ProLoc:Forfaits

Introduction

Les forfaits sont des sous catégories des activités. Pour la même activité, il peut y avoir plusieurs forfaits différents avec des configurations différentes. Par exemple, pour une même activité on pourrait avoir des forfaits pour différents par groupes d'âges, pour différentes plages horaire, ou encore pour différents tarifs.

Gestion des forfaits

Pour accéder à la gestion des forfaits, il faut aller dans le menu « Inscriptions » puis dans «  Activités d'inscription ».

Il faut ensuite aller dans l'activité qui contient le forfait. Il faut donc se positionner sur l'activité dans la grille en A et cliquer sur «  Modifier / consulter » en B ou encore appuyer sur la touche retour du clavier.
A: Grille de sélection des activités	B: Permet de modifier et de consulter une activité existante.

Il est alors possible d'accéder aux forfaits dans la section du bas de la fiche de l'activité.
A: L'onglet « En préparation » permet d'afficher les forfaits qui sont en préparation dans la liste en F. Note : Lorsque les onglets A, B, C et D sont tous bleus ou tous orangés, tout leur contenu est affiché dans la grille. Pour sélectionner ou désélectionner seulement certains onglets, il faut tenir la touche CTRL enfoncée et cliquer sur l'onglet à sélectionner. Lorsqu'il est orangé, l'onglet est actif et son contenu est affiché.	B: L'onglet « En inscription » permet d'afficher les forfaits qui sont en inscription dans la liste en F.
C: L'onglet « En cours » permet d'afficher les forfaits qui sont en cours dans la liste en F.	D: L'onglet « Terminé » permet d'afficher les forfaits qui sont terminés dans la liste en F.
E: L'onglet « Annulé » permet d'afficher les forfaits qui sont annulés dans la liste en F.	F: Contient la liste des forfaits.
G: Permet de configurer l'ordre d'affichage des forfaits de cette activité pour l'inscription en ligne.	H: Permet d'ajouter un forfait.
I: Permet de modifier ou de consulter un forfait.	J: Permet de supprimer un forfait.
K: Permet de sauvegarder les modifications et de revenir à la gestion des activités.	L: Permet d'annuler les modifications apportées et de revenir à la gestion des activités.

Options du forfait

Dans la section du bas de la fiche de l'activité, après avoir cliqué sur «  Modifier / consulter un forfait », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de fermer la gestion des forfaits.	B: Lorsqu'un autre utilisateur est en modification dans un forfait, le forfait est verrouillé. Il est donc en consultation seulement. Ce bouton permet de déverrouiller le forfait une fois que l'utilisateur a fermé la fiche.
C: Permet de sauvegarder les modifications apportées au forfait.	D: Permet d'accéder aux différents rapports en lien avec les forfaits.
E: Permet de se déplacer d'un forfait à l'autre dans l'activité sans avoir à sortir de la fenêtre de configuration des forfaits.	F: Permet de dupliquer les informations d'un autre forfait.
G: Permet de modifier le statut du forfait. Pour plus de détail sur les différents statuts, cliquer ici.	H: Permet de créer une facture pour tous les participants inscrits à ce forfait.
I: Permet de synchroniser le forfait avec le site Web.	J: Permet d'ouvrir la page Web de l'inscription en ligne.
K: Permet d'activer ou de désactiver la maintenance de ce forfait sur le site Web.	L: Permet de configurer les informations générales du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Forfait », cliquer ici.
M: Permet de configurer différentes options du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Autres options », cliquer ici.	N: Permet de configurer les informations pour l'inscription en ligne de ce forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Inscription en ligne », cliquer ici.
O: Permet de configurer les groupes d'âge du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Groupe d'âge», cliquer ici.	P: Permet de configurer les séances du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Séances », cliquer ici.
Q: Permet de configurer les tarifications du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Tarifications », cliquer ici.	R: Permet de configurer les informations sur les animateurs du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Animateurs », cliquer ici.
S: Permet de gérer les participants du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Participants » cliquer ici.	T : Permet de configurer les caractéristiques du forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Caractéristiques », cliquer ici.
U: Permet de configurer des alertes pour le forfait. Pour plus de détails sur l'onglet « Alertes », cliquer ici

Statut du forfait

Les boutons identifiés par les lettres A, B, C, D et E de l'image ci-dessous représentent les différents statuts des forfaits.
A: Le statut « En préparation », permet de configurer et de modifier le forfait en vue des inscriptions.	B: Le statut « En inscription », est utilisé une fois que la configuration est terminée et que les inscriptions doivent être faites. Une fois que le statut du forfait est « En inscription » et que des inscriptions sont faites, il n'est plus possible de modifier certaines informations. Il est donc préférable de terminer la configuration du forfait avant de l'envoyer en mode inscription.
C: Le statut « En cours », indique que la période d'inscription est terminée et que l'événement à lieu.	D: Le statut « Terminé » indique que l'événement et fini.
E: Le statut « Annulé », indique que l'évènement n'aura pas lieu.

