Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

Filtrer les informations (Requêtes)

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Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments (clients, transactions, etc.) selon des critères spécifiques.  Il permet, par exemple, de filtrer tous les clients faisant partie d'une catégorie précise, demeurant dans la même ville et qui ne sont pas des entreprises. Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cet icône : .

Options de filtres

Pour utiliser un filtre, cliquer sur le bouton qui se trouve habituellement à droite de la gestion.

En cliquant sur le bouton , le menu suivant apparaît.

Filtre temporaire

Le « Filtre temporaire » vous permet de créer un filtre sans le sauvegarder. Ce type de filtre est utile lorsque vous voulez filtrer des informations que vous n'aurez pas à réutiliser régulièrement dans le futur.

Ajouter un filtre

Cette option vous permettra de sauvegarder le filtre créé, qui sera ensuite disponible dans la liste déroulante des filtres.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un filtre », la fenêtre suivante s'ouvre.

Nommer le filtre pour être en mesure de le réutiliser plus tard.

Après avoir cliqué sur « OK » dans la fenêtre d'ajout de filtre, il vous sera possible de configurer le filtre à partir de la fenêtre suivante.
A : Cette liste déroulante contient tous les filtres sauvegardés.	B : Ce bouton permet de modifier le nom du filtre sélectionné en A.
C : Ce bouton permet de supprimer le filtre sélectionné en A.	D : Cet onglet est visible seulement si le module Multi-Utilisateur est actif. Il vous permet de modifier la visibilité du filtre. Pour savoir comment utiliser l'onglet, consulter cette section.

Lorsque le filtre est créé, il sera disponible dans la liste déroulante des filtres.

Cliquer sur le filtre désirée pour voir apparaître les données incluses dans le filtre.

Modification d'un filtre sauvegardé

Pour modifier un filtre, sélectionner le filtre à modifier dans la liste déroulante, puis cliquer sur le bouton .

Sélectionner ensuite l'option « Modifier le filtre ». La fenêtre de modification de filtre apparaîtra ensuite.

Configuration d'un filtre

Avant de faire un filtre, il est nécessaire de savoir exactement quelle information on veut filtrer, et comment est documenté cette information dans la base de données.

Aussi, dépendamment de la gestion dans laquelle vous vous trouvez, vous aurez accès à certaines informations. Par exemple, si vous êtes dans la gestion des clients, vous aurez principalement accès à des informations de type client, tandis que dans l'historique des transactions, vous aurez accès à des informations sur les transactions.

Après avoir sélectionné « Filtre temporaire », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L'onglet « Spécial » vous donne accès à différents champs qu'il vous est permis de personnaliser dans la base de données. Les informations se retrouvant dans cet onglet seront donc différentes d'une base de données à l'autre, selon la personnalisation que vous en faite.	B : L'onglet « Champs » vous donne accès à tous les champs standards disponibles dans la gestion dans laquelle vous vous trouvez.
C : L'onglet « Requête » vous permet de consulter et modifier la requête créée selon les critères sélectionnés en A et B.

Onglet « Spécial »

L'onglet « Spécial » vous donne accès à différents champs configurables de la base de données. Cet onglet est divisé en quatre sections: « Sélection », « Moyens de communication », « Caractéristiques » et « Relations ».

Sélection

La section « Sélection » vous permet d'utiliser plusieurs type de données selon la personnalisation de votre logiciel. Chaque type sera utilisé de la même façon, soit au moyen d'une case à cocher dans la colonne « Sélection » de droite.

A : Permet de sélectionner le type de champs à utiliser dans le filtre.	B : Affiche la liste des valeurs disponibles selon la sélection faite en A. Pour sélectionner une valeur, cocher la case désirée. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs valeurs dans la même condition.
C : Permet d'indiquer le type de condition désirée. Pour savoir comment utiliser les quatre options, consulter cette section.	D : Après avoir configuré votre condition en A, B et D, vous devez cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.
E : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Après avoir cliqué sur «Listes dynamiques », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Les boutons , et permettent d'ajouter, modifier ou retirer une liste personnalisée dynamique.	B : Il s'agit de toutes les listes dynamiques existantes dans la base de données.

