ProDon:Rapports personnalisés

Rapports personnalisés

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Revision -3-

Version : 4.4.7

Préparé par : Jessy Fontaine

Révisé par : Jessy Fontaine

Date de révision : 2009/06/03

Introduction

L’outil de rapport personnalisé vous permet de créer un rapport selon vos propres critères.

Avant de commencer, vous devez être conscient des points suivants :

• Vous pouvez créer un rapport personnalisé à partir de toutes les grilles de gestion où l’icône de rapport est actif (bleu).

• Un rapport est toujours rattaché à une grille de gestion précise. Si vous créez un rapport dans la « Gestion des transactions », celui-ci n’apparaîtra pas dans la « Gestion des clients ».

• Les champs disponibles pour créer un rapport sont les mêmes que ceux que vous pouvez voir dans la grille de gestion correspondante (colonnes).

• Vous pouvez inclure des sommaires à vos rapports uniquement à partir de « Gestion des clients » et « Analyse et Historique ».

• À l’intérieur d’une grille de gestion, il y a des fiches. Par exemple, la fiche d’un client dans la grille « Gestion des clients ». Vous pouvez générer un rapport à partir de ces fiches, mais ne pouvez pas en créer un nouveau.

Gérer les rapports disponibles

A : Après avoir cliqué sur « Rapports » (), il est possible de créer, consulter ou détruire des rapports personnalisés.	Fichier:ProDon Rapports personnalisés 06.jpg
: Pour ajouter un nouveau rapport.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 07.jpg : Pour modifier un rapport existant.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 08.jpg : Pour supprimer un rapport existant.

Création et construction d’un rapport personnalisé

Après avoir cliqué sur « Ajouter un rapport personnalisé » (), vous obtiendrez la fenêtre suivante :

A : Options visuelles.	Fichier:ProDon Rapports personnalisés 06.jpg
B : Permet d’ajouter des colonnes au rapport.
C : Permet d’ajouter des séparations au rapport.

Options visuelles

A : Orientation et Format permettent d’ajuster le type de papier à utiliser pour le rapport.	B : Mesures permet de travailler en pouces ou en centimètres.
C : Décochez cette option si Excel retourne un message d’erreur lors de l’exportation.	D : Permet d’activer les options relatives au regroupement sur le rapport. Voir point 3.1.1.
E : Permet de modifier la police des entêtes.	Pour les autres options voir point 3.1.1.

Exemple d’options visuelles

A : Entête, logo et nom du rapport.	B : Alignement « Décalés » des séparations.
C : Cette ligne est un en-tête de colonne.	D : Ces lignes sont des lignes de données.

E : Utilisation de l’option « Ce rapport est un regroupement ».

F : Utilisation de l’option « Inclure les séparations dans la grille ».

Ajouter des colonnes au rapport

Pour ajouter une colonne à un rapport, il faut d’abord cliquer sur « Ajouter » (Fichier:ProDon Rapports personnalisés 03.jpg) dans l’onglet « Colonnes ». Vous obtiendrez la fenêtre suivante : Fichier:ProDon Rapports personnalisés 14.jpg

A : La section « Information sur la colonne » permet de spécifier la source d’information à utiliser et d’en configurer	B : La section « Affichage » permet de modifier la présentation de la colonne dans le rapport.
C : Le « Calcul sur colonne » est une opération mathématique dont le résultat sera inscrit au bas de la colonne sur le rapport.	D : Police permet de configurer la police à utiliser pour la colonne.
E : Sommaire est un raccourci vers la gestion des sommaires. Voir document « 107 - Sommaires.doc » pour plus d’information.	F : Largeur restante affiche l’espace disponible sur le rapport.

Information sur la colonne

« Champ » vous permet de spécifier la source d’information à utiliser (NUC, montant du don, sommaire, etc.)

« Ordre de tri » vous permet de décider dans quel ordre afficher les informations. Dans la première case, il faut indiquer l’ordre (1,2…) et le menu déroulant permet de spécifier s’il s’agit d’un ordre croissant ou décroissant.

