ProLoc:Configuration et génération des relevés 24

Introduction

Le relevé 24 est un document qui doit être produit par toute garderie, pensionnat, colonie de vacances, camp de jour ou centre d'éducation préscolaire qui a offert, contre rémunération, des services de garde donnant droit au crédit d'impôt pour frais de garde d'enfants.

Puisque ProLoc permet de faire des inscriptions avec paiement pour des activités pour lesquelles des frais de service de garde peuvent être facturés, il offre la possibilité de générer ce relevé.

Les relevés 24 doivent être transmis au ministère du Revenu au plus tard le 28 février de chaque année.
Logilys envoi annuellement un avis à ses clients susceptibles de produire ces relevés, dès que la mise à jour du logiciel est prête à être téléchargée et que les relevés peuvent être produits.

Puisque la configuration des relevés change à chaque année, il n'est pas possible de générer les relevés en cours d'année. Il faut absolument attendre la mise à jour du logiciel avant de le faire.

Nous vous encourageons fortement à commencer l'émission des relevés dès que vous recevez cet avis.

Configuration des relevés 24

Quelques configurations de base sont nécessaires en vue de l'émission des relevés. Ces configurations doivent être faites avant même que des inscriptions soient entrées dans ProLoc.

Si les inscriptions sont faites avant les configurations de base, il est quand même possible de faire les corrections par la suite. Cependant, cela nécessite des étapes additionnelles et peut occasionner une charge de travail supplémentaire.

Configuration de l'organisme

Il faut vérifier que les configurations de l'organisme pour les relevés 24 sont complètes est valides. Pour ce faire, il faut aller dans le menu « Configuration », « Organisme » et faire un double clic sur le nom de l'organisme.

Les champs d'adresse doivent être documentés.

Tous les champs suivants doivent être documentés. Ces informations sont fournies par le ministère du Revenu.

Informations obligatoires pour le payeur

Au moment d'une inscription en ligne, si la configuration de l'activité permet les relevés 24, toutes les informations nécessaires aux relevés sont automatiquement demandées lors de l'inscription.

Pour plus de détails sur la configuration de l’activité, cliquer ici.

Lorsqu'une inscription est faite manuellement dans ProLoc, il faut obligatoirement documenter les informations suivantes pour le payeur:

- Prénom et Nom;

- Adresse;

- Ville;

- Province;

- Code postal;

- Numéro d'assurance sociale.

Voici où ces informations sont documentées dans la fiche client du payeur.
A: Prénom.	B: Nom.
C:Adresse.	D: Code postal.
E: Ville.	F:  Province.
G: Numéro d'assurance sociale.

Informations obligatoires pour l'enfant

Au moment d'une inscription en ligne, si la configuration de l'activité permet les relevés 24, toutes les informations nécessaires aux relevés sont automatiquement demandées lors de l'inscription.

Pour plus de détails sur la configuration de l’activité, cliquer ici.

Lorsqu'une inscription est faite manuellement dans ProLoc, il faut obligatoirement documenter les informations suivantes pour l'enfant:

- Prénom et Nom;

- Date de naissance.

Voici où ces informations sont documentés dans la fiche client de l'enfant.
A: Prénom.	B: Nom.
C: Date de naissance.

Configuration des activités d'inscription

Pour accéder à la gestion des activités, il faut aller dans le menu « Inscriptions », puis dans «  Activités d'inscription ».

Pour modifier ou consulter une activité, il faut se positionner sur l'activité dans la grille en A et cliquer sur «  Modifier / consulter » en B ou encore appuyer sur la touche retour du clavier.
A: Grille de sélection des activités.	B: Permet de modifier et de consulter une activité existante.

Dans l'activité, l'onglet « Reçus » permet de spécifier le type de reçu qui pourra être émis pour cette activité.
A: Lorsque cette case est cochée, il est possible d'activer le relevé 24 pour le payeur lors d'une inscription.	B: Lorsque cette case est cochée, le relevé 24 est automatiquement activé pour le payeur lors d'une inscription.

Configuration des forfaits

Dans l'onglet « Forfait » d'une activité d'inscription, il est possible de forcer la génération d'un relevé 24 pour toutes les inscriptions de ce forfait.  Ceci permet de générer un relevé même si le numéro d'assurance sociale (NAS) du payeur n'est pas documenté dans son inscription. Note: Cette option peut être utilisée seulement si le NAS n'est pas documenté pour un très faible pourcentage d'inscriptions. Cette option remplace les NAS vide par un numéro fictif "999 999 999". Si un trop grand pourcentage de relevés portent ce numéro, vos relevés seront automatiquement rejetés par le ministère du Revenu.

