ProDon:Relations

Relations

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ATTENTION : Ce document est conçu pour les versions 5 et plus de Prodon.

Introduction

Le système des relations est accessible à partir de la version 5 de Prodon.

Dans le réseau de la philanthropie, les gens font beaucoup de réseautage. Alors, ils se développent généralement un grand réseau de contacts. Par contre, les organisations rencontrent tellement de personnes qu'il peut devenir très difficile d'associer une personne et ses contacts. C'est pour cette raison que le système des relations a été développé.

Les relations sont le réseau de contacts intégré de Prodon. À partir de cette fonctionnalité, il est possible de lier les contacts à leur organisation, à leur famille, à leurs amis et à leurs connaissances. De plus, Prodon garde une trace dans son système, car il est important de pouvoir retracer les anciennes relations des clients ainsi que celles des organisations. Les relations sont aussi très importantes, puisqu'elles sont liées au publipostage et au PubliCourriel.

Le document présent explique en détail le concept des relations, comment gérer les types de relations ainsi que comment gérer les relations.

Concept des relations

Le principe d'une relation est de décrire le lien qu'il y a entre deux entités. Le présent contexte ne fait pas exception à la règle : une relation est le lien entre deux entités de Prodon. Ces entités peuvent être des individus ou des compagnies. Ces liens sont représentés par Client 1 (C1) est lié à Client 2 (C2).

Les types de relations possibles
C1	C2
Individu	Individu
Individu	Compagnie
Compagnie	Individu
Compagnie	Compagnie

D'un point de vue théorique, une relation se représente comme suit :

Voici des résultats avec des exemples :

1) Si C1 est un individu et que C2 est un individu :

2) Si C1 est un individu et que C2 est une compagnie :

3) Si C1 est une compagnie et que C2 est un individu :

4) Si C1 est une compagnie et que C2 est une compagnie :

Il est important de noter que même si une relation est MUTUELLE, elle doit toujours être lue de C1 vers C2 :

Donc, avec un exemple de cas à partir de l'onglet « Relation » de la « Gestion des clients » de Prodon :

Il faudrait comprendre ceci :

Gérer des types de relations

Avant de créer des relations, l'utilisateur devra créer des types de relations. Par exemple, il est possible que les responsables de l'organisation souhaitent pouvoir reconstituer des familles, des groupes d'amis, des relations de travail ou autre dans le but de s'en servir dans les occasions, le publipostage ou le PubliCourriel. Donc, les utilisateurs sont libres de choisir les types de relations qu'ils désirent documenter dans Prodon. Cette section explique comment ajouter, modifier et retirer un type de relations.

Tout d'abord, pour gérer des types de relations, aller dans l'onglet « Client » de la page d'accueil de Prodon et cliquer sur « Types de relations ».

Après avoir cliqué sur « Types de relations », cette fenêtre s'ouvrira.

Appuyer sur le bouton pour ajouter un type de relations, sur le bouton pour modifier et sur le bouton pour retirer un type de relations.

Ajouter un type de relations

La première étape est d'ajouter des types de relations. Il est important de bien suivre ces étapes et de bien comprendre ce qu'implique la configuration d'un type de relations. Il n'est pas recommandé de créer des types de relations qui peuvent inclure tous les types de clients de Prodon.

Après avoir cliqué sur le bouton , cette fenêtre s'ouvrira :
A : La section « Code » sert à nommer la relation.	B : La section « Description » sert à expliquer le rapport du client 1 vers le client 2.
C : La section « Description inverse » sert à expliquer le rapport du client 2 vers le client 1.	D : Cliquer sur «  Confirmer l'ajout ».

La section « Types intégrés » présente des configurations prédéterminées d'une relation.
Par exemple, l'utilisateur veut créer une relation « est employé de » qui sera uniquement entre une compagnie et un individu :
A : Quand l'option « Compagnie/Contact » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées. Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relations qui est créé doit se limiter à une compagnie et un individu.	B : En choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » se verrouillent.

