ProLoc:Gestion des Inscriptions

Ajouter une inscription

Il est possible d'ajouter une inscription à partir de deux endroits.

Soit à partir de la fiche du client que l'on souhaite inscrire ou encore à partir du forfait auquel on souhaite inscrire le client.

Ajouter une inscription à partir de la fiche d'un client

Pour ajouter une inscription à partir de la fiche d'un client, il faut aller dans la gestion des clients, faire une recherche pour trouver le client en question et faire un double clic sur sa fiche pour l'ouvrir. Une fois la fiche ouverte, il faut aller dans l'ongelt « Inscriptions » et cliquer sur «  Ajouter une inscription ». Note: La disposition des onglets peut varier d'un utilisateur à l'autre.

Après avoir cliqué sur «  Ajouter une inscription », la fenêtre suivante s'ouvre. Puisque l'inscription est créée à partir de la fiche du client, les informations relatives au client sont ramenées automatiquement. Pour tous les détails sur la la section information de l'inscrit, cliquer ici.

Il faut ensuite sélectionner l'activité et le forfait pour cette inscription. S'il n'y a qu'une seule tarification pour ce forfait, elle sera ramenée automatiquement. S'il y a plus d'une tarification pour ce forfait, une fenêtre permettant de sélectionner la tarification voulue s'ouvrira. Pour tous les détails sur la section tarification, cliquer ici.

Onglet « Séances »

Si le forfait contient des choix de séances, il faudra sélectionner les séances pour lesquelles l'inscription doit être faite.

Pour tous les détails sur la section séances, cliquer ici.

Onglet « Payeurs »

Deux options permettent que le payer soit ramené par défaut lors de l'ajout d'inscription. 

 1- Si on a inscrit un payeur par défaut pour les inscriptions dans la fiche client.

 2- Si on a coché l'option « Ajouter automatiquement l'inscrit comme payeur » dans le forfait.

Si le payeur n'est pas ramené par défaut, il faudra l'ajouter manuellement. Pour tous les détails sur l'ajout du payeur, cliquer ici.

Onglet « Facture »

À ce moment ci de l'inscription, elle n'est pas facturée. L'onglet « Facture » est donc vide.

Pour tous les détails sur la facture, cliquer ici.

Onglet « Caractéristiques »

Les caractéristiques permettent, entre autre, de documenter des informations additionnelles propres aux besoins particuliers d'un forfait. Ces informations sont optionnelles.

Pour tous les détails sur les caractéristiques, cliquer ici.

Ajouter une inscription à partir d'un forfait

Pour ajouter une inscription à partir d'un forfait, il faut aller dans la gestion des activités et faire un double clic sur l'activité pour l'ouvrir. Il faut ensuite faire un double clic sur le forfait en question pour l'ouvrir. Une fois le forfait ouvert, il faut aller dans l'onglet « Participants » et cliquer sur «  Ajouter une inscription ».

Après avoir cliquer sur «  Ajouter une inscription », la fenêtre suivante s'ouvre. Puisque l'inscription est créée à partir du forfait, les informations relatives à l'activité et au forfait sont ramenées automatiquement. S'il n'y a qu'une seule tarification pour ce forfait, elle sera ramenée automatiquement. S'il y a plus d'une tarification pour ce forfait, une fenêtre permettant de sélectionner la tarification voulue s'ouvrira. Pour tous les détails sur la section tarification, cliquer ici.

Il faut ensuite indiquer qui sera l'inscrit. La fenêtre suivante s'ouvre automatiquement et permet de rechercher un client existant ou encore de créer un nouveau client.

Si l'inscrit est un individu, après avoir sélectionné le client, on retournera directement à la fiche d'inscription. Si l'inscrit est une compagnie, une autre fenêtre contenant la liste des relations pour cette compagnie s'ouvrira. Il faut alors sélectionner l'individu qui sera le participant.

Pour tous les détails sur la section information de l'inscrit, cliquer ici.

Onglet « Séances »

Si le forfait contient des choix de séances, il faudra sélectionner les séances pour lesquelles l'inscription doit être faite.

Pour tous les détails sur la section séances, cliquer ici.

Onglet « Payeurs »

Deux options permettent que le payer soit ramené par défaut lors de l'ajout d'inscription. 

 1- Si on a inscrit un payeur par défaut pour les inscriptions dans la fiche client.

 2- Si on a coché l'option « Ajouter automatiquement l'inscrit comme payeur » dans le forfait.

Si le payeur n'est pas ramené par défaut, il faudra l'ajouter manuellement. Pour tous les détails sur l'ajout du payeur, cliquer ici.

Onglet « Facture »

À ce moment ci de l'inscription, elle n'est pas facturée. L'onglet « Facture » est donc vide.

Pour tous les détails sur la facture, cliquer ici.

Onglet « Caractéristiques »

Les caractéristiques permettent, entre autre, de documenter des informations additionnelles propres aux besoins particuliers d'un forfait. Ces informations sont optionnelles.

Pour tous les détails sur les caractéristiques, cliquer ici.

Confirmer une inscription en attente

Pour confirmer une inscription en attente, il faut ouvrir la fiche d'inscription et modifier le statut de confirmation en sélectionnant le satut « Confirmée ».

Annuler une inscription

Pour annuler une inscription, il faut d'abord ouvrir la fiche de l'inscripiton et changer le statut de confirmation pour « Annulée ».

Si l'inscription n’est pas facturée

Après avoir changer le statut de conformation pour « Annulée », le fenêtre suivante s'ouvre. Il est alors possible de réinscrire le client et les payeurs en conservant ou non les mêmes informations que l'inscription que l'on vient d'annuler. Il est également possible de ne pas créer de nouvelle inscription. Il suffit de ne cocher aucune option et de cliquer sur Confirmer.

Après avoir cliqué sur « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faudra répondre « Oui » à la question et l'inscription sera annulée.

Si l'inscription est facturé

Après avoir changer le statut de conformation pour « Annulée », le fenêtre suivante s'ouvre. Il est alors possible de générer la facture de remboursement. Il est aussi possible de réinscrire le client et les payeurs en conservant ou non les mêmes informations que l'inscription que l'on vient d'annuler. Il est également possible de ne pas créer de remboursement ou de nouvelle inscription. Il suffit de ne cocher aucune option et de cliquer sur Confirmer.

Après avoir cliqué sur « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faudra répondre « Oui » à la question et l'inscription sera annulée.

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