Onglet « Forfait »

L'onglet « Forfait » contient les informations générales du forfait.
A: Permet d'inscrire le code du forfait.	B: Permet d'inscrire la description du forfait.
C: Permet d'inscrire de l'information sur l'horaire de ce forfait. Cette information est à titre indicatif seulement.	D: Permet de déterminer un nombre d'inscription minimum et maximum pour ce forfait.
E: Permet d'ajouter automatiquement le client inscrit à ce forfait comme payeur lors de son inscription.	F: Permet d'indiquer si un hébergement est compris ou non pour ce forfait. Cette case est à titre indicatif seulement. C'est dans la tarification du forfait que l'information sur l'hébergement se retrouvera.
G: Permet de toujours générer un relevé 24 pour les inscriptions à ce forfait. Note: Pour que cette case soit disponible, les relevés 24 doivent être activés. Pour plus de détails sur les relevés 24, cliquer ici (documentation à venir).	H: Permet d'inscrire une description différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
I: Permet d'inscrire un horaire différent pour chaque langue de ProLoc.

Onglet « Autres options »

L'onglet « Autres options », permet d'inscrire de l'information supplémentaire pour ce forfait. Cette information sera également visible sur l'inscription en ligne.
A: Permet de spécifier le lieu où aura lieu cet événement.	B: Permet d'inscrire une note additionnelle pour ce forfait.
C: Permet de spécifier quel matériel sera requis pour cet événement.	D: Permet d'indiquer la durée de l'événement.
E: Permet d'inscrire un lieu différent pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	F: Permet d'inscrire une note différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
G: Permet d'inscrire le matériel requis dans chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.

Onglet « Inscription en ligne »

L'onglet « Inscription en ligne » permet de configurer les différentes options qui seront nécessaires à l'inscription en ligne pour ce forfait.
A: Lorsque cette case est cochée, le forfait est visible sur le site Web de l'inscription en ligne. L'intervalle de dates permet de rendre le forfait visible seulement pour la période sélectionnée.	B: Permet d'afficher les séances sur le site Web de l'inscription en ligne.
C: Permet d'afficher les séances sur la confirmation de l'inscription qui sera envoyée au client lors d'une inscription en ligne.	D: Permet d'afficher une note lorsqu'un nombre minimum de participants est requis pour que l'événement ait lieu. Cette note sera affichée jusqu'à ce que le minimum soit atteint.
E: Permet d'indiquer quel groupe de taxes sera appliqué sur le coût de l'inscription.	F: Liste des options de paiement qui seront disponible sur le site d'inscription en ligne.
G: Permet d'inscrire une note différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	H: Permet d'ajouter, de modifier ou de retirer des options de paiement.

Onglet « Groupe d'âge »

L'onglet « Groupe d'âge » permet de spécifier l'âge requis pour que les individus puissent s'inscrire à ce forfait.
A: Permet d'activer la section des groupes d'âge.	B: Permet de sélectionner un groupe d'âge. Pour plus de détails sur la gestion des groupes d'âge, cliquer ici (documentation à venir).
C: Permet de sélectionner la date de référence, c'est à dire la date à laquelle l'inscrit devra avoir atteint l'âge requis pour participer à ce forfait.	D: Représente l'intervalle de dates dans lequel l'inscrit doit être né pour être dans ce groupe d'âge.

Onglet « Séances »

L'onglet séance permet de créer la liste des dates auxquelles l'événement aura lieu.
A: Permet de sélectionner le type de séance à utiliser pour ce forfait. Pour plus de détails sur les différents types de séances, cliquer ici.	B: Permet d'ajouter une séance.
C: Permet de modifier une séance.	D: Permet de supprimer une séance.
E: Permet d'effectuer des modifications en lot sur les séances. Pour plus de détails sur les modifications en lot, cliquer ici.