Ici, par exemple, l'utilisateur souhaite créer une relation « est conjoint(e) de ».
A : Quand l'option « Conjoint(e) » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées ainsi que la case « Famille immédiate ». Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relations qui est créé doit se limiter à deux individus qui forment un couple.	B : En choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » se verrouillent.

Dans ce cas-ci, l'utilisateur souhaite créer une relation « est enfant de ».
A : Quand l'option « Famille immédiate » est cochée, automatiquement les options de la section « Permettre les relations » sont cochées. Le contexte où cette option doit être choisie est lorsque le type de relations qui est créé doit se limiter à deux individus d'une même famille.	B : En choisissant cette option dans les « Types intégrés », les autres options de la même section ainsi que la section « Permettre les relations » se verrouillent.

La section « Permettre les relations » permet de personnaliser la configuration des types de relations.
A : Quand l'option « Entre 2 compagnies » est cochée, la relation pourra être instaurée entre 2 compagnies.	B : Quand l'option « Entre 2 individus » est cochée, la relation pourra être instaurée entre 2 individus.
C : Quand l'option « Entre une compagnie et un individu » est cochée, la relation pourra être instaurée entre une compagnie et un individu.

Modifier un type de relations

Idéalement, modifier un type de relations devrait être fait avant que des relations y soient liées, car les sections utilisées ne pourront pas être modifiées. Normalement, c'est identique à l'ajout d'un type de relations : il est possible de modifier le « Code », la « Description », la « Description inverse », les options des « Types intégrés » et la section « Permettre les relations ». Pour ce faire, se positionner sur le type de relations à modifier et appuyer sur le bouton .

Alors, cette fenêtre s'ouvre :

À partir de cette fenêtre de modification, il est possible de modifier les options. Par exemple, la relation dans l'image est entre deux personnes. Si, dans Prodon, 2 clients sont liés par cette relation, les sections utilisées seront verrouillées.

­ATTENTION!

Dans l'exemple suivant, la relation a été configurée en fonction que tout pourrait être conjoint de tout.

Donc, il est possible qu'il y ait des cas comme cela :

Les types de relations possibles selon ce modèle
C1	Relation	C2
Individu	est conjoint(e) de	Individu
Individu	est conjoint(e) de	Compagnie
Compagnie	est conjoint(e) de	Individu
Compagnie	est conjoint(e) de	Compagnie
Alors, comme il y a déjà des cas existants qui impliquent toutes ces possibilités dans cette base de données ProDon, il est impossible de modifier cet exemple de relation avant d'ajuster toutes les relations utilisant ce type de relations. Il faut faire très attention pour ne pas que les types de relations soient des fourre-tout, car il deviendra complexe de les modifier.

Retirer un type de relations

Il arrive parfois qu'il faille retirer un type de relations parce qu'il a été remplacé par quelque chose de mieux ou qu'il était trop précis. Il est donc possible de retirer les types de relations qui ne sont plus utilisés. Si le type est encore utilisé, le logiciel bloquera le retrait.

A : Voici la liste des types de relations, veuillez positionner votre souris sur le bon type de relations à retirer.	B : Cliquer sur le bouton dans la « Gestions des types de relations ».

A : Ensuite, appuyer sur « Confirmer le retrait » pour finaliser l'opération.

Gérer des relations

Ensuite, pour le bien de l'organisation, les relations doivent être traitées au même niveau que les clients : il est important de bien utiliser cette section ainsi que de la maintenir à jour. Par exemple, lorsque l'utilisateur crée un publipostage ou un PubliCourriel de type relation, il n'est pas vraiment agréable pour un client de recevoir une lettre au nom d'une relation qui n'existe plus. Cette section explique comment ajouter, modifier et retirer une relation.

Ajouter une relation

Lorsque deux clients de la base de données se connaissent, l'utilisateur peut créer une relation entre eux. Par exemple, il pourrait ajouter une relation le liant lui-même à l'organisation pour laquelle il travaille. Donc, pour ajouter une relation, aller dans l'onglet « Relations » de la fiche client.

L'onglet « Relations » de la fiche client

Pour ajouter une relation à un client, entrer dans sa fiche et aller dans l'onglet « Relations ».

A : Appuyer sur le bouton pour ajouter une relation.

