ProDon:Rapports personnalisés

Introduction

L’outil de rapport personnalisé vous permet de créer des rapports selon vos propres critères.

Avant de commencer, vous devez être conscient des points suivants :

• Vous pouvez créer un rapport personnalisé à partir de toutes les grilles de gestion dans lesquelles l’icône de rapport est actif (bleu).

• Un rapport est toujours rattaché à une grille de gestion précise. Par exemple, si vous créez un rapport dans la « Gestion des transactions », celui-ci n’apparaîtra pas dans la « Gestion des clients ».

• Les champs disponibles pour la création d'un rapport sont les mêmes que ceux visibles dans la grille de gestion correspondante (colonnes).

• Vous ne pouvez inclure de sommaires à vos rapports qu'à partir de « Gestion des clients » et « Analyse et Historique ».

• Chaque grille de gestion contient des fiches; par exemple, la fiche d’un client dans la grille « Gestion des clients ». Vous pouvez générer un rapport déjà existant à partir de chacune de ces fiches, mais pas en créer un nouveau.

Gérer les rapports disponibles

A : Après avoir cliqué sur « Rapports » , il est possible de créer, consulter ou détruire des rapports personnalisés.	502x286px
: Pour ajouter un nouveau rapport.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 07.jpg : Pour modifier un rapport existant.
Fichier:ProDon Rapports personnalisés 08.jpg : Pour supprimer un rapport existant.

Création et construction d’un rapport personnalisé

Après avoir cliqué sur « Ajouter un rapport personnalisé » , vous obtiendrez la fenêtre suivante :

A : Options visuelles.	Fichier:ProDon Rapports personnalisés 09.jpg
B : Permet d’ajouter des colonnes au rapport.
C : Permet d’ajouter des séparations au rapport.

Options visuelles

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A : Orientation et Format permettent d’ajuster le type de papier à utiliser pour le rapport.	B : Mesures : permet de travailler en pouces ou en centimètres.
C : Décochez cette option si Excel retourne un message d’erreur lors de l’exportation.	D : Permet d’activer les options relatives au regroupement sur le rapport. Voir exemple E.
E : Permet de modifier la police des entêtes.	Pour les autres options voir ici.

Exemples d’options visuelles

A : Entête, logo et nom du rapport.	B : Alignement « Décalés » des séparations.
C : Cette ligne est un entête de colonne.	D : Ces lignes sont des lignes de données.

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E : Utilisation de l’option « Ce rapport est un regroupement ».

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F : Utilisation de l’option « Inclure les séparations dans la grille ».

Ajouter des colonnes au rapport

Pour ajouter une colonne à un rapport, il faut d’abord cliquer sur « Ajouter » Fichier:ProDon Rapports personnalisés 03.jpg dans l’onglet « Colonnes ». Vous obtiendrez la fenêtre suivante
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A : La section « Information sur la colonne » permet de spécifier la source d’information à utiliser et d’en configurer	B : La section « Affichage » permet de modifier la présentation de la colonne dans le rapport.
C : Le « Calcul sur colonne » est une opération mathématique dont le résultat sera inscrit au bas de la colonne sur le rapport.	D : « Police (Colonne) » permet de configurer la police à utiliser dans la colonne. « Police (En-tête) » permet de configurer la police à utiliser dans l'en-tête de cette colonne uniquement.
E : « Sommaire » est un raccourci vers la gestion des sommaires. Une fois le sommaire créé, il sera disponible dans la liste de champs en A.	F : « Largeur restante » affiche l’espace disponible sur le rapport.

Information sur la colonne

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Champ vous permet de spécifier la source d’information à utiliser (NUC, montant du don, sommaire, etc.)

Ordre de tri vous permet de décider dans quel ordre afficher les informations. Dans la première case, il faut indiquer l’ordre (1, 2…) et le menu déroulant permet de spécifier s’il s’agit d’un ordre croissant ou décroissant.

Format permet de modifier la présentation d’une donnée dans la colonne. Dans l’exemple ci-dessus, le format est celui par défaut pour un NUC. Changer le format pour « # » transformerait le NUC 001 123 en 1123. Autre exemple : changer le format d’une date (yyyy/mm/dd) pour (mmmm) permet d’afficher uniquement le mois écrit au long. La légende (Fichier:ProDon Rapports personnalisés 04.jpg) contient les indications sur la configuration de format.