Types de séances

Une séance

Ce type de séance est utilisé lorsque l'événement n'arrive qu'une seule fois à une date précise. Par exemple, dans le cas d'une conférence. Il est possible d'ajouter différentes date dans les séances, l'inscrit pourra alors cocher la séance à laquelle il désire participer.
A: Dans l'onglet « Séances », il faut sélectionner le type de « Une séance ».	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Ajouter une séance ».
Note: Pour plus de détails sur l'ajout des séances, cliquer ici.

Toutes les séances

Ce type de séance est utilisé lorsque l'événement n'arrive qu'une seule fois et qu'il dure plus d'une journée. Par exemple, dans le cas d'un cours qui durerait une fin de semaine complète. Lors de son inscription, l'inscrit n'aura donc pas d'option à choisir pour les séances. Son inscription sera faite automatiquement pour toutes les dates présentes dans la liste.
A: Dans l'onglet « Séances », il faut sélectionner le type de « Toutes les séances ».	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Ajouter une séance ».
Note: Pour plus de détails sur l'ajout des séances, cliquer ici.

 Séances multiples

Ce type de séance est utilisé lorsque l'on veut donner des choix à la personne qui s'inscrit. Par exemple, le cours de soccer pour les 6 à 8 ans se dispense les mardis soir ou les jeudi soir pendant dix semaines. Dans ce cas, l'inscrit pourra choisir les séances du mardi ou les séances du jeudi.
A: Dans l'onglet « Séances », il faut sélectionner le type de « Séances multiples ».	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Ajouter une séance ».
Note: Pour plus de détails sur l'ajout des séances, cliquer ici.

Sans séance

Ce type de séance est utilisé lorsque l'événement n'arrive qu'une seule fois à une date précise. On pourra alors inscrire la date et l'heure dans le champ horaire de l'onglet « Forfait ». Il est important de savoir qu'en utilisant le champ horaire plutôt que de créer une séance en utilisant le type « Une séance », il ne sera pas possible de sortir de statistiques sur les inscriptions par rapport aux séances. Il est généralement préférable d'utiliser les séances pour tous les forfaits.
A: Dans l'onglet « Séances », il faut sélectionner le type de « Sans séance ».

Ajouter des séances

Dans l'onglet « séances », après avoir cliqué sur «  Ajouter une séance », la fenêtre suivante s'ouvre. L'onglet « Calendrier » permet de sélectionner les dates une à une alors que l'onglet « Génération » permet de générer plusieurs dates à la fois. Voici les options de l'onglet « Calendrier ».
A: Dans l'onglet « Calendrier », il est possible de se positionner sur une date pour la sélectionner.	B: Une fois la date sélectionnée en A, il faut cliquer sur «  Ajouter».
C: Après avoir cliqué sur «  Ajouter» en B, la date sélectionnée en A s'inscrit dans la liste des dates choisies. Pour ajouter d'autres dates, il faut répéter les étapes A et B.	D: Permet de retirer une date choisie.
E: Permet de retirer toutes les dates choisies.	F: Permet d'indiquer les heures de début et de fin pour ces séances.
G: Permet d'indiquer un nombre de participants minimum et maximum pour ces séances. Si aucune valeur n'est entrée, ce sont les minimums et les maximums indiqués dans l'onglet « Forfait » qui seront appliqués.	H: Cette section permet d'ajouter des animateurs pour ces séances. Pour plus de détails sur les animateurs, cliquer ici.
I: Permet de sauvegarder l'ajout et de revenir à l'onglet « Séances »	J: Permet d'annuler l'ajout et de revenir à l'onglet « Séances »

Dans l'onglet « séances », après avoir cliqué sur «  Ajouter une séance », la fenêtre suivante s'ouvre. Voici les options de l'onglet « Génération ».
A: Permet de sélectionner la date de départ à laquelle les séances doivent être générées.	B: Permet de sélectionner les jours pour lesquels les séances doivent être générées. Les boutons « Semaines », « Fin de semaine » et « Tous » permettent de sélectionner rapidement les jours pour lesquels les séances doivent être génér.es.
C: Permet de sélectionner un intervalle prédéfini entre chaque séance, soit, chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou encore le premier ou le dernier jour de chaque mois.	D: Permet d'indiquer le nombre de semaines pour lesquelles les séances doivent être générées ou permet d'indiquer la date à laquelle les séances doivent se terminer. Une fois une des deux options documentées, il faut cliquer sur le bouton «  ».
E: Après avoir cliqué sur le bouton «  » en D, les dates sélectionnées selon les critères identifiés en A, B et C, s'inscrivent dans la liste des dates choisies.	F: Permet de retirer une date choisie.
G: Permet de retirer toutes les dates choisies.	H: Permet d'indiquer les heures de début et de fin pour ces séances.
I: Permet d'indiquer un nombre de participants minimum et maximum pour ces séances. Si aucune valeur n'est entrée, ce sont les minimums et les maximums indiqués dans l'onglet « Forfait » qui seront appliqués.	J: Cette section permet d'ajouter des animateurs pour ces séances. Pour plus de détails sur les animateurs, cliquer ici.
K: Permet de sauvegarder l'ajout et de revenir à l'onglet « Séances »	L: Permet d'annuler l'ajout et de revenir à l'onglet « Séances »