Intersection (ET) / Union (OU)

Intersection (ET) permet de filtrer les clients appartenant à toutes les cases cochées.

Union (OU) permet de filtrer les clients appartenant à au moins une des cases cochées.

Exemple en utilisant les « Catégories » de l'option de filtre « Sélection » : Le client Robert possède les catégories « Bénévole » et « Camelot ». Le client Jean possède la catégories « Bénévole », mais pas la catégorie « Camelot ». Le client David ne possède ni la catégorie « Bénévole », ni la catégorie « Camelot ». La « Recherche inverse » permet d’obtenir le résultat contraire. Il est donc possible de filtrer les éléments n’appartenant pas à toutes les cases (ET), ou encore les éléments n’appartenant pas à au moins une des cases cochées (OU). Exemples de recherche inverse : Dans la sélection du filtre, si les cases correspondantes aux catégories « Bénévole » ainsi que « Camelot » sont cochées avec l'option « Recherche inverse » : En utilisant l'intersection (ET), les clients n'ayant pas toutes les cases cochées seront trouvés. (Le client NE DOIT PAS avoir une ET l'autre des cases cochées, il peut donc avoir une seule ou aucune case cochée.). Le résultat comprendra les clients David ainsi que Jean. En utilisant l'union (OU), les clients n'ayant aucune des cases cochées seront trouvés. (Le client NE DOIT PAS avoir une OU l'autre des cases cochées, il ne doit donc avoir aucune case cochée.). Le résultat comprendra le client David.

Lorsque la « Sélection » et l'opération « ET/OU » désirée sont choisies, cliquer sur «  Ajouter la condition ».

Si d'autres conditions sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des « Caractéristiques » ou des « Liens » de l'onglet « Spécial », ou à partir des onglets « Champs » et « Requête ».

Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Caractéristiques

Lors de l'application d'un filtre sur des « Caractéristiques », il faut choisir parmi deux options : « Client » ou « Transaction ». Selon l'option choisie, les caractéristiques disponibles dans la liste déroulante à droite ne seront pas les mêmes.

A : Sélectionner d'abord le type de caractéristique (exemple : « Client »).	B : Choisir ensuite la caractéristique sur laquelle le filtre doit être effectué (exemple : « Membre du CA »).
C : Une caractéristique contient plusieurs sections. Il faut donc déterminer l'opération dans les différentes sections (exemple : « Valeur », « Début », « Fin » et « Note »). Si une recherche est faite sur plusieurs sections, le résultat devra comprendre toutes les informations sélectionnées.	D : En sélectionnant l'opération en C, la liste des valeurs possible sera disponible dans la liste de choix. Par exemple, « Membre du CA » et « est égale à... », amènent la liste de choix créée pour cette caractéristique (exemple : « Président », « Trésorier », « Administrateur », etc.). Il se peut également qu'il n'y ait aucun choix disponible, par exemple, dans la section « Note », il faudra alors écrire manuellement la valeur.
E : Lorsque toutes les opérations désirées sont choisies et que les valeurs sont inscrites, cliquer sur «  Ajouter la condition ».	NOTE : Si d'autres conditions sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des options « Sélection » ou « Liens » de l'onglet « Spécial », ou à partir des onglets « Champs » et « Requête ». Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Liens

Lors de l'application d'un filtre sur des « Liens », il est possible de filtrer à partir des informations de liens entre les fiches clients.

