ProDon:Gestion des participants

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Introduction

Il est possible gérer les participants aux différentes activités de financement.

Exemple :
La compagnie Logilys achète 4 billets pour un tournoi de golf.
La transaction sera effectuée au nom de cette compagnie, qui sera le payeur, et le nom de chaque joueur sera entré dans les participants. Noter que ces participants peuvent être ou non, dans la base de données.

Par la suite, il sera possible de produire et d'imprimer des listes et des rapports de participants pour chaque activité.

Configuration de l'activité

A partir de l'Occasion de dons, sélectionner la ligne de l'activité et double-cliquer pour ouvrir la fenêtre « Modification / consultation d'une activité », puis cliquer sur l'onglet « Participants » afin d'activer la gestion des participants.

Il est possible d'ajouter des champs pour documenter des options spécifiques à une activité (exemple : numéro de table, trou de départ, couleur de balle, etc.). Nommer simplement le libellé des options (exemple : « table souper »).

Ajout de participants

Suite à l'activation de la gestion des participants pour une activité, l'onglet « Participants » est disponible lors de l'ajout d'une transaction pour cette activité de cette occasion.

Il existe deux types d'activité : le type « Standard » et le type « Prix de vente ». Cliquer ici pour en savoir plus.

Si l'activité est de type « Prix de vente », il faudra d'abord saisir une quantité dans l'onglet « Général » de la transaction pour obtenir le nombre de lignes équivalant au nombre de participants à entrer (exemple : 3 billets vendus = 3 lignes pour ajouter des participants).

A : Permet d'ajouter ou de retirer des lignes à la liste des participants si l'activité est de type « Standard ». Si l'activité est de type « Prix de vente », le nombre de lignes nécessaires est calculé automatiquement en fonction de la quantité inscrite dans l'onglet général.	B : En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible de faire une recherche parmi les clients existants dans la base de données pour ajouter un participant.
C : Il est également possible d’écrire manuellement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.	NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données.

Si des libellés d'option ont été nommés lors de la Configuration de l'activité, les colonnes « Option 1 », « Option 2 », « Option 3 » et « Option 4 » porteront automatiquement le nom qui leur a été attribué.

Dans l'exemple ci-dessous, le champ « Option 1 » a été remplacé par « Trou départ » et le champ « Option 2 » a été remplacé par « Table souper ».

D : Pour saisir rapidement la même information à tous les participants d'une transaction, indiquer la valeur et cliquer sur « Assigner ». Dans cet exemple, tous les participants seront assignés à la table 056 et au trou de départ 02.	E : À partir du même exemple, si la case « Établir une suite numérique sur une option par multiple de 1 » avait été cochée, le premier participant aurait débuté sa partie de golf au 2e trou et aurait été assis à la table 056; le deuxième participant aurait débuté sa partie de golf au 3e trou et aurait été assis à la table 057; le troisième client aurait débuté sa partie de golf au 4e trou  et aurait été assis à la table 058.
F : Il est également possible d'assigner manuellement une table et un trou de départ différents à chacun des clients. Il suffit d'inscrire le trou de départ et la table désirés dans le bon champ. Pour ce faire, il ne faut cependant rien inscrire en D.	NOTE : Dans l'option « Établir une suite numérique sur une option par multiple de 1 », il est possible de modifier le multiple « 1 » pour n'importe quel numéro, puis la suite numérique se fera à partir de ce multiple. Par exemple, si le numéro inscrit avait été « 2 », le premier participant aurait débuté sa partie de golf au 2e trou et aurait été assis à la table 056; le deuxième participant aurait débuté sa partie de golf au 4e trou et aurait été assis à la table 058, et ainsi de suite.

Consultation et impression de la liste des participants ou d'un rapport personnalisé.

À partir de l'« Analyse et historique », aller dans l'onglet « Participants ».

A : Barre de recherche pour trouver les participants. Dans cet exemple, la recherche de l' « Tournois de golf 2011 » permet de voir tous les participants de cette occasion de don. Il aurait été possible de rechercher l'activité « souper seulement » en plus de l'occasion pour voir uniquement ceux qui ont un billet pour le souper seulement.	B : À partir de la recherche, Il est possible de créer un rapport en utilisant les « rapports personnalisés ». Pour ce faire, cliquer sur le bouton . Pour plus d'information concernant les rapports personnalisés, consulter cette procédure.
C : Il est également possible d'exporter les données dans Excel. Pour ce faire, cliquer sur le bouton . Pour plus d'information concernant l'exportation de données, consulter la procédure Exportation et fusion de données.

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