ProDon:Gestion des participants

Modèle:Entete ProDon

Introduction

Il est possible gérer les participants aux différentes activités de financement.

Exemple :
La compagnie Logilys achète 4 billets pour un tournoi de golf.
La transaction sera effectuée au nom de cette compagnie, qui sera le payeur, et le nom de chaque joueur sera entré dans les participants. Noter que ces participants peuvent être ou non, dans la base de données.

Par la suite, il sera possible de produire et d'imprimer des listes et des rapports de participants pour chaque activité.

Préparation de l'activité

Activer d'abord la gestion des participants à partir de la Gestion des occasions, depuis l'onglet « Participants ».

Il est possible d'ajouter des champs pour documenter des options spécifiques à une activité. Nommer simplement le libellé des options (exemple : « table souper »).

Ajout de participants

Suite à l'activation de la gestion des participants pour une activité, l'onglet « Participants » sera disponible lors de l'ajout d'une transaction pour cette activité.

Il existe deux types d'activité : le type « Standard » et le type « Prix de vente ». Une activité de type « Standard »

Si l'activité est de type « Prix de vente », il faudra d'abord saisir une quantité dans l'onglet « Général ».

Fichier:Notion participant 001.png
A : Permet d'ajouter ou de retirer des lignes à la liste des participants en B et C si l'activité est de type « Standard ». Si l'activité est de type « Prix de vente », le nombre de lignes nécessaires est calculé automatiquement en fonction de la quantité inscrite dans l'onglet général.	B : En double-cliquant sur une ligne vide, il est possible d’ajouter à la liste des participants un client déjà présent dans la base de données.
C : Il est également possible d’écrire directement dans les champs disponibles si le client n’existe pas dans la base de données.	NOTE : Si le client n'existe pas dans la base de données et qu'il est intéressant de l'ajouter, double-cliquer sur une ligne vide et la boîte « Liste de clients » s'ouvrira. Cliquer ensuite sur « Nouveau » pour ajouter le client dans la base de données.

Si des libellés ont été ajoutés à l'activité lors de la Préparation de l'activité, les cases « Option 1 », « Option 2 », « Option 3 » et « Option 4 » seront automatiquement modifiés pour ces libellés.

Dans cet exemple, le champ « Option 1 » a été remplacé par « Trou départ » et le champ « Option 2 » a été remplacé par « Table souper ».

Fichier:Notion participant 002.png
D : Pour saisir rapidement des informations, il est possivle d'assigner à tous les participants d'une même transaction la même valeur. Dans l'exemple, tous les participants seraient à la table 056.	E : Dans l'exemple, si la case « Établir une suite numérique sur une option par multiple de 1 » avait été cochée, le premier participant aurait débuté sa partie de golf au 2e trou et aurait été assis à la table 056; le deuxième participant aurait débuté sa partie de golf au 3e trou et aurait été assis à la table 057; le troisième client aurait débuté sa partie de golf au 4e trou  et aurait été assis à la table 058.
F : Il est également possible d'assigner une table et un trou de départ différents à chacun des clients. Il suffit d'inscrire le trou de départ et la table désirés dans le bon champ. Pour ce faire, il ne faut cependant rien inscrire en D.

Consultation et impression de la liste des participants

Aller dans l'onglet « Participants » de l'« Analyse et historique ».

Fichier:Notion participant 003.png
A : Faire une recherche appropriée pour trouver les participant de la bonne activité.	B : Il est possible de créer une liste en utilisant les rapports personnalisés. Pour ce faire, cliquer sur le bouton . Pour plus d'information concernant les rapports personnalisés, consulter cette procédure.
C : Il est également possible de créer une liste en exportant les données dans excel. Pour ce faire, cliquer sur le bouton . Pour plus d'information concernant l'exportation des données, consulter la procédure Exportation et fusion de données.

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