A : Sélectionner l'option « Liens ».	B : Indiquer le type de lien à partir duquel le filtre doit être fait.
C : Indique le sens du lien (premier sens / deuxième sens) qui sera filtré. En sélectionnant un lien, le 1er sens du lien (exemple : « Employé de ») est indiqué par défaut. L'option « Utiliser le lien dans les 2 sens » permet de chercher les 2 sens du lien.  Par exemple, pour trouver les liens « Employé de » ET « Employeur de ». L'option « Utiliser le lien inverse » permet de chercher le 2e sens du lien par exemple, « Employeur de ». L'option « Recherche inverse » est basée sur la première sélection : En sélectionnant le lien, donc le 1er sens par défaut, l'inverse sera de ne pas contenir le 1er sens du lien. (Exemple : Si le 1er sens (Employé de) est choisi et que l'option « Recherche inverse » est cochée, les clients qui n'ont pas le lien « Employé de » dans leur fiche seront trouvés.). En sélectionnant « Utiliser le lien dans les 2 sens », l'inverse sera de ne pas contenir ni un sens ni l'autre. (Exemple : Si la case « Utiliser le lien dans les 2 sens » est cochée et que l'option « Recherche inverse » est cochée également, les clients qui n'ont ni le lien « Employé de » ni « Employeur de » dans leur fiche seront trouvés.). En sélectionnant « Utiliser le lien inverse », l'inverse sera de ne pas contenir le 2e sens. (Exemple : Si la case « Utiliser le lien inverse » est cochée et que l'option « Recherche inverse » est cochée également, les clients qui n'ont pas le lien « Employeur de » dans leur fiche seront trouvés.)
D : Pernet de choisir l'opération à appliquer (date de début, date de fin, etc.). Si des informations sont spécifiées dans ces sections, le résultat devra correspondre à tous les critères.	E : Lorsque l'opération désirée est choisie, cliquer sur «  Ajouter la condition ».
NOTE : Si d'autres conditions sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des options « Sélection » ou « Caractéristiques » de l'onglet « Spécial », ou à partir des onglets « Champs » et « Requête ». Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurés, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Onglet « Champs »

Cet onglet permet de faire un filtre sur l'information d'un champ de la base de données. Par exemple, la case dans laquelle est indiquée la ville d'un client correspond au champ « Ville ».  Une autre façon d'aborder cette notion est de considérer que si l'information à rechercher n'est pas dans l'onglet « Spécial », c'est qu'il s'agit probablement d'un champ.

A : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis. Le bouton  place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichées à l’écran. Les boutons  et  trient la liste en ordre alphabétique croissant ou décroissant.	B : Liste des champs à partir desquels il est possible d'effectuer un filtre.
C : Indique de quel type de champ il s'agit. Par exemple, « Acronyme » est de type texte. Il existe six types.	D : Liste des opérations à utiliser. Les opérations disponibles varient en fonction du type de champ sur lequel vous êtes positionné. Pour plus d'informations concernant les opérations, cliquer ici.
NOTE : Si d'autres conditions sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des trois onglets. Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Types de champs

Type de champs	Description	Exemple
Numérique sans décimale	Correspond à un nombre/chiffre sans décimale	Âge
Numérique avec décimale	Correspond à un nombre avec décimale	Cumulatif à vie
Date et/ou heure	Correspond à une date et/ou une heure précise	Créé le
Texte	Correspond à une donnée composée de caractères de texte	Ville
Mémo	Correspond à un champ de texte long	Commentaires
Logique ou entier court	Correspond généralement à une case à cocher	Reçu annuel

Utilisation des Opérations

Les filtres sur les champs, les caractéristiques ou sur les liens permettent d'utiliser des opérations; en voici les particularités.

L’option « Recherche inverse » peut être cochée pour toutes les opérations possibles. Cette option permet d’inverser les opérations. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide »; le libellé des opérations change afin d'indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche normale	Recherche inverse

est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie que la case n'est pas cochée.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur inscrite.

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs spécifiées.

Pour un champ de type « Texte », les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, s'il est iscrit entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D et contenant d’autres caractères. Entre A et D inclurait jusqu'à Cz.

Pour un champ de type « Numérique » avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, s'il est inscrit entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.

Pour un champ de type « Date » et/ou « Heure », les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, s'il est inscrit entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs spécifiées. Pour composer une liste, il faut entrer une valeur, appuyer sur « Entrée », puis entrer une deuxième valeur.

est plus grand ou égal à ...

Pour un champ de type« Texte », plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ de type « Numérique », plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ de type « Date » et/ou « Heure », plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « Logique ou entier court » et signifie que la case est cochée.

contient ...

Signifie que l’information inscrite existe à l’intérieur du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « Date » et/ou « Heure ». Les différents choix de codes sont affichés dans une liste déroulante.

Liste de choix

Permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type « Texte » « Ville », la liste de toutes les villes déjà existantes dans la base de données sera disponible.

Exemple de filtre simple (une condition)

Dans cet exemple, le filtre trouvera tous les éléments dont la ville contient la portion de mot « Victo ».

