Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

Modèle:Entete Fonctions communes

Introduction

L'outil de filtre permet d'afficher à l'écran des éléments selon des critères spécifiques.  Il permet, par exemple, de filtrer tous les clients faisant partie d'une catégorie précise, demeurant dans la même ville et qui ne sont pas des entreprises. Cet outil est disponible dans toutes les gestions du logiciel et est représenté par cet icône : .

En cliquant sur le bouton , le menu suivant apparait.

Options de filtres

Filtre temporaire

Un « Filtre temporaire » ne s'enregistre pas. Pour revoir le résultat dans le futur, il faudra refaire le filtre.

En cliquant sur l'option « Filtre temporaire », cette fenêtre s'ouvrira. Elle permet de créer le filtre désiré, selon des critères précis. Ces critères seront configurés à partir des onglets « Spécial », « Champs » et « Requête ».

Ajouter un filtre

Ce filtre sera sauvegardé afin de pouvoir le réutiliser sans avoir besoin de le reconfigurer dans le futur.

En cliquant sur l'option « Ajouter un filtre », la fenêtre « Ajouter un filtre » s'ouvrira, et il faudra nommer le filtre. Après l'avoir nommé, il faudra lui attribuer les critères désirés. Ces critères seront configurés à partir des onglets « Spécial », « Champs » et « Requête».

Il est également possible de configurer la visibilité du filtre par utilisateur ainsi que de préciser qui pourra le modifier en cliquant sur l'onglet « Visibilité ».

NOTE : Si le « Module réseau » n'est pas activé pour être plus d'un utilisateur à la fois dans le logiciel, cet onglet sera visible mais il n'y aura qu'un seul utilisateur dans la liste déroulante.

Dans cet exemple, le filtre sera visible et utilisable par tous les utilisateurs, mais seul l'utilisateur « Superviseur » pourra le modifier.

Lorsque le filtre est créé, il est disponible dans le menu déroulant « Filtre courant » pour usage ultérieur.

Modification d'un filtre sauvegardé

Si des modifications sont à apporter au filtre, il sera toujours possible de le sélectionner, puis de choisir l'option « Modifier le filtre » à partir du bouton .

Configuration d'un filtre (explication des trois onglets)

IMPORTANT : Avant de faire un filtre, il est nécessaire de se poser plusieurs questions pour savoir quelles informations seront touchées par la requête. Ce document d'aide contient à peu près toutes les possibilités accessibles dans le logiciel.

Un filtre peut contenir des critères sur :

• Les catégories;
• Les listes;
• Les caractéristiques;
• Les champs de la base de données;

DE PLUS, TOUS CES ÉLÉMENTS PEUVENT ÊTRE COMBINÉS PAR DES (ET) AINSI QUE DES (OU).

AVANT DE CLIQUER SUR « APPLIQUER », PEU IMPORTE L'EXEMPLE QUI EST SUIVI DANS CE DOCUMENT, S'ASSURER QUE TOUS LES CRITÈRES NÉCESSAIRES SONT INCLUS DANS LA REQUÊTE EN COURS.

Onglet « Spécial »

La partie de gauche contient les choix possibles pour filtrer sur les « sélections », les « caractéristiques » ou les « listes ». La partie de droite contient les choix disponibles reliés à la sélection de gauche.

Sélection

Lors de l'application d'un filtre sur une sélection, il est important de retenir qu'il est possible de cocher plus d’une case (dans la partie de droite) pour effectuer un filtre. Si plus d'une case sont cochées, il existe deux opérations possibles : Intersection (ET) ainsi que Union (OU). Toutes les cases cochées seront alors traitées comme un ensemble.

Intersection (ET) / Union (OU)

Intersection (ET) permet de filtrer les clients appartenant à toutes les cases cochées.

Union (OU) permet de filtrer les clients appartenant à au moins une des cases cochées.

