Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

Filtrer les informations (Requêtes)

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Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments (clients, transactions, etc.) selon des critères spécifiques.  Il permet, par exemple, de filtrer tous les clients faisant partie d'une catégorie précise, demeurant dans la même ville et qui ne sont pas des entreprises. Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cet icône : .

Options de filtres

Pour utiliser un filtre, cliquer sur le bouton qui se trouve habituellement à droite de la gestion.

En cliquant sur le bouton , le menu suivant apparaît.

Filtre temporaire

Le « Filtre temporaire » vous permet de créer un filtre sans le sauvegarder. Ce type de filtre est utile lorsque vous voulez filtrer des informations que vous n'aurez pas à réutiliser régulièrement dans le futur.

Ajouter un filtre

Cette option vous permettra de sauvegarder le filtre créé, qui sera ensuite disponible dans la liste déroulante des filtres.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un filtre », la fenêtre suivante s'ouvre.

Nommer le filtre pour être en mesure de le réutiliser plus tard.

Après avoir cliqué sur « OK » dans la fenêtre d'ajout de filtre, il vous sera possible de configurer le filtre à partir de la fenêtre suivante.
A : Cette liste déroulante contient tous les filtres sauvegardés.	B : Ce bouton permet de modifier le nom du filtre sélectionné en A.
C : Ce bouton permet de supprimer le filtre sélectionné en A.	D : Cet onglet est visible seulement si le module Multi-Utilisateur est actif. Il vous permet de modifier la visibilité du filtre. Pour savoir comment utiliser l'onglet, consulter cette section.

Lorsque le filtre est créé, il sera disponible dans la liste déroulante des filtres.

Cliquer sur le filtre désirée pour voir apparaître les données incluses dans le filtre.

Modification d'un filtre sauvegardé

Pour modifier un filtre, sélectionner le filtre à modifier dans la liste déroulante, puis cliquer sur le bouton .

Sélectionner ensuite l'option « Modifier le filtre ». La fenêtre de modification de filtre apparaîtra ensuite.

Configuration d'un filtre

Avant de faire un filtre, il est nécessaire de savoir exactement quelle information on veut filtrer, et comment est documenté cette information dans la base de données.

Aussi, dépendamment de la gestion dans laquelle vous vous trouvez, vous aurez accès à certaines informations. Par exemple, si vous êtes dans la gestion des clients, vous aurez principalement accès à des informations de type client, tandis que dans l'historique des transactions, vous aurez accès à des informations sur les transactions.

Après avoir sélectionné « Filtre temporaire », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : L'onglet « Spécial » vous donne accès à différents champs qu'il vous est permis de personnaliser dans la base de données. Les informations se retrouvant dans cet onglet seront donc différentes d'une base de données à l'autre, selon la personnalisation que vous en faite.	B : L'onglet « Champs » vous donne accès à tous les champs standards disponibles dans la gestion dans laquelle vous vous trouvez.
C : L'onglet « Requête » vous permet de consulter et modifier la requête créée selon les critères sélectionnés en A et B.

Onglet « Spécial »

L'onglet « Spécial » vous donne accès à différents champs configurables de la base de données. Cet onglet est divisé en quatre sections: « Sélection », « Moyens de communication », « Caractéristiques » et « Relations ».

Sélection

La section « Sélection » vous permet d'utiliser plusieurs type de données selon la personnalisation de votre logiciel. Chaque type sera utilisé de la même façon, soit au moyen d'une case à cocher dans la colonne « Sélection » de droite.

A : Permet de sélectionner le type de champs à utiliser dans le filtre.	B : Affiche la liste des valeurs disponibles selon la sélection faite en A. Pour sélectionner une valeur, cocher la case désirée. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs valeurs dans la même condition.
C : Si une seule case est cochée en B, les données devront correspondre à cette case. Dans le cas où plusieurs cases seraient cochées en B, les données devront correspondre à toutes les cases cochées pour apparaître dans le filtre. Par exemple, pour un filtre appliqué dans la gestion des clients, si les catégories « Aime les chats » et « Bénévoles » étaient cochées, seuls les clients dont les deux catégories sont cochées dans leur fiche apparaîtrons dans le filtre.	D : Si une seule case est cochée, le résultat sera le même qu'en C. Dans le cas où plusieurs cases seraient cochées en B, les données devront correspondre à au moins une case cochée pour apparaître dans le filtre. Par exemple, pour un filtre appliqué dans la gestion des clients, si les catégories « Aime les chats » et « Bénévoles » étaient cochées, un client dont seul la catégorie « Aime les chats » serait coché dans sa fiche apparaîtrait dans le filtre.
E : Cette case correspond à la recherche inverse en C. Si une seule case est cochée en B, les données ne devront pas correspondre à cette case. Dans le cas où plusieurs cases seraient cochées en B, les données devront ne pas correspondre à toutes les cases cochées. Par exemple, pour un filtre appliqué dans la gestion des clients, si les catégories « Aime les chats » et « Bénévoles » étaient cochées, un client serait exclu seulement si les 2 cases sont cochées dans sa fiche.	F : Cette case correspond à la recherche inverse en D. Si une seule case est cochée en B, les données ne devront pas correspondre à cette case. Dans le cas où plusieurs cases seraient cochées en B, les données devront ne pas correspondre à au moins une des cases cochées. Par exemple, pour un filtre appliqué dans la gestion des clients, si les catégories « Aime les chats » et « Bénévoles » étaient cochées, un client dont l'une ou l'autre de ces catégories était cochée dans sa fiche n'apparaîtrait pas dans le filtre.
G : Après avoir correctement configuré votre condition selon les étapes précédentes, cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.	H : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été ajoutées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Moyens de communication

