ProDon:Modules d'importation

Explications générales

Les modules sont tous regroupés en un même endroit. Vous avez la possibilité d’analyser vos données avant de confirmer l’importation pour détecter toutes les erreurs qui pourraient s’y être glissées. Les modules sont indépendants; en conséquence, vous aurez uniquement accès aux fonctionnalités relatives au(x) module(s) que vous possédez.

Généralement, l'importation est faite depuis un fichier Excel sauvegardé en utilisant le type de fichier « CSV ». Ce type de fichier utilise le « ; » pour délimiter les informations à l'intérieur du fichier, il faut donc s'assurer que les données elles-mêmes ne comportent pas cette ponctuation. Le format « txt » est disponible, mais vous devrez alors indiquer au module le caractère qui sépare deux informations, ainsi que le caractère qui marque le début et la fin d'une information.

La première ligne du fichier sert d'entête de colonne et, pour faciliter le processus, devrait correspondre aux libellés ou abrégés indiqués dans les sections pertinentes.

Les libellés ne sont pas sensibles à la casse ni aux caractères accentués, à l'exception de la cédille.

L'information dans la colonne particularité est cliquable et redirige vers une explication.

Les champs obligatoires pour chaque forme d'importation sont indiqués dans la section correspondante.

Liste des champs communs à tous les modules

Les champs communs sont principalement utilisés pour faire le lien entre un fichier que vous désirez importer et votre base de données. S'il y a de l'information dans les 2 champs, le NUC sera prioritaire.

Libellé complet	Abrégé 1	Abrégé 2	Valeurs possibles	Longeur maximale	Particularité
NUC	NoClient	NoCli	Numéro de client existant	7
NoRéférence	Réf	NoRéf		25

Module d'importation et mise à jour client

Ce module répond à une vaste gamme de besoins. Il sert principalement à créer et corriger massivement les clients de votre base de données. Il est fréquemment utilisé conjointement avec les modules d'importation de transactions ou d'engagements (voir sections respectives pour plus de détails).

Champs obligatoires pour la création d'un nouveau client

Clinom OU CliCompagnie

ET

CliLibelléCaractéristique (si des caractéristiques sont obligatoires pour les clients dans ProDon)

Champs obligatoires pour la détection de doublons

(CliPrénom ET CliNom) OU CliCompagnie

ET

CliAdresse

ET

CliCodePostal

Champs obligatoires pour la création de contacts

ConOpération

ET

ConLien

Champs obligatoires pour la création de liens

NUC2 OU NoRéférence2

ET

LienOpération

ET

Lien

Liste complète des champs clients, contacts et liens

Vous pouvez consulter la liste complète des champs clients, contacts et liens, ainsi que leurs particularités.

Module d'importation de transaction

Lorsqu'il est utilisé seul, le module d'importation de transaction sert à créer des transactions pour des clients déjà existants dans ProDon et nécessite l'utilisation du champ ou NUC ou NoRéférence pour faire le lien entre le client et la transaction à créer. Si vous possédez le module d'importation client, il est possible de remplacer le champ NUC ou NoRéférence par une série de champs client.  Ceci permettera de trouver le client s'il existe déjà ou de le créer dans le cas contraire.

L'importation de reçus est possible uniquement vers des transactions déjà existantes dans ProDon.  Attention : si vous importez un reçu vers une transaction qui en possède déjà un, votre importation écrasera le reçu déjà existant.

Champs obligatoires pour la création de transactions

(NUC ou NoRéférence) OU (((CliPrénom et Clinom) ou CliCompagnie) ET (Cliadresse et CliCodePostal))
ET
TrxCodeOccasion
ET
TrxCodeActivité (si indiqué comme obligatoire dans l’occasion choisie)
ET
TrxCodeGL (si indiqué comme obligatoire dans l’activité ET qu’aucun compte n’est choisi dans l’activité)
ET
TrxMontantDon OU TrxQuantité
ET
TrxModePaiement ET champs reliés si paiement électronique (no carte/no compte/clé RIB etc.)
ET
TrxLibelléCaractéristique si caractéristique obligatoire dans transactions

Champs obligatoires pour la création de reçus

RecNoTrx

ET

RecNoReçu

Liste complète des champs transactions et reçus

Vous pouvez consulter la liste complète des champs transactions et reçus, ainsi que leurs particularités.

Module d'importation d'engagement

Lorsqu'il est utilisé seul, le module d'importation d'engagement sert à créer des engagements pour des clients déjà existants dans ProDon, et nécessite l'utilisation du champ ou NUC ou NoRéférence pour faire le lien entre le client et l'engagement à créer. Si vous possédez le module d'importation client, il est possible de remplacer le champ NUC ou NoRéférence par une série de champs client. Ceci permettera de trouver le client s'il existe déjà ou de le créer dans le cas contraire.

Champs obligatoires pour la création d'un engagement de type « Objectif »

(NUC ou NoRéférence) OU (((CliPrénom et Clinom) OU CliCompagnie) ET (Cliadresse et CliCodePostal))
ET
EngType
ET
EngLibelléCaractéristique si caractéristique obligatoire dans les engagements

Champs obligatoires pour la création d'un engagement de type « Automatique »

(NUC ou NoRéférence) OU (((CliPrénom et Clinom) OU CliCompagnie) ET (Cliadresse et CliCodePostal))
ET
EngOccasion
ET
EngActivité (si indiqué comme obligatoire dans l’occasion choisie)
ET
EngCodeGL (si indiqué comme obligatoire dans l’activité ET qu’aucun compte n’est choisi dans l’activité)
ET
EngModePaiement
ET
EngLibelléCaractérisitque si caractéristique obligatoire dans engagements

Vous pouvez consulter la liste complète des champs engagements, ainsi que leurs particularités.