Op. regroupement permet d’effectuer une opération mathématique dont le résultat doit être affiché dans une colonne plutôt qu’au bas du rapport. Ce menu est actif uniquement si l’option « Ce rapport est un regroupement » est cochée dans l’écran principal du rapport. Il y a 6 types d’opérations disponibles :  Moyenne calcule la moyenne des valeurs existantes. Ne tient pas compte des lignes vides. Si vous avez 4 lignes contenant les valeurs suivantes : 1, vide, vide, 1, vous obtiendrez une moyenne de 1. Nombre compte le nombre de lignes comprenant une valeur. Ne tient pas compte des lignes vides. Si vous avez 4 lignes contenant les valeurs suivantes : 1, 0, vide, 2, vous obtiendrez un nombre de 3. Maximum indique la plus grande valeur existante. Minimum indique la plus petite valeur existante. Ne tient pas compte des lignes vides. Somme additionne les valeurs. Nombre de valeurs distinctes calcul le nombre de valeur différentes.  Tient compte des lignes vides.  Si vous avez 4 lignes contenant les valeurs suivantes : 1, vide, 1, 3, vous obtiendrez un nombe de valeur distinctes de 3.

Affichage

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Entête de groupe permet d’indiquer une mention à afficher au-dessus de l'entête des colonnes pour identifier des groupes de colonnes. Voir exemple plus bas.

Entête permet de changer le nom d’une colonne sur le rapport. Par défaut, l’entête est le même que le nom du champ.

Largeur permet d’indiquer l’espace que doit occuper la colonne sur le rapport.

Alignement permet de changer l’alignement du champ par rapport à sa cellule.

Invisible permet de configurer un champ sans l’afficher dans le rapport. Par exemple, si on souhaite afficher la colonne « individu » en ordre alphabétique de Nom de famille, on pourrait ajouter une colonne « nom » et lui spécifier un ordre de tri. Comme la colonne « individu » est déjà visible sur le rapport, on mettrait alors la colonne « nom » invisible.

Case à cocher permet d’afficher une case à cocher sur le rapport plutôt que 0 et 1 pour les champs qui sont des cases à cocher.

Calcul sur colonne

6 « Type » de total sont disponibles. Moyenne calcule la moyenne des valeurs existantes en ne tenant pas compte des lignes vides. Par exemple les valeurs 3, vide, vide, 1 donnent une moyenne de 2. Nombre compte le nombre de lignes comprenant une valeur. Ne tient pas compte des lignes vides ni des zéros. Par exemple, les valeurs 1, 0, vide, 3, totalisent un nombre de 2. Nombre de cellule compte le nombre de lignes en tenant compte des lignes vides. C’est le seul type de total disponible sur des champs de type « texte » Maximum indique la plus grande valeur existante. Minimum indique la plus petite valeur existante. Indique 0 s’il y a une ligne vide. Somme additionne les valeurs.

Par affiche la liste des « séparations » présentes dans le rapport et permet d’indiquer si on souhaite que le calcul soit effectué par rapport à chaque « séparation ».

Effectuer un grand total permet d’indiquer si l’on souhaite un résultat à la fin du rapport.

Exemple de calcul sur colonne

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Ajouter des séparations au rapport

Vous permet de sectionner le rapport en fonction d’une information particulière. Le sectionnement se fait chaque fois que le rapport rencontre une nouvelle information. Pour ajouter une séparation à un rapport, il faut d’abord cliquer sur « Ajouter » Fichier:ProDon Rapports personnalisés 03.jpg dans l’onglet « Séparations ». Vous obtiendrez la fenêtre suivante :
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Nom sera affiché sur le rapport pour désigner la séparation

Effectuer un changement de page permet de changer de page entre chaque tableau plutôt que de commencer le nouveau tableau immédiatement à la suite du précédent.

Invisible permet d’insérer une séparation sans l’afficher sur le rapport.

Champ permet d’indiquer sur quel champ doit être basé la séparation. Il est possible de mettre plusieurs champs.

ATTENTION : Les séparations peuvent occasionner des erreurs si elles sont mal interprétées. Par exemple, le champ « Client » contient l’information « Nom de compagnie »  OU « Nom » ET « Prénom ». Donc, si deux clients ont exactement le même nom et prénom, ils seront regroupés puisque l’information du champ « Client » est la même. Il est donc plus judicieux de séparer par « NUC » puisque deux clients ne peuvent pas avoir le même « NUC ».

Valeur configurable

Une valeur configurable est souvent utilisée pour inclure plusieurs champs dans une même colonne.

Par exemple, au lieu d'afficher les champs adresse, ville, province et code postal sur 4 colonnes, il est possible d'afficher ces 4 informations dans une valeur configurable.

A : Pour ajouter une valeur configurable, il faut d'abord la choisir dans le « champ », puis cliquer sur .

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La fenêtre suivante s'ouvre :
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B : Contient la liste des champs à insérer dans la colonne.  Il suffit de double-cliquer pour ajouter un champ en C.	C : Affiche l'information qui sera affichée dans la colonne.  Il est possible de tapper directement dans cette boîte pour ajouter du texte entre les champs à utiliser.