La section « Moyens de communication » vous permet de filtrer selon les différents moyens de communication de la fiche client.

A : Permet de sélectionner l'opération qui doit être faite. Pour savoir comment utiliser les différentes opérations, consulter cette section.	B : Permet d'indiquer la valeur à rechercher selon la sélection faite en A.
C : Après avoir correctement configuré votre condition selon les étapes précédentes, cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.	D : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été ajoutées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Caractéristiques

La section « Caractéristiques » vous permet d'appliquer un filtre sur différentes caractéristiques préalablement créées dans le logiciel.

A : Sélectionner d'abord l'emplacement de la caractéristique dans la liste déroulante (exemple : « Client »).	B : Permet d'inclure les éléments qui n'ont pas la caractéristique dans le résultat de la recherche.
C : Le champ « Nom » vous permet de sélectionner la caractéristique dans la liste déroulante.	D : Sélectionner l'opération désirée pour la caractéristique choisi en C. Les opérations disponibles dans ce champ différeront selon la section utilisée en F. Pour voir l'explication des différentes opérations disponibles, consulter cette section.
E : Selon l'opération choisi en D, le champ « valeur » sera présent ou non. Si le champ apparaît, vous devrez sélectionner la valeur désirée à cet endroit.	F : Les champs « Valeur », « Début », « Fin » et « Note » peuvent être utilisés dans la condition selon la configuration faite au niveau de la caractéristique. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs champs pour configurer votre condition. Si plusieurs champs sont sélectionnés, la caractéristique devra correspondre à tous ces champs pour apparaître dans le filtre. La configuration des quatre champs se fait de la même façon, selon les explications données en D et E.
G : Après avoir correctement configuré votre condition selon les étapes précédentes, cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.	H : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été ajoutées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Relations

La section « Relations » vous permet d'appliquer un filtre sur différentes relations créées dans votre logiciel.

A : Permet de sélectionner le type de relation à utiliser dans le filtre.	B : Permet d'utiliser la relation dans les deux sens. Par exemple, pour la relation « est l'employeur de / est l'employé(e) de », si la case est cochée, la condition serait bâti à partir de la relation « est l'employeur de » et « est l'employé(e) de ».
C : En cochant cette case, la relation inverse sera utilisée. Par exemple, pour la relation « est l'employeur de / est l'employé(e) de », si la case est cochée, la condition sera bâti à partir de la relation « est l'employé(e) de ».	D : Permet de filtrer la recherche inverse de ce qui a été sélectionné en A, B et C.
E : Indique l'exemple de la relation qui sera recherchée selon la sélection faite en A, B, C et D.	F : Sélectionner l'opération désirée pour la relation choisi en A. Les opérations disponibles dans ce champ différeront selon la section utilisée en H. Pour voir l'explication des différentes opérations disponibles, consulter cette section.
G : Selon l'opération choisi en F, le champ « valeur » sera présent ou non. Si le champ apparaît, vous devrez sélectionner la valeur désirée à cet endroit.	H : Vous pouvez utiliser un ou plusieurs des champs « Début », « Fin » et « Note » pour configurer votre condition. Si plusieurs champs sont sélectionnés, la caractéristique devra correspondre à tous ces champs pour apparaître dans le filtre. La configuration des trois champs se fait de la même façon, selon les explications données en F et G.
I : Après avoir correctement configuré votre condition selon les étapes précédentes, cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.	J : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été ajoutées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Onglet « Champs »

Cet onglet vous donne accès à tous les champs disponibles dans la gestion dans laquelle vous effectuez votre filtre.