Effectuer des modifications en lot sur les séances

Il est possible de faire des modifications en lot sur les séances d'un forfait. Pour ce faire, il faut aller dans l'onglet « Séances » et cliquer sur «  Effectuer des modifications en lot » en A.

Après avoir cliqué sur «  Effectuer des modifications en lot », la fenêtre suivante d'ouvre. Les modifications seront appliquées sur toutes les séances filtrées dans la grille des séances.
A: Permet de modifier la date de toutes les séances filtrées par une date unique.	B: Permet de changer la date de chaque séance selon une variation en nombre de jour. Par exemple, si une séance est prévue pour le 2014/07/01 et que l'on choisit une variation de + 1 jour, la date de la séance sera modifiée pour le 2014/07/02. Il est également possible d'inscrire une variation négative. Par exemple, si la séance est prévue pour le 2014/07/01 et que l'on choisit une variation de - 1 jour, la date de la séance sera modifiée pour le 2014/06/31.
C: Permet de modifier l'heure de début de toutes les séances filtrées.	D: Permet de modifier l'heure de fin de toutes les séances filtrées.
E: Permet de confirmer la modification et de revenir à la liste des séances.	F: Permet de retirer toutes les séances filtrées.
G: Permet d'annuler la modification et de revenir à la liste des séances.

Onglet « Choix des séances »

Dans l'onglet « Séances », lorsque le type de sélection est à « Séances multiples »  l'onglet « Choix de séances » apparaît. Il est alors possible de regrouper les séances pour faciliter l'utilisation par la personne qui s'inscrit.
A: Lorsque cette option est cochée, l'inscrit verra la liste complète des séances et il pourra lui-même cocher les séances auxquelles il souhaite participer. Par exemple, un atelier se dispense deux fois dans la même journée, en avant midi et en après-midi. L'inscrit pourra cocher à quelle des deux séances il veut s'inscrire.	B: Lorsque cette option est cochée, il est possible de regrouper les séances selon des listes prédéfinies. Par exemple, pour les cours de soccer, on pourrait créer un groupe de séances incluant les dix séances du mardi. L'inscrit n'aura alors qu'à sélectionner le groupe de séance « Tous les mardis » au lieu d'avoir à cocher les dix dates correspondant à chacun des cours. Pour savoir comment créer la liste des séances prédéfinies, cliquer ici.

Créer des listes de séances prédéfinies

Pour créer des séances prédéfinies et pour que l'onglet « Choix de séances » soit disponible, il faut d'abord avoir sélectionné le type de séance « Séances multiples ». Pour plus de détails sur ce type de séance, cliquer ici.
A: Il faut d'abord cocher « Sélections prédéfinies ».	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Ajouter une sélection prédéfinie ».

Après avoir cliqué sur «  Ajouter une sélection prédéfinie », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet d'inscrire le code de la sélection prédéfinie.	B: Permet d'inscrire la description de la sélection prédéfinie.
C: Indique le nombre de séances que contient cette sélection prédéfinie.	D: Permet de rendre cette sélection prédéfinie visible sur le site Web de l'inscription.
E: Permet de rendre le détail des séances de cette sélection prédéfinie visible sur le site Web de l'inscription.	F: Permet d'inscrire une description différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
G: Permet d'ajouter des séances dans cette sélection prédéfinie.	H: Permet de retirer des séances de cette sélection prédéfinie.
I: Contient la liste des séances de cette sélection prédéfinie.	J: Permet de confirmer les modifications et de revenir à l'onglet « Choix des séances ».
K: Permet d'annuler les modifications et de revenir à l'onglet « Choix des séances ».

