon5 Relations 0024.png|sans_cadre|779x779px]]
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| − | | |
| − | = Gérer des types de relations =
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| − | Avant d'insérer des relations, l'utilisateur devra créer des types de relations.
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| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | |Pour gérer des types de relations, aller dans le menu « Client » de la page d'accueil de '''''Prodon''''' et cliquer sur « Types de relations ».
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| − | |-
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| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 002.png|sans_cadre|527x527px]]
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| − | |}
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| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | | colspan="2" | Après avoir cliqué sur « Types de relations », cette fenêtre s'ouvrira.
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 003.png]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Voici la liste des types de relations.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Appuyer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ajouter.png]] pour ajouter un type de relations, sur le bouton [[Fichier:Bouton_Modifier.png]] pour modifier et sur le bouton [[Fichier:Bouton_Retirer.png]] pour retirer un type de relations.
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| − | |}
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| − | | |
| − | == Ajouter un type de relations ==
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| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| − | | colspan="2" | Après avoir cliqué sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ajouter.png]], cette fenêtre s'ouvrira :
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 004.png|sans_cadre|690x690px]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permet de coder le type de relation.
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Permet de nommer le type de relation entre le client 1 et le client 2.
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Permet d'expliquer le rapport du client 2 vers le client 1.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> En cochant cette case, il sera permis de spécifier des contacts pour les compagnies dans une relation.
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> Les types intégrés permettent de choisir si la relation est Compagnie/Contact, Conjoint(e) ou Famille immédiate.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> « Permettre les relations » sert à déterminer si la relation va être entre deux compagnies, deux individus ou bien entre une compagnie et un individu.
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| − | Lorsqu'en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span> on sélectionne le ou les types intégrés, automatiquement la bonne case dans « Permettre les relations » se cochera.
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Pour terminer, veuillez cliquer sur « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|lien=http://wikifr.logilys.com/index.php/Fichier:Bouton_Crochet_ajouter_confirmer.png]] Confirmer l'ajout ».
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| − | |}
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| − | == Modifier un type de relations ==
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| − | Idéalement, modifier un type de relations devrait être fait avant que des relations y soient liées, car les sections utilisées ne pourront pas être modifiées. Normalement, c'est identique à l'[[ProDon:Relations#Ajouter_un_type_de_relations|ajout d'un type de relations]] : il est possible de modifier le « Code », la « Description », la « Description inverse », les options des « Types intégrés » et la section « Permettre les relations »
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| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0023.png|sans_cadre|619x619px]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Voici la liste des types de relations, veuillez positionner votre souris sur le bon type de relations à modifier.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cliquer sur le bouton dans la « Gestions des types de relations ».
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| − | |}
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| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| − | |Après avoir cliqué sur [[Fichier:Bouton_Modifier.png]], cette fenêtre s'ouvre :
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| − | |-
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| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 009.png|sans_cadre|619x619px]]
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| − | |-
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| − | | À partir de cette fenêtre de modification, il est possible de modifier les options. Par exemple, la relation dans l'image est entre deux personnes. Si, dans '''''Prodon''''', 2 clients sont liés par cette relation, les sections utilisées seront verrouillées.
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| − | |}
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| − | == Retirer un type de relations ==
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| − | Il arrive parfois qu'il faille retirer un type de relations parce qu'il a été remplacé par quelque chose de mieux ou qu'il était trop précis. Il est donc possible de retirer les types de relations qui ne sont plus utilisés. Si le type est encore utilisé, le logiciel bloquera le retrait.
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| | | | |
| | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
| | |- | | |- |
| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0023.png|sans_cadre|619x619px]]
| + | |[[Fichier:ProDon5 Relations 002.png|sans_cadre|554x554px]] |
| − | |-
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| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Voici la liste des types de relations, veuillez positionner votre souris sur le bon type de relations à retirer.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Cliquer sur le bouton dans la « Gestions des types de relations ».
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| − | |}
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| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
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| − | |Alors, cette fenêtre s'ouvre :
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| − | |-
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| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 0012.png|sans_cadre|680x680px]]
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ensuite, appuyer sur « [[Fichier:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|sans_cadre|20x20px]] Confirmer le retrait » pour finaliser l'opération.
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| − | |}
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| − | = Gérer des relations =
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| − | Ensuite, pour le bien de l'organisation, les relations doivent être traitées au même niveau que les clients : il est important de bien utiliser cette section ainsi que de la maintenir à jour. Par exemple, lorsque l'utilisateur crée un publipostage ou un '''''PubliCourriel''''' de type relation, il n'est pas vraiment agréable pour un client de recevoir une lettre au nom d'une relation qui n'existe plus. Cette section explique comment ajouter, modifier et retirer une relation.
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| − | == Ajouter une relation ==
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| − | Lorsque deux clients de la base de données se connaissent, l'utilisateur peut créer une relation entre eux. Par exemple, il pourrait ajouter une relation le liant lui-même à l'organisation pour laquelle il travaille.
