ProDon:Annulation d'une transaction

Annulation d'une transaction

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

Il est parfois nécessaire de supprimer ou de modifier une transaction déjà créée dans Prodon.

Les raisons peuvent être diverses, comme par exemple :

• La transaction est attachée au mauvais donateur;
• La transaction est attachée à la mauvaise occasion / activité;
• Le montant de la transaction est incorrect;
• Le chèque reçu pour le paiement est sans provision;
• La transaction a été entrée en double…
  

Si la transaction n’a pas encore été reportée, toute modification désirée peut être apportée à la transaction sans qu’il n’y ait d’impact sur l’information contenue dans la base de données.

Si la transaction a été reportée, mais que le reçu n'est pas encore émis, des modifications peuvent encore être apportées. Depuis, la version 5.0.4.4, il n'est plus possible de supprimer une transaction, il est préférable de garder une trace de celle-ci. Donc, vous pourriez Annuler la transaction et en créer une nouvelle. De cette façon, une trace des changements apportés sera gardée dans la base de données.

Par contre, si la transaction a été reportée et que le reçu est déjà émis, il faudra d'abord annuler le reçu avant de procéder à l'annulation de la transaction.

ATTENTION : Lorsqu'une transaction est annulée, il faut s'assurer que l'information a été transmise au logiciel de comptabilité.

Annulation d'une transaction

Pour annuler une transaction, se rendre dans la « Gestion des clients ».

Pour ce faire, à partir de la page d'accueil du logiciel, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir «  Clients ».

Après avoir cliqué sur «  Clients », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, le client pour qui la transaction doit être annulée. Une fois trouvé, double-cliquer sur la ligne de celui-ci.

Après avoir cliqué sur la ligne du client, sa fiche s'ouvre. Aller dans l'onglet « Transactions » pour aller trouver la transaction qui doit être annulée.
A : Sélectionner la ligne de la transaction à annuler.	B : Cliquer sur le bouton .

Procédure si le reçu a déjà été émis

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Il faut alors aller annuler le reçu. Pour savoir comment annuler un reçu, consulter la procédure « Annulation d'un reçu ».

Procédure si le reçu a été annulé ou n'a pas encore été émis

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Choisir, à l'aide de la liste déroulante, la raison de l'annulation. Si aucune raison ne s'applique à la situation, il est possible d'en ajouter une nouvelle en inscrivant l'information manuellement dans la case. Dans cet exemple, la raison « Chèque sans provision » a été ajoutée.

Si une nouvelle raison a été ajoutée à la liste à l'étape précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour confirmer l'ajout de la raison d'annulation à la liste déroulante, cliquer sur le bouton «  Oui ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Oui », le logiciel retourne à la fenêtre précédente.

Cliquer sur «  OK » pour confirmer la raison de l'annulation.

Après avoir confirmé la raison de l'annulation, la transaction annulée est toujours présente dans la fiche client, mais un trait indique qu'elle a été annulée.

Réactivation d'une transaction annulée

Après avoir annulé une transaction, il est possible de la réactiver. Cette option est disponible au cas où une transaction aurait été annulée par erreur.

ATTENTION : Ne pas utiliser la réactivation de transactions annulées lors de la réception du deuxième paiement, puisque la trace du mauvais paiement sera perdue. Pour enregistrer un paiement ultérieur, entrer une nouvelle transaction.

A : Sélectionner la ligne de la transaction à réactiver.	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Oui » pour réactiver la transaction.

Après avoir confirmé la réactivation, la transaction redevient active et le trait disparaît.

Impact sur les rapports

Le fait d’annuler une transaction qui a été reportée, a un impact sur les informations de la base de données.

Entre autres, tous les rapports qui ont été imprimés lors du report du lot sont erronés ainsi que l’information qui a été envoyée à la comptabilité. Les rapports seront donc à reproduire.

Réimpression des différents rapports.

Il est possible de réimprimer les différents rapports d'un lot à partir de la fiche du client pour qui une transaction a été annulée.

A : Cliquer sur la ligne de la transaction annulée.	B : Cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Choisir les rapports à réimprimer et les options désirées, puis cliquer sur le bouton «  Continuer ».

Après avoir cliqué sur «  Continuer », le rapport s'imprime ou s'affiche à l'écran, selon les options cochées dans la fenêtre précédente.

A: Sur le rapport, la transaction annulée est présente, ainsi que la raison de son annulation.

B: De plus, les totaux sont corrigés.

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Nom du document : ProDon:Annulation d'une transaction
Version : 5.0.5.7.

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