ProDon:Notes de cours formation WebActive - Rapports personnalisés

Éléments à prévoir avant de produire un rapport

• Quelles sont les informations que je veux retrouver sur le rapport?
  - Est-ce que je veux voir des clients ou des transactions (détermine la gestion où le rapport sera créé)?
  - Quels sont les champs que je veux voir sur mon rapport?
• Où sont documentées les informations dans ProDon?
• Quelle est la présentation approximative voulue?
  - Est-ce que je veux faire ressortir une information en particulier?
  - De quelle façon je veux trier mon rapport?

Création du rapport

En règle générale, chaque rapport n’est disponible qu’à partir de la gestion où il a été créé.

• Nommer le rapport
  *Le nom d’un rapport doit être représentatif de ce qu’il fait et pas nécessairement de son utilisation courante. Par exemple, un rapport qui contient uniquement un total par solliciteur devrait s’appeler « Montant par solliciteur » plutôt que « Résultat périodique campagne XYZ », puisqu’il pourra être utilisé plus tard pour une autre campagne ou une autre occasion.
• Choisir l’orientation de la feuille, le format de papier à utiliser et l’unité de mesure (pouces ou centimètres) à utiliser pour définir la largeur des colonnes.
• Il est possible de dupliquer un rapport si plusieurs informations d’un rapport doivent être réutilisées dans un autre rapport.

Ajout de colonnes

• La seule information obligatoire lors de l’ajout de colonnes est la largeur. En tout temps, l’espace restant sur la feuille est affiché (excepté si l’option Excel seulement a été sélectionnée).
• Le champ « Champ » permet de spécifier quel champ de la base de données doit être utilisé (client, adresse, montant, date, etc.). Il est possible de le laisser vide pour obtenir une colonne vide sur le rapport.
• Les caractéristiques et les champs personnalisés s’ajoutent exactement de la même façon que n’importe quel autre champ de ProDon.
• Pour modifier l’ordre des colonnes dans le rapport, utiliser les flèches  et  de la fenêtre de consultation du rapport personnalisé. La colonne du haut sera affichée à gauche sur le rapport et la colonne du bas sera affichée à droite.
• Le champ « En-tête » permet de spécifier le nom de l’en-tête de la colonne. Par défaut, le nom du champ s’inscrit, mais il est possible de le modifier. Par exemple, si le champ « Client » est utilisé pour une colonne, on pourrait la renommer pour « Donateur ».
• Il est possible de modifier la police et l’alignement des colonnes et des en-têtes.
• Le champ « En-tête de groupe » permet de regrouper les en-têtes. Par exemple, il est possible de regrouper les champs « NUC », « Prénom » et « Nom » sous un seul en-tête « Client » et les champs « Adresse », « Ville » et « Téléphone » sous un seul en-tête « Coordonnées ».
• Le champ « Format » permet de changer le format d’affichage d’une donnée. Par exemple, si le format par défaut d’un champ date est « yyyy/mm/dd », il est possible de le changer pour « d mmmm yyyy ». Dans ce cas, la date affichée dans le rapport serait par exemple 18 août 2013 au lieu de 2013/08/18.
• Il est possible de transformer un champ numérique en durée, simplement en cochant la case « Durée ».
• Pour un champ de type case à cocher, il est possible d’afficher la case au lieu des 1 et des 0. Pour ce faire, il faut simplement cocher l’option « Case à cocher » dans la fenêtre d’ajout ou de consultation d’une colonne.
• Le champ « Ordre de tri » permet de spécifier dans quel ordre il faut présenter les informations sur le rapport. Par exemple, un ordre de tri « 1 » avec un sens de tri « décroissant » sur le champ « Nom cie » permet de classer le rapport en ordre alphabétique inverse de nom de compagnie. Si aucun tri n’est spécifié, ProDon affichera les informations dans le même ordre que dans la grille de gestion.
• L’option « Invisible » permet d’utiliser une colonne sans l’afficher sur le rapport (par exemple pour utiliser l’option « Ordre de tri » sur le champ « NOM », quand on veut afficher seulement le champ « Client ».
• La « Valeur conditionnelle » permet d’afficher un résultat en fonction d’une condition. Par exemple, pour inscrire « OUI » dans la colonne « Exclu du publipostage » lorsque la personne est exclue, puis laisser le champ vide lorsqu’elle ne l’est pas.
• La « Valeur configurable » permet d’afficher plusieurs champs dans une même colonne. Par exemple, si on veut mettre l’adresse, la ville, la province et le code postal dans une même cellule.
• Les seuls champs monétaires disponibles à partir de la gestion des clients sont le cumulatif à vie et les sommaires.
• Le bouton « Sommaire » permet de créer un nouveau champ contenant de l’information ciblée sur l’historique de dons du client. Par exemple, pour savoir combien il a donné pour une période et/ou occasion/activité précises. Une fois que le sommaire est créé, il est disponible dans le bas de la liste de choix du champ « Champ » pour l’ajouter dans le rapport. La notion de sommaire existe uniquement pour les rapports de la gestion des clients ou de l’analyse et historique.
• La « Fonction de calcul » permet d’effectuer des opérations mathématiques avec des champs numériques.
• Le « Calcul sur colonne » est utilisé pour calculer principalement des totaux. Le résultat s’affiche à la fin de la grille. Attention, les calculs sur des sommaires peuvent donner des incohérences mathématiques. Par exemple, une somme sur un sommaire si un client revient plus d’une fois.

