ProDon:Relations (révision) : Différence entre versions
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(→Gérer des types de relations) |
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== Ajouter une relation == | == Ajouter une relation == | ||
Version actuelle datée du 12 juillet 2023 à 09:26
| Relations (révision) |
Introduction
À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les clients à leur organisation, à leur famille, à leurs amis où tout autre lien pouvant être jugé nécessaire à l'organisation.
Le présent document explique en détail le concept de relation, comment gérer les types de relations ainsi que comment gérer les relations.
Concept des relations
Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Ces entités peuvent être des fiches individus ou des fiches compagnies.
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Ajouter une relation
À partir de l'onglet «Relations» de la fiche client
Pour ajouter une relation à un client, entrer dans sa fiche et aller dans l'onglet «Relations».
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A : Appuyer sur le bouton  pour ajouter une relation.
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| Ensuite, cette fenêtre s'ouvre : | |
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A : L'option « Type » permet de déterminer le type de relations présent entre les deux parties. Cette information est obligatoire. |
B : La case « Inverse » permet d'inverser la relation choisie dans le type. Par exemple, si la relation est « est parent de », lorsque la case « Inverse » est cochée, la relation deviendrait « est l'enfant de ». |
| C : La section « Début » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a débuté. | D : La section « Fin » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a pris fin. La relation sera donc archivé à la date sélectionnée. |
| E : L'option « Adresse » permet de prioriser l'adresse du client de gauche en provenance dans l'adresse du client de droite. Cette option est surtout utilisé pour les relations ayant un type intégré, soit entre une compagnie et un individu ou à partager entre les membres d'une même famille. | F : La case à cocher « Contact principal » permet au client de droite de devenir le contact principal du client de gauche. Cette option est utilisé pour spécifier le contact principal dans une entreprise. Une compagnie ne peut pas devenir le contact principal d'un individu. |
| G : Si la case « Contact pour les reçus » est cochée, le client de droite deviendra le contact pour les reçus du client de gauche. Cette option est utilisé uniquement lorsque l'entreprise souhaite que tous les reçus soient orienté vers un même contact, différent du décideur de la transaction. | H : Le bouton « Choisir un client » permet de choisir parmi tous les clients et toutes les compagnies de la base de données. |
| I : Le bouton « Créer un contact interne » permet de créer un contact qui n'aura pas de fiche client dans Prodon. Même si un numéro de client sera réservé, ces informations seront accessibles seulement à partir de la relation. Cette option n'est généralement pas recommandée sauf pour usage spécifique. | |
| Si l'option H est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira : | |
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| A : Sélectionner le client en se positionnant sur cette ligne. | B : Une fois positionné sur le client, cliquer sur « Confirmer la sélection ». |
| C : Si le client n'existe pas dans la base de données, cliquer sur le bouton « Nouveau » pour l'ajouter. | |
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| A : Compléter la section relation. |
| Si l'option I est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira : | |
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| A : Compléter les informations du client de droite.
Remarque : Un numéro de client sera prédéterminé. |
B : Compléter les informations dans la section « Relation ». |
Rendre une relation inactive
En rendant une relation inactive, l'organisation pourra garder une trace dans sa base de données. Il est recommandé de désactiver les relations et de ne pas les effacer entièrement.
| Pour rendre inactive une relation, aller dans l’onglet «Relations» de la fiche du client. | |
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| A : Veuillez-vous positionner sur la relation à désactiver. | B : Appuyez sur le bouton  .
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| La fenêtre suivante s'ouvre : |
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| A : Ajouter une date de fin de relation. |
Fonctionnement des relations
Une fois les relations créées, il faut déterminer à qui nous désirons s'adresser. Dans le cas ou nous nous adressons à des individus seulement, nous pouvons travailler à partir de l'onglet «Clients» dans la Gestion des clients ou à partir de l'onglet «Relations» de la Gestion des clients. Par contre, si nous avons des individus ainsi que des entreprises, il est préférable de travailler dans l'onglet «Relations» de la Gestion des clients. Cette façon de faire, vous permettras de vous adresser à la ou les relations désirées.
| Voici un exemple: dans l'image suivante, 3 personnes travaillant chez Logilys ont fait une transaction, voici donc le résultat dépendamment si le travail se fait à partir de l'onglet «Clients» ou à partir de l'onglet «Relations» dans la Gestion des clients. |
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| Dans le cas où on recherche tous les donateurs des deux dernières années, si on fait la recherche à partir de l'onglet «Clients» de la Gestion des clients, on ne retrouvera qu'une seule lettre et sera adressé au contact principal de Logilys. Dans le cas où on fait la recherche à partir de l'onglet «Relations» de la Gestion des clients, on s'adressera donc à chacun des donateurs des deux dernières années, dans le cas ci-haut deux lettres sortiront. |
Onglet «Relations»
À partir de l'onglet «Clients» de la Gestion des clients, nous retrouverons les clients pour lesquelles une fiche est existante. Dans l'onglet «Relations» de la Gestion des clients, nous retrouverons toutes les relations de chacun des clients filtrés. Dans le cas ou un client à 4 relations, nous retrouverons 5 lignes pour ce même client soit le client sans aucune relation et le client avec chacune de ces relations existantes.
| Si nous regardons la fiche de Logilys, dans laquelle il y a 4 relations, voici le résultat que nous obtiendrons à partir de l'onglet «Relations» | |
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| Sous l'onglet «Relations», nous avons le concept de C1 vs C2. Le C1 étant le client 1 et le C2 étant le client en relation avec le client 1. Donc dans l'exemple ci-dessus, nous retrouvons Logilys en C1 et en C2 nous retrouvons les relations avec Logilys. L'inverse peut également être possible, si par exemple en C1 nous recherchons Maud Boiss, en C2, nous retrouverons Logilys et toutes ces relations également.
Il est possible de documenter des salutations ainsi que des caractéristiques dans des relations. | |
| A : À la première ligne, le client filtré apparaîtra sans aucune relation. | B : Les lignes suivantes permettent de voir la liste de toute les relations du client. |
Nom du document : ProDon:Relations (révision)
Version : 5.0.6.1