Recherche inverse permet d’obtenir le résultat contraire. Il est donc possible de filtrer les éléments n’appartenant pas à toutes les cases (ET), ou encore les éléments n’appartenant pas à au moins une des cases que vous avez cochées (OU).
Exemple en utilisant la notion de client et de catégories :

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• Le client Robert possède les catégories « Bénévole » et « Camelot ».
  
• Le client Jean possède la catégories « Bénévole », mais pas la catégorie « Camelot ».
  
• Le client David ne possède ni la catégorie « Bénévole », ni la catégorie « Camelot ».
  
• Dans la sélection du filtre, les cases correspondantes aux catégories « Bénévoles » et « Camelot » sont toutes les deux cochées, ainsi que l'option « Recherche inverse ».
  
• En utilisant l'intersection (ET), les clients n'ayant pas toutes les cases cochées seront trouvés (le client peut avoir une des cases cochées, mais pas les deux). Le résultat comprendra les clients David ainsi que Jean.
• En utilisant l'union (OU), les clients n'ayant aucune des cases cochées seront trouvés.  Le résultat comprendra le client David.

Lorsque l'opération appropriée est choisie, il ne reste plus qu'à cliquer sur «  Ajouter la condition ».

Si d'autres critères sont à ajouter, continuer de configurer le filtre à l'aide des « Caractéristiques » ou des « Liens » de l'onglet « Spécial », ou à partir des onglets « Champs » et « Requête ».

Si le filtre est terminé, cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat à l'écran.

Caractéristiques

Il est possible de filtrer les informations d'une caractéristique.

Fichier:Filtrer les informations 006.png
A : Sélectionner d'abord le type de caractéristique (Ex. : Client).	B : Choisir ensuite la caractéristique sur laquelle le filtre doit être effectué.
C : Une caractéristique contient plusieurs sections. Il faut donc déterminer les informations à filtrer dans les différentes sections (Ex. : Valeur et Note). Si une recherche est faite sur plusieurs sections, la caractéristique trouvée devra comprendre toutes les informations sélectionnées.	D : Lorsque l'étape C est terminée, il ne reste plus qu'à cliquer sur «  Ajouter la condition ».

Il est possible de filtrer les éléments n'ayant pas une caractéristique précise.

Fichier:Filtrer les informations 007.png
A : Spécifier, dans la section « Valeur », que la caractéristique choisie doit être vide.	B : Cliquer sur «  Ajouter la condition ».

Liens

Il est possible de filtrer les clients possédant un lien.

A : Sélectionner l'option « Liens ».	B : Indiquer le type de lien à partir duquel le filtre doit être fait.
C : Le côté du lien qui sera filtré est indiqué en bleu. L'option « Utiliser le lien dans les 2 sens » permet de chercher les 2 côtés du lien.  Par exemple, de chercher le lien employé ET le lien employeur. L'option « Utiliser le lien inverse » permet de chercher le 2e côté du lien par exemple, « Employeur de ». L'option « Recherche inverse » permet de chercher les clients n'ayant pas le lien choisi.
D : Si des informations sont spécifiées dans plusieurs sections, le résultat devra correspondre à toutes les informations.	E : Finalement, il ne reste qu'à cliquer sur «  Ajouter la condition ».

Onglet « Champs »

Cet onglet permet de faire un filtre sur l'information d'un champ de la base de données. Par exemple, la case dans laquelle est indiquée la ville d'un client correspond au champ « Ville ».  Une autre façon d'aborder cette notion est de considérer que si l'information à rechercher n'est pas dans l'onglet « Spécial », c'est qu'il s'agit probablement d'un champ.

A : Permet d’afficher la liste dans un ordre précis. « La grille » place la liste dans le même ordre que les colonnes de la grille de gestion affichées à l’écran. « A-Z » et « Z-A » trient la liste en ordre alphabétique croissant ou décroissant.	B : Liste des champs à partir desquels il est possible d'effectuer un filtre.
C : Indique de quel type de champ il s'agit. Par exemple, « Acronyme » est de type texte. Il existe six types.	D : Liste des opérations à utiliser. Les opérations disponibles varient en fonction du type de champ sur lequel vous êtes positionné.  Plus de détails.

