ProLoc:Opérations sur les factures

Opérations sur les factures

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Annuler, remplacer une facture liée à un contrat

Lorsque la facture liée à un contrat.

Après avoir cliqué sur «  Contrats », choisir le contrat lié à la facture à annuler, remplacer ou modifier.

Dans un contrat comprenant plusieurs dates de réservation, filtrer les dates correspondant à la facture à annuler ou modifier. Vous pouvez utiliser l'accumulateur pour faire des sélections multiples.

Note : Ne pas oublier de valider le nombre d’éléments crédités et les dates avant de passer à la prochaine étape.

Pour annuler les réservations de la sélection, cliquez sur le bouton «  Activer / Annuler des réservations »

Après avoir cliqué sur «  Activer / Annuler des réservations », la fenêtre suivante s'ouvre.

Assurez-vous que:

• l'action sélectionnée soit bien « Annuler »
• Nombre de réservation(s): Choisir ce qui correspond le mieux à la situation
• Raison de l'annulation: inscrire ou choisir la raison appropriée
• Voulez-vous changer le statut de facturation pour à créditer si le statut est facturé? OUI

Sélectionner les réservations « À créditer »

Cliquer sur le bouton «  Facturation »pour créer la nouvelle facture du crédit.

Annuler, remplacer une facture non liée à un contrat

Lorsque la facture n'est pas encore encaissée et n'est pas liée à un contrat.

Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine ce qui créera un crédit.

Pour ce faire, il faut aller dans le menu « Facturation », puis «  Factures ».

Après avoir cliqué sur «  Factures », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut ensuite se positionner sur l'onglet « Factures ».
A: Il faut d'abord sélectionner la facture à annuler.	B: Il faut ensuite cliquer sur le bouton «  Annuler cette facture ou ce crédit ».

Après avoir cliqué sur «  Annuler cette facture ou ce crédit », un crédit du même montant que la facture s'ouvre. Il suffit de cliquer sur «  Confirmer la modification » pour enregistrer le crédit.

Il faut ensuite procéder à l’encaissement à zéro (0 $) de la facture d’origine et du crédit.

À partir du crédit créé, dans l'onglet « Encaissements/Remboursements », cliquer sur le bouton «  Ajouter ».

Après avoir cliqué sur «  Ajouter », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Permet de sélectionner les factures et les crédits à encaisser. Puisque l'on crée l'encaissement à partir du crédit, celui-ci sera automatiquement sélectionné. Il reste donc sélectionner la facture pour l'ajouter à l'encaissement.	B: Une fois la facture sélectionnée, il faut cliquer sur «  Attribuer le montant maximum pour la ligne sélectionnée ».
C: Indique le montant total de l'encaissement. Après avoir effectué les opérations en A et en B, le montant de l'encaissement sera à zéro (0 $).	D: Permet de sélectionner le mode de paiement de l'encaissement. En général un utilise un mode de paiement « Non-Applicable » ou « Correction ».
E: Permet de confirmer l'ajout et de générer l'encaissement.

Pour remplacer la facture, il suffit d'en créer une nouvelle. Pour plus de détail sur la création d'une facture, cliquer ici.

Annuler, remplacer et rembourser une facture

Lorsque la facture est déjà encaissée.

Il faut d'abord générer une facture inverse à partir de la facture d’origine, ce qui créera un crédit.

Pour ce faire, il faut aller dans le menu « Facturation », puis «  Factures ».

Après avoir cliqué sur «  Factures », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut ensuite se positionner sur l'onglet « Factures ».
A: Il faut d'abord sélectionner la facture à annuler.	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Annuler cette facture ou ce crédit ».

Après avoir cliqué sur «  Annuler cette facture ou ce crédit », un crédit du même montant que la facture sera créé. On peut modifier le montant du crédit en modifiant, ajoutant ou retirant des lignes ou encore générer le crédit complet en cliquant sur «  Confirmer la modification ».

Il faut ensuite procéder à l’encaissement du crédit.

 - Si le client doit payer un solde, il faut attendre un paiement avant de faire l'encaissement.

 - Si un solde est dû au client, il faut procéder à l’encaissement négatif du crédit et émettre un remboursement.

 - Il est aussi possible de conserver un solde au crédit jusqu’à ce qu'une nouvelle facture soit générée ou d'appliquer le solde à l'acompte du client.

Pour créer le remboursement, à partir du crédit, dans l'onglet « Encaissements/Remboursements », cliquer sur le bouton «  Ajouter ».

Après avoir cliqué sur «  Ajouter », le fenêtre suivante s'ouvre.
A: Indique le montant total du remboursement. Le montant doit donc être en négatif.	B: Permet de sélectionner le mode de paiement du remboursement. Attention : si vous avez le module d'intégration comptable, il y a généralement deux modes de paiement de type chèque. Un pour annuler un paiement (chèque NSF) et un pour rembourser un paiement tout en émettant un chèque.
C: Permet de confirmer l'ajout et d'enregistrer le remboursement.

Si le remboursement est fait par chèque, il faut demander à la comptabilité de produire le chèque. 

Si le remboursement est fait directement sur la carte de crédit du client avec un paiement Optimal, il faut procéder au crédit sur le site de Netbanx.

Annuler un encaissement (chèque NSF)

Pour annuler un encaissement, il faut d'abord ouvrir la facture. Dans l'onglet « Encaissements/Remboursements », il faut sélectionner l'encaissement à annuler et cliquer sur le bouton «  Annuler cet encaissement ou ce remboursement ».

Après avoir cliqué sur «  Annuler cet encaissement ou ce remboursement », une transaction inverse du même montant que l'encaissement est créée. Il suffit de cliquer sur «  Confirmer l'ajout » pour enregistrer.

Après avoir cliqué sur «  Confirmer l'ajout », le solde de la facture est revenu au même montant qu’avant l’encaissement.

Acompte client

Il est possible de transférer une somme dûe à un client vers son acompte plutôt que de lui émettre un remboursement. Il sera alors possible d'utiliser ce montant lors du paiement d'une prochaine facture.

Note: Pour utiliser l'acompte client, il faut d'abord activer l'option dans les préférences système.

Transférer un crédit dans l'acompte du client.

Il faut créer un encaissement pour le crédit et inscrire le montant à créditer dans la ligne de l'acompte. L'encaissement sera donc à zéro (0$) et le montant ainsi conservé pourra être utilisé pour payer une prochaine facture.

Utiliser l'acompte client pour payer une facture.

Pour payer une facture avec l'argent cumulée dans l'acompte d'un client, il suffit de créer un encaissement pour la facture et de saisir le montant dans la ligne « Acompte client accumulé ». Le montant de l'encaissement correspondra donc au montant de la facture moins le montant de l'acompte utilisé.

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