Ensuite, cette fenêtre s'ouvre :
A : Le bouton « Choisir un client » permet de choisir parmi tous les clients et toutes les compagnies de la base de données.	B : Le bouton « Créer un contact interne » permet de créer un contact qui sera uniquement visible en C2 dans ProDon. Même si un numéro de client sera réservé pour ce C2, ce ne sera pas officiellement une fiche client. Ce sera une fiche accessible seulement à partir de la relation.
C : L'option « Type » permet de déterminer le type de relations présent entre les deux parties.	D : La case « Inverse » permet d'inverser la relation choisie dans le type. Par exemple, si la relation est « est parent de », lorsque la case « Inverse » est cochée, la relation deviendrait « est enfant de ».
E : La section « Début » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a débuté.	F : La section « Fin » sert à indiquer quand la relation entre les deux parties a pris fin. Normalement, cette section est documentée plus tard.
G : L'option « Adresse » permet de placer l'adresse du C1 (Client 1) comme la provenance de l'adresse du C2 (Client 2).	H : La case à cocher « Contact principal » permet au C2 de devenir le contact principal de C1. Une compagnie ne peut pas devenir le contact principal d'un individu. Cette information sera contenue dans la relation.
I : Si la case « Contact pour les reçus » est cochée, C2 deviendra le contact pour les reçus de C1. Cette information sera contenue dans la relation.

Si l'option A est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira :
A : Utiliser la barre de recherche pour trouver le client en relation.	B : Quand vous aurez trouver le bon client veuillez-vous positionner sur cette ligne.
C :Si le client n'existe pas dans la base de données, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveau » pour l'ajouter.	D :Une fois positionné sur le client, veuillez cliquer sur « Confirmer la sélection »

Ensuite, compléter la section relation.

Si l'option B est sélectionnée, cette fenêtre s'ouvrira :

Entrer les informations comme si un nouveau client était créé et ensuite compléter la section relation. Remarque : Un numéro de client sera prédéterminé.

L'onglet « Salutation »

Il est possible de personnaliser les salutations en fonction de la relation. ProDon possède aussi un système de salutations standards. Alors, lors d'un publipostage ou PubliCourriel, il sera possible de créer des documents s'adressant aux deux personnes de la relation.

Quand l'option A est sélectionnée, il est possible de choisir quels champs de fusion seront utilisés lorsqu'il faudra envoyer un document qui s'adressera aux deux contacts de la relation.	Quand l'option B est sélectionnée, tous les choix sont prédéterminés.

Modifier une relation

Ensuite, pour maintenir la base de données à jour, il est important d'ajuster les relations. Pour ce faire, l'utilisateur doit modifier les relations.

Pour modifier une relation, aller dans l'onglet « Relation » de la fiche client, se positionner sur la relation à modifier et appuyer sur le bouton ou double-cliquer sur la relation.

Ensuite, apporter les modifications nécessaires et cliquer sur « Confirmer la modification » pour modifier le lien entre les clients.

NOTE : Pour archiver une relation, entrer une date de fin. Alors, de cette manière, l'organisation pourra garder une trace dans sa base de données des relations qui ne sont plus actives. Il est recommandé d'archiver les relations et de ne pas les effacer entièrement. Pour les consulter, aller dans l'onglet « Relations » de la « Gestion des clients » et cliquer sur le bouton .

Retirer une relation

Quelques fois, il peut être nécessaire de retirer une relation. Comme aucune trace de la relation ne sera conservée dans ProDon, utiliser cette fonctionnalité avec jugement. L'un des seuls contextes pour lequel il serait utile de se servir de cette fonction est lorsqu'une relation a été créée par erreur entre 2 parties.

Pour retirer une relation, aller dans l'onglet « Relation » de la fiche client, se positionner sur la relation à retirer et appuyer sur le bouton .

Ensuite, cliquer sur « Confirmer le retrait » pour retirer le lien entre les clients.

Note : La relation sera totalement détruite et ProDon n'aura plus aucune trace de cette relation. Pour l'archiver, modifier la relation et entrer une date de fin.

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Nom du document : ProDon:Relations
Version : 5.0.3.3

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