Types de champs

Type de champs	Description	Exemple
Numérique sans décimale	Correspond à un nombre/chiffre sans décimale	Âge
Numérique avec décimale	Correspond à un nombre avec décimale	Cumulatif à vie
Date et/ou heure	Correspond à une date et/ou une heure précise	Créé le
Texte	Correspond à une donnée composée de caractères de texte	Ville
Mémo	Correspond à un champ de texte long	Commentaires
Logique ou entier court	Correspond généralement à une case à cocher	Reçu annuel

Utilisation des Opérations

Les filtres sur les caractéristiques ou sur les champs permettent d'utiliser des opérations; en voici les particularités.

L’option « Recherche inverse » peut être cochée pour toutes les opérations possibles. Cette option vous permet d’inverser les opérations. Par exemple, « est vide » devient « n’est pas vide »; le libellé des opérations change afin de vous indiquer l’opération exacte qui sera effectuée.

Recherche normale	Recherche inverse

­ est vide

Signifie qu’il n’y a aucune information dans le champ correspondant.

Pour la plupart des types de champs, « est vide » signifie que rien n'est inscrit dans le champ correspondant.

Dans le cas d’un champ de type « Logique ou entier court », « est vide » signifie qu’il n’y a pas de crochet dans la case à cocher.

est égal à ...

Signifie que l’information est identique à la valeur inscrite.

est entre ? et ?

Signifie que l’information est comprise entre les valeurs spécifiées.

Pour un champ de type texte, les informations seront filtrées en ordre alphabétique. Donc, s'il est iscrit entre : A et Dz, tout ce qui débute par A, B, C ou D sera filtré. Le z est utilisé pour filtrer l’information débutant par D mais contenant d’autres caractères. C’est obligatoire pour respecter l’ordre alphabétique puisque D vient avant Da alors que Dz vient en dernier.

Pour un champ de type numérique avec ou sans décimale, les informations seront filtrées en ordre numérique croissant. Donc, s'il est inscrit entre : 8 et 20, tout ce qui est égal à 8, 9, 10 […], 19 et 20 sera filtré.

Pour un champ de type date et/ou heure, les informations seront filtrées en ordre chronologique inclusif. Donc, s'il est inscrit entre : 2007/01/01 et 2007/12/31, tout ce qui contient une date valide en 2007 sera filtré.

est dans la liste ...

Signifie que l’information à filtrer correspond à une des valeurs spécifiées. Pour composer une liste, il faut entrer une valeur, appuyer sur « Entrée », puis entrer une deuxième valeur.

est plus grand ou égal à ...

Pour un champ texte, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus grand est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est plus petit ou égal à ...

Pour un champ texte, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre alphabétique normal.
Pour un champ numérique, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre numérique croissant.
Pour un champ date et/ou heure, plus petit est déterminé en fonction de l’ordre chronologique.

est vrai

S’applique uniquement aux champs de type « logique ou entier court » et signifie qu’il y a un crochet dans la case à cocher.

contient ...

Signifie que l’information recherchée existe à l’intérieur du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

débute par ...

Signifie que l’information recherchée est présente au tout début du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

finit par ...

Signifie que l’information recherchée est présente à la toute fin du champ correspondant. Il est possible de rechercher une lettre, un mot, une phrase…

Autres

S’applique uniquement aux champs de type « date et/ou heure » et permet d’utiliser les mêmes codes de recherche de date que dans la barre de recherche standard. Les différents codes sont affichés dans la liste déroulante.

Liste de choix

Permet de choisir parmi toutes les valeurs existantes pour le champ correspondant. Par exemple, pour le champ de type texte « ville », la liste de toutes les villes déjà existantes dans la base de données sera disponible.