A: Permet de toujours générer un relevé 24 pour les inscriptions à ce forfait. Note: Pour que cette case soit disponible, les relevés 24 doivent être activés dans l'activité.

Configuration des tarifications

Lorsque les relevés 24 sont activés pour une activité, ils sont activés pour tous les forfaits de cette activité.

Il est donc préférable de créer des activités différentes pour les services de garde.

Toutefois, si on veut permettre à l'inscrit de faire une seule inscription dans laquelle il pourrait payer, par exemple, une journée d'activité et un service de garde, il est possible de le faire.

Dans ce cas, les frais de la journée d'activité ne devront pas être inclus sur le relevé 24, mais les frais de service de garde devront l'être.

Il faudra donc créer un produit exclu du relevé 24 pour les frais de la journée d'activité et ajouter ce produit dans les items de tarifications de ce forfait.

Pour plus de détails sur la configuration des produits, cliquer ici.

Pour plus de détails sur l'ajout d'items de tarifications, cliquer ici.

Pour savoir comment associer le produit à l'item de tarification, cliquer ici.

Attribuer en lot des relevés 24 aux payeurs

Si les inscriptions sont déjà faites et que l'on réalise que les relevés 24 ne peuvent pas être générés, des corrections seront nécessaires afin d'émettre des relevés 24 pour ces inscriptions.

Il faut d'abord s'assurer que les configurations de base sont faites. Pour plus de détails sur ces configurations, cliquer ici.

Une fois toutes les configurations mises en place, il faut attribuer les relevés aux inscriptions déjà faites.

Il faut aller ans le menu « Analyse », «  Inscriptions »

Après avoir cliqué sur «  Inscriptions », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut se positionner sur l'onglet « Inscriptions clients/payeurs » et faire les recherches nécessaires pour filtrer les inscriptions pour lesquelles un relevé doit être émis. Dans la majorité des cas, on fera une recherche par activité et forfait.

Dans l'onglet « Inscriptions clients/payeurs », la colonne « R24? » indique si un relevé doit être généré pour chaque inscription. ATTENTION : Les inscriptions doivent avoir un statut vert « confirmé » pour qu'un relevé 24 soit généré.

Une fois les payeurs affichés à l'écran, il faut aller dans le menu  « Fonctions avancées », « Modification en lot de payeurs ».

Après avoir cliqué sur « Modification en lot de payeurs », la fenêtre suivante s'ouvre.
A: Il faut activer la case « Relevé 24 » et cocher l'option « Oui ».	B: Il faut ensuite cliquer sur «  Appliquer les changements ». Les relevés 24 seront donc prêts à être générés pour ces inscriptions.

Émission des relevés 24

Avant de commencer l'émission des relevés 24, il faut d'abord avoir reçu l'avis de Logilys vous indiquant que la mise à jour du Logiciel est prête à être installée.

Il faut ensuite s'assurer de procéder à la mise à jour. Pour plus de détails sur la mise à jour, cliquer ici.

Préparer et valider les relevés 24

Pour préparer et valider les relevés 24, il faut aller dans le menu « Inscription » et « Relevés 24 ».

Après avoir cliqué sur « Relevés 24», la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut s'assurer de sélectionner l'année pour laquelle on souhaite générer les relevés. Si l'année n'est pas disponible, c'est que la mise à jour du logiciel n'a pas été faite. En cliquant sur le bouton «  Préparer et valider les relevés 24 », la liste des relevés à émettre s'affichera. Un message vous avisera à nouveau que la mise à jour du logiciel doit être faite. Si elle est bien faite, il faut répondre « Oui », sinon, il faut faire la mise à jour avant de poursuivre. Pour plus de détails sur la mise à jour, cliquer ici.

Une fois que la liste des relevés à générés est affichée à l'écran, il faut s'assurer que tous les statuts sont verts. Si ce n'est pas le cas, il faut vérifier dans la colonne « Erreur » les raisons pour lesquelles les relevés ne peuvent pas être émis. Une fois ces raisons trouvées, il faut appliquer les corrections nécessaires. Par exemple, si l'erreur indique NAS du payeur, il faut communiquer avec le payeur, lui demander son numéro d'assurance sociale et l'inscrire dans sa fiche client.   Une fois toutes les corrections faites, il faut revenir à la gestion des relevés 24 et cliquer à nouveau sur «  Préparer et valider les relevés 24 ».