Après avoir cliqué sur «  Ajouter une ligne» en G de l'image précédente, la fenêtre suivante s'ouvre. Il est alors possible de sélectionner toutes les séances que l'on veut inclure dans la sélection prédéfinie. Pour sélectionner plusieurs lignes, il faut tenir la touche MAJ sur clavier enfoncée et cliquer sur les lignes que l'on veut inclure.
A: Permet de confirmer la sélection et de revenir à l'onglet « Choix de séances ».	B: Permet d'annuler la sélection et de revenir à l'onglet « Choix de séances ».

Onglet « Tarifications »

Dans l'onglet « Tarifications » il est possible de configurer les différents prix pour chaque séance.
A: Permet de se déplacer d'une tarification à l'autre dans la grille en B.	B: Contient la liste des tarifications existantes pour ce forfait.
C: Permet d'ajouter une tarification.	D: Permet de modifier une tarification.
E: Permet de retirer une tarification.	F: Permet de configurer l'ordre d'affichage des tarifications de ce forfait pour l'inscription en ligne.
G: Contient le détail de la tarification sélectionnée en B.

Ajout de tarifications

Dans l'onglet « Tarifications » après avoir cliqué sur «  Ajouter une tarification », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet d'inscrire le code de la tarification.	B: Permet d'inscrire la description de la tarification.
C: Permet d'inscrire une description différente pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	D: Permet d'inscrire une description supplémentaire pour la tarification sur le site Web de l'inscription.
E: Permet d'inscrire une description supplémentaire pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	F: Permet d'indiquer le nombre de séances qu'inclut cette tarification.
G: Indique le montant total de cette tarification.	H: Permet de rendre la tarification visible sur le site Web français de l'inscription.  Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
I: Permet de rendre la tarification visible sur le site Web anglais de l'inscription. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.	J: Permet d'afficher le détail de la tarification (la liste des items contenus dans la tarification) sur le site Web de l'inscription.
K: Permet d'afficher le détail des séances sur le site Web de l'inscription.	L: Permet d'afficher la liste des items de tarification, mais en n'affichant que le montant total plutôt que le détail du  montant pour chaque item.
M: Permet d'indiquer un nombre de participants maximum par session.	N: Permet d'indiquer un nombre minimal ou maximal d'items de tarification optionnels lors de l'inscription. Pour plus de détails sur les items optionnels, cliquer ici.
O: Permet d'ajouter un message au-dessu des items optionnels sur le site Web de l'inscription.	P: Permet d'inscrire un message pour les items optionnels différent pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
Q: Permet de modifier le message pour les items optionnels.	R: Contient la liste des items de tarification. Pour plus de détails sur les items de tarifications, cliquer ici.
S: Permet de confirmer l'ajout et de revenir à l'onglet « Tarifications »	T : Permet d'annuler l'ajout et de revenir à l'onglet « Tarifications »

Item de tarification

Une tarification peut contenir un ou plusieurs items de tarificaiton. Lors de la création d'une nouvelle tarification, il est nécessaire d'ajouter au moins un item. On peut voir les différents items de la tarification en ouvrant celle-ci.
A: Contient la liste des items de tarification. Pour plus de détails sur les différentes colonnes de cette grille, cliquer ici.	B: Permet d'ajouter un item de tarification à une position sélectionnée dans la grille en A.
C: Permet d'ajouter un item de tarification.	D: Permet d'inscrire une description différente pour l'item pour chaque langue de ProLoc. Note: Présentement, l'inscription en ligne est disponible en français seulement.
E: Permet de modifier les escomptes pour l'item sélectionné dans la grille en A.  Pour plus de détails sur les escomptes, cliquer ici.	F: Permet de retirer un item de tarification.
G: Il s'agit d'un outil de calcul qui permet de déterminer le prix de l'item sélectionné dans la grille en A avec ou sans taxes.

Détails de la grille des items de tarification

Voici le détail des différentes colonnes de la grille des items de tarification.
A: L	B: L
C: L	D: L
E: L

Il est possible d'ajouter un item de tarification qui est lié à un produit déjà configuré dans ProLoc. Pour plus de détails sur la gestion des produits, cliquer ici (documentation à venir). Il est nécessaire d'utiliser les produits dans les tarifications pour les raisons suivantes: 1- Permet de configurer une exemption de taxe; 2- Permet de configurer une exclusion des relevés 24; 3- Permet d'avoir des statistiques de vente par produit
A: L	B: L
C: L	D: L
E: L

Onglet « Alertes »

A: L	B: L
C: L	D: L
E: L