Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes) : Différence entre versions

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Version du 13 décembre 2010 à 14:19

Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments ayant un point en commun.  Que ce soit tous les clients demeurant dans une ville précise, toutes les transactions d'un tournoi de golf ou encore tous les comptes de GL débutant par 40.  Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cette icône : Bouton Filtre Filtrer.png.

En cliquant sur le bouton Bouton Filtre Filtrer.png, le menu suivant apparait.
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Si vous choisissez l'option « Ajouter un filtre », vous devrez lui donner un nom et il se retrouvera ensuite dans le menu déroulant « Filtre courant ».

Filtre temporaire et filtre courant

Filtre temporaire

L'option « Filtre temporaire » affiche directement l'écran de filtre.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 040.png

Filtre courant

L'option « Ajouter un filtre » permet de donner un nom au filtre que l'on s'apprête à créer.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 041.png

Lorsque le filtre est créé, il est ensuite disponible dans le menu déroulant « Filtre courant » pour usage ultérieur.

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Onglet « Spécial »

Sélection

Lorsque vous filtrez une sélection, il est important de retenir que vous pouvez cocher plus d’une case pour effectuer votre filtre. Il existe deux opérations possibles. Intersection (ET) ou Union (OU). Ces opérations s’appliquent uniquement lorsque vous cochez plus d’une case.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 043.png

Intersection (ET) permet de filtrer les clients appartenant à toutes les cases que vous avez cochées.

Union (OU) permet de filtrer les clients appartenant à au moins une des cases que vous avez cochées.

Recherche inverse vous permet d’obtenir les résultats contraires. Vous pouvez donc filtrer les éléments n’appartenant pas à toutes les cases (ET), ou encore les éléments n’appartenant pas à au moins une des cases que vous avez cochées (OU).

  • Exemple en utilisant la notion de client et de catégories :
  • Le client Robert possède les catégories « Bénévole » et  « Camelot ».
  • Le client Jean possède la catégories « Bénévole », mais pas la catégorie « Camelot ».
  • Le client David ne possède pas la catéghorie « Bénévole », ni la catégorie « Camelot ».
  • Dans la sélection, les cases correspondant aux catégories « Bénévoles » et « Camelot » sont toutes les deux cochées, ainsi que l'option « Recherche inverse ».
  • En utilisant l'intersection ET, les clients n'ayant pas toutes les cases cochées seront trouvé (le client peut avoir une des cases cochées, mais pas les deux). Le résultat comprendra les clients David ainsi que Jean.
  • En utilisant l'intersection OU, les clients n'ayant aucune des cases cochées seront trouvé.  Le résultat comprendra le client David uniquement.

Lorsque l'opération appropriée est choisie, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition »

Caractéristiques

Il est possible de filtrer toutes les informations contenues dans une caractéristiques.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 044.png
A : Vous devez d'abord sélectionner le type de caractéristique approprié (Ex. : Client).
B : Vous devez ensuite choisir la caractéristiques sur laquelle vous désirez effectuer un filtre.
C : Une caractéristique contien plusieurs informations, si vous recherche sur plusieurs sections, la caractéristique trouvée devra comprendre toutes les informations sélectionnées.
D : Lorsque l'étape C est terminée, il ne reste plus qu'à cliquer sur « Ajouter la condition ».

Il est possible de filtrer les éléments n'ayant pas une caractéristique précise.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 045.png

Liens

Il est possible de filtrer les clients possédant un lien.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 046.png
A : Vous devez sélectionner la section « Liens ».
B : Vous devez indiquer le type de lien sur lequel la recherche doit être faite.
C : Le côté du lien qui sera filtré est indiqué en bleu.

L'option « Utiliser le lien dans les 2 sens » permet de chercher les 2 côtés du lien.  Par exemple, de cherche le lien employé ET le lien employeur.

L'option « Utiliser le lien inverse » permet de chercher le 2e côté du lien.  Par exemple, les « Employeur de ».

L'option « Recherche inverse » permet de chercher les clients n'ayant pas le lien choisi.
D : Si des informations sont spécifiées dans plusieurs zone, le résultat devra correspondre à toutes les informations. E : Finalement, il ne reste qu'à « Ajouter la condition ».


Onglet « Champs »

Un champ correspond généralement à l'endroit où est saisie une information dans le logiciel.  Par exemple, la case dans laquelle vous indiquez la ville d'un client correspond au champ ville.  Une autre façon d'aborder cette notion est de considérer que si l'information à rechercher n'est pas dans l'onglet « Spécial », c'est qu'il s'agit probablement d'un champ.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 047.png
A : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis.

