ProLoc:Facturation : Différence entre versions
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Version du 9 mai 2014 à 09:53
Introduction
Le module de facturation de Proloc permet de générer des factures de différents types. Que ce soit pour facutrer une contrat de réservation, une inscription à une activité ou un projet de vente, son fonctionnement de base demeure le même.
La facture est toujours liée à un client. Certaines informations telles que les termes de paiement et les taxes applicables peuvent être pré-configurées dans la fiche du client. Cliquez ici pour plus de détail sur les configuration de la fiche client.
| Voici les différentes options de la facture: | |
| Fichier:Creer une facture009.jpg | |
| A: Permet de fermer la facture. |
B: Permet de déverouiller la facutre lorsque le cadenas est fermer pour la modifier. |
| C: Permet de sauvegarder la facture. |
D: Permet d'accéder aux rapports en lien avec la facture. |
| E: Permet de se déplacer d'une facure à l'autre dans la grille. | F: Ce bouton contient les dix dernières factures modifiées ainsi qu'une option « Rechercher », ce qui permet d'ouvrir une autre facture sans avoir à retourner dans la « Gestion des factures ». |
| G: Permet d'ajouter une tâche reliée à la facture. |
H: Permet d'envoyer un courriel au contact de la facture. |
| I: Permet d'ouvrir la fiche du client de la facture sans avoir à sortir de la facture. |
J: Permet de recalculer les escomptes applicables à la facture. |
| K: Permet de modifier l'état de la facture pour qu'elle soit identifée incomplète. | L: Permet d'émettre la facture ou d'annuler l'émission de la facture. |
| M: Permet d'ouvrir la référence de la facture. Dans le cas d'une inscription par exemple, c'est l'inscription pour laquelle cette facture a été faite qui s'ouvrirait. | N: Le No. Externe, le No commande et le Titre sont généralement utilisés pour référence à l'interne, mais peuvent aussi apparaitre sur la facture pour donner de l'information aditionnelle au client. |
| O: Permet de sélectionner la date de la facture. | P: Permet de choisir des clients différents pour la facturation et la livraison. |
| Q: Permet de sélectionner le client. |
R: Permet de sélectionner un contact et une adresse pour le client en Q. |
| S: Permet d'ouvrir les fenêtres de sélection de client, contact et adresses. |
T: Cette section permet de détailler les items à facturer. Cliquer ici pour plus de détails. |
| U: Cette section permet d'ajouter certaines information pour la facutre, comme la références et les taxes applicables. Cliquer ici pour plus de détails. |
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| L'onglet Ventes facture permet de détailler les itmes à facturer. | |
| Fichier:Creer une facture010.jpg | |
| A: Cette section contient le détail de la facture. Chaque ligne correspond à un item sur la facture. | B: Permet de modifier l'ordre des items sur la facture en les déplaçant de haut en bas. |
| C: Cette section contient toutes les informations sur les montants à payer de la facture. | D: Permet d'ajouter un item sur la facture à une positions sélectionnée. |
| E: Permet d'ajouter un item à la fin de la liste des items. | F: Permet d'ajouter un groupe de produits. |
| G: Permet de modifier les escomptes pour un item sélectionné. | H: Permet de retirer un item. |
| I: Permet de recalculer les taxes suite à une modification de la facture. | J: Permet d'afficher le détails des intérêts à payer. |
| K: Permet de sauvegarder la facutre et de la fermer. | L: Permet d'annuler les modifications faites à la facture. |
Créer une facture
Il y a différents endroits pour créer une facture ainsi que différentes types de factures:
- À partir de la fiche du client;
- À partir du contrat de réservation;
- À partir d'une inscription;
- À partir de la gestion des factures;
- À partir d'un projet.