Configuration et processus général d'importation

Cette section présente les différents écrans de configuration d'une importation ainsi qu'une marche à suivre générale pour le processus d'importation.

Pour vous rendre dans la gestion des importations vous devez d'abord passer par le menu « Configuration » puis « Importation ».

Cliquez sur pour créer un nouveau modèle d'importation.

Tous les champs sont obligatoires à l'exception des cases à cocher et de la note.
Pour le fichier, cliquez sur pour indiquer l'emplacement de votre fichier source.	Le nom permet de définir le nom à donner à votre modèle d'importation.
Les types disponibles dépendent des modules que vous possédez. Choisissez le type d'importation que vous voulez faire.	Champ permet d'indiquer ce qui sépare 2 colonnes dans le fichier Excel.
Chaine indique le caractère utilisé pour limiter le texte dans le fichier Excel.	Le format de date indiqué ici doit être le même pour toutes les dates du fichier Excel.

En cliquant sur vous accéderez à une ou plusieurs boîtes d'options (en fonction des modules actifs et du type d'importation choisi).

A : Options des engagements vous permet de créer ou non des éléments. Les deux dernières options permettent de créer des transactions en attente plutôt que des engagements s'il n'y a qu'un seul versement, et de spécifier le mode de paiement à utiliser­.

B : Options des transactions vous permettant de forcer la création de certains éléments.

C : Options des clients comportent plusieurs onglets.
« Importation » permet de spécifier quels traitements seront faits par le module.	« Doublons » permet d'ajouter des détections de doublons supplémentaires à la détection de base.
« Créer » permet de forcer la création de certains éléments.	« Casse » permet d'uniformiser les lettres majuscules versus les lettres minuscules. La première lettre de presque tous les mots sera majuscule et le reste en minuscule.

En cliquant sur (dans la fenêtre d'ajout d'importation) une fenêtre s'ouvre permettant d'associer les champs du fichier Excel aux champs de la base de données. Utile s'il est impossible de changer l'entête des colonnes du fichier source ou pour repérer des erreurs de nomenclature.

Cette fenêtre permet d'associer les colonnes de votre fichier aux champs correspondants de ProDon.
La colonne « Source » désigne les entêtes du fichier Excel.	La colonne « Destination » désigne les champs de ProDon.
La colonne « Constante » permet de spécifier une valeur à utiliser si la ligne correspondante du chiffrier est vide.	Le bouton permet d'ajouter des champs de destination même s'il n'existe aucune colonne correspondante dans le chiffrier, et de spécifier la valeur à inscrire dans ProDon.
Dans le cas d'une caractéristique, la colonne contenant la valeur doit être associée à la destination « LibelléDeLaCaractéristique. La note ou les dates de début et fin doivent être associées à la destination « Attaché à LibelléDeLaCaractéristique ».

A : Cliquer sur ce bouton pour charger les données contenues dans votre fichier '''Excel vers une table temporaire de ProDon. Ce bouton active les boutons B et C.

B : Cliquer sur ce bouton pour effacer une importation erronée ou terminée.

C : Cliquer sur ce bouton pour afficher la liste des données importées. C'est par ici que vous pouvez analyser vos données afin de voir si l'importation vous convient.

En cliquant sur la fenêtre suivante apparaît.

Cette fenêtre vous permet de voir chacune des colonnes pour chacun des clients qui seront importés.

Le bouton  lance une analyse préliminaire. C'est l'étape ou vous devez vérifier l'intégrité de vos données.

ProDon compare alors les informations à importer avec votre base de données actuelle.

Des notes seront inscrites dans les cases appropriées si présence de doublons potentiels, d'erreurs ou d'autres avertissements.

Un code de couleur facilite le repérage des clients problématiques.

Statut	Description
	Il y a une erreur pour ce client.
	Tout est en ordre.
	Il y a un avertissement.
	Il y a un avertissement validé.

En double-cliquant sur une ligne, vous verrez s'ouvrir la fenêtre suivante.

A : Un résumé de la fiche client. Les boutons à droite de la ligne « Ligne/Doublon » permettent d'assigner manuellement un doublon à une fiche.	B : S'il y a un doublon potentiel, le résumé de l'autre fiche se trouve ici.
C : Une liste de tous les autres champs ainsi que l'information qu'ils contiennent.

En cliquant sur (dans la fenêtre de données chargées) vous lancez l'importation des données vers votre base actuelle.  ATTENTION, CETTE PROCÉDURE EST DÉFINITIVE.

Utilitaires disponibles sur demande

• Utilitaire d'importation automatique : L’utilitaire d’importation automatique est un programme console qu’on appelle à partir d’une tâche planifiée Windows afin d'enclencher des importations automatiquement.
• Utilitaire de téléchargement FTP : Permet de télécharger des fichiers sur un serveur FTP (pour effectuer une importation automatique par exemple).

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