« La grille » place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichée à l’écran.

« A-Z » et « Z-A » trient la liste en ordre alphabétique.

B : Liste des champs à partir desquels vous pouvez effectuer un filtre.
C : Indique sur quel type d’information vous êtes placé. Il existe six types.
D : Une liste d’opérations à utiliser. Les opérations disponibles varient en fonction du type d’information sur lequel vous êtes positionné.  Plus de détails.
E : Il ne reste qu'à « Ajouter la condition ».


Types de champs à filtrer

Type de champ
Description
Exemple
Numérique sans décimale
Correspond à un nombre/chiffre sans décimale
Âge
Numérique avec décimale
Correspond à un nombre avec décimale
Cumulatif à vie
Date et/ou heure
Correspond à une date et/ou une heure précise
Créé le
Texte
Correspond à une donnée composée de caractères de texte
Ville
Mémo
Correspond à un champ de texte long
Commentaires
Logique ou entier court
Correspond généralement à une case à cocher
Reçu annuel

Utilisation des Opérations

Les filtres sur caractéristiques ou sur les champs permettent d'utiliser des opérations, en voici les particularités.

Vous pouvez cocher l’option « Recherche inverse » pour toutes les opérations possibles. Cette option vous permet d’inverser les opérations possibles. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide ». Le libellé des opérations change afin de vous indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche Normale Recherche inverse
Fonctionalite commune Filtrer Informations 019.png Fonctionalite commune Filtrer Informations 020.png

­ est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 007.png

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie qu’il n’y a pas de crochet dans la case à cocher.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur que vous inscrivez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 008.png

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs que vous spécifiez.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 009.png

Pour un champ de type texte, les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, si vous inscrivez entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D mais contenant d’autres caractères. C’est obligatoire pour respecter l’ordre alphabétique puisque D vient avant Da alors que Dz vient en dernier.

Pour un champ de type numérique avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, si vous inscrivez entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.

Pour un champ de type date et/ou heure, les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, si vous inscrivez entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs que vous spécifiez. Pour composer votre liste, vous devez entrer une valeur, appuyer sur « Entrée » puis entrer votre deuxième valeur.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 010.png

est plus grand ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 011.png

Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Fonctionalite commune Filtrer Informations 012.png

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « logique ou entier court » et signifie qu’il y a un crochet dans la case à cocher.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 013.png

contient ...

Signifie que l’information recherchée existe à l’intérieur du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 014.png

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 015.png

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Vous pouvez rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Fonctionalite commune Filtrer Informations 016.png

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « date et/ou heure » et vous permet d’utiliser les mêmes codes de recherche de date que dans la barre de recherche standard. Les différents codes sont affichés dans la liste déroulante.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 017.png

Liste de choix

Vous permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type texte « ville », vous obtiendrez la liste de toutes les villes déjà existantes dans votre base de données.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 018.png

Exemple de filtre simple

Dans cet exemple, le filtre trouverera tous les éléments dont la ville contiens les lettres « Victo ».

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 048.png
A : Choisir l'information à filtrer. B : Sélectionner l'opération à effectuer.
C : Saisir la valeur désirée. D : « Ajouter la condition » au filtre.
E : « Appliquer » le filtre pour voir le résultat.


Exemple d'un filtre à deux conditions

Après D dans l'exemple précédent, il est possible d'ajouter d'autres conditions au filtre.  Dans cet exemple, en plus de rechercher les villes contenant les lettres « Victo », on souhaite que les éléments trouvés soit de sexe « M ».

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 049.png
E : Choisir l'information de la deuxième condition.
F : Sélectionner l'opération à effectuer.
G : Indiquer la valeur recherchée.
H : Choisir entre la condition (ET) ou (OU).
I : « Appliquer » le filtre pour obtenir le résultat.


Condition (ET) vs (OU)

Le client Jean est de sexe « M » et sa ville est « Victoriaville ».

Le client Robert est de sexe « M » et sa ville est « Drummondville ».

Le client Julie est de sexe « F » et sa ville est « Victoriaville ».

Le client Marie est de sexe « F » et sa ville est « Toronto ».

Condition (ET) implique que l'élément à filtrer correspond aux 2 conditions.  Dans l'exemple précédent, on obtiendrait le client Jean uniquement.

Condition (OU) implique que l'élément à filtrer correspond à au moins 1 des 2 conditions.  Dans l'exemple précédent, on obtiendrait les clients Jean,Robert et Julie.

En recherche inverse, il faut inverser ce raisonnement.