Émettre les relevés

Après avoir cliqué sur «  Préparer et valider les relevés 24 » et que tous les statuts sont verts, il faut cliquer sur «  Émettre les relevés 24 ».

Valider le fichier XML

Après avoir cliqué sur «  Émettre les relevés 24 », il faut cliquer sur «  Produire le XML des relevés 24 ». Deux fenêtres s'ouvriront: - La première fenêtre contient les instructions pour l'envoi des relevés au ministère du Revenu. Pour plus de détails sur cette fenêtre, cliquer ici. La deuxième fenêtre ouvre l'emplacement du fichier XML qui a été généré afin de la récupérer.

Transmettre le fichier XML

Avant de transmettre le fichier au ministère du Revenu, nous vous recommandons fortement de tester la validité du fichier XML généré.

Un outil de validation du fichier XML est offert gratuitement sur le site du ministère du Revenu.
Puisque cet outil est mis à jour annuellement, nous vous recommandons d'en vérifier la disponibilité sur le site du ministère du Revenu.

Après avoir cliqué sur «  Produire le XML des relevés 24 », la fenêtre suivante s'ouvre. Le texte ci-dessous décrit en détails la procédure à suivre pour transmettre les relevés 24 au ministère du Revenu.

Imprimer les relevés

Une fois les relevés 24 générés, il faut les imprimer et les acheminer aux payeurs. Pour ce faire, à partir de la « Gestion des relevés 24 », il faut cliquer sur «   Rapports ».

Après avoir cliqué sur «  Rapports », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut sélectionner le rapport « Relevé 24 - AAAA » et cliquer sur « Générer ».

Imprimer le sommaire des relevés

Une fois les relevés 24 générés, il faut imprimer le sommaire des relevés 24 pour la comptabilité. Pour ce faire, à partir de la « Gestion des relevés 24 », il faut cliquer sur «   Rapports ».

Après avoir cliqué sur «  Rapports », la fenêtre suivante s'ouvre. Il faut sélectionner le rapport « Relevé 24 - Sommaire - AAAA » et cliquer sur « Générer ».

Modification des relevés après l'émission

Il y a trois types de modifications possibles:

1- Modifier les informations du payeur ou de l'enfant. Pour plus de détails sur cette modification, cliquer ici.

2- Modifier les montants du relevé. Pour plus de détails sur cette modification, cliquer ici.

3- Annuler le relevé. Pour plus de détails sur cette modification, cliquer ici.

Modifier les informations du payeur ou de l'enfant

À partir de la « Gestion des relevés 24 », il faut se positionner sur la ligne à modifier et faire un double clic. Il faut ensuite sélectionner « Modification d'éléments d'informations »,  apporter les modifications nécessaires et cliquer sur «  Confirmer »

Après avoir cliqué sur «  Confirmer », de retour à la « Gestion des relevés 24 », on peut voir que la ligne que l'on vient de modifier est maintenant raturée et que deux nouvelles lignes se sont créés. Il faudra générer le fichier XML à nouveau et le transmettre au ministère du Revenu.

Modifier les montants du relevé

À partir de la « Gestion des relevés 24 », il faut se positionner sur la ligne à modifier et faire un double clic. Il faut ensuite sélectionner « Modification des montants seulement »,  apporter les modifications nécessaires et cliquer sur «  Confirmer »

Après avoir cliqué sur «  Confirmer », de retour à la « Gestion des relevés 24 », on peut voir que la ligne que l'on vient de modifier est maintenant raturée et qu'une nouvelle ligne portant la mention Amendement a été créée. Il faudra générer le fichier XML à nouveau et le transmettre au ministère du Revenu.

Annuler le relevé

À partir de la « Gestion des relevés 24 », il faut se positionner sur la ligne à modifier et faire un double clic. Il faut ensuite sélectionner « Annulation du relevé »,  apporter les modifications nécessaires et cliquer sur «  Confirmer »

Après avoir cliqué sur «  Confirmer », de retour à la « Gestion des relevés 24 », on peut voir que la ligne que l'on vient de modifier est maintenant raturée et qu'une nouvelle ligne portant la mention Annulation a été créée. Il faudra générer le fichier XML à nouveau et le transmettre au ministère du Revenu.