Fonctions communes:Exportation et fusion de données

Exportation et fusion de données

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ATTENTION : Ce document est conçu pour la VERSION 5 de Prodon. Pour accéder au document de la version 4, cliquer ici.

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.

Introduction

L’exportation ou fusion de données, consiste à exporter des données à partir de Prodon vers des documents Word, Excel ou Texte, pour traiter ou organiser les données en fonction de différents besoins (exemple : rapports personnalisés, listes pour fins de vérification, etc.). Cette fonction est disponible dans plusieurs gestions du logiciel (exemple : Gestion des clients, Gestion des occasions, Analyse et historique, etc.). Les données peuvent être exportées en totalité ou suite au résultat d'une recherche.

IMPORTANT : Les modifications faites dans les documents d’exportation, ne sont pas appliquées dans Prodon.

Exportation ou fusion

À partir d'un écran de gestion, rechercher les données à exporter, puis cliquer sur le bouton .

Cette fenêtre s'ouvrira.
A : Choisir la sélection des données à exporter ou à fusionner.	B : Choisir vers quel type de document (Word, Excel ou Texte) les données seront exportées ou fusionnées.

Dans un document de fusion Word

Cette fonctionnalité de fusion dans Word, est utile dans les sections du logiciel, où il n'est pas possible de créer un document maître (exemple : dans l'onglet « Participant » de « Analyse et historique »). Lors de la création du document de fusion, les champs disponibles à l'écran du logiciel seront disponibles dans Word.

A : Choisir d'exporter les données dans un document de fusion Word.	B : Pour ajouter ou modifier un document de fusion, cliquer sur le bouton « Gestion des documents de fusion ».
C : Si le document de fusion est déjà créé, le sélectionner à l'aide de la flèche déroulante.	D : Après avoir sélectionné le bon document de fusion, cliquer sur « Fusionner éditer » ou sur « Fusionner & imprimer ».
NOTE : Le bouton « Fusionner & éditer » permet de consulter les documents fusionnés avant de les imprimer, tandis que le bouton « Fusionner & imprimer » imprime directement les documents fusionnés.

Modification d'un document de fusion

Après avoir cliqué sur le bouton « Gestion des documents de fusion », cette fenêtre s'ouvre.
A : Pour créer un nouveau document de fusion, cliquer sur «  Ajouter ».	B : Pour modifier un document maître, sélectionner le document à modifier, puis cliquer sur le bouton approprié.
NOTE : Les champs de fusion reliés à cette portion du logiciel seront exportés automatiquement dans Word pour créer le document.

Dans un document Excel

A : Choisir d'exporter des données dans un document Excel.	B : Le logiciel nomme le fichier Excel par défaut. Il est cependant possible de le renommer manuellement, comme dans cet exemple.
C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier en B de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».	D : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.
E : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.	F : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard » afin qu'il soit ignoré lors de l'exportation des données.
G : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».	NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.

Dans un document Texte

A : Choisir d'exporter des données dans un document Texte.	B : Le logiciel nomme le fichier Texte par défaut. Il est cependant possible de le renommer manuellement, comme dans cet exemple.
C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier en B de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ».	D : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée.
E : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel.	F : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard » afin qu'il soit ignoré lors de l'exportation des données.
G : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ».	NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir.

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