A : Permet de trier la liste selon un ordre défini. Le bouton  place la liste dans l'ordre des colonnes de la grille de gestion à partir de laquelle le filtre est configuré. Les boutons  et  trient la liste en ordre alphabétique croissant ou décroissant.	B : Permet d'activer la barre de recherche.
C : Permet de sélectionner un champ dans la liste sur lequel pour configurer votre condition. La liste des champs varie selon la gestion dans laquelle vous êtes.	D : Sélectionner une opération pour effectuer votre filtre. Les opérations disponibles varient en fonction du type de champ sur lequel vous êtes positionné. Pour savoir comment utiliser les opérations, cliquer ici.
E : Selon l'opération choisi en D, le champ « valeur » sera présent ou non. Si le champ apparaît, vous devrez sélectionner la valeur désirée à cet endroit.	F : Après avoir correctement configuré votre condition selon les étapes précédentes, cliquer sur «  Ajouter la condition » pour la voir apparaître dans la requête.
G : Lorsque toutes les conditions du filtre ont été ajoutées, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Utilisation des Opérations

Les filtres sur les champs, les caractéristiques ou sur les liens permettent d'utiliser des opérations; en voici les particularités.

A : Permet d'indiquer qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant. Dans le cas d’un champ de type « case à cocher », signifie que la case n'est pas cochée.	B : Signifie que l’information est identique à la valeur inscrite.
C : Signifie que l’information est comprise entre les valeurs spécifiées. Pour un champ de type « Texte », s'il est inscrit entre A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D et contenant d’autres caractères. Entre A et D inclurait jusqu'à Cz. Pour un champ de type « Numérique », s'il est inscrit entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré. Pour un champ de type « Date », s'il est inscrit entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.	D : Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs spécifiées. Pour composer une liste, il faut entrer une valeur, appuyer sur « Entrée », puis entrer une deuxième valeur OU utiliser le bouton pour ajouter des valeurs.
E : Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique. Pour un champ de type numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant. Pour un champ de date, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.	F : Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal. Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant. Pour un champ de date, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.
G : Cette option permet d’inverser les opérations. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide »; le libellé des opérations change afin d'indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.	H : S’applique uniquement aux champs de type « case à cocher » et signifie que la case est cochée.
I : Signifie que l’information inscrite existe à l’intérieur du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot ou une phrase.	J : Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot ou une phrase.
K : Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot ou une phrase.	L : Est affiché seulement pour les champs de date. Cette option offre une liste déroulant des fonctions de date (jc pour jour courant, mp pour mois précédent, etc.)
M : Permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ « Ville », la liste de toutes les villes déjà existantes dans la base de données sera disponible.

Onglet « Requête »

Avant d'appliquer le filtre, il est recommandé d'utiliser l'onglet « Requête » afin de réviser l'ensemble du filtre.

A : Permet de changer la valeur d'une condition. Pour plus d'informations, cliquer ici.	B : Permet de retirer complètement une condition. Si plusieurs conditions sont utilisées dans la requête, vous devrez ajuster l'information entre les valeurs. Dans l'exemple ci-haut, si on supprime la condition « Ville » contient ''Victo'', le ET séparant les 2 conditions restera dans la requête. Il faut donc aller le supprimer manuellement dans le champ requête pour ne voir apparaître que la condition « Genre » est égal à ''Masculin''.
C : Contient l'ensemble de la requête et présente l'interaction entre chaque condition. Il est possible d'écrire directement dans la requête avant, après ou entre les conditions pour modifier la requête. NOTE : Il est important de s'assurer que les conditions en D ne soient pas modifiées à dans la requête sans quoi un message d'erreur apparaîtra lors de l'application du filtre.	D : Contient la liste de toutes les conditions du filtre. Il est possible de double-cliquer sur la condition pour l'ajouter dans la requête en C.
E : Permet d'effacer toutes les conditions.  Après avoir vidé, il est possible de double-cliquer sur les conditions en D pour les ajouter dans la requête et d'utiliser les boutons en F, G, H et I entre chaque condition.	F : Permet d'ajouter des parenthèses dans la requête. Pour savoir quand et comment utiliser les parenthèses, consulter cette section.
G : Permet d'ajouter « ET » entre deux conditions.	H : Permet d'ajouter « OU » entre deux conditions.
I : Pour appliquer le filtre, cliquer sur «  Appliquer ».

Modifier une requête

Lors de l'ajout d'une ou plusieurs conditions, il est possible de modifier une condition à partir de l'onglet « Requête », tel qu'indiqué en A.