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| − | === L'onglet « Relations » de la fiche client ===
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| − | Pour ajouter une relation à un client, entrer dans sa fiche et aller dans l'onglet « Relations ».
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| − | | |
| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | |-
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| − | | [[Fichier:ProDon5 Relations 0013.png|sans_cadre|869x869px]]
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Appuyer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ajouter.png]] pour ajouter une relation.
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| | |} | | |} |
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| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
| + | <br> |
| − | | colspan="2" | Ensuite, cette fenêtre s'ouvre :
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0014.png|sans_cadre|857x857px]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Le bouton « Choisir un client » permet de choisir parmi tous les clients et toutes les compagnies de la base de données. | |
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Le bouton « Créer un contact interne » permet de créer un contact qui sera uniquement visible en C2 dans '''''Prodon'''''. Même si un numéro de client sera réservé pour ce C2, ce ne sera pas officiellement une fiche client. Ce sera une fiche accessible seulement à partir de la relation.
| + | == Fonctionnement des relations == |
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| + | Une fois les relations créées, il faut déterminer à qui nous désirons s'adresser. Dans le cas ou nous nous adressons à des individus seulement, nous pouvons travailler à partir de l'onglet «Clients» dans la Gestion des clients ou à partir de l'onglet «Relations» de la Gestion des clients. Par contre, si nous avons des individus ainsi que des entreprises, il est préférable de travailler dans l'onglet «Relations» de la Gestion des clients. Cette façon de faire, vous permettras de vous adresser à la ou les relations désirées. |
| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> L'option « Type » permet de déterminer le type de relations présent entre les deux parties.
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> La case « Inverse » permet d'inverser la relation choisie dans le type. Par exemple, si la relation est « est parent de », lorsque la case « Inverse » est cochée, la relation deviendrait « est enfant de ».
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| − | |-
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E :'''</span> La section « Début » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a débuté.
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> La section « Fin » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a pris fin. Normalement, cette section est documentée plus tard.
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| − | |-
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> L'option « Adresse » permet de placer l'adresse du C1 (Client 1) comme la provenance de l'adresse du C2 (Client 2).
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> La case à cocher « Contact principal » permet au C2 de devenir le contact principal de C1. Une compagnie ne peut pas devenir le contact principal d'un individu. Cette information sera contenue dans la relation.
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I :'''</span> Si la case « Contact pour les reçus » est cochée, C2 deviendra le contact pour les reçus de C1. Cette information sera contenue dans la relation.
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| − | |}
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| | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
| − | | colspan="2" |Si l'option <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span> est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira : | + | |Voici un exemple: dans l'image suivante, 3 personnes travaillant chez Logilys ont fait une transaction, voici donc le résultat dépendamment si le travail se fait à partir de l'onglet «Clients» ou à partir de l'onglet «Relations» dans la Gestion des clients. |
| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0015.png|sans_cadre|573x573px]]
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| | |- | | |- |
| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Utiliser la barre de recherche pour trouver le client en relation. | + | | [[Fichier:ProDon5 Relations 013.png|sans_cadre|806x806px]] |
| − | | |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Quand vous aurez trouver le bon client veuillez-vous positionner sur cette ligne. | |
| | |- | | |- |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Si le client n'existe pas dans la base de données, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveau » pour l'ajouter. | + | | width="50%" |Dans le cas où on recherche tous les donateurs des deux dernières années, si on fait la recherche à partir de l'onglet «Clients» de la Gestion des clients, on ne retrouvera qu'une seule lettre et sera adressé au contact principal de Logilys. Dans le cas où on fait la recherche à partir de l'onglet «Relations» de la Gestion des clients, on s'adressera donc à chacun des donateurs des deux dernières années, dans le cas ci-haut deux lettres sortiront. |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Une fois positionné sur le client, veuillez cliquer sur « Confirmer la sélection ».
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| − | |}
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| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
| |
| − | |-
| |
| − | | [[Fichier:ProDon5 Relations 0016.png|sans_cadre|875x875px]]
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| − | |-
| |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Veuillez compléter la section relation.
| |
| | |} | | |} |
| | | | |
| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
| + | == Onglet «Relations» == |
| − | | colspan="2" |Si l'option <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira :
| + | À partir de l'onglet «Clients» de la Gestion des clients, nous retrouverons les clients pour lesquelles une fiche est existante. Dans l'onglet «Relations» de la Gestion des clients, nous retrouverons toutes les relations de chacun des clients filtrés. Dans le cas ou un client à 4 relations, nous retrouverons 5 lignes pour ce même client soit le client sans aucune relation et le client avec chacune de ces relations existantes. |
| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0017.png|sans_cadre|931x931px]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Veuillez compléter les informations du client 2, comme si un
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| − | nouveau client était créé.