Exemple de filtre simple

Dans cet exemple, le filtre trouvera tous les éléments dont la ville contient la portion de mot « Victo ».

A : Choisir l'information à filtrer.	B : Sélectionner l'opération à effectuer.
C : Saisir la valeur désirée.	D : Cliquer sur  «  Ajouter la condition ».
E : Cliquer sur « Appliquer » pour voir le résultat du filtre à l'écran.

Exemple d'un filtre à deux conditions

Après l'étape D dans l'exemple précédent, il est possible d'ajouter d'autres conditions au filtre.  Dans cet exemple, en plus de la recherche des villes contenant la portion de mot « Victo », les éléments trouvés doivent être de sexe « M ».

F : Choisir l'information de la deuxième condition.	G : Sélectionner l'opération à effectuer.
H : Indiquer la valeur recherchée.	I : Choisir entre la condition (ET) ou (OU).
J : Cliquer sur «  Appliquer » pour voir le résultat du filtre à l'écran.

Condition (ET) vs (OU)

Le client Jean est de sexe « M » et sa ville est « Victoriaville ».

Le client Robert est de sexe « M » et sa ville est « Drummondville ».

Le client Julie est de sexe « F » et sa ville est « Victoriaville ».

Le client Marie est de sexe « F » et sa ville est « Toronto ».

Condition (ET) implique que l'élément à filtrer correspond aux 2 conditions.  Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait le client Jean uniquement.

Condition (OU) implique que l'élément à filtrer correspond à au moins 1 des 2 conditions.  Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Jean, Robert et Julie.

En recherche inverse, il faut inverser les conditions. À partir de maintenant, les conditions sont : le sexe ne doit pas être « M » et la ville de doit pas être « Victoriaville ».

En utilisant la recherche inverse sur les deux conditions avec la condition (ET), les clients correspondant aux 2 conditions seront trouvés. Dans l'exemple précédent. le résultat contiendrait uniquement le client Marie, puisqu'elle n'est pas de sexe « M » et sa ville n'est pas « Victoriaville ».

En utilisant la recherche inverse sur les deux conditions avec la condition (OU), les clients correspondant à au moins 1 des 2 conditions seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Robert, Julie et Marie, puisqu'ils ne sont soit pas de sexe « M » et/ou parce que leur ville n'est pas « Victoriaville ».

En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 conditions (ex. : sexe M) avec la condition (ET), les clients ne répondant pas à la condition « M » et répondant à la condition « Victoriaville » seront trouvés. Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait uniquement le client Julie.

En utilisant la recherche inverse sur seulement 1 des 2 conditions (ex­. : sexe M) ainsi que la condition (OU), les clients ne répondant pas à la condition « M » ou répondant à la condition « Victoriaville » seront trouvés (le client peut avoir une des conditions, mais pas les deux). Dans l'exemple précédent, le résultat contiendrait les clients Jean, Julie et Marie.

Pour filtrer des sélections, voir Intersection (ET) ou union (OU).

Onglet « Requête »

Avant d'appliquer le filtre, il est possible d'utiliser l'onglet « Requête » afin de réviser l'ensemble du filtre.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 050.png
A : Contient la liste de toutes les conditions du filtre.	B : Contient l'ensemble de la requête et présente l'interaction entre chaque condition.
C : « Modifier » permet de changer la valeur d'une condition. « Supprimer » permet de retirer complètement une condition.	D : « Vider » permet de corriger la requête et d'effacer toutes les conditions au besoin.  Après avoir vidé, il est possible de double-cliquer sur les conditions en A et d'utiliser les boutons « ET/OU » entre chaque condition.
E : Lorsque la requête est prête, pour appliquer le filtre, cliquer sur « Appliquer ».

Processus pour filtrer plusieurs conditions

Lors de filtre complexe, il est souvent nécessaire de décortiquer les différents éléments d'un énoncé.  Ces éléments deviendront les conditions qui serviront ensuite à bâtir le filtre.  Ce cheminement peut être fait sur papier ou mentalement.

