ProLoc:Opérations sur les factures

Annuler, remplacer une facture

Lorsque la facture n'est pas encore encaissé.

Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.

Aller dans le menu Facturation, Factures

A: Sélectionner la facture à annuler	B: Cliquer sur le bouton Annuler cette facture ou ce crédit.

Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. Il suffit de confirmer la modification.

Il faut ensuite procéder à l’encaissement à zéro (0 $) de la facture d’origine et du crédit.

À partir du crédit créé, dans l'onglet «Encaissements/Remboursements», cliquer sur le bouton « Ajouter».

Après avoir cliqué sur « Ajouter», la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Puisque l'on crée l'encaissement à partir du crédit, celui-ci sera automatiquement sélectionné. Il faut donc sélectionner la facture pour l'ajouter à l'encaissement	B: Une fois la facture sélectionnée, cliquer sur Attribuer le montant maximum pour la ligne sélectionnée.
C: Le montant de l'encaissement sera alors à zéro (0 $)	D: Le mode de paiement sélectionné pourrait être le même que celui de la facture ou encore un mode de paiement Non-applicable. Il ne faut cependant pas utiliser un mode de paiement électronique comme les cartes de crédit ou les virements bancaire avec Optimal.
E: Confirmer l'ajout pour générer l'encaissement.

Pour remplacer la facture, il suffit d'en générer une nouvelle.

Annuler, remplacer et rembourser une facture

Lorsque la facture est déjà encaissée

Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.

Aller dans le menu Facturation, Factures

A: Sélectionner la facture à annuler	B: Cliquer sur Annuler cette facture ou ce crédit.

Un crédit du même montant que la facture sera alors créé. On peut modifier le montant du crédit en modifiant, ajoutant ou retirant des lignes sur le crédit ou encore générer le crédit complet en cliquant sur Confirmer la modification.

Il faut ensuite procéder à l’encaissement du crédit.

 - Si le client doit payer un solde, il faut attendre un paiement avant de faire l'encaissement.

 - Si un solde est dû au client, il faut procéder à l’encaissement négatif du crédit et émettre un remboursement.

 - Il est aussi possible de garder un solde au crédit jusqu’à ce qu'une nouvelle facture soit générée ou d'appliquer le solde à l'acompte du client. Pour plus de détails sur l'acompte du client cliquer ici.

Pour créer le remboursement, à partir du crédit, dans l'onglet Encaissements/Remboursements, cliquer sur le bouton Ajouter.

A: Le montant doit être en négatif.	B: Le mode de paiement devrait correspondre au moyen qui sera utilisé pour rembourser le client. Si le remboursement sera fait directement sur sa carte de crédit, il faut plutôt utiliser un mode de paiement Non-applicable et écrire les références au crédit dans la note de l'encaissement.
C: Confirmer l'ajout.

Si le remboursement est fait par chèque, il faut demander à la comptabilité de produire le chèque. 

Si le remboursement est fait directement sur la carte de crédit du client avec un paiement Optimal, il faut procéder au crédit sur le site de Netbanx.

Annuler un encaissement (chèque NSF)

Pour annuler un encaissement, il faut d'abor ouvrir la facture. Dans l'onglet Encaissements/Remboursement, il faut sélectionner l'encaissement à annuler et cliquer sur le bouton Annuler cet encaissement ou ce remboursement.

Ceci créera une transaction inverse du même montant que l'encaissement.

Le solde de la facture sera revenu au même montant qu’avant l’encaissement

Acompte client

Transférer un crédit dans l'acompte du client.

Il est possible de transferer une somme dûe à un client vers son acompte plutôt que le lui émettre un remboursement. Pour ce faire, il faut créer un encaissement pour le crédit et inscrire le montant à cérdité dans la ligne de l'acompte. L'encaissement sera donc à zéro et le montant ainsi conservé pourra être utilisé pour payer une prochaine facture.

Utiliser l'acompte client pour payer une facture.

Pour payer une facture avec l'argent cumulée dans l'acompte d'un client, il suffit de créer un encaissement pour la facture et de saisir le montant dans la ligne Acompte client accumulé. L'encaissement sera donc à zéro.

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