Valeur conditionnelle

Une valeur conditionnelle permet d'afficher une information en fonction de la réponse à une condition donnée.

Exemple : Dans une colonne du rapport, si le client est anonyme on souhaite afficher une case vide, sinon on affiche le montant de sa transaction.

A : Pour ajouter une valeur conditionnelle, il faut la choisir dans le « champ », choisir le type en B puis cliquer sur .

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B : Le type de colonne aura un impact sur le résultat possible de la condition ainsi que sur les options disponibles pour cette colonne.  Par exemple, il sera impossible de faire une somme sur un type « Texte ».

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C : Double-cliquer sur cette case permet de configurer la condition.	D : Double-cliquer sur cette ligne permet de configurer la résultat à afficher lorsque la condition en C est vraie.
E : Il est possible d'ajouter ou supprimer des conditions.

Après avoir double-cliquer sur la condition, la fenêtre suivante s'ouvre :
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A : Contient la liste des champs pouvant être utilisé pour bâtir la condition, il suffit de double-cliquer sur une ligne pour qu'elle s'ajoute en C.	B : Permet d'insérer des opérations dans la condition.
C : Affiche la condition. Il est possible d'ajouter manuellement de l'information comme le « 1 ».

Après avoir double-cliquer sur le résultat, la fenêtre suivante s'ouvre :
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A : Contient les champs pouvant être utilisé dans le résultat de la condition.  Il suffit de double-cliquer sur le champ désiré pour l'ajouter au résultat.	B : Permet d'insérer des opération dans le résultat.
C : Contient le résultat à afficher.  Il est possible d'insérer du vide inscrivant deux apostrophes (pas un guillemet anglais).

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Si la dernière condition est vide, son résultat sera appliqué pour toutes les situations ne répondant pas à une des conditions précédentes.  Dans l'exemple ci-dessus, si la case anonyme est cochée, on affiche rien (double apostrophe).  Dans tous les autres cas, on affiche le montant de la transaction.

Fonction de calcul

Une « Fonction de calcul » est une opération mathématique, permettant d’obtenir un résultat précis.

Par exemple, il est possible de prendre le champ montant et de le multiplier par 0,10 afin d'obtenir une colonne qui affiche 10 % de la valeur des montants de transaction.

A : Pour utiliser une fonction de calcul sur un rapport, il faut d’abord choisir « *Fonction de calcul » dans la liste des champs, puis cliquer sur « Éditer cette fonction de calcul » ().

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La fenêtre suivante s’ouvre :
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B : Contient la liste de tous les champs de type numérique.  Il suffit de double-cliquer dessus pour les ajouter à la fonction.	C : Cliquer sur l'opérateur l'ajoute à la fonction.
D : Affiche la fonction de calcul.  Il est possible d'ajouter manuellement de l'information comme le « 0.10 ».

Utiliser l’option « Ce rapport est un regroupement »

Cette option permet d’afficher plusieurs lignes de la grille en une seule ligne sur le rapport. Pour être regroupées, les lignes doivent contenir une information identique dans toutes les colonnes utilisées sur le rapport, à l’exception des colonnes sur lesquelles une opération de regroupement est effectuée.

Exemple de recherche à l’écran :

Un décompte manuel permet de trouver : 14 transactions effectuées par 5 clients différents pour 1 seule occasion.

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Dans le rapport qui suit, les colonnes « NUC », « Client », « Occasion » et « Montant » sont affichées. De plus, une « Opération de regroupement » est effectuée sur le champ « Montant ».

Voici le résultat :
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Exemples de rapports

Exemple 1 : Un rapport créé à partir de l’onglet « Participants » dans « Analyse et Historique » pour une journée de golf.
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Configuration :

Le rapport utilise une « Séparation » par le champ « Option » qui correspond au numéro de quatuor. « L’alignement » des 2 dernières colonnes est « Centré ». Un « Calcul sur colonne » de type « Nombre de ligne » est effectué sur le champ « Payeur ».

Exemple 2 : Un rapport fait à partir d’analyse et historique et illustrant le montant total donné par client et séparé par ville.
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Configuration :

Le rapport utilise les options « Inclure les séparations dans la grille » et « Ce rapport est un regroupement ». L’option « Afficher la grille » est décochée.

Une « Séparation » par le champ « Ville » a été insérée.

La colonne « Total » est basée sur le champ « Montant » et utilise une « Op. regroupement » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Somme ». La colonne « Nombre » est basée sur le champ « # Tr. » et utilise une « Op. regroupement » de type « Nombre » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Somme ». La colonne « Moyenne » est basée sur le champ « Montant » et utilise une « Op. regroupement » ainsi qu’un « Calcul sur colonne » de type « Moyenne ».

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Nom du document : ProDon:Rapports personnalisés

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