ProDon:Gestion des caractéristiques
Sommaire
- 1 Introduction
- 2 Configuration des caractéristiques
- 3 Configuration des groupes de caractéristiques
- 4 Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques
- 5 Utilisation d'une caractéristique en publipostage
Introduction
Les caractéristiques sont des champs entièrement configurables. Leur utilité principale est de gérer des informations pour lesquelles aucun champ n’est prévu dans le logiciel. Par exemple, quelqu’un qui voudrait gérer l’état civil de ses clients pourrait le faire.
Il est possible de configurer des caractéristiques pour gérer de l’information dans plusieurs gestions. Par exemple, la « Gestion des clients », la « Gestion des transactions », etc.
Si l’information à gérer nécessite plusieurs informations précises, il est possible de créer des groupes de caractéristiques qui contiennent plusieurs caractéristiques. Lors de l’ajout d’un groupe, toutes les caractéristiques qu’il contient sont ajoutées en une seule opération. Par exemple, quelqu'un pourrait créer un groupe nommé « Appel », qui contiendrait 2 caractéristiques. Une première pour le type d’appel fait, et une deuxième pour la durée de l’appel.
ATTENTION : Avant de créer une caractéristique, prendre connaissance du document « Catégories VS caractéristiques VS champs personnalisés ». Ce document explique les différentes possibilités de configuration.
Configuration des caractéristiques
Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Caractéristiques ». | |
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Ajout / modification d'une caractéristique
Onglet « Général »
Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre. | |
A : Cette ligne contient le nom de la caractéristique. |
B : Cette ligne permet d’indiquer des notes d’utilisation de la caractéristique pour les différents utilisateurs. |
C : Ce champ permet de déterminer dans quelle gestion la caractéristique sera disponible pour l'utiliser. Par exemple, pour pouvoir utiliser une caractéristique dans une fiche client, il faut choisir ici « Gestion des clients ». |
D : Le type de caractéristique doit être choisi en fonction de la façon de saisir l'information de la caractéristique. Pour plus de détails sur les types de caractéristiques, consulter la section « Différents types de caractéristiques ». |
E : Si cette case est cochée, il sera impossible d’ajouter la caractéristique plus d'une fois dans un élément de la gestion choisie en C. |
F : Permet d’ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de début. |
G : Permet d’ajouter un champ à la caractéristique afin de noter la date de fin. |
H : Permet d’ajouter la colonne correspondant à la caractéristique dans différentes grilles de gestion du logiciel. ATTENTION : Cette case peut être cochée seulement si l'option en E est cochée. De plus, pour pouvoir voir la colonne dans une gestion, consulter le document « Gestion des vues ». |
I : Permet d'ajouter la caractéristique à tous les éléments de la gestion choisie en C. |
J : Permet de rendre obligatoire la saisie d’information pour cette caractéristique. |
K : Permet de spécifier une valeur par défaut lors de nouveaux enregistrements. |
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Onglet « Publipostage »
Cet onglet permet de configurer une caractéristique dans le but de l'inclure à un publipostage.
Pour plus de détails sur l'utilisation d'une caractéristique en publipostage, cliquer ici.
Onglet « Format »
Différents types de caractéristiques
Il existe 7 types de caractéristique :
Type « Numérique »
Une caractéristique de type « Numérique » peut contenir des chiffres uniquement.
Type « Texte »
Une caractéristique de type « Texte » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.
Type « Date et heure »
Une caractéristique de type « Date et heure » peut contenir seulement une date, seulement une heure, ou bien une date et une heure.
Type « Case à cocher »
Une caractéristique de type « Case à cocher » n'a aucun format prédéfini et se présente sous forme de case à cocher.
Type « Liste de choix »
Une caractéristique de type « Liste de choix » se présente sous forme de liste déroulante dynamique (signifie qu'il sera possible d'ajouter manuellement des choix à la liste). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.
Type « Liste de choix prédéfinie »
Une caractéristique de type « Liste de choix prédéfinie » se présente sous forme de liste déroulante statique (signifie qu'il ne sera pas possible d'entrer manuellement une autre réponse). Chaque valeur peut contenir un maximum de 255 caractères alphanumériques.
Type « Texte long »
Une caractéristique de type « Texte long » n'a aucun format prédéfini. Elle se présente sous forme de texte et n'a pas de limite de caractères alphanumériques.
Onglet « Groupes contenant cette caractéristique »
Avant de pouvoir accrocher une caractéristique à un groupe de caractéristiques, le groupe doit d'abord avoir été créé. Pour savoir comment faire, cliquer ici. | |
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A : Il s'agit de la liste des caractéristiques présentes dans différents groupes de caractéristiques. Pour plus d'information concernant les groupes de caractéristiques, consulter la section « Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques ». |
B : Le bouton permet de décocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est décochée, la caractéristique pourra rester vide lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case. |
C : Le bouton permet de cocher la case sous le champ « Oblig. pour le groupe? ». Si la case est cochée, il faudra obligatoirement remplir la caractéristique lors de la saisie. NOTE : Il est aussi possible de sélectionner la ligne et d'utiliser la barre de déplacement du clavier pour cocher ou décocher une case. |
D : Le bouton permet d'assigner la caractéristique à un groupe déjà créé. |
E : Le bouton permet de modifier le groupe auquel la caractéristique est assignée. |
F : Le bouton permet de retirer la caractéristique d'un groupe en supprimant une ligne. |
Configuration des groupes de caractéristiques
Pour se rendre dans la « Gestion des caractéristiques », à partir de la page principale du logiciel, cliquer sur le menu « Configuration », puis choisir « Caractéristiques ». | |
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Ajout / modification d'un groupe de caractéristiques
Utilisation d'une caractéristique ou d'un groupe de caractéristiques
Pour chaque gestion où les caractéristiques sont disponibles, l'onglet « Caractéristiques » est disponible (dans l'exemple ci-dessous, il s'agit d'une fiche de transactions).
Utilisation d'une caractéristique en publipostage
Avant d’utiliser une caractéristique dans un document maître, il est important de la configurer correctement. Pour savoir comment configurer adéquatement une caractéristique, consulter la section « Configuration des caractéristiques ».
Après avoir bien configuré la caractéristique à inclure dans un publipostage, aller dans l'onglet « Publipostage ».
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