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| − | | |
| − | '''Remarque :''' Un numéro de client sera prédéterminé.
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| − | | |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Veuillez compléter les informations dans la section « Relation ».
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| − | |}
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| − | === L'onglet « Salutation » ===
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| − | Il est possible de personnaliser les salutations en fonction de la relation. '''''Prodon''''' possède aussi un système de salutations standards. Alors, lors d'un publipostage ou '''''PubliCourriel''''', il sera possible de créer des documents s'adressant aux deux personnes de la relation.
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| − | | |
| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| − | |-
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| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0018.png|sans_cadre|806x806px]]
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| − | |-
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| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Permets de choisir quels champs de fusion seront utilisés lorsqu'il faudra envoyer un document qui s'adressera aux deux contacts de la relation.
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| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Tous les choix seront prédéterminés.
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| − | |}
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| − | | |
| − | == Modifier une relation ==
| |
| − | Ensuite, pour maintenir la base de données à jour, il est important d'ajuster les relations. Pour ce faire, l'utilisateur doit modifier les relations.
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| − | | |
| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
| |
| − | | colspan="2" |Pour modifier une relation, aller dans l'onglet « Relation » de la fiche client.
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| − | |-
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| − | | colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Relations 0019.png|sans_cadre|848x848px]]
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Veuillez-vous positionner sur la relation à modifier.
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Veuillez cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Modifier.png]] ou double-cliquer
| |
| − | | |
| − | sur la relation.
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| − | |}
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| − | | |
| − | | |
| − | {| width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
| |
| − | |Alors, cette fenêtre s'ouvre :
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| − | |-
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| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 0020.png|sans_cadre|871x871px]]
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| − | |-
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| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ensuite, apporter les modifications nécessaires et cliquer sur « [[Fichier:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|sans_cadre|20x20px]] Confirmer la modification ».
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| − | | |
| − | '''NOTE :''' Pour archiver une relation, entrer une date de fin. Alors, de cette manière, l'organisation pourra garder une trace dans sa base de données des relations qui ne sont plus actives. Il est recommandé d'archiver les relations et de ne pas les effacer entièrement. Pour les consulter, aller dans l'onglet « Relations » de la « Gestion des clients » et cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton_R-Inactive.png]].
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| − | |}
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| − | | |
| − | == Retirer une relation ==
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| − | Quelques fois, il peut être nécessaire de retirer une relation. Comme aucune trace de la relation ne sera conservée dans '''''Prodon''''', utiliser cette fonctionnalité avec jugement. L'un des seuls contextes pour lequel il serait utile de se servir de cette fonction est lorsqu'une relation a été créée par erreur entre 2 parties.
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| | | | |
| | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" | | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" |
| − | | colspan="2" |Pour retirer une relation, aller dans l'onglet « Relation » de la fiche client. | + | | colspan="2" |Si nous regardons la fiche de Logilys, dans laquelle il y a 4 relations, voici le résultat que nous obtiendrons à partir de l'onglet «Relations» |
| | |- | | |- |
| − | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0021.png|sans_cadre|848x848px]] | + | | colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Relations 0014.png|sans_cadre|1344x1344px]] |
| | |- | | |- |
| − | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Veuillez-vous positionner sur la relation à retirer. | + | | colspan="2" |Sous l'onglet «Relations», nous avons le concept de C1 vs C2. Le C1 étant le client 1 et le C2 étant le client en relation avec le client 1. Donc dans l'exemple ci-dessus, nous retrouvons Logilys en C1 et en C2 nous retrouvons les relations avec Logilys. L'inverse peut également être possible, si par exemple en C1 nous recherchons Maud Boiss, en C2, nous retrouverons Logilys et toutes ces relations également. |
| − | | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Appuyer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Retirer.png]] .
| |
| − | |}
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| | | | |
| − | {| class="wikitable" width="25%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
| + | Il est possible de documenter des salutations ainsi que des caractéristiques dans des relations. |
| | |- | | |- |
| − | |[[Fichier:ProDon5 Relations 0022.png|sans_cadre|873x873px]] | + | | width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> À la première ligne, le client filtré apparaîtra sans aucune relation. |
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| + | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Les lignes suivantes permettent de voir la liste de toute les relations du client. |
| − | |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Ensuite, cliquer sur « [[Fichier:Bouton Crochet ajouter confirmer.png|sans_cadre|20x20px]] Confirmer le retrait » pour retirer le lien entre les clients. | + | |}{{BasPage_ProDon_Version|5.0.6.1}}<br> |
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| − | '''Note :''' La relation sera totalement détruite et '''''Prodon''''' n'aura plus aucune trace de cette relation. Pour l'archiver, modifier la relation et entrer une date de fin. | |
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| − | {{BasPage_ProDon_Version|5.0.3.3}}<br> | |