« Format » permet de modifier la présentation d’une donnée dans la colonne. Dans l’exemple ci-dessus, le format est celui par défaut pour un NUC. Changer le format pour « # » transformerait le NUC 001 123 en 1123. Autre exemple : changer le format d’une date (yyyy/mm/dd) pour (mmmm) permet d’afficher uniquement le mois écrit au long. La légende () contient des indications sur la configuration de format.

« Val. spéciale » vous permet de modifier le résultat à l’écran de certains champs. Par exemple, le champ « Id Reçu (statut) » retourne les valeurs 0, 1,2 ou 3. Pour obtenir un résultat plus facile à interpréter, il faut dire au programme ce que représente chaque valeur. Dans ce cas précis, « 0=Aucun;1=À Émettre;2=Émis;3=À Calculer ». Généralement un autre champ est plus approprié, par exemple « Reçu (statut) ».

« Op. regroupement » permet d’effectuer une opération mathématique dont le résultat doit être affiché dans une colonne plutôt qu’au bas du rapport. Ce menu est actif uniquement si l’option « Ce rapport est un regroupement » est cochée dans l’écran principal du rapport. Il y a 5 types d’opération disponibles. « Moyenne » calcule la moyenne des valeurs existantes. Ne tiens pas compte des lignes vides. Si vous avez 4 lignes contenant les valeurs suivantes : 1, vide, vide, 1, vous obtiendrez une moyenne de 1. « Nombre » compte le nombre de lignes comprenant une valeur. Ne tiens pas compte des lignes vides. Si vous avez 4 lignes contenant les valeurs suivantes : 1, 0, vide, 2, vous obtiendrez un nombre de 3. « Maximum » indique la plus grande valeur existante. « Minimum » indique la plus petite valeur existante. Ne tient pas compte des lignes vides. « Somme » additionne les valeurs.

«  » s’utilise uniquement si le champ choisi est « *Fonction de calcul » et le bouton permet de créer soi-même une opération mathématique complexe entre plusieurs champs.

Affichage

« Entête de groupe » permet d’indiquer une mention à afficher au dessus des entêtes de colonne pour identifier des groupes de colonnes. Voir exemple plus bas.

« Entête » permet de changer le nom d’une colonne sur le rapport. Par défaut, l’entête est la même que le nom du champ.

« Largeur » permet d’indiquer l’espace que doit occuper la colonne sur le rapport.

« Alignement » permet de changer l’alignement du champ par rapport à sa cellule.

« Invisible » permet de configurer un champ sans l’afficher le rapport. Exemple d’utilisation : On souhaite afficher la colonne « individu » en ordre alphabétique de Nom de famille. On pourrait ajouter une colonne « nom » et lui spécifier un ordre de tri. Comme la colonne « individu » est déjà visible sur le rapport, on peut mettre la colonne « nom » invisible.

« Case à cocher » permet d’afficher une case à cocher sur le rapport plutôt que 0 et 1 pour les champs qui sont des cases à cocher.

Calcul sur colonne

6 « Types » de total sont disponibles. « Moyenne » calcule la moyenne des valeurs existantes en ne tenant pas compte des lignes vides. Par exemple les valeurs 3, vide, vide, 1 donne une moyenne de 2. « Nombre » compte le nombre de lignes comprenant une valeur. Ne tiens pas compte des lignes vides ni des zéros. Par exemple les valeurs 1, 0, vide, 3, totalise un nombre de 2. « Nombre de ligne » compte le nombre de lignes en tenant compte des lignes vides. C’est de plus le seul type de total disponible sur des champs de type « texte » « Maximum » indique la plus grande valeur existante. « Minimum » indique la plus petite valeur existante. Indique 0 s’il y a une ligne vide. « Somme » additionne les valeurs.

« Par » affiche la liste des « séparations » présente dans le rapport et permet d’indiquer si on souhaite que le calcul soit effectué par rapport à chaque « séparation ».

« Effectuer un grand total » permet d’indiquer si l’on souhaite un résultat à la fin du rapport.

Modèle:Logilys BasPage