À partir de la fiche du client
| Fichier:Creer une facture011.jpg | |
|
A: L'onglet Facture de la fiche du client permet de consulter toutes les factures créées pour un ce client. |
B: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer une facture. |
À partir d'un contrat de réservation
| Dans le contrat de réservation, cliquer sur "Facturation". | |
| Fichier:Creer une facture001.jpg |
| Fichier:Creer une facture002.jpg | |
| A: Permet de choisir les réservations qui seront facturées. |
B: Permet d’inscrire la date de la facture. |
| C: Si cette case est cochée, la facture sera détaillée. |
D: Permet d’ajouter la description du contrat et les notes de facturation sur la facture. |
| E: Permet de facturer les réservations même si elles sont en conflit. |
F: Indique le nombre de réservations qui seront facturées. |
| G: Indique le nombre de factures qui seront créées. |
H: Indique le nombre de réservations qui ne seront pas facturées. |
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I: En cliquant sur le bouton « |
J: Si des réservations sont en erreur, le bouton « « |
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K: Pour retourner au contrat de réservation dans créer de facture, cliquer sur le bouton « |
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| Fichier:Creer une facture003.jpg | |
| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures du contrat de réservation. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic. |
À partir d'une inscription
| Dans l'inscription, cliquer sur "Facturer l'inscription". | |
| Fichier:Creer une facture005.jpg |
| Fichier:Creer une facture006.jpg | |
| A: Permet de sélectionner la date de la facture. | B: Permet de sélectionner les items de la tarification qui seront inculs sur la facture. |
| C: Permet de générer la facture. | D: Permet de générer la facture et l'encaissement en même temps. |
| E: Permet de créer une première facture et revient à l'écran de sélection des items pour générer une deuxième facture. | F: Annule la génération de la facture. |
| Fichier:Creer une facture007.jpg | |
| A: Pour consulter les factures générées, aller dans l’onglet Factures de l'inscription. |
B: Pour voir le détail d’une facture, se positionner sur la facture et faire un double clic. |
À partir de la gestion des factures
| Dans la gestion des Factures, cliquer "Ajouter". | |
| Fichier:Creer une facture012.jpg |
|
Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, contrairement aux autres endroits utilisés pour créer une facture, ici aucune information n'est remenée par défaut. |
| Fichier:Creer une facture013.jpg |
À partir d'un projet
Il y a deux façon de créer Prodon à partir d'un projet.
1- À partir de l'onglet Factures.
| Dans l'onglet Factures du projet, il faut cliquer sur Ajouter une lige. |
| Fichier:Creer une facture014.jpg |
| Une fenêtre permettant de créer une nouvelle facture s'ouvrira. Comme on peut le voir sur l'image ci-dessou, seules les informations du client sont remenées par défaut. |
| Fichier:Creer une facture015.jpg |
2- À partir de l'onglet Ventes.
| Dans l'onglet Ventes du projet, il faut cliquer sur Facturer selon une date. | |
| Fichier:Creer une facture016.jpg | |
| A: Permet de choisir les items qui seront facturés selon leur date de facturation prévue. |
B: Permet de générer la facture. |
| C: Permet d'annuler la génération de la facture et de revenir au projet. |
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| La facture sera alors créée avec tous les itmes qui étaient à facturer pour la date sélectionnée plus haut. |
| Fichier:Creer une facture018.jpg |
Annuler une facture
Si la facture n'est pas encore encaissée
Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.
| Aller dans le menu Facturation, Factures | |
| Fichier:Annuler une facture001.jpg |
| Fichier:Annuler une facture002.jpg | |
| A: Sélectionner la facture à annuler | B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit. |
| Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. Il suffit de confirmer la modification. |
| Fichier:Annuler une facture003.jpg |
Il faut ensuite procéder à l’encaissement à 0 $ de la FACTURE d’origine et du CRÉDIT.
| À partir du crédit créé, dans l'onglet Encaissements/Remboursements, cliquer sur Ajouter. |
| Fichier:Annuler une facture005.jpg | |
| A: Puisque l'on créer l'encaissement à partir du crédit, celui-ci sera automatiquement sélectionner. Il faut donc sélectionner la facture pour l'ajouter à l'encaissement | B: Une fois la facture sélectionnée, cliquer sur Attribuer le montant maximum pour la ligne sélectionnée. |
| C: Le montant de l'encaissement sera alors à zéro | D: Le mode de paiement sélectionné pourrait être le même que celui de la facture ou encore un mode de paiement Non-applicable. Il ne faut cependant pas utiliser un mode de paiement électronique comme les cartes de crédit ou les virements bancaire avec Optimal. |
Si la facture est déjà encaissée
Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.
| Aller dans le menu Facturation, Factures | |
| Fichier:Annuler une facture001.jpg |
| Fichier:Annuler une facture002.jpg | |
| A: Sélectionner la facture à annuler | B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit. |
| Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. Il suffit de confirmer la modification. |
| Fichier:Annuler une facture003.jpg |
Il faut ensuite procéder à l’encaissement négatif du crédit.
| À partir du crédit créé, dans l'onglet Encaissements/Remboursements, cliquer sur Ajouter. |
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| Fichier:Annuler une facture006.jpg | |
| A: Le montant doit être en négatif. |
B: Le mode de paiement devrait correspondre au moyen qui sera utilisé pour rembourser le client. Si y remboursement sera fait directement sur sa carte de crédit, il faut plutôt utiliser un mode de paiement Non-applicable et écrire les références au crédit dans la note de l'encaissement. |
| C: Confirmer l'ajout. |
|
3. Demander à la comptabilité d’émettre un chèque de remboursement.
Nom du document : ProLoc:Facturation