A : Choisir le champ à filtrer.	B : Sélectionner l'opération à effectuer.
C : Saisir la valeur désirée.	D : Cliquer sur  «  Ajouter la condition ».
E :  Lorsque la condition du filtre est configurée, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.	NOTE : Si le filtre n'a pas seulement une condition, ne pas cliquer sur «  Appliquer », continuer de configurer le filtre à l'aide des trois onglets.

Exemple d'un filtre à deux ou plusieurs conditions

Après l'étape D dans l'exemple précédent, il est possible d'ajouter d'autres conditions au filtre.  Dans cet exemple, en plus de la recherche sur les villes contenant la portion de mot « Victo », les éléments trouvés doivent être de sexe « M ».

F : Choisir le champ de la deuxième condition.	G : Sélectionner l'opération à effectuer.
H : Indiquer la valeur recherchée.	I : Choisir entre la condition (ET) ou (OU).
J : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été configurées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.	NOTE : Si d'autres conditions sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des trois onglets.

Condition (ET) / Condition (OU)

Exemple en utilisant les critères suivants : le champ sexe doit être « M » et la ville doit contenir la portion de mot « Victo » : Le client Jean est de sexe « M » et sa ville est « Victoriaville ». Le client Robert est de sexe « M » et sa ville est « Drummondville ». Le client Julie est de sexe « F » et sa ville est « Victoriaville ». Le client Marie est de sexe « F » et sa ville est « Toronto ». Condition (ET) implique que l'élément à filtrer correspond aux 2 critères.  Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait le client Jean uniquement. Condition (OU) implique que l'élément à filtrer correspond à au moins 1 des 2 critères.  Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Jean, Robert et Julie. En recherche inverse, il faut inverser les critères. Exemples en utilisant les critère : sexe « M » et ville « Victoriaville » : En utilisant la recherche inverse sur les deux critères avec la condition (ET), les clients ne correspondant pas aux 2 critères seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait uniquement le client Marie, puisqu'elle n'est pas de sexe « M » ET sa ville n'est pas « Victoriaville ». En utilisant la recherche inverse sur les deux critères avec la condition (OU), les clients correspondant à au moins 1 des 2 critères seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Robert, Julie et Marie, puisqu'ils ne sont soit pas de sexe « M » ET/OU parce que leur ville n'est pas « Victoriaville ». En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 critères (exemple : sexe « M ») avec la condition (ET), les clients ne répondant pas au critère « M » ET répondant au critère « Victoriaville » seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait uniquement le client Julie. En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 critères (exemple : sexe « M ») ainsi que la condition (OU), les clients ne répondant pas au critère « M » OU répondant au critère « Victoriaville » seront trouvés (le client peut avoir un des critères, mais pas les deux). Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Jean, Julie et Marie.

Onglet « Requête »

Avant d'appliquer le filtre, il est possible d'utiliser l'onglet « Requête » afin de réviser l'ensemble du filtre.

A : Contient la liste de toutes les conditions du filtre.	B : Contient l'ensemble de la requête et présente l'interaction entre chaque condition.
C : « Modifier » permet de changer la valeur d'une condition. « Supprimer » permet de retirer complètement une condition. Pour plus d'informations, cliquer ici.	D : « Vider » permet de corriger la requête et d'effacer toutes les conditions au besoin.  Après avoir vidé, il est possible de double-cliquer sur les conditions en A et d'utiliser les boutons « ET/OU » entre chaque condition. Pour plus d'informations, cliquer ici.
E : Lorsque la requête est prête, pour appliquer le filtre, cliquer sur «  Appliquer ».	NOTE : Il est toujours possible de modifier la requête manuellement, à l'aide du clavier, cliquer simplement à l'endroit où la modification s'impose.

Processus pour filtrer plusieurs conditions

Pour configurer un filtre qui contient plusieurs conditions, il est souvent nécessaire de décortiquer les différents éléments d'un énoncé.  Ces éléments deviendront les conditions qui serviront ensuite à bâtir le filtre.  Ce cheminement peut être fait sur papier ou mentalement.

Voici un exemple de processus typique :

Énoncé verbal : Je souhaite obtenir une liste des membres du CA, ainsi que des bénévoles demeurant à Victoriaville.

