Fonctions communes:Exportation et fusion de données
| Exportation et fusion de données |
Introduction
L’exportation/fusion de données consiste à exporter des données à partir de ProDon vers des documents Word, Excel ou Texte pour traiter ou organiser les données en fonction de différents besoins (exemple : rapports spéciaux, listes pour fins de vérification, etc.). Cette fonction est disponible dans plusieurs gestions du logiciel (exemple : Gestion des clients, gestion des occasions, Analyse et historique, etc.). Les données peuvent être exportées en totalité ou suite au résultat d'une recherche.
IMPORTANT : Les modifications faites dans les documents d’exportation ne sont pas appliquées dans ProDon.
Exportation/fusion
À partir d'un écran de gestion, rechercher les données à exporter, puis cliquer sur le bouton 
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Cette fenêtre s'ouvrira. | |
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A : Choisir la sélection des données à exporter ou à fusionner. |
B : Choisir vers quel type de document (Word, Excel ou Texte) les données seront exportées ou fusionnées. |
Dans un document de fusion Word
Cette fonctionnalité de fusion dans Word est utile dans les sections du logiciel où il n'est pas possible de créer un document maître (exemple : dans l'onglet « Participant » de « Analyse et historique »). Lors de la création du document de fusion, les champs disponibles à l'écran du logiciel seront disponibles dans Word.
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A : Choisir d'exporter les données dans un document de fusion Word. |
B : Si le document de fusion est déjà créé, le sélectionner à l'aide de la flèche déroulante. |
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C : Après avoir sélectionné le bon document de fusion, cliquer sur « Fusionner & éditer » ou sur « Fusionner & imprimer ». |
D : Pour ajouter ou modifier un document de fusion, cliquer sur le bouton « Gestion des documents de fusion ». |
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NOTE : Le bouton « Fusionner & éditer » permet de consulter les documents fusionnés avant de les imprimer, tandis que le bouton « Fusionner & imprimer » imprime directement les documents fusionnés. | |
Modification d'un document de fusion
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Après avoir cliqué sur le bouton « Gestion des documents de fusion », cette fenêtre s'ouvre. | |
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A : Pour créer un nouveau document de fusion, cliquer sur « |
B : Pour modifier un document maître, sélectionner le document à modifier, puis cliquer sur le bouton approprié. |
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NOTE : Les champs de fusion reliés à cette portion du logiciel seront exportés automatiquement dans Word pour créer le document. | |
Dans un document Excel
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A : Choisir d'exporter des données dans un document Excel. |
B : Le logiciel nomme le fichier Excel par défaut. Il est cependant possible de le renommer manuellement, comme dans cet exemple. |
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C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier en B de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ». |
D : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée. |
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E : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel. |
F : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard » afin qu'il soit ignoré lors de l'exportation des données. |
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G : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ». |
NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir. |
Dans un document Texte
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A : Choisir d'exporter des données dans un document Texte. |
B : Le logiciel nomme le fichier Texte par défaut. Il est cependant possible de le renommer manuellement, comme dans cet exemple. |
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C : Pour exporter et ajouter les données dans un fichier existant, il faut nommer le fichier en B de la même façon que le fichier source. Pour voir le nom des fichiers précédemment créés, cliquer sur « Générer & explorer ». |
D : Cette case permet d'exporter seulement les colonnes visibles dans la vue configurée. |
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E : Cette case permet d'exporter toutes les colonnes disponibles pour cette portion du logiciel. |
F : Cette fonction permet de transformer tout format de champ en format « standard » afin qu'il soit ignoré lors de l'exportation des données. |
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G : Après avoir choisi toutes les options désirées, cliquer sur « Générer & ouvrir » ou sur « Générer & explorer ». |
NOTE : Le bouton « Générer & ouvrir » permet de générer le document de fusion à l'écran, tandis que le bouton « Générer & explorer » permet de générer le fichier sans l'ouvrir. Cette dernière option est utile lorsqu'il y a plusieurs documents de fusion à générer et qu'il n'est pas nécessaire de tous les ouvrir. |
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