En utilisant la condition (ET), les clients n'ayant pastoutes les informations seront trouvés (le client peut avoir une des conditions, mais pas les deux).  Dans l'exemple précédent, on trouverait les clients Robert, Julie et Marie.

En utilisant la condition (OU), les clients n'ayant aucune des informations seront trouvés.  Dans l'exemple précédent, on obtiendrait uniquement le client Marie.

Onglet « Requête »

Avant d'appliquer le filtre, il est possible d'utiliser l'onglet requête afin de réviser l'ensemble du filtre.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 050.png
A : Contient la liste de toutes les conditions du filtre.
B : Contient l'ensemble de la requête et présente l'interaction entre chaque condition.
C : Modifier permet de changer la valeur d'une condition.
Supprimer permet de retirer complètement une condition.
D : Permet de corriger la requête.  Vider permet aussi d'effacer toutes les conditions au besoin.  Après avoir vider, il est possible de double-cliquer sur les conditions en A et d'utiliser les boutons « ET / OU » entre chaque condition.
E : Lorsque la requête est prête, il ne reste qu'à « Appliquer » le filtre


Exemple de filtre complexe

Donner un exemple utilisant toutes (ou plusieurs parmis) les options disponibles.

Exemple d'un filtre complexe

Cette fonction de recherche vous permet de filtrer l’information sur plusieurs champs et/ou valeurs.

Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui vous permet de trouver :

  • ­ les fiches de « compagnie » ET
  • ­ qui sont localisées dans la « ville » de « Victoriaville » ET
  • ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Rapport Annuel » OU
  • ­ qui font partie de la « catégorie » « Intéressé au Programme de Mentorat ».

Voici les étapes à suivre pour bâtir une requête qui respecterait ces critères.

Bâtir la liste de conditions

Fonctionalite commune Filtrer Informations 022.png
A : Choisissez le champ « Cie ».
B : Choisissez l’opération « est vrai ».
C : Cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 023.png
La fenêtre s’agrandit pour montrer les zones « conditions » (a) et « requête » (b).

La condition [«Cie» est "vrai"] se retrouve dans les deux zones.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 024.png
D : Choisissez le champ « Ville », laissez l’opération à « contient … », inscrivez « Victoriaville » dans le champ « Valeur(s) », puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 025.png
E : [«Ville» contient "Victoriaville"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.

Aussi, l’opérateur « ET » se place par défaut entre chaque « condition » dans la zone « requête », vous pourrez le changer après l’étape J.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 026.png
F : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Rapport Annuel», puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 027.png
G : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 028.png
H : Choisissez le champ « *Catégories », cochez la case « Intéressé au Programme de Mentorat », puis cliquez sur « Bouton Ajouter condition texte.png ».


Fonctionalite commune Filtrer Informations 029.png
I : [«Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat"] s’ajoute à la liste des conditions et à la zone de requête.


Après avoir ajouté toutes les conditions; c’est dans la zone « Requête » qu’il faut bâtir la formule.

Il est important de comprendre qu’une recherche complexe se construit comme une formule mathématique. On traite séparément ce qui se trouve à l’intérieur de chacune des parenthèses. Ensuite, on traite les résultats obtenus entre eux.

Puisque dans l’exemple qui nous intéresse, on ne veut pas avoir les clients qui correspondent à toutes les conditions accumulées, il faut rebâtir la formule en entier.

Fonctionalite commune Filtrer Informations 030.png
J : Cliquez sur « Bouton Vider.png » pour enlever l’information accumulée dans la zone « Requête ».



Bâtir la formule à l'aide de la liste de conditions

Fonctionalite commune Filtrer Informations 031.png
A : Cliquez sur « Bouton Parenthese.png »; le curseur clignote entre les parenthèses.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 032.png
B : Double-cliquez sur «Cie» est "vrai".
C : Cliquez sur « Bouton ET.png ».
D : Double-cliquez sur «Ville» contient "Victoriaville".
E : Cliquez à coté de la parenthèse afin d’y positionner votre curseur.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 033.png
F : Cliquez sur « Bouton ET.png ».
G : Cliquez sur « Bouton Parenthese.png »; le curseur clignote entre les parenthèses.


Fonctionalite commune Filtrer Informations 034.png
H : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Rapport Annuel".
I : Cliquez sur « Bouton OU.png ».
J : Double-cliquez sur «Catégories» correspond à "Intéressé au Programme de Mentorat".


Fonctionalite commune Filtrer Informations 035.png
K : On obtient donc la requête suivante :


Fonctionalite commune Filtrer Informations 036.png
L : Cliquez sur « Bouton Filtre Filtrer texte.png » pour voir le résultat dans la liste active.