Interpréter l'énoncé : La première étape sera d'interpréter l'énoncé pour s'assurer que le résultat correspondra bien au résultat voulu.

Mon énoncé s'interprète de deux façons par rapport à la ville :

• Je veux les membres du CA demeurant n'importe où, ainsi que les bénévoles demeurant spécifiquement à Victoriaville.
• Je veux les membres du CA demeurant à Victoriaville, ainsi que les bénévoles demeurant à Victoriaville.

Dans mon exemple, je choisis la deuxième interprétation.

Mon énoncé pourrait s'interpréter de deux façons :

• Je veux que le client soit membre du CA ET bénévole (les deux en même temps).
• Je veux que le client soit un membre du CA OU bénévole (un des deux).

Dans mon exemple, je choisis la deuxième interprétation.

Il aurait pu s'avérer nécessaire de pousser l'interprétation plus loin : le membre du CA doit-il être actif ou non, doit-il occuper un poste particulier, etc.?

Établir les conditions : Mon énoncé se décompose en trois conditions distinctes :

• Le client doit être sur le CA.
• Le client doit être un bénévole.
• Le client doit demeurer à Victoriaville.

Transformer les conditions verbales en conditions logicielles : Au besoin, il faut définir à quoi correspond chaque information dans le logiciel.

• Être membre du CA : La caractéristique « Membre du CA » doit être présente dans la fiche client.
• Être bénévole : La catégorie « Bénévole » doit être cochée dans la fiche client.
• Demeurer à Victoriaville : Le champ ville doit être égal à « Victoriaville ».
  

Établir l'interaction entre les conditions.  Selon mon interprétation, les conditions interagissent de la façon suivante :

• Le client doit être membre du CA ET demeurer à Victoriaville.
• Le client doit être bénévole ET demeurer à Victoriaville.
• Le client doit être membre du CA OU être bénévole.

En une seule ligne : Le client doit être membre du CA OU être bénévole ET demeurer à Victoriaville.

Pour s'assurer que le ET soit traité après le OU, il faut isoler entre parenthèses à l'aide du bouton , les conditions qui doivent être traitées ensemble.

Ce qui donne : (Le client doit être membre du CA OU être bénévole) ET demeurer à Victoriaville.

Résultat de l'interprétation.
A : Contient la liste de toutes les conditions du filtre.	B : Contient l'ensemble de la requête et présente l'interaction entre chaque condition.

Exemple de modification d'une requête

Pour modifier une requête, il est possible d'utiliser les boutons , , ou bien de modifier manuellement la requête (section de droite) à l'aide du clavier, en cliquant simplement à l'endroit où la modification s'impose.

A : Pour modifier une condition, sélectionner la condition à modifier, puis cliquer sur le bouton «  Modifier ».	B : Pour supprimer une condition, sélectionner la condition à suppriner, puis cliquer sur le bouton «  Supprimer ».
C : Le bouton permet d'effacer la requête. Après avoir cliqué sur ce bouton, la fenêtre « Confirmation » s'ouvrira.	D : Si certaines conditions sont bonnes, répondre «  Non » à la question, ce qui effacera seulement la requête à droite et les conditions resteront dans la partie de gauche. Si les conditions sont toutes à modifier, répondre «  Oui » à la question, ce qui effacera tout (la requête à droite ET les conditions à gauche).

Voici quelques exemples de modification à l'aide des boutons de la requête.

E : Cliquer sur le bouton « Parenthèse » afin d'ajouter une parenthèse dans la section « Requête ».  Le curseur clignote entre les parenthèses.

F : Double-cliquer sur la première condition à utiliser.  La condition s'insère entre les parenthèses.

G : Cliquer sur le bouton  afin de l'ajouter après la première condition.

H : Double-cliquer sur la deuxième condition à utiliser.

I : Cliquer à côté de la parenthèse afin de sortir le curseur de la parenthèse.

J : Cliquer sur le bouton  afin de l'ajouter après la parenthèse.

K : Double-cliquer sur la dernière condition afin de l'ajouter à la requête.

L : Finalement, cliquer sur «  Appliquer » afin d'obtenir le résultat à l'écran.

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