Fonctions communes:Exportation et fusion de données

Exportation et fusion de données

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Introduction

L’exportation ou fusion de données, consiste à exporter des données à partir de Prodon vers des documents Word, Excel ou Texte, pour traiter ou organiser les données en fonction de différents besoins (exemple : rapports personnalisés, listes pour fins de vérification, etc.). Cette fonction est disponible dans plusieurs gestions du logiciel (exemple : Gestion des clients, Gestion des occasions, Historique des transactions, etc.). Les données peuvent être exportées en totalité ou suite au résultat d'une recherche.

IMPORTANT : Les modifications faites dans les documents d’exportation, ne sont pas appliquées dans Prodon.

Exportation ou fusion

À partir d'un écran de gestion, rechercher les données à exporter, puis cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Choisir la sélection des données à exporter ou à fusionner.	B : Choisir vers quel type de document (Word, Excel ou Texte) les données seront exportées ou fusionnées.

Dans un document de fusion Word

Cette fonctionnalité de fusion dans Word, est utile dans les sections du logiciel, où il n'est pas possible de créer un document maître (exemple : « Historique des participants »). Lors de la création du document de fusion, les champs disponibles à l'écran du logiciel seront disponibles dans Word.

A : Choisir d'exporter les données dans un document de fusion Word.	B : Si le document de fusion est déjà créé, le sélectionner à l'aide de la flèche déroulante.
C : Pour ajouter ou modifier un document de fusion, cliquer sur le bouton « Gestion des documents de fusion ».	D : Après avoir sélectionné le bon document de fusion, cliquer sur « Fusionner & éditer » ou sur « Fusionner & imprimer ».
NOTE : Le bouton « Fusionner & éditer » permet de consulter les documents fusionnés avant de les imprimer, tandis que le bouton « Fusionner & imprimer » imprime directement les documents fusionnés.

Modification d'un document de fusion

Après avoir cliqué sur le bouton « Gestion des documents de fusion », cette fenêtre s'ouvre.
A : Cliquer sur ce bouton, pour ajouter un nouveau document de fusion.	B : Cliquer sur ce bouton, pour éditer le document de fusion sélectionné, dans Word.
C : Cliquer sur ce bouton, pour modifier le document de fusion sélectionné.	D : Cliquer sur ce bouton, pour retirer le document de fusion sélectionné.
NOTE : Les champs de fusion reliés à cette portion du logiciel, seront exportés automatiquement dans Word pour créer le document.

Dans un document Excel

A : Choisir d'exporter des données dans un document Excel.	B : Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.
C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».	D : Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en C.
E : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.	F : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.
G : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard».	H : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».
NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.

Dans un document Texte

A : Choisir d'exporter des données dans un document Texte.	B : Cela permet de remplacer chaque retour à la ligne par un texte défini, à l'intérieur d'un champ.
C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier, de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».	D : Cette case permet d'ajouter au fichier existant, sélectionné en C.
E : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.	F : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.
G : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard».	H : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».
NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.

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