Voici un exemple de processus typique :

Énoncé verbal.  Je souhaite obtenir une liste des membres du CA, ainsi que des bénévoles demeurant à Victoriaville.

Interpréter l'énoncé.  La première étape sera d'interpréter l'énoncé pour s'assurer que le résultat correspondra bien au résultat voulu.

Mon énoncé s'interprète de deux façons par rapport à la ville :

• Je veux les membres du CA demeurant n'importe où, ainsi que les bénévoles demeurant spécifiquement à Victoriaville.
• Je veux les membres du CA demeurant à Victoriaville, ainsi que les bénévoles demeurant à Victoriaville.

Dans mon exemple, je choisis la deuxième interprétation.

Mon énoncé pourrait s'interpréter de deux façons par rapport à la locution « ainsi que » :

• Je veux que le client soit membre du CA ET bénévole (les deux en même temps).
• Je veux que le client soit un membre du CA OU bénévole (un des deux).

Dans mon exemple, je choisis la deuxième interprétation.

Il aurait pu s'avérer nécessaire de pousser l'interprétation plus loin : le membre du CA doit-il être actif ou non, doit-il occuper un poste particulier, etc.?

Établir les conditions.  Mon énoncé se décompose en trois conditions distinctes :

• Le client doit être sur le CA.
• Le client doit être un bénévole.
• Le client doit demeurer à Victoriaville.

Transformer les conditions verbales en conditions logicielle.  Au besoin, il faut définir à quoi correspond chaque information dans le logiciel.

• Être membre du CA : La caractéristique « Membre du CA » doit être présente dans la fiche client.
• Être bénévole : La catégorie « Bénévole » doit être cochée dans la fiche client.
• Demeurer à Victoriaville : Le champ ville doit être égal à « Victoriaville ».

Ajouter les conditions nécessaires au filtre.  C'est la première étape qui sera faite dans le logiciel.  Pour plus de détails sur l'ajout des conditions, voir les sections pertinentes.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 051.png
A : Liste des conditions.	B : Interaction entre les différentes conditions.

Établir l'interaction entre les conditions.  Selon mon interprétation, les conditions interagissent de la façon suivante :

• Le client doit être membre du CA ET demeurer à Victoriaville.
• Le client doit être bénévole ET demeurer à Victoriaville.
• Le client doit être membre du CA OU être bénévole.

En une seule ligne : Le client doit être membre du CA OU être bénévole ET demeurer à Victoriaville.

Pour s'assurer que le ET soit traité après le OU, il est préférable d'isoler entre parenthèses les conditions qui doivent être traitées ensemble.

Ce qui donne : (Le client doit être membre du CA OU être bénévole) ET demeurer à Victoriaville.

Puisque la requête actuelle ne correspond pas aux trois points de l'interprétation, il sera nécessaire de modifier la requête.

Fichier:Fonctions communes - Filtrer les informations 052.png
C : Cliquer sur « Vider » afin de vider la requête.	D : Puisque les condtions sont bonnes, répondre « Non » à la question.

E : Cliquer sur le bouton « Parenthèse » afin d'ajouter une parenthèse dans la section « Requête ».  Le curseur clignote entre les parenthèses.

F : Double-cliquer sur la première condition à utiliser.  La condition s'insère entre les parenthèses.

G : Cliquer sur le bouton « OU » afin de l'ajouter après la première condition.

H : Double-cliquer sur la deuxième condition à utiliser.

I : Cliquer à côté de la parenthèse afin de sortir le curseur de la parenthèse.

J : Cliquer sur le bouton « ET » afin de l'ajouter après la parenthèse.

K : Double-cliquer sur la dernière condition afin de l'ajouter à la requête.

L : Finalement, cliquer sur «  Appliquer » afin d'obtenir le résultat à l'écran.

---- Nom du document : Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)

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