Après avoir cliqué sur « Modifier », vous serez dirigé à l'endroit où vous pourrez modifier la condition.
A : Indique le champ qui sera modifié selon la condition sélectionné précédemment dans l'onglet « Requête ». Il n'est pas possible de modifier le champ. Si le mauvais champ a été sélectionné dans la condition, supprimer la condition à l'étape précédente et recommencer.	B : Modifier la condition à l'aide des opérations et de la valeur.
C : Lorsque les modifications nécessaires ont été effectuées en B, cliquer sur « Modifier la condition » pour appliquer le changement. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigé dans l'onglet requête.

Utilisation des boutons ET, OU, et ()

Lors de l'ajout de plusieurs conditions dans un filtre, après avoir ajouter la première condition, vous devrez décider si vous ajoutez la condition ET ou la condition OU pour les conditions suivantes tel qu'indiqué dans l'image ci-bas.

Voici un exemple vous permettant de bien comprendre la différence entre les deux choix.

Condition (ET) / Condition (OU)

Exemple en utilisant les critères suivants : le champ genre doit être égal à « Masculin » et la ville doit contenir « Victo » : Le client Jean est de genre « Masculin » et sa ville est « Victoriaville ». Le client Robert est de genre « Masculin » et sa ville est « Drummondville ». Le client Julie est de genre « Féminin » et sa ville est « Victoriaville ». Le client Marie est de genre « Féminin » et sa ville est « Toronto ». En utilisant la condition (ET), l'élément à filtrer doit correspondre aux 2 critères et la requête se lirait comme suit: [«Genre» est égal à "Masculin"] ET [«Ville» contient "Victo"].  Dans cet exemple, le résultat contiendrait le client Jean uniquement. En utilisant la condition (OU), l'élément à filtrer doit correspondre à au moins 1 des 2 critères. et la requête se lirait comme suit: [«Genre» est égal à "Masculin"] OU [«Ville» contient "Victo"].  Dans cet exemple, le résultat contiendrait les clients Jean, Robert et Julie. En recherche inverse, il faut inverser les critères. Exemples en utilisant les critère : sexe « M » et ville « Victoriaville » : En utilisant la recherche inverse sur les deux critères avec la condition (ET), les clients ne correspondant pas aux 2 critères seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait uniquement le client Marie, puisqu'elle n'est pas de sexe « M » ET sa ville n'est pas « Victoriaville ». En utilisant la recherche inverse sur les deux critères avec la condition (OU), les clients correspondant à au moins 1 des 2 critères seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Robert, Julie et Marie, puisqu'ils ne sont soit pas de sexe « M » ET/OU parce que leur ville n'est pas « Victoriaville ». En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 critères (exemple : sexe « M ») avec la condition (ET), les clients ne répondant pas au critère « M » ET répondant au critère « Victoriaville » seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait uniquement le client Julie. En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 critères (exemple : sexe « M ») ainsi que la condition (OU), les clients ne répondant pas au critère « M » OU répondant au critère « Victoriaville » seront trouvés (le client peut avoir un des critères, mais pas les deux). Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Jean, Julie et Marie.

Il est aussi possible d'utiliser les boutons , , directement dans l'onglet « Requête ».

Voici un exemple d'utilisation de ces trois boutons.

Dans l'exemple ci-dessous, nous voulons avoir tous les clients de genre « Masculin », dont la ville contient soit « Victo » ou « Drummond ».
A : Indique le champ qui sera modifié selon la condition sélectionné précédemment dans l'onglet « Requête ». Il n'est pas possible de modifier le champ. Si le mauvais champ a été sélectionné dans la condition, supprimer la condition à l'étape précédente et recommencer.	B : Modifier la condition à l'aide des opérations et de la valeur.
C : Lorsque les modifications nécessaires ont été effectuées en B, cliquer sur « Modifier la condition » pour appliquer le changement. Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigé dans l'onglet requête.

Voici quelques exemples de modification à l'aide des boutons de la requête.

E : Cliquer sur le bouton « Parenthèse » afin d'ajouter une parenthèse dans la section « Requête ».  Le curseur clignote entre les parenthèses.

F : Double-cliquer sur la première condition à utiliser.  La condition s'insère entre les parenthèses.

G : Cliquer sur le bouton  afin de l'ajouter après la première condition.

H : Double-cliquer sur la deuxième condition à utiliser.

I : Cliquer à côté de la parenthèse afin de sortir le curseur de la parenthèse.

J : Cliquer sur le bouton  afin de l'ajouter après la parenthèse.

K : Double-cliquer sur la dernière condition afin de l'ajouter à la requête.

L : Finalement, cliquer sur «  Appliquer » afin d'obtenir le résultat à l'écran.

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