Options générales

• L’onglet « Police des en-têtes » permet de configurer l’esthétique des en-têtes de groupe.
• L’option « Afficher l’en-tête et le logo de l’organisme » est intéressante à décocher ou à utiliser seulement sur la première page si le rapport est prévu pour une utilisation interne. Sur des rapports de plusieurs pages, cela peut être une économie de papier.
• L’option « Afficher les en-têtes de colonnes » permet d’afficher ou non le nom de la colonne dans le haut de chaque page. Cette option peut être décochée pour alléger le rapport dans le cas où il est aisé de distinguer les champs utilisés (par exemple : NUC, client et montant).
• Décocher l’option « Afficher la grille » permet d’alléger le rapport si les colonnes sont bien distancées.
• La notion de « Séparation » permet de diviser le rapport en plusieurs grilles. Par exemple, si le rapport est séparé par ville, il y aura une grille différente pour chaque ville présente sur le rapport.
• La notion « Ce rapport est un regroupement » permet d’afficher une seule ligne si les informations de toutes les colonnes présentes dans le rapport sont identiques pour plusieurs lignes. Par exemple, si j’ai à l’écran 100 transactions réparties dans 2 occasions de dons et que mon rapport contient uniquement la colonne « Occasion », il contiendra seulement 2 lignes (une par occasion différente). Si la colonne « Activité » est ajoutée par la suite, on retrouvera une ligne par occasion/activité, etc.
• Lorsque la notion « Ce rapport est un regroupement » est activée, le champ « Op. regroupement » est disponible lors de l’ajout d’une colonne, ce qui permet d’effectuer un calcul sur les lignes au lieu de les regrouper.
• Un regroupement ou une séparation par client devrait toujours être fait par « NUC » plutôt que par « Client ».
• Il est possible de modifier le titre et le sous-titre grâce aux champs « Titre » et « Sous-titre » de la fenêtre de génération de rapports.
• Les lignes de bas de page du rapport se configurent depuis « Configuration » / « Paramètres de rapport » / « Rapport standard ». Attention, ces modifications s’appliqueront à tous les rapports du logiciel (incluant les rapports fournis par Logilys tel que le Bilan d’une occasion).
• Les rapports construits dans un onglet de transaction d’analyse et historique peuvent être